Bli papperslös på kontoret i 6 enkla steg

Att gå papperslös på kontoret sparar tid, sänker kostnaderna och hjälper miljön. Omställningen kräver sex steg: gå över till e-post, hantera dokument digitalt, införa digital besöksregistrering, sluta med pappersfakturor, börja med elektroniska signaturer och uppmuntra medarbetarna att arbeta papperslöst.

Så ser ett papperslöst kontor ut

Företag och organisationer hanterar oftast en mängd dokument och annan information. På ett papperslöst kontor skapas, redigeras och lagras alla dokument digitalt. De går att nå var som helst, när som helst, med ett enda tryck.

Pappersanvändningen minimeras eller försvinner helt. Inga röriga skrivbord, inga borttappade dokument och inga papperssnitt: målet med ett papperslöst kontor är att höja effektiviteten och spara pengar på papper och bläck. Och det bästa av allt: det är bra både för produktiviteten och för planeten.

De största fördelarna med att gå papperslös

Att använda digital teknik för att skapa, redigera och lagra filer och information ger dig många fördelar:

Tidsvinster med digitala arbetsflöden

Letar du efter ett borttappat dokument? Det slipper du i fortsättningen. På ett papperslöst kontor är det mycket enklare att dela dokument och arbeta i dem tillsammans. Inget mer krångel med att skriva ut, signera och skanna.

Med ett digitalt besökshanteringssystem checkar gästerna in själva i receptionen, vilket ger din receptionist mer tid att fokusera på sina viktigaste uppgifter.

Lägre kostnader för papper, bläck och förvaring

Att gå papperslös sparar också pengar på sikt. När du skriver ut och skannar mindre sjunker kostnaderna för papper och bläck. Dessutom behöver du inga stora förvaringsutrymmen eller arkivskåp.

Miljöeffekt - färre träd, mindre avfall

Att gå papperslös är förstås mycket bättre för miljön. När du använder mindre papper sparar du träd och vatten och minskar ditt klimatavtryck. Genom att slippa skriva ut och skicka dokument minskar du också mängden avfall.

Läs mer 8 sätt som företag kan bidra i klimatarbetet

Högre effektivitet när allt går att nå överallt

Vem vill inte ha en effektivare verksamhet? Ett av de bästa sätten är att använda mindre papper. Digitala filer går att nå var som helst och när som helst, vilket gör det enkelt att dela dokument och arbeta i dem tillsammans. Inga dokument kommer bort och ingen tid går åt till att leta och arkivera. Låter bra, eller hur?

Bättre datasäkerhet och färre incidenter

När du lagrar dokument elektroniskt minskar risken för dataintrång, identitetsstöld, bedrägeri och förlust av känslig information. Med ett system för digital besökshantering har du hela tiden koll på vilka som finns i byggnaden. Vid en nödsituation är det enkelt att larma alla som är på plats, så att ingen kommer till skada.

Ett mer professionellt intryck på kontoret

Med färre pappershögar utspridda överallt ser det genast mer professionellt ut. Kunderna känner sig ofta mer bekväma i en ordnad miljö.

Läs mer Vill du ha fler tips på hur du lyfter intrycket och gör ett bra första intryck på kunderna? Läs våra 7 enkla idéer som lyfter din reception

6 steg till ett papperslöst kontor

De första stegen mot ett papperslöst kontor är enkla. Det kostar varken mycket pengar eller mycket tid. Här är de sex stegen:

Använd e-post och chatt i stället för papperslappar

Ett av de bästa ställena att börja på är att använda e-post så mycket som möjligt. E-post är ett utmärkt kommunikationsverktyg för företag eftersom det är flexibelt, snabbt och gratis. Du kan använda det med kunder och potentiella kunder, medarbetare, leverantörer, partner och alla andra som behöver information eller underlag från dig.

Det finns många sätt att kommunicera digitalt. E-post är bara ett av dem. Ett annat tips är att använda chattappar i stället för att lägga lappar på någons skrivbord.

Lagra och dela dokument med molnbaserade verktyg

Det finns många programvaror som låter dig skapa, redigera och lagra dokument elektroniskt. Med ett digitalt dokumenthanteringsverktyg kan du enkelt dela dokument och arbeta i dem tillsammans med kollegorna.

Ett bra digitalt arkiv är ett som går att nå från vilken enhet som helst. Molnbaserad programvara passar perfekt eftersom den finns online och går att nå överallt, vilket gör det enkelt att dela filer med kollegor och kunder. Några populära verktyg är Google Drive, Dropbox och Microsoft OneDrive.

Har du viktiga pappersdokument som måste sparas kan du överväga att skanna dem och lägga dem elektroniskt i dokumenthanteringsverktyget. Det minskar röran och gör att du alltid har tillgång till viktig information, även om papperskopian kommer bort eller skadas.

Byt besöksliggaren i papper mot digital besökshantering

I stället för incheckningslistor på papper eller skrivplattor kan du använda ett digitalt besökshanteringssystem. De systemen låter besökarna checka in och ut elektroniskt och kan dessutom erbjuda funktioner som id-kontroll, utskrift av besöksbrickor och automatisk avisering till värden.

Besökshanteringssystem som Vizito lagrar också besöksuppgifter och skapar rapporter, vilket är användbart för uppföljning, till exempel för att följa besök av leverantörer och entreprenörer eller för att hålla reda på besökare av regel- eller säkerhetsskäl. Att gå digitalt med ett besökshanteringssystem höjer både säkerheten och effektiviteten i incheckningen, samtidigt som pappersanvändningen minskar.

Läs mer 7 skäl att ersätta besöksliggaren i papper 2023 Så ser framtidens kontor ut - och så förbereder du dig 15 enkla kontorsknep som gör livet lättare

Gå över till digital fakturering och automatiserad bokföring

En stor del av pappershögen på kontoret kommer från banker, försäkringsbolag och myndigheter. Många leverantörer skickar också fortfarande sina fakturor med post, vilket nästan alltid är onödigt.

I stället för pappersfakturor kan du skicka digitala fakturor till kunderna via e-post eller med ett faktureringsprogram, och be dina leverantörer att göra likadant. På Vizito har vi byggt ett eget system för fakturering och använder Stripe för betalningar. Beroende på vad du behöver finns flera faktureringsverktyg på marknaden, till exempel Bill.com och Square.

Ett bra verktyg för att hantera inkommande fakturor automatiskt är Paperless NGX, som gör dina fysiska dokument till ett sökbart onlinearkiv. Dessutom kan automatiserad bokföringsprogramvara som Admisol och FreshBooks effektivisera arbetet med att följa utgifter och sköta ekonomin.

Genom att slopa pappersfakturorna och automatisera bokföringen får du en effektivare och mer korrekt ekonomihantering, samtidigt som pappersanvändningen på kontoret minskar.

Signera avtal elektroniskt med e-signeringsverktyg

Traditionellt krävde vissa dokument, som avtal, en handskriven underskrift för att gälla, alltså att de signerades fysiskt på papper med penna. I dag går det att signera avtal elektroniskt var som helst, på vilken enhet som helst.

Det förändrar spelplanen för företag. Du slipper skriva ut, signera och skanna dokument, vilket sparar tid och besvär för både dig och teamet. Ledande lösningar på området är bland andra DocuSign, Adobe Sign och Right Signature, men många verktyg för avtalshantering, som Juro, har också funktioner för e-signering.

Bygg en papperslös kultur i hela teamet

Det sista steget mot ett papperslöst kontor är att se till att ingen skriver ut något i onödan. Var tydlig med dina riktlinjer för papperslöst arbete och uppmuntra teamen att arbeta digitalt. Med gemensamma krafter skapar din organisation ett papperslöst kontor som är effektivare, billigare och bättre för miljön.

Oavsett vilken sorts verksamhet du driver eller hur stor den är finns det mycket att vinna på att gå papperslös. Vill du spara tid och pengar och samtidigt hjälpa miljön är det dags att göra dig av med alla pappersdokument på kontoret.

Följer du våra tips är du på väg mot ett effektivare kontor med färre huvudvärkar. Kom bara ihåg att det är en process. Det kan ta lite tid att genomföra fullt ut, men det är värt det på sikt.

Vill du få en känsla för hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa ditt företag att växa? Testa Vizito gratis under en provperiod på 14 dagar. Chatta med oss eller boka en demo så pratar vi om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Här är de 7 vanligaste frågorna om digital besökshantering, och våra svar.