14 spännande IoT-tillämpningar för kontoret

IoT-tillämpningar (Internet of Things) förändrar kontoren genom att automatisera belysning, klimat, säkerhet och besökshantering med hjälp av uppkopplade sensorer och enheter. De 14 tillämpningar vi går igenom här, från smart belysning som anpassar sig efter dagsljuset till rörelsestyrda övervakningskameror och automatiska lagersystem, hjälper företag att sänka energikostnaderna, höja produktiviteten, stärka säkerheten och skapa bekvämare arbetsplatser. Här är vad IoT kan göra för ditt kontor.

• Vad är IoT på kontoret?
• 7 IoT-exempel från Vizitos kontor
• 7 fler IoT-tillämpningar för kontoret
• Fördelar med IoT på kontoret
• Risker och utmaningar med IoT på kontoret

Så fungerar IoT på ett kontor

Internet of Things (IoT) är ett nätverk av uppkopplade enheter och sensorer som kommunicerar och delar data över internet. Enkelt uttryckt sträcker IoT ut internetuppkopplingen bortom vanliga enheter som datorer och mobiler till en lång rad vardagsföremål. Enheterna har teknik som gör att de kan samarbeta och prata med varandra, alltså bli “smarta”.

På kontoret handlar IoT om smarta enheter och system som automatiserar uppgifter, bevakar förhållanden och ger datadrivna insikter. Målet är högre effektivitet, bättre säkerhet, ökad produktivitet och bättre välmående hos medarbetarna.

Internet of Things på kontoret bygger på sensorer som samlar in olika typer av data: hur många som är i rummet, vilken temperatur och luftkvalitet det är och hur mycket dagsljus som kommer in. Uppgifterna skickas via trådlösa nätverk och utlöser automatiska åtgärder. Kom någon in i mötesrummet? Då tänds lamporna automatiskt, om det inte redan finns tillräckligt med dagsljus. Är temperaturen för hög? Då går ventilationen i gång, och så vidare.

Sju IoT-tillämpningar från Vizitos kontor

På Vizito spelar Internet of Things en central roll i vardagen och gör vårt kontor smart, effektivt och säkert. Här är 7 exempel från vårt eget kontor.

Smart belysning som anpassar sig efter närvaro och dagsljus

Vi tar smart belysning ett steg längre med ett helt automatiskt system som anpassar sig både efter närvaro och efter dagsljus.

Hur fungerar det? På morgonen, när den första medarbetaren kommer, tänds lamporna på kontoret automatiskt, förutsatt att dagsljuset inte räcker. När den sista personen går för dagen släcks de. Systemet reagerar också på ljusnivån utomhus och justerar belysningen inne under dagen så att den balanserar dagsljuset.

Dessutom har vi smarta persienner som ställer in sig automatiskt efter direkt solljus, så att ljusförhållandena och komforten blir bra hela dagen.

På kvällen lyser LED-lampor upp vår skylt så att den syns. Som du säkert gissar är även det automatiserat: lamporna tänds vid solnedgången och släcks två timmar senare, eller klockan 22 under vintermånaderna.

Automatisk klimatstyrning för komfort och lägre energiförbrukning

Bra luftkvalitet och behaglig temperatur är avgörande för produktiviteten. Ingen jobbar bra när det är för varmt, för kallt eller instängt. På Vizito låter vi den smarta kontorstekniken sköta allt det åt oss.

Vår automatiska klimatstyrning håller kontorsmiljön bra dygnet runt. Smarta sensorer bevakar luftkvaliteten och skickar en avisering om något avviker. Värmen och luftkonditioneringen justeras automatiskt utifrån hur många som är i rummet, luftkvaliteten och temperaturen inne och ute.

Så håller vi det behagligt för alla samtidigt som vi sparar energi. Alla vinner.

Roliga kontorssignaler: det gröna ljuset “klockan fem”

Ibland är det kul att lägga in lite lekfullhet på kontoret. Vi gillar den udda funktion vi kallar “klockan fem”. När arbetsdagen är slut, exakt klockan 17, lyser lamporna på kontoret grönt, en glad signal om att det är dags att gå hem.

När en ny kund tecknar ett abonnemang online går lamporna dessutom upp ett snäpp och sveper genom regnbågens färger medan en fängande melodi spelas för att fira den nya medlemmen i Vizito-familjen.

Det är de små sakerna som gör arbetsmiljön roligare och mer engagerande. Har du några roliga IoT-hittepå på ditt eget kontor? Dela gärna med dig, vi vill gärna höra hur du får in lite glädje på arbetsplatsen!

Rörelsedetektering styr lampor, kameror och kaffe

Vizitos kontor är fullt utrustat med rörelsesensorer, vilket gör kontorsvardagen enkel. Gå in i vilket rum som helst så tänds lamporna automatiskt när det behövs. I köket justeras inte bara ljuset, utan kaffemaskinen slås också på och är redo att brygga nästa kopp. I mötesrummet aktiveras både belysningen och presentationsskärmen, så att allt är klart för mötet.

Utomhus har vi satt upp rörelsesensorer för att höja säkerheten. När rörelse upptäcks aktiveras övervakningskamerorna automatiskt och håller fastigheten under uppsikt.

Aviseringar i realtid om öppna dörrar, läckor och strömavbrott

Våra system skickar aviseringar i realtid vid kritiska händelser. Om en dörr eller ett fönster står öppet när alla medarbetare har gått får vi ett larm direkt. Samma sak gäller brandvarnare och vattenläckor: aviseringen kommer omedelbart och gör det möjligt att agera snabbt.

Vid ett strömavbrott meddelar systemet oss när UPS:en (den avbrottsfria kraften) tar över, vilket ger oss ungefär två timmar att lösa problemet innan batteriet tar slut. Eftersom alla sensorer är batteridrivna bevakas batteritiden löpande. När batteriet i en sensor börjar ta slut skickas ett larm, så att inget kommer som en överraskning.

Med aviseringar i realtid kan vi ta hand om problem innan de växer, så att kontoret förblir tryggt och säkert.

Smarta lås styr vem som kommer in och när

På Vizito använder vi smarta lås från Salto KS för att höja säkerheten och styra tillträdet till kontoret. Med de låsen kan vi ge olika användare tillträde under bestämda tider. Medarbetarna kan till exempel inte komma in på kontoret på helgerna, medan städteamet bara kommer in på sina inbokade städdagar.

Dessutom kan vi se vem som går in och ut, med detaljerade loggar som visar exakta tider. Vid nödsituationer eller oväntade leveranser kan vi till och med låsa upp dörren på distans för räddningstjänst eller bud.

Data om lokalanvändningen ger smartare resursplanering

Alla systemen ovan ger oss värdefulla insikter i hur kontorsytan används. Den informationen är oerhört användbar. Vilka rum, mötesrum, telefonbås och andra ytor används mest? Genom att analysera data om rumsanvändningen ser vi om vi har för många eller för få ytor, vilket ger underlag för att skala upp eller ner.

Om vissa mötesrum används sällan kan det tyda på att vi kan minska ytan eller använda den till något annat. Om rummen däremot är uppbokade hela tiden kan det vara ett tecken på att vi behöver bygga ut. Det datadrivna arbetssättet gör att vi kan optimera kontorets planlösning och använda den yta vi har så effektivt som möjligt.

Sju fler IoT-tillämpningar som höjer produktiviteten

Oavsett hur stor verksamheten är, från startup till storkoncern, är möjligheterna med IoT i princip obegränsade. Här är fler spännande tillämpningar:

Automatisk bokning av mötesrum med närvarosensorer

Det har säkert hänt dig: mötesrummet du trodde att du hade bokat är upptaget och du får leta efter en ledig plats i sista sekund. Med ett automatiskt bokningssystem hör det problemet till det förflutna.

Smarta sensorer bevakar hela tiden vilka rum som är upptagna, så att du kan se lediga mötesrum i en app. Med ett enda klick bokar du en plats för ditt möte. När mötet är slut frigörs rummet automatiskt för andra. Så får du ut mesta möjliga av varje rum, utan stress.

Smarta skrivbord som ställer in sig efter varje användare

Om du delar skrivbord med andra känner du igen kampen med vred och inställningar varje gång. Med ett smart skrivbord är det besväret borta. Skrivborden har sensorer som automatiskt ställer in sig efter dina ergonomiska behov, oavsett om du sitter eller står. Tryck på en knapp eller använd en app så justerar bordet sig till din höjd och dina inställningar. Dessutom kan du spara personliga inställningar för olika användare, vilket gör delade skrivbord smidiga.

Smarta skärmar som uppdateras automatiskt efter schemat

Har du någon gång kommit in i en kontorsbyggnad och mötts av en skärm som visste exakt vad du behövde? Det är kraften i digital skyltning kopplad till IoT. Möjligheterna är oändliga. Smarta skärmar uppdateras automatiskt utifrån scheman, planerade evenemang eller till och med tid på dygnet. Det kräver bokstavligen ingen insats, gör kommunikationen på kontoret smidig och effektiv och är ett utmärkt sätt att imponera på besökarna.

Har du ett inbokat möte behöver du till exempel inte skriva ut skyltar eller uppdatera en whiteboard i sista stund. Den digitala skylten utanför rummet kan automatiskt visa agendan, deltagarlistan och till och med ett personligt välkomstmeddelande till dina kunder. Byte av rum i sista sekund? Inga problem, systemet uppdateras i realtid.

Eller behöver du dela företagsnyheter, som ett kommande evenemang eller en särskild framgång? Skylten uppdateras automatiskt, så att alla hålls informerade utan att inkorgen fylls med notiser.

När dagen är slut kan skylten automatiskt gå över i energisparläge eller visa ett “Vi ses i morgon!”.

Smarta kaffemaskiner som minns hur du vill ha det

Inget för kollegor samman som kaffemaskinen. Det är den perfekta platsen för att stämma av eller fylla på energi. Med en IoT-uppkopplad kaffemaskin blir kaffepausen ännu bättre. Medarbetarna kan beställa sitt favoritkaffe i en app innan de ens har kommit in i köket. Inget mer väntande, cappuccinon eller espresson är klar precis i tid. Dessutom kan medarbetarna spara sina personliga inställningar och få den perfekta koppen varje gång.

Den smarta kaffemaskinen håller också koll på sina egna förråd. Börjar bönorna eller mjölken ta slut? Maskinen skickar en automatisk avisering till den som ansvarar, eller lägger till och med en ny beställning när det behövs.

Oavsett om det handlar om att uppdatera sig på kontorsskvallret eller bara ta en paus finns det alltid en perfekt kopp kaffe redo när du behöver den.

IoT-kopplad besökshantering för säkerhet och personlig känsla

Digital besökshantering har helt förändrat hur företag tar emot sina gäster. Incheckningslistor på papper och väntan på att någon i receptionen ska bli ledig hör till det förflutna. System som Vizito ger en smidig upplevelse där besökare enkelt checkar in och värden aviseras i realtid. Det ger inte bara en effektivare incheckning, det höjer också säkerheten.

Att koppla ihop de systemen med IoT tar dem ett steg längre. Genom att koppla samman olika enheter och sensorer kan du lägga till nya lager av säkerhet och personlig anpassning. Tänk dig ett system där besökarens identitet bekräftas med avancerad ansiktsigenkänning, eller där smarta besöksbrickor och armband följer rörelserna inom bestämda områden. Smarta lås kan ge tillträde till godkända rum. Och vid incheckningen kan ett personligt välkomstmeddelande visas på den smarta skärmen du satt upp i receptionen (kanske efter att ha läst tips nummer 3 i det här avsnittet).

Automatiska lagersystem som beställer hem varor själva

Är du trött på att kontorsmaterialet tar slut vid sämsta möjliga tidpunkt? IoT-baserade lagersystem kan ändra på det. De smarta lösningarna bevakar kontorets förråd automatiskt och fyller på när det behövs.

Sensorer håller koll på lagernivåerna i realtid. När förrådet når en förutbestämd nivå får du en avisering, eller så lägger systemet en beställning automatiskt. Du behöver inte längre oroa dig för att skrivarpapper, pennor eller kaffekapslar ska ta slut.

Dessutom ger systemen detaljerade rapporter och analyser av förbrukningsmönster. Det ger dig underlag för inköp och budget, så att du varken har för mycket eller för lite på lager. Om vissa varor används oftare justerar systemet kommande beställningar efter efterfrågan.

Platsbaserade påminnelser som utlöses av rörelsesensorer

IoT-drivna påminnelser är kanske inte så spridda ännu, men de fungerar ungefär som andra smarta kontorsenheter, till exempel automatisk belysning. Idén är enkel: sensorer känner av att en medarbetare är i ett visst område och utlöser automatiska påminnelser om viktiga uppgifter som är tidskänsliga.

När en medarbetare går in i skrivarrummet kan hen till exempel få en notis om att byta toner eller rengöra maskinen. Den som kliver in i serverrummet kan få en uppmaning att kontrollera temperaturen eller göra rutinunderhåll. I förrådet kan påminnelser utlösas om att beställa mer material eller kontrollera lagernivåerna.

Den stora fördelen är att viktiga uppgifter inte längre faller mellan stolarna, eftersom tekniken påminner i rätt ögonblick och på rätt plats.

Affärsnyttan med IoT på kontoret

När du tittar på exemplen ovan är det lätt att se att systemen ger många fördelar. Men nyttan sträcker sig långt bortom bekvämlighet och komfort. Inför du IoT smart och effektivt i verksamheten kan det ge stor effekt på sikt.

Lägre kostnader med automatiserad energi- och uppgiftsstyrning

Genom att automatisera rutinuppgifter kan du spara mycket pengar. Hur? Smarta system för belysning, ventilation och säkerhet kan sköta sig själva och justera inställningarna utifrån data i realtid. Det hindrar att lampor står på i tomma rum eller att luftkonditioneringen går i onödan. Det sparar inte bara energi, det minskar också behovet av manuella insatser. Alla vinner.

Hållbar energistyrning minskar ditt miljöavtryck

Hållbarhet står högt på listan hos många företag, men i vardagens brus hamnar den inte alltid överst på agendan. Som nämnts ovan kan olika IoT-tillämpningar på kontoret spara energi utan att kräva särskilt mycket tid eller arbete. Vill du minska miljöavtrycket ytterligare kan du optimera energianvändningen genom att kartlägga den noggrant och använda uppgifterna till att bygga en effektivare energistyrning och en mer hållbar drift.

Smarta lås och kameror höjer säkerheten i realtid

IoT höjer säkerheten på kontoret med smarta lås, kameror och larmsystem som går att bevaka och styra på distans. De uppkopplade enheterna ger larm i realtid och gör det möjligt att snabbt agera på möjliga hot, vilket ger en tryggare arbetsplats.

Personligt anpassade arbetsplatser höjer produktiviteten

Med IoT går det att skapa personligt anpassade arbetsplatser. Med smart belysning, klimatstyrning och till och med höj- och sänkbara skrivbord kan medarbetarna ställa in sin arbetsplats efter eget önskemål. Resultatet? Bättre komfort och högre produktivitet.

Koll på tillgångarna ger bättre resursanvändning

IoT ger också bra möjligheter att följa och styra kontorets tillgångar. Företag kan bevaka utrustningens status, lagernivåer och till och med hur människor rör sig på kontoret. Det datadrivna arbetssättet hjälper till att fördela resurserna bättre och förebygger förluster och ineffektivitet.

Datadrivna insikter förbättrar kontorsdriften

De uppgifter som IoT-enheterna samlar in ger värdefulla insikter om kontorsdriften. Oavsett om det handlar om energistyrning, underhåll av utrustning, lagerkontroll, lokalanvändning eller säkerhetsincidenter ger analysen underlag för beslut som höjer effektiviteten, förbättrar processerna eller lyfter arbetsmiljön.

Styr kontorets system på distans

Slutligen gör IoT det möjligt att styra kontorets system på distans. Viktiga funktioner, som att justera termostaten, titta på övervakningskameror eller följa energianvändningen, går att sköta i princip var som helst. Flexibiliteten och bekvämligheten har aldrig varit större.

Risker och utmaningar med IoT på kontoret

Eftersom internetsäkerheten är en central fråga är det viktigt att inse att Internet of Things på kontoret visserligen ger många fördelar, men också för med sig vissa utmaningar.

Uppkopplade enheter skapar möjliga säkerhetsluckor

En av de största riskerna med IoT är möjligheten till intrång och obehörig åtkomst. Varje uppkopplad enhet är en möjlig sårbarhet som angripare kan utnyttja. För att undvika läckor av känsliga uppgifter eller obehörig kontroll över kritiska system måste företag arbeta förebyggande. På Vizito säkrar vi skyddet med stark kryptering, flerfaktorsautentisering och regelbundna uppdateringar av våra IoT-enheter för att täppa till sårbarheter.

Du kan läsa mer om säkerhet på arbetsplatsen i den här guiden till att skydda verksamheten och människorna i den.

Driftstörningar kan slå ut automatiken

IoT ger automatisering och bekvämlighet, men ökar också beroendet av tekniken. Systemfel eller avbrott kan störa driften, från belysning och ventilation till säkerhetsövervakning.

Företag bör därför ha reservsystem på plats och regelbundet testa sina växlingsrutiner så att störningen blir så liten som möjligt vid avbrott eller tekniska fel. På Vizito har vi en 4G-mottagare installerad som reserv om internet eller wifi slutar fungera.

Övervakning av medarbetare väcker integritetsfrågor

IoT-enheter bevakar ofta hur medarbetarna rör sig och arbetar, antingen genom rörelsesensorer eller genom smarta system som mäter produktivitet. För att hantera de etiska frågorna om medarbetarnas integritet är tydliga integritetsriktlinjer och öppen kommunikation avgörande.

Säker lagring är nödvändig för data från IoT

IoT-enheter genererar stora datamängder som måste lagras säkert och hanteras effektivt. Molnbaserade lösningar för säker lagring och behandling, tillsammans med kryptering och regelbundna säkerhetskopior, förhindrar att uppgifterna hanteras fel eller går förlorade.

IoT formar om det moderna kontoret

För alla som driver eller arbetar i ett företag är kraften i Internet of Things svår att bortse från. IoT förändrar det moderna kontoret, och vem uppskattar inte bekvämligheter som automatisk belysning eller en nybryggd kopp kaffe precis som du vill ha den?

Men effekten av IoT sträcker sig förstås längre än komfort. Från smart klimatstyrning till avancerade säkerhetssystem och datadrivna insikter ger IoT-tillämpningar i kontorsmiljöer nyskapande lösningar som höjer effektiviteten, stärker säkerheten och gör det möjligt för företag att optimera driften.

När arbetsplatsen fortsätter att utvecklas är det viktigt att företag utforskar IoT-lösningar som förenklar vardagen och skapar ett smartare och tryggare kontor. Genom att ta till sig IoT kan företag sänka kostnaderna och göra upplevelsen bättre för både medarbetare och besökare.

Vill du få en känsla för hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa din verksamhet? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar. Chatta med oss eller boka en demo så pratar vi om hur Vizito kan lyfta din reception.