Sekretessavtal för besökare, enkelt gjort (med gratis mall)

Ett sekretessavtal för besökare (NDA) är ett juridiskt bindande dokument som hindrar besökare - investerare, entreprenörer eller konsulter - från att sprida företagets konfidentiella information. Du skapar ett i fyra steg: utgå från en mall, ta med de nödvändiga juridiska delarna, undvik de vanliga fallgroparna och lägg in avtalet i ett digitalt besökshanteringssystem så att det signeras smidigt vid incheckningen.

Vad ett sekretessavtal (NDA) är

Ett sekretessavtal är ett juridiskt avtal som skyddar känslig information, som företagshemligheter och skyddad data, genom att upprätthålla förtroende och sekretess mellan parterna. Det finns tre typer:

• Ensidigt sekretessavtal - en part lämnar ut konfidentiell information (vanligt med anställda, entreprenörer eller besökare)
• Ömsesidigt sekretessavtal - två parter utbyter konfidentiell information (används vid samarbeten eller fusioner)
• Flerpartsavtal - tre eller fler parter delar konfidentiell information (används i joint ventures eller konsortier)

Så skyddar ett sekretessavtal för besökare ditt företag

Ett sekretessavtal för besökare är utformat särskilt för dem som besöker ett företag eller en organisation. Det är oftast ett ensidigt avtal som skyddar mot att konfidentiell information sprids av personer som inte är anställda men som behöver tillgång till känsliga uppgifter för ett bestämt ändamål, till exempel en konsult eller en entreprenör.

Här är några exempel på situationer där ett sekretessavtal för besökare gör nytta:

• Du driver en teknikstartup och har bjudit in en grupp investerare till ditt utvecklingslabb. Du vill vara säker på att ingen läcker konfidentiell information till konkurrenterna.

• Du håller en fokusgrupp för att testa en ny produkt eller tjänst. Du vill samla in synpunkter från potentiella kunder, men du vill inte att konkurrenterna ska få nys om dina senaste nyheter.

• Du visar runt i din fabrik. Tillverkar du fysiska produkter kanske du vill visa upp monteringslinjen för möjliga partner eller investerare. Men du vill inte att processerna eller teknikerna kopieras av konkurrenterna.

• Du visar dina räkenskaper för en möjlig investerare. Söker du finansiering behöver du sannolikt dela ekonomisk information. Men du vill vara säker på att känsliga uppgifter om omsättning och resultat inte hamnar i fel händer.

Kort sagt: oavsett om du bjuder in möjliga investerare, affärspartner eller till och med familjemedlemmar till dina egna lokaler är sekretessavtal för besökare ett viktigt verktyg för att skydda dina immateriella tillgångar. Varje gång du delar känslig information med någon som inte redan är bunden av ett formellt avtal kan ett sekretessavtal för besökare hålla informationen skyddad.

5 delar som varje sekretessavtal för besökare måste ha

Ett enkelt sekretessavtal för besökare bör innehålla följande delar:

• Konfidentiell information. Avtalet ska ange vad som räknas som konfidentiell information. Det kan vara företagshemligheter, kunduppgifter, ekonomisk information eller andra känsliga uppgifter du vill skydda.

• Undantag. Avtalet ska ange vilken information som inte omfattas. Det kan vara uppgifter som redan är offentliga eller som besökaren redan känner till.

• Skyldigheter. Avtalet ska beskriva besökarens skyldigheter, som att hålla informationen konfidentiell, bara använda den för det angivna ändamålet och inte lämna ut den till tredje part.

• Avtalstid och uppsägning. Du bör också ange hur länge avtalet gäller och hur det kan avslutas, till exempel genom överenskommelse eller när ändamålet är uppfyllt.

• Följder. Avtalet ska ange följderna av ett avtalsbrott, till exempel förbudsföreläggande eller skadestånd.

Det är viktigt att sekretessavtal skrivs i klarspråk. Om villkoren är för krångliga eller svårbegripliga kan avtalet bli svårt att göra gällande, och parterna kan ha svårt att förstå sina skyldigheter. Ett välskrivet sekretessavtal ska vara lätt att läsa och förstå, och ändå skydda informationen i fråga.

Så skriver du ett sekretessavtal för besökare i 4 steg

Med lite vägledning är det enkelt att ta fram ett sekretessavtal för besökare. Följ de här fyra stegen för ett avtal som skyddar din konfidentiella information och ger båda parter trygghet.

4 steg till ett enkelt sekretessavtal för besökare:

1 - Utgå från en mall
2 - Ta med alla nödvändiga delar, men håll det enkelt
3 - Håll utkik efter varningssignaler
4 - Lägg in avtalet i ett besökshanteringssystem

Utgå från en mall

Använd en avtalsmall som utgångspunkt. Längst ner i den här artikeln hittar du en gratis mall för ett enkelt sekretessavtal för besökare som du kan anpassa efter dina behov. Du kan också leta upp en mall på nätet.

Ta med alla nödvändiga juridiska delar i enkelt språk

För att avtalet ska vara juridiskt bindande och gå att göra gällande bör du ta med de nödvändiga delarna: konfidentiell information, undantag, skyldigheter, avtalstid och följder.

Undvik krångligt juridiskt fackspråk som avskräcker eller förvirrar besökaren. Förenkla språket och strukturen så att avtalet blir lätt att förstå.

Håll utkik efter varningssignaler som försvagar avtalet

Sekretessavtal för besökare är ett effektivt sätt att skydda konfidentiell information, men det finns några varningssignaler att hålla utkik efter när du skriver och granskar ett avtal:

• En alltför bred definition av “konfidentiell information”. Ett sekretessavtal för besökare ska tydligt ange vad som är konfidentiellt och vad som inte är det. Är definitionen för bred blir det svårt för besökaren att veta vad hen får prata om eller lämna ut.

• Orimliga tidsramar. Avtalet ska ange en rimlig tid som besökaren måste hålla informationen hemlig. Är tiden för lång eller orimlig kan avtalet bli omöjligt att göra gällande.

• För långtgående skyldigheter. Avtalet ska inte lägga skyldigheter på besökaren som går längre än vad som behövs för att skydda informationen. Är skyldigheterna orimliga kan avtalet bli omöjligt att göra gällande.

• Otydliga undantag. Avtalet ska tydligt ange vilken information som inte omfattas, till exempel uppgifter som redan är offentliga. Är undantagen otydliga blir det svårt för besökaren att veta vad som får berättas.

• Vaga följder. Avtalet ska tydligt ange vilka påföljder som gäller om besökaren bryter mot det. Är påföljderna otydliga kan avtalet bli svårt att göra gällande.

Lägg in avtalet i ett digitalt besökshanteringssystem

Nu när du har ett fungerande sekretessavtal är du redo att ta emot besökare och låta dem signera innan de kommer in i lokalerna. Enklast gör du det genom att lägga in avtalet i ett digitalt besökshanteringssystem.

Programvara för digital besöksregistrering gör det enklare att visa sekretessavtalet för besökaren och samla in en digital signatur. Med en lösning som Vizito kan besökaren snabbt och enkelt signera på en pekskärm eller i sin egen mobil. Det gör inte bara besöksregistreringen smidigare, utan ser också till att alla avtal lagras säkert och är lätta att hitta. Dessutom kan du anpassa avtalet efter besökstyp.

Läs mer Ett digitalt besökshanteringssystem har många fördelar. Här är 7 skäl att ersätta besöksliggaren i papper 2023 Vill du höja säkerheten i företaget? Så hjälper ett besökshanteringssystem till

Ladda ner en gratis mall för sekretessavtal

Nedan kan du ladda ner en gratis mall för sekretessavtal för besökare som du kan utgå från när du skriver ditt eget. Du kan också använda vilken färdig mall som helst på nätet.

Använder du en färdig mall behöver du ändå anpassa den efter dina behov och din situation. Gå igenom avtalet noggrant och ändra det som behövs så att det motsvarar dina krav.

För att vara säker på att avtalet håller juridiskt och skyddar din konfidentiella information tillräckligt kan du också överväga att ta juridisk hjälp eller låta en jurist granska det.

Ladda ner gratis mall för sekretessavtal

I dagens snabba affärsliv är skyddet av konfidentiell information viktigare än någonsin. Sekretessavtal för besökare är ett avgörande verktyg när företag släpper in externa parter i sina lokaler.

Genom att följa råden i den här artikeln och titta på digitala lösningar som programvara för besöksregistrering är du rustad att skydda din konfidentiella information bättre och bygga trygga relationer med dina besökare.

Vill du känna efter hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa ditt företag? Testa Vizito under en 14 dagars gratis provperiod. Chatta med oss eller boka en demo så pratar vi om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Det här är de 7 vanligaste frågorna om digital besökshantering - och våra svar.