Vad är en digital reception? Fördelar, upplägg och exempel

En digital reception är en obemannad reception, eller en reception som bemannas på distans, som sköter incheckning, identitetskontroll, utskrift av besöksbrickor, passerkontroll och avisering till värden automatiskt, utan att en receptionist behöver vara fysiskt på plats. Besökarna checkar in i en kiosk eller på en surfplatta, ofta med stöd via porttelefon eller videochatt.

Allt fler företag går över till digitala eller hybrida receptioner för att vara tillgängliga dygnet runt, sänka kostnaderna och ge samma besöksupplevelse på alla anläggningar. I den här artikeln går vi igenom hur digitala receptioner fungerar, vilka fördelar och nackdelar de har och vad du bör tänka på när du inför en.

• Vad är en digital reception?
• Hur fungerar den?
• Fördelar med en digital reception
• Nackdelar med en digital reception
• Varianter av digital reception
• Tips när du inför den

Det här gör en digital reception

En digital reception sköter samma uppgifter som en receptionist normalt gör i en traditionell reception, fast automatiskt: incheckning, id-kontroll, utskrift av besöksbrickor, passerkontroll och avisering till värden. Kontorshus med flera hyresgäster, organisationer med flera anläggningar, företag med dygnetruntdrift och verksamheter med hybridarbete är bland dem som tjänar mest på kontinuiteten och likformigheten i en digital reception.

Så checkar besökarna in i en digital reception

I en obemannad reception checkar besökarna in i en kiosk eller på en surfplatta. Det gör de med en QR-kod de fått i förväg eller genom att skriva sitt namn i ett system för besöksregistrering. Där det behövs finns stöd via porttelefon eller video.

Systemet kontrollerar sedan besökarens identitet och skriver automatiskt ut en besöksbricka eller ger en (tillfällig) pin-kod. Du kan också låta gästen signera integritetsvillkor, säkerhetsregler eller ett sekretessavtal (NDA). Alla relevanta uppgifter loggas och lagras säkert i molnet. Värden får automatiskt en avisering och går och hämtar besökaren, eller så öppnas dörrar och grindar utifrån de behörigheter som tilldelats.

Systemet kompletteras ofta med en receptionist på distans som direkt kan hjälpa besökaren med frågor eller problem via porttelefon eller videochatt.

Exempel från verkligheten:

• Kontorshus - En besökare skannar en QR-kod som skickats i förväg, bekräftar mötet och signerar en integritetsinformation. En besöksbricka skrivs ut och värden får automatiskt en avisering.

• Tillverkande företag - En extern tekniker skannar sitt id och sin arbetsorder, tar del av en kort säkerhetsinstruktion, får en zonspecifik besöksbricka och grinden öppnas automatiskt.

• Distributionscenter - En lastbilschaufför väljer språk, skannar lastreferensen och känns igen via registreringsskyltsavläsning (ANPR). Systemet tilldelar en port och öppnar bommen.

Sex fördelar med en digital reception

Tillgänglig dygnet runt

En digital reception är inte bunden till receptionens öppettider. Systemet är i gång dygnet runt, året om. Kombinerar du ett digitalt system med en receptionist på distans finns dessutom alltid levande hjälp att få vid frågor, även utanför kontorstid, på helger och på röda dagar.

Snabbare besöksflöde med självbetjäning

Besökarna registrerar sig digitalt och behöver inte vänta på att en receptionist ska bli ledig. Registreringen går smidigt tack vare förregistrering, tydliga steg och automatisk identitetskontroll och utskrift av besöksbrickor. Det kortar köerna och snabbar upp besöksflödet.

Lägre personal- och driftkostnader

En digital reception är ofta billigare än en receptionist på heltid. Du sparar på personalkostnader (löner, utbildning, ledighet) och på lokal- och driftkostnader, samtidigt som medarbetare på distans kan användas mer effektivt.

Enkel utrullning till flera anläggningar

System och processer sköts centralt och rullas ut per anläggning som mallar. Då håller du samma kvalitet och samma rutiner överallt, med utrymme för lokala inställningar utifrån besöksflöden eller säsong.

En enhetlig besöksupplevelse på flera språk

Mottagandet går snabbt och smidigt, med tydliga steg och flera språk. Besökarna får det moderna och professionella mottagande som varje reception bör ge, vilket skapar förtroende hos kunder, leverantörer och partner.

Högre säkerhet genom integration med passerkontrollen

Integrationen mellan besöksregistrering, passerkontroll och identitetskontroll och en integritetsvänlig besökslogg höjer säkerheten i företaget och ger dig koll på vilka som är var i byggnaden, vilket gör utrymningar smidigare. Det blir också enklare att följa dataskyddsreglerna, som GDPR, eftersom känsliga uppgifter lagras säkert och gallras automatiskt när lagringstiden har gått ut.

Tre nackdelar att väga in

Mindre personlig kontakt kan kännas opersonligt

En digital reception kan kännas opersonlig. Utan receptionist går du miste om en del av de sociala färdigheter en riktigt bra receptionist tillför, och mottagandet blir mer distanserat. Särskilt viktiga kunder och partner kan uppleva bristen på gästfrihet som en svaghet. En receptionist på distans eller ett VIP-mottagande av värden kan lösa en del av det.

Beroende av internet, ström och hårdvara

En digital reception är starkt beroende av tekniken den bygger på. Avbrott i internet, ström eller utrustning kan tillfälligt slå ut receptionen. Reservrutiner och reservlösningar är därför avgörande.

Ett möjligt hinder för besökare som är ovana vid teknik

Alla är inte bekväma med kiosker eller digitala registreringskoder. De personerna behöver extra stöd, tydliga steg och tillgängliga gränssnitt. Undantag och komplicerade situationer kräver också fortfarande en människa, till exempel besökare utan bokat möte, brådskande leveranser eller särskilda önskemål.

Fyra varianter av digital reception

Helt obemannad självbetjäningsreception

Incheckningen sker helt i självbetjäning: besökarna registrerar sig själva i en kiosk eller på en surfplatta och får automatiskt en besöksbricka, pin-kod eller mobil nyckel. Ingen receptionist finns till hands, varken fysiskt eller på distans.

Digital reception med stöd på distans

Den digitala självbetjäningen kompletteras med en receptionist på distans som vid behov kan hjälpa till via porttelefon eller videochatt.

Digital reception med fysisk receptionist

Kanske det populäraste upplägget på företag är en digital reception med en receptionist som finns på plats. Även här checkar besökarna in själva digitalt. Receptionisten står för det varma välkomnandet och kan hjälpa till vid frågor eller problem.

Hybrid: bemannat under rusningstid, digitalt resten av tiden

Under kontorstid, vid rusning, på särskilda evenemang eller för VIP-besök finns en receptionist på plats. Övrig tid tar den digitala receptionen över.

Checklista när du inför en digital reception

Säkra hårdvaran och uppkopplingen

En digital reception står och faller med tekniken. Se därför till att du har en stabil internetuppkoppling och strömförsörjning. Välj pålitlig hårdvara (kiosk, surfplatta, skanner, etikettskrivare, kamera, porttelefon, passersystem). Testa alla system ordentligt på plats under verkliga ljus- och ljudförhållanden.

Ta fram en reservplan för avbrott

Allt testat? Bra! Men fel kan alltid inträffa. Se därför till att ha ett alternativ: reservkraft, en lokal lista över inbokade besök, tillfälliga koder eller fysiska nycklar, och tydliga instruktioner till säkerhetsvakter och personal.

Anpassa för besökare som är ovana vid teknik

För besökare med liten digital vana är en digital reception inte alltid självklar. Hjälp dem med tydliga och enkla steg, ett rent gränssnitt, stora knappar och hög kontrast. Erbjud flera språk och lägg till en ropknapp, videohjälp och ett telefonnummer för dem som kör fast.

Tänk också på den fysiska tillgängligheten. Placera kiosken i rullstolshöjd och se till att skanner och skrivare är lätta att nå.

Slå fast rutiner för undantag och nödsituationer

Vad gör du med besökare utan bokat möte eller utan telefon, med stora grupper eller med högt uppsatta gäster? Och med brådskande leveranser och rusningstider? Tänk igenom det ordentligt och slå fast rutiner och roller så att undantagen inte blir ett problem.

Ta också fram särskilda rutiner för brand, utrymning, tekniska fel, nekat tillträde och andra incidenter. Öva scenarierna med jämna mellanrum så att alla vet vad de ska göra i skarpt läge. God förberedelse är avgörande för att små problem inte ska få stora konsekvenser.

Läs mer i vår guide till besöksregistrering och krisberedskap.

Skydda besöksuppgifterna och följ GDPR

Ett digitalt besökshanteringssystem gör det enklare att följa GDPR än en besöksliggare i papper. Besöksuppgifterna kan inte läsas av vem som helst och lagras krypterade i molnet. Ändå finns det några saker att hålla i minnet. Behandla bara nödvändiga uppgifter, tillämpa tydliga lagringstider och informera besökarna öppet om vad du registrerar och varför. Välj en lämplig plats för datalagringen och skydda systemet med kryptering, starka lösenord och tvåstegsverifiering.

Välj rätt digital reception för din organisation

Alltid tillgänglig, snabb att använda, säker och kostnadseffektiv: en digital reception har tydliga fördelar. Den effektiviserar besöksregistreringen och ger ett professionellt första intryck. Men den är inget universalmedel. Mindre personlig kontakt kan göra mottagandet kyligt och distanserat, och beroendet av tekniken kan vara en sårbarhet.

Det bästa valet är sällan svart eller vitt: välj den mix av självbetjäning, bemanning på distans och hybridlösningar som passar storleken på din organisation, antalet anläggningar, öppettiderna och besöksflödena.

En bra utgångspunkt är digital besöksregistrering. Förregistrering och incheckning med QR-kod snabbar upp flödet, avtal och regler kan signeras säkert och du får en komplett besökslogg för säkerhet, revision och rapportering. Så kombinerar du effektivitet med ett professionellt och välkomnande mottagande.

Vill du få en känsla för hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa din verksamhet? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar. Chatta med oss eller boka en demo så pratar vi om hur Vizito kan lyfta din reception.