För advokatbyråer, revision, konsulter och kunskapsföretag

Besökshantering för advokatbyråer och konsultbolag

Vizito är besökshanteringssystemet som är byggt för advokatbyråer och konsultbolag. Varje klient, motpart och entreprenör signerar en sekretessförsäkran vid incheckningen, får en profilerad besöksbricka som visar att byrån tar klientsekretessen på allvar och registreras mot den delägare de besöker. ISO 27001-certifierat, GDPR-anpassat och driftat i EU-datacenter som standard - rätt grund för klientsekretess, god advokatsed och ISO 27001-revisioner. Ny på området? Läs vår kompletta guide till besökshanteringssystem.

Besökshantering för advokatbyråer och konsultbolag
 

Klientupplevelse

En reception som speglar byrån

Första intrycket betyder mycket för byråer som möter klienter. En rörig incheckning i en besöksliggare av papper säger en hel del om en byrå. En profilerad, snabb och proffsig digital reception säger något annat. Vizito speglar din byrås uttryck i varje steg.

Klientupplevelse

Viktiga funktioner för klientupplevelsen

Profilerat, snabbt och flerspråkigt.

Egen varumärkesprofil

Kioskskärmar, e-postinbjudningar, besöksbrickor och aviseringar speglar alla byråns uttryck.

Förregistrering

Skicka inbjudningar före besöket så att klienterna möts av en personlig välkomstskärm och checkar in med ett enda tryck.

31 språk

Incheckningsflöde på 31 språk så att internationella klienter och motparter checkar in på sitt eget språk.

Avisering till värden

Delägare och biträdande jurister aviseras via e-post, SMS eller Microsoft Teams i samma stund som deras klient kommer.

Profilerade besöksbrickor

Utskrivna besöksbrickor med byråns profil, klientens namn, värd och datum. Lätta att kontrollera på varje våningsplan.

Självbetjäning

Klienterna checkar in sig själva i kiosken eller i sin egen mobil. Receptionen kan lägga tiden på att ta emot i stället för att mata in uppgifter.

Sekretess

Klientsekretess, inbyggd

Advokatbyråer, revisorer och konsulter hanterar konfidentiell klientinformation varje dag. Vizito fångar upp varje besökares signerade sekretessförsäkran och sparar den mot besöket - så att delägarna kan visa klienterna underlaget på begäran.

Sekretess

Viktiga funktioner för sekretess

Signerade försäkringar, lagring av sekretessavtal och revisionsexporter.

Obligatoriskt sekretessavtal

Varje besökare signerar byråns aktuella sekretessförsäkran vid incheckningen. Den signerade kopian sparas mot besöket.

Lagring av signerade dokument

Alla signerade försäkringar sparas mot besöket och kan exporteras som PDF vid klientrevisioner.

Egna försäkringar per besökstyp

Olika försäkringar för klienter, motparter, vittnen och entreprenörer. Utlöses automatiskt av besökstypen.

Bevakningslista

Flagga namn som kan innebära jäv så att receptionen larmas vid incheckning. Användbart vid jävskontroll och hantering av persona non grata.

ISO 27001-certifierat

Oberoende granskat ledningssystem för informationssäkerhet. Avgörande underlag i klienternas anbudsförfrågningar och säkerhetsformulär.

Besöksloggar per våningsplan

Knyt besöksuppgifter till specifika våningsplan eller verksamhetsgrupper så att sekretessen håller genom hela byrån.

GDPR och revision

GDPR-anpassat och revisionsklart

Besöksuppgifter om klienter är känsliga personuppgifter. Vizitos EU-byggda arkitektur hanterar dem enligt GDPR som standard, med revisionsklara exporter när klienter eller tillsynsmyndigheter frågar.

GDPR och revision

Viktiga funktioner för regelefterlevnad

Driftat inom EU, signerat PUB-avtal och manipulationssäkra loggar.

Datalagring inom EU

Besöksuppgifter lagras som standard i EU-datacenter (Frankfurt och Amsterdam). Signerat PUB-avtal finns att få.

Automatisk gallring

Ställ in en egen lagringstid per typ av uppgift så att den matchar dina arkiveringskrav och krav enligt GDPR.

Rätten att bli glömd

Hantera raderingsbegäranden från en och samma skärm. Sök och radera alla träffar på begäran.

Manipulationssäkra loggar

Besöksuppgifter läggs bara till och tidsstämplas. Ändringar spåras. Revisorn får ett rent revisionsspår.

Detaljerad rapportering

Filtrera på kontor, datum, värd eller besökstyp. Exportera till CSV eller Excel vid klientrevisioner.

Integration med Microsoft 365

Synka värdar från Microsoft Entra ID. Aviseringar via Microsoft Teams. SSO för personalen.

Vanliga frågor

  • Vilket är det bästa besökshanteringssystemet för advokatbyråer och konsultbolag?

    Vizito rankas genomgående bland de bästa besökshanteringssystemen för kunskapsföretag (4,9/5 på Capterra). Systemet är byggt kring verkligheten på byråer som möter klienter: obligatorisk signering av sekretessförsäkran, en profilerad receptionsupplevelse, bevakningslistor för jävskontroll, en ISO 27001-certifierad plattform, datalagring inom EU som standard och GDPR-anpassning. Rätt grund för god advokatsed, klientrevisioner och ISO 27001-revisioner.

  • Kan Vizito kräva att besökare signerar en sekretessförsäkran vid varje incheckning?

    Ja. Du kan lägga in byråns aktuella sekretessförsäkran (på över 30 språk) och kräva att varje klient, motpart eller entreprenör signerar den digitalt innan incheckningen slutförs. Den signerade kopian sparas mot besöket, kan exporteras som PDF, och du kan kräva ny signering varje gång försäkran uppdateras.

  • Stödjer Vizito bevakningslistor för jävskontroll?

    Ja. Du kan flagga särskilda namn eller organisationer så att receptionen larmas i samma stund som en flaggad person försöker checka in. Användbart vid jävskontroll, hantering av persona non grata och riskbedömning av besökare. Bevakningslistan gäller din byrå och delas inte med andra Vizito-kunder.

  • Kan olika besökstyper signera olika försäkringar?

    Ja. Du kan sätta upp olika incheckningsflöden per besökstyp (klient, motpart, vittne, entreprenör, kandidat). Varje flöde kan kräva sin egen uppsättning försäkringar och samla in olika uppgifter, allt från samma kiosk.

  • Är Vizito GDPR-anpassat för besöksuppgifter om klienter?

    Ja. Vizito är byggt i Europa, driftas i EU-datacenter som standard och är ISO 27001-certifierat. Besöksuppgifter gallras automatiskt efter den lagringstid du väljer, samtycke fångas upp vid incheckningen och begäranden om radering hanteras direkt i översikten. Ett signerat personuppgiftsbiträdesavtal finns att få.

  • Integrerar Vizito med Microsoft 365 och Teams?

    Ja. Vizito synkar värdar från Microsoft Entra ID, skickar aviseringar till värden via Microsoft Teams (eller e-post och SMS) och stödjer SAML SSO för personalen. Bland de färdiga integrationerna finns även Google Workspace, Slack och ett öppet REST API.

  • Vad kostar Vizito för en advokatbyrå?

    Vizito kostar från 29,95 EUR per kontor och månad med alla funktioner inkluderade. Du kan testa gratis i 14 dagar utan att uppge kreditkort. Hör av dig för volympris om du arbetar på en byrå med flera kontor.

 
Testa Vizito gratis
Testa gratis