Integrera besökshanteringssystem med passersystem: fördelar och fallgropar

Ett besökshanteringssystem (VMS) och ett passersystem (ACS) fungerar bättre tillsammans. Integrerade ger de dig bättre kontroll över vilka som kommer in. De stärker också säkerheten och förbättrar upplevelsen för gästerna. Bara behöriga släpps in. Du sänker risken och gör ett bra intryck på gästerna.

I den här artikeln går vi igenom vad passerkontroll med VMS är, vilka fördelar integrationen ger, hur du sätter upp den och vilka extra säkerhetslager som kamerabevakning tillför.

• Vad är passerkontroll med VMS?
• Fördelar med att integrera VMS och ACS
• Så integrerar du besökshantering och passersystem
• Integrera kamerabevakning med passersystemet
• Sätta upp ett integrerat passersystem

Det här gör ett besökshanteringssystem (VMS)

Ett besökshanteringssystem (VMS) är programvara som sköter registrering, incheckning och uppföljning av besökare. Det hjälper dig att ta hand om gästerna, stärka säkerheten och följa reglerna. Läs mer i vår kompletta guide.

Ett VMS innehåller oftast:

• En incheckningskiosk eller surfplatta för självbetjäning. Besökaren fyller i sina uppgifter, tar ett foto och signerar dokument som sekretessavtal.
• En webbaserad översikt. Personalen hanterar besöksuppgifter, ser läget i realtid och tar fram rapporter.
• Integration med passersystem. Ge tillfällig behörighet utifrån klassning och syfte.
• Digitala eller fysiska besöksbrickor. Med foto och QR-kod för snabb identitetskontroll.
• Automatiska aviseringar. Medarbetarna får besked när deras gäster kommer.
• Efterlevnad av dataskyddsregler som GDPR. Lagra besöksuppgifter tryggt med inbyggd gallring.

Så fungerar ett passersystem (ACS)

Ett passersystem (ACS) styr vilka som får komma in i en byggnad. Det släpper in behöriga och håller andra ute. Ett passersystem skyddar fysiska tillgångar och immateriella rättigheter. Det håller personal, gäster och lokaler trygga.

Ett passersystem består av hårdvara, programvara och rutiner. Hårdvaran är dörrlås, kortläsare, biometriska läsare och knappsatser. Programvaran styr vilka som kommer in och ut. Så här går det till:

• Autentisering: Personen visar upp sin behörighet. Det kan vara ett kort, en pinkod eller biometri som fingeravtryck eller ansiktsskanning.
• Behörighetskontroll: Passersystemet kontrollerar i databasen om personen får komma in i det aktuella utrymmet.
• Beslut: Passersystemet beviljar eller nekar tillträde. Vid godkännande låses dörren upp. Vid nekande förblir den låst.
• Bevakning och loggning: Passersystemet registrerar varje passage med datum, tid, identitet och plats.
• Rapportering: Passersystem tar fram rapporter ur passagedata. Rapporterna hjälper dig att upptäcka risker, analysera mönster och pröva hur väl rutinerna fungerar.

Därför blir VMS och ACS tillsammans en starkare säkerhetslösning

En integration mellan VMS och ACS ger en samlad säkerhetslösning. Du får bättre kontroll över besökarnas tillträde. Säkerheten som helhet blir starkare. Besökshanteringen blir smidigare. Och båda systemen arbetar som ett.

De största fördelarna med att integrera besökshantering och passersystem

Så integrerar du besökshantering och passersystem steg för steg

Det finns flera sätt att koppla ihop ett passersystem med ett besökshanteringssystem. På Vizito tar vi säkerheten på allvar. Vårt VMS integreras enkelt med vilket passersystem som helst. Så här går det till:

Besöksregistrering - När en besökare kommer checkar hon in i Vizito och fyller i sina uppgifter och syftet med besöket. Vizito är molnbaserat och lagrar uppgifterna tryggt. Systemet är flexibelt, skalbart och enkelt att koppla till vilket passersystem som helst.

Identitetskontroll - Vizito kan arbeta med ditt passersystem för att verifiera identiteten. Det kan ske med id-kontroll, QR-skanning eller biometri som ansikte eller fingeravtryck.

Behörigheter - När identiteten är kontrollerad kommunicerar Vizito med passersystemet och sätter behörigheterna enligt dina regler. Du kan ge tillträde till specifika utrymmen eller under en begränsad tid.

Passerkort skapas - Vizito kan skapa en passerhandling: en utskriven bricka, en QR-kod eller ett passerkort. Handlingen fungerar mot passersystemet och öppnar rätt dörrar.

Biometrisk passerkontroll - Biometrisk passerkontroll använder egenskaper som fingeravtryck eller ansiktsigenkänning. Den ger hög säkerhet och integreras enkelt med Vizito.

RFID-passerkontroll - RFID använder taggar eller kort med radioteknik. Dela ut dem till besökarna vid incheckningen. De ger tillträde till bestämda utrymmen.

Uppföljning av besökare - Vizito arbetar med ditt passersystem för att följa besökarna i realtid. Du ser vem som är var och hur länge de stannar. Använd underlaget för säkerhet, revisioner och regelefterlevnad.

Utcheckning och indragen behörighet - När besökaren går checkar hon ut i Vizito. Passersystemet drar då in behörigheten. Hon kan inte komma in igen utan nytt godkännande.

Att integrera Vizito med ditt passersystem gör besökshanteringen smidigare. Det stärker säkerheten. Och det ger besökarna en sömlös upplevelse. Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar.

Lägg till kamerabevakning i din samlade säkerhetslösning

För att lägga till ytterligare ett skyddslager i den samlade säkerhetslösningen kan du också koppla in kameror för bevakning (CCTV).

Därför stärker kamerabevakning passerkontrollen och besökshanteringen

Kamerabevakning tillsammans med passerkontroll stärker säkerheten i anläggningen. Du får bevakning och inspelning i realtid vid varje passage. Det gör att du upptäcker hot och kan agera snabbt.

Så fungerar kamerabevakning tillsammans med passersystem

Placera kamerorna vid entréer och passager. De registrerar vilka som kommer och går. Kopplade till ett passersystem kan kamerorna utlösa händelser utifrån systemets beslut, till exempel beviljat eller nekat tillträde. Det bekräftar identiteterna. Bara behöriga kommer in.

Steg för att sätta upp ett integrerat passersystem med VMS

När du ska sätta upp ett integrerat passersystem med VMS följer du de här stegen:

Kartlägg anläggningens säkerhetsbehov och krav

Kartlägg behoven innan du integrerar. Bestäm vilken säkerhetsnivå du behöver. Identifiera vilka besökstyper du hanterar. Lista de regler du måste följa.

Välj hårdvara och programvara som fungerar ihop

Välj rätt hårdvara och programvara för passerkontrollen. Välj ett besökshanteringssystem som fungerar med ditt nuvarande passersystem eller som enkelt integreras med ett nytt.

Inför säkerhetsrutiner och utbilda personalen

Skriv tydliga säkerhetsrutiner för besökshantering och passerkontroll. Beskriv stegen för registrering, incheckning och tillträde. Utbilda sedan personalen i dem. Det är avgörande för en säker anläggning.

Att integrera Vizito med passersystemet ger besökarna en sömlös och säker upplevelse. Det höjer säkerheten i anläggningen. Och det gör ett bra intryck på kunder och partner.

Läs mer om besökshantering och säkerhet på arbetsplatsen på vår blogg.

Vill du känna efter vad ett modernt besökshanteringssystem gör för din organisation? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar. Chatta med oss eller boka en demo för att prata om hur Vizito kan lyfta din reception.