7 enkla idéer som lyfter din reception

Du lyfter din reception genom att hålla den ren och fri från plotter, ställa in växter, använda ett digitalt besökshanteringssystem, satsa på bekväma möbler, bjuda på dryck, byta tidningarna mot coffee table-böcker och låta varumärket synas. Forskningen visar att besökare bildar sig ett första intryck på 7 sekunder - de här förändringarna hjälper dig att använda den tiden väl.

En möjlig kund besöker ditt företag för första gången. När hen kommer in i receptionen ser hen sig omkring en stund för att ta in miljön. Sedan går hen fram till disken, där receptionisten hjälper andra gäster. 7 sekunder har gått.

Omöjligt att lämna ett professionellt, vänligt och modernt intryck på så kort tid? Nej, det är det inte. De här små, enkla förändringarna i receptionen tar dig långt.

Läs vidare eller hoppa direkt till ett tips:

1. Städa upp
2. Ta in lite grönt
3. Använd ett besökshanteringssystem
4. Satsa på bekväma möbler
5. Bjud på något att dricka
6. Bort med tidningarna, ta in coffee table-böcker
7. Visa ditt varumärke

Vad gör en reception funktionell?

Innan vi går in på de 7 sätten att göra receptionen till ett trevligt rum är det bra att veta exakt vilket eller vilka utrymmen vi pratar om.

Receptionen är den del av kontoret där du tar emot besökare och där de kan sitta ner och vänta på sin värd.

Storleken står oftast i proportion till företagets storlek. Hur mycket du är beredd att lägga på inredningen beror också på det.

Det här behöver en reception:

• En receptionsdisk
• Bekväma stolar till receptionisten eller receptionisterna
• Bekväma sittplatser för gästerna
• Ett bord för coffee table-böcker eller för besökarnas väskor under väntan

Håll receptionen ren, städad och fri från plotter

Mindre är mer: den gyllene regeln gäller även i receptionen. Vi kan inte nog understryka att receptionen är företagets visitkort. En första blick ger besökaren en hel del information.

Har du en liten reception fullproppad med möbler och onödig dekoration, eller ett trevligt och prydligt rum, funktionellt inrett, där du använder ytan och dagsljuset så bra det går?

Att receptionen ska vara ren och städad säger sig självt. Forskning visar att stökiga rum kan bidra till nedstämdhet och trötthet och att människor i en rörig miljö kan få svårare att koncentrera sig.

Budskapet är tydligt: att rensa disken, damma soffborden och lägga kuddarna rätt tar bara några minuter, men det gör verklig skillnad.

Ta in växter som lyser upp rummet och förbättrar luften

Forskningen är tydlig: krukväxter får oss att må bättre. En studie från NASA visade att växter tar bort 87 procent av gifterna i luften på 24 timmar genom att omvandla koldioxid till syre.

Men det finns mer. Växter lyser upp receptionen och ger lugn. Och det är precis vad du vill: att besökarna ska slappna av.

Använd ett digitalt besökshanteringssystem för ett modernt första intryck

När miljön sitter är det dags att titta närmare på besöksupplevelsen. Ett bra sätt att ge ett professionellt och modernt intryck är att använda ett besökshanteringssystem.

Att fylla i en besöksliggare i papper kan verka som en liten sak för gästen, men i en tid av automatisering och dataskydd ger ett så föråldrat system inget bra intryck. Med en digital lösning för besöksregistrering överträffar du gästernas förväntningar.

Det enda de behöver göra är att checka in på en surfplatta, så går ett meddelande direkt till värden. En annan fördel är att kön vid disken försvinner. Samtidigt kan receptionisten fokusera på det som verkligen betyder något: att ge besökarna ett bra mottagande.

Vizito erbjuder ett komplett besökshanteringssystem som gör receptionen smartare. Ett smart besökshanteringssystem är det bästa sättet att höja säkerheten och samtidigt imponera på besökarna. Vissa företag går helt över till självbetjäning med en digital reception som sköter incheckningen dygnet runt.

Vill du se hur ett besökshanteringssystem kan lyfta din reception? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar. Chatta med oss eller boka en demo för att upptäcka alla fördelar.

Satsa på ergonomiska, bekväma möbler för gäster som väntar

Om besökarna måste vänta på sin värd i receptionen kan du lika gärna göra väntan trevlig. En mysig reception ger nöjda och avslappnade gäster.

Här är möblerna avgörande. Välj inte bara efter utseendet, utan tänk också på komforten. Du vill inte att besökarna lämnar företaget med ont i ryggen och huvudvärk. Att bry sig om ergonomin visar att företaget tar hälsa och säkerhet på allvar.

Testa därför möblerna själv innan du köper: går det att sitta bekvämt i 30 minuter utan att sjunka ner för djupt i dynorna?

Fler tips för en välkomnande stämning:

• Ljus. Ta vara på dagsljuset. Finns det inget, hitta en bra balans mellan vita och gula lampor som efterliknar dagsljus.
• Musik. Inget sätter stämningen som musik, och det gäller även receptionen. Musik kan minska stress och smärta och förbättra både tankeförmåga och motorik, men framför allt skapar den en trevlig atmosfär. Musik påverkar dessutom hur vi upplever tid. Så om du oroar dig för att gästerna får vänta en stund kan musiken vara lösningen.

Bjud på dryck och något att äta så att besökarna slappnar av

Vad ger en varmare känsla än en kopp kaffe? Det är alltid trevligt att bjuda besökarna på något att dricka och äta. Det får dem att slappna av och visar att företaget bryr sig om dem.

Har du ett stort företag med många besökare går det inte alltid att servera alla. Den perfekta lösningen är en självbetjäningsbar där besökarna själva kan ta en kopp kaffe eller te, ett tilltugg eller en frukt medan de väntar.

Läs mer

När det gäller att göra ett bra intryck på besökarna tar en trevlig reception dig långt. Men receptionisten har också en nyckelroll. Läs vilka färdigheter en receptionist behöver för att få företaget att glänsa.

Byt slitna tidningar mot coffee table-böcker som speglar varumärket

Om du fortfarande har tidningar liggande i receptionen är det dags att slänga dem. Tummade tidningar med vikta hörn ser inte bara tråkiga och ostädade ut, de ger gästerna signalen att du inte vill anstränga dig för dem.

Investera i några fina coffee table-böcker i stället för tidningar. De ser bättre ut, är mer hållbara, mer intressanta och slits inte ut på några veckor.

Coffee table-böcker ger dig också en chans att förmedla ett budskap, eller att spegla tanken bakom verksamheten. Utnyttja det genom att välja böcker som passar ditt varumärke.

Låt varumärket synas i hela receptionen

Receptionen är företagets visitkort, och det får du gärna ta bokstavligt. Receptionen ska andas organisationens identitet och varumärke. Gör den inte det kan besökarna bli förvirrade.

Tänk dig att du precis haft ett möte hos ett företag vars profilfärger är rött och vitt. Det skulle skava om receptionsdisken i samma företag var målad grön. Ett annat exempel är en besöksliggare i papper hos ett företag som säger sig vara innovativt.

För att undvika det är det viktigt att skapa visuella signaler som kommunicerar varumärket och visar identiteten. Några sätt att göra det:

• Ställ profilprodukter på disken och borden
• Måla väggarna i företagets färger
• Visa logotypen på skärmar
• Använd logotypen i besökshanteringssystemet

Med de här tipsen är du på god väg. Nu har du en bild av vilka funktioner en modern reception behöver. Följer du våra tips ger du garanterat ett professionellt och trevligt första intryck på alla gäster. Vilka idéer börjar du med?

Vill du se hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa ditt företag att växa? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar. Chatta med oss eller boka en demo om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Här är de 7 vanligaste frågorna om digital besökshantering - och våra svar.