För coworkingytor och delade kontor

Besökshantering för coworking och delade kontor

Vizito är besökshanteringssystemet som är byggt för coworkingytor. Varje hyresgäst får en egen profilerad incheckning, besöksloggarna hålls åtskilda per företag, besöksbrickor skrivs ut på sekunder och din reception sköter en enda gemensam incheckningskiosk för dussintals hyresgäster. ISO 27001-certifierat, GDPR-anpassat, driftat i EU-datacenter som standard och används på över 2 000 arbetsplatser i fler än 80 länder - dina medlemmar får ett proffsigt välkomnande utan att du behöver bemanna en supportfunktion. Ny på området? Läs vår kompletta guide till besökshanteringssystem.

Besökshantering för coworking och delade kontor
 

Säkerhet

Säkra din coworkingyta

Gör coworkingytorna säkrare genom att hålla effektiv koll på besökarna.

Säkerhet

Viktiga säkerhetsfunktioner

Använd aviseringar i realtid, dela ut QR-koder för tillträde till skyddade områden och kräv juridiskt bindande signaturer som skyddar alla hyresgästers immateriella tillgångar och data.

Identifiera personer

Vizito tidsstämplar varje besökare hos varje hyresgäst vid incheckning och utcheckning, vilket gör identifieringen enkel.

Separat lagring

Besöksuppgifterna lagras i en databas med flera hyresgäster där varje hyresgäst bara ser sina egna uppgifter.

Personliga besöksbrickor

Ge besökare och hyresgäster automatiskt utskrivna besöksbrickor så att det är lätt att skilja på företag och personer i dina lokaler. Lägg till en QR-kod för koppling till ditt passersystem.

Fånga upp signaturer

Lägg till ytterligare ett säkerhetslager genom att kräva att besökare signerar sekretessavtal eller andra dokument redan vid förincheckningen.

Säker lagring

All data lagras säkert i Frankfurt i Tyskland och Amsterdam i Nederländerna och tillhör dig och dina hyresgäster.

Automatiska aviseringar

Skicka aviseringar i realtid till värden när någon checkar in.

Varumärke

Det är ditt system

Låt hyresgästernas varumärken sticka ut genom att sätta deras prägel på hela registreringen.

Varumärke

Viktiga funktioner för varumärkesanpassning

Välj egna färgscheman och visa unik grafik för varje hyresgäst. Spela upp din egen varumärkesfilm när systemet inte används.

Proffsigt intryck

Imponera på hyresgäster och besökare redan från start med e-postinbjudningar i deras egen grafiska profil. Bädda in all information, alla bilagor och all adressinformation de behöver.

Sätt ditt märke

Anpassa knappfärger, bakgrunder, bilder och aviseringar så att de förstärker varje hyresgästs varumärkesidentitet.

Hej, Hola, ...

Vizito stöder över 30 språk och ser till att incheckningen är tydlig, oavsett var du kommer ifrån.

Gör det till ditt

Justera alla meddelanden som visas under registreringen. Skicka aviseringar via e-post från hyresgästernas egna domäner.

Dokumentlayouter

Profilerade avtal, säkerhetsinstruktioner och sekretessavtal kan signeras digitalt vid incheckningen. Vi sköter den säkra lagringen av dokumenten.

Flexibel konfiguration

Vizito går att anpassa långt, så att systemet klarar nästan alla utmaningar i besöksregistreringen, även i komplexa coworkingupplägg.

Omdöme från coworking

"Det är väldigt lätt att hitta i och är oumbärligt för vår kontorsyta. Så fort vi har frågor finns supportteamet på plats och hjälper till med fantastisk service. Otrolig support!"

Geneva M. - SOHO OFFICE / PPO INVEST Ltd.

Effektivitet

Effektiv teknik

Bli effektivare genom att strömlinjeforma besöksregistreringen och automatisera moment som tidigare gjordes för hand.

Effektivitet

Viktiga funktioner för effektivitet

Korta väntetiderna och de interna kostnaderna med våra omfattande funktioner för högre effektivitet.

Varit här förut

Alla som har checkat in hos dig tidigare får snabbt tillträde igen genom att automatiskt sparas som återkommande och förregistrerade.

Analysera data

Rapporter och statistik presenteras på ett lättanvänt sätt. Du kan följa incheckningar för hyresgäster och besökare och dra slutsatser som hjälper dig att fördela resurserna bättre.

Självbetjäning

Hyresgäster och besökare kan checka in sig själva på surfplattan eller använda sin egen mobil för att fylla i formulären, läsa och signera avtalen och slutföra incheckningen.

Enkel revision

Hitta och exportera uppgifter om enskilda personer och uppfyll samtidigt kraven på revision och kontroll. Våra rapporter kan filtreras på alla uppgifter som lämnats vid incheckningen.

Tydliga instruktioner

Vizito-appen ger tydliga instruktioner till alla inblandade och kan hälsa dem välkomna på deras eget språk.

Tiden är ute

Checka ut personer automatiskt efter en viss tid. Du har detaljerad kontroll över hur länge personer förväntas stanna.

Vanliga frågor

  • Vilket är det bästa besökshanteringssystemet för coworking?

    Vizito rankas genomgående bland de bästa besökshanteringssystemen för coworking (4,9/5 på Capterra). Det är det enda större systemet som är byggt kring coworking med flera hyresgäster från dag ett: separata besöksloggar per hyresgäst, egen profil per hyresgäst (logotyp, färger, e-postdomän, signerade sekretessavtal), en enda gemensam kiosk i receptionen, ISO 27001-certifierat och GDPR-anpassat. Hyresgästerna får en proffsig och profilerad upplevelse utan att du behöver bemanna en supportfunktion.

  • Kan varje hyresgäst ha sin egen grafiska profil i Vizito?

    Ja. Varje hyresgäst får sin egen logotyp, sitt eget färgschema, egna kioskskärmar, egna incheckningsfrågor, egna avtal och aviseringar via e-post som skickas från den egna domänen. När en besökare kommer och väljer värdens företag byter hela flödet till den hyresgästens uttryck. För besökaren ser det ut som en egen reception.

  • Hålls besöksloggarna åtskilda mellan hyresgästerna?

    Ja. Vizitos datamodell för flera hyresgäster gör att hyresgäst A inte kan se hyresgäst B:s besöksuppgifter, trots att båda delar samma fysiska kiosk. Operatören (coworkingaktören) har en samlad vy över alla hyresgäster, men varje hyresgästs administratör ser bara sina egna uppgifter, exporter och rapporter - rätt modell för dataminimering enligt GDPR.

  • Hur fungerar priset för en coworkingyta med många hyresgäster?

    Vizito prissätts per anläggning, inte per hyresgäst. En coworkingyta med 30 hyresgäster betalar samma månadspris som ett kontor med en enda hyresgäst på samma adress. Priset börjar på 29,95 EUR per anläggning och månad och redovisas i sin helhet på prissidan. Hör av dig för volympris om du driver coworking på flera anläggningar.

  • Fungerar Vizito med passersystemet i vår coworkingyta?

    Ja. Vizito kan skapa QR-koder vid incheckningen som fungerar med de flesta passersystem, och med vårt REST API och webhooks kan du skicka besöksdata vidare till ditt befintliga passersystem eller fastighetssystem. Färdiga integrationer finns med Microsoft 365, Google Workspace, Active Directory, Slack och Microsoft Teams.

  • Är Vizito GDPR-anpassat för besöksuppgifter i coworking?

    Ja. Vizito är byggt i Europa, driftas i EU-datacenter som standard och är ISO 27001-certifierat. Varje hyresgäst kan ställa in sin egen lagringstid, egen samtyckestext och eget flöde för radering, och ett signerat personuppgiftsbiträdesavtal finns att få både för coworkingaktören och för enskilda hyresgäster.

  • Hur lång tid tar det att rulla ut Vizito i en coworkingyta?

    De flesta coworkingaktörer är igång inom en dag. Så här går det till: konfigurera anläggningen och lägg till hyresgästerna i översikten (15-30 minuter), bjud in varje hyresgästs administratör så att de kan profilera sin egen incheckning, installera Vizito-appen på en enda surfplatta eller skriv ut en QR-affisch och börja checka in besökare. Inget IT-projekt, ingen låst hårdvara.

 
Testa Vizito gratis
Testa gratis