10 säkerhetstips som skyddar dina medarbetare och lokaler

Säkerhet på arbetsplatsen omfattar alla åtgärder en organisation vidtar för att skydda medarbetare, besökare och fysiska tillgångar mot hot som stöld, skadegörelse, cyberangrepp och våld. Ett fungerande säkerhetsarbete kräver en kombination av fysiska åtgärder, utbildning av personalen, tekniska verktyg som besökshanteringssystem och en säkerhetspolicy som hålls uppdaterad.

Vad säkerhetsarbetet på arbetsplatsen omfattar

Säkerhet på arbetsplatsen handlar om betydligt mer än att inbrottssäkra byggnaderna. Det handlar om att skydda medarbetare, besökare och den fysiska arbetsmiljön. Stöld, skadegörelse, våld, cyberhot, arbetssjukdomar och olyckor: risker finns överallt.

Därför behöver du en plan för säkerheten på arbetsplatsen. Policyn beskriver vilka åtgärder som ska hålla arbetsmiljön trygg och sund. Exempel på åtgärder är fysiskt skydd, utbildning av personalen, rapportering av incidenter och användning av teknik.

Policyn bör alltid vara ett levande dokument. Covid-19-pandemin visade hur snabbt behoven kan förändras. Framväxten av hybridarbete och helt distansbaserade modeller skapar till exempel nya risker, särskilt när känsliga uppgifter är inblandade. Åtgärderna behöver därför ses över och uppdateras regelbundet.

Därför spelar säkerheten roll för både arbetsgivare och medarbetare

Säkerheten på arbetsplatsen är en central fråga för både arbetsgivare och medarbetare. Ett fungerande säkerhetsarbete behövs för att:

• Skydda medarbetarna. Åtgärderna finns till för att skydda personalen mot skada, oavsett om det handlar om fysiskt våld, stöld eller cyberhot.
• Hålla arbetsmiljön trygg. En säker arbetsplats är inte bara viktig för medarbetarna, den bygger också förtroende.
• Höja stämningen. När du ser till att medarbetarna är trygga skapar du en arbetsmiljö fri från rädsla och stress. Trygga medarbetare kan fokusera på jobbet och blir mer produktiva.
• Skydda företaget mot ekonomiska bakslag. Ett bättre fysiskt skydd kan förhindra de kostnader som en incident för med sig.
• Visa att säkerheten tas på allvar. Genom att arbeta systematiskt med säkerheten visar du medarbetarna att arbetsgivaren bryr sig om dem och värdesätter deras insats.

7 praktiska säkerhetstips för arbetsplatsen

Inför fysiskt skydd som passersystem och kameraövervakning

Fysiskt skydd är de åtgärder ett företag kan vidta mot obehörigt tillträde, för att hålla medarbetare och tillgångar säkra.

Här är en lista över fysiska åtgärder som går att införa:

• Passersystem. Till exempel passerkort, biometrisk identifiering eller porttelefon som styr vilka som får komma in i byggnaden.
• Kameraövervakning. Kameror kan avskräcka från stöld och våld, och ger värdefullt underlag om något ändå händer.
• Lås och säkerhetsdörrar. Lås i hög säkerhetsklass och förstärkta dörrar hindrar obehöriga från att nå känsliga delar av arbetsplatsen.
• Larm och säkerhetssystem. Inbrottslarm, släcksystem och andra säkerhetssystem ger ett extra skyddslager.
• Belysning. God belysning avskräcker från brott och gör det lättare att upptäcka hot.
• Staket, grindar och fönstergaller. De gör livet lite besvärligare för den som vill ta sig in.
• Säker förvaring. En trygg plats för värdefulla saker, som datorer och känsliga handlingar, förebygger stöld.
• Kontrollerad parkering. Anvisade parkeringsytor för personalen och bommar minskar risken för stöld av fordon och annan egendom.
• Krisberedskap. Var förberedd. Det skadar aldrig att ha en handlingsplan för nödsituationer och att öva regelbundet.

Utbilda medarbetarna i säkerhetsmedvetenhet och krishantering

Det är avgörande att utbilda personalen i arbetsplatsens säkerhetsrutiner. Det skapar en tryggare arbetsplats och ger medarbetarna möjlighet att aktivt skydda både sig själva och företaget.

Viktiga utbildningar att införa:

Gör bakgrundskontroller vid nyanställning

Bakgrundskontroller av anställda kan vara omdiskuterade, men de är vanliga i många branscher. Kontrollerna kan omfatta belastningsregister, utbildning, tidigare anställningar och mer.

Om du väljer att göra sådana kontroller, gör det varsamt. Ta bara hänsyn till relevanta och aktuella uppgifter, så att du inte kränker medarbetarnas integritet. Utförda med omdöme kan bakgrundskontroller hjälpa dig att upptäcka säkerhetsrisker.

Använd digital besökshantering och IoT-baserad säkerhetsteknik

I dag finns det oräkneliga sätt att höja säkerheten på kontoret. Ett stort antal digitala verktyg kan hjälpa dig att hålla arbetsplatsen trygg:

• Digital besöksregistrering. Ett bra besökshanteringssystem höjer säkerheten i företaget. Det ger dig koll på vilka som går in och ut, och säkerställer att besökare är godkända och kontrollerade innan de släpps in.
• Trygghetsappar för medarbetare. Apparna ger personalen ett snabbt och enkelt sätt att kalla på hjälp i en nödsituation, så att säkerhetspersonalen kan agera direkt.
• IoT-baserade säkerhetssystem. Uppkopplade enheter som brandvarnare och temperaturgivare kan övervaka byggnaden och larma säkerhetspersonalen vid en nödsituation.

Läs mer Vill du höja säkerheten i företaget? Här är 7 sätt som ett besökshanteringssystem hjälper till

Skydda distans- och hybridarbetare med VPN och tvåfaktorsautentisering

Hybridarbete gör att människor kan jobba varifrån som helst. Distansarbetare når företagets system hemifrån och hanterar ofta känslig information. Rätt säkerhetsåtgärder håller företagets information trygg och skyddar mot cyberhot.

Grundläggande åtgärder för distansarbete:

• Kryptera känslig information, som företagsfiler och e-post.
• Låt teamet logga in via VPN (virtuellt privat nätverk).
• Kräv tvåfaktorsautentisering (2FA) när distansarbetare når företagets system och data.
• Installera antivirusprogram som skydd mot skadlig kod och andra cyberhot.

Bygg en säkerhetskultur i hela företaget

En säkerhetskultur på arbetsplatsen hjälper medarbetarna att förstå varför säkerheten är viktig och vilken roll de själva har. Då blir alla delaktiga i att hålla arbetsplatsen trygg.

Det uppnår du genom att:

• Regelbundet kommunicera och påminna om säkerhetspolicyn och rutinerna.
• Uppmuntra medarbetarna att rapportera incidenter och farhågor.
• Involvera personalen i beslut och riskbedömningar som rör säkerheten.
• Uppmärksamma och belöna medarbetare som arbetar säkert.
• Skapa ett öppet och inkluderande klimat där personalen vågar ta upp säkerhetsfrågor.

Se över och uppdatera säkerhetsåtgärderna regelbundet

Som sagt kan behoven förändras över en natt. Covid-19-pandemin gjorde det övertydligt. Nya sätt att arbeta, som hybridarbete, kräver nya åtgärder.

Att regelbundet se över och uppdatera säkerhetsåtgärderna hjälper dig att hitta förbättringar och håller arbetsplatsen skyddad i takt med utvecklingen.

Driver du ett företag är skyddet av människor, byggnader och tillgångar centralt. En tydlig och heltäckande säkerhetspolicy för arbetsplatsen är avgörande för att hålla den trygg. Som tur är ger dagens teknik och kunskap dig många möjligheter att hålla obehöriga ute och medarbetarna säkra. Med säkerhetstipsen ovan håller du en hög skyddsnivå för personalen.

På Vizito tar vi säkerhet på allvar. Vill du känna efter hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa ditt företag? Testa Vizito under en 14 dagars gratis provperiod. Chatta med oss om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Det här är de 7 vanligaste frågorna om digital besökshantering - och våra svar.