Incheckning av lastbilschaufförer: så undviker du väntetider vid grinden

Väntetider hos kunder hör enligt American Transportation Research Institute (ATRI) till transportföretagens största bekymmer. En undersökning från ATRI visar att chaufförer under 2023 blev försenade vid 39,3 procent av alla stopp. På årsbasis gick därmed 117 till 209 timmar förlorade per chaufför. Enbart inom den kommersiella godstrafiken uppgick den totala förlorade tiden till mer än 135 miljoner timmar.

En lastbil som står stilla vid grinden utlöser en kedjereaktion av driftsproblem. Flödet saktar ner, det uppstår köer på området, kostnaderna för stillestånd ökar, chaufförerna blir frustrerade och senare bokningar hamnar i kläm.

En av orsakerna är en ineffektiv incheckningsprocess vid grinden. Chaufförerna måste kliva ur hytten, vänta på en medarbetare, fylla i pappersformulär och lämna information muntligt. Innan man vet ordet av har en chaufför lagt 45 minuter på en registrering som borde ta några få minuter.

Ett digitalt incheckningssystem för chaufförer hjälper till att minska väntetiderna vid grinden och förbättra flödet på området. I den här bloggen går vi igenom hur digital besökshantering kan förbättra logistiken vid incheckningen vid grinden. Vi tittar på förregistrering, dokumentkontroll, flerspråkiga säkerhetsinstruktioner, automatiska notiser och planering av lastkajer.

I den här artikeln:

• Därför orsakar incheckning av lastbilschaufförer ofta förseningar
• Så löser ett VMS flaskhalsar vid incheckningen vid grinden
• Så fungerar ett effektivt incheckningssystem för chaufförer
• De viktigaste fördelarna med digital chaufförsregistrering
• Checklista för digital besökshantering inom logistik
• Slutsats

Därför orsakar incheckning av lastbilschaufförer ofta förseningar

En lastbilschaufför kommer fram till grinden, kliver ur och trycker på ringklockan. Sedan väntar han på att en medarbetare ska svara genom en knastrig porttelefon och öppna bommen. Väl inne på området måste chauffören anmäla sig igen, fylla i pappersformulär och få sina dokument kontrollerade. Under tiden vet lagret kanske inte ens att han har anlänt, och den tilldelade lastkajen kan fortfarande vara upptagen.

Låter det frustrerande? Så här går det ändå ofta till i praktiken. Små förseningar staplas snabbt på varandra och skapar kaos på området. Framför allt följande flaskhalsar gör incheckningen av lastbilschaufförer onödigt tidskrävande.

Manuell registrering och dokumentkontroll

Namn, registreringsskyltar, uppdragsdata och lastreferenser antecknas eller skrivs ofta in för hand. Det tar tid och ökar risken för ofullständiga eller felaktiga uppgifter. Även kontrollen av körkort, transportdokument och eventuella ADR-dokument kan sakta ner processen, särskilt när information saknas eller är svår att hitta.

Språkbarriärer och otydliga säkerhetsregler

Internationella chaufförer förstår inte alltid medarbetaren vid grinden eller de skriftliga instruktionerna. Det gör det svårare att tydligt förmedla säkerhetsregler, körvägar och procedurer för lastning och lossning. Medarbetarna måste ge extra förklaringar, samtidigt som risken för missförstånd kvarstår.

Bristande kommunikation mellan grind, planering och lager

Efter registreringen måste ankomsten ofta meddelas per telefon eller e-post. Om rätt person inte går att nå fortsätter chauffören att vänta. Medarbetarna vid grinden vet dessutom inte alltid om lagret är redo att ta emot lastbilen. Det saknas därför en aktuell överblick över vem som har anlänt och vilka åtgärder som behövs.

Köer och ineffektiv planering av lastkajer

När flera lastbilar anländer samtidigt bildas snabbt köer. Utan en koppling mellan incheckningen vid grinden och planeringen av lastkajerna skickas chaufförer vidare för tidigt eller står kvar i en väntzon längre än nödvändigt. En enda försenad registrering kan på så sätt påverka alla efterföljande bokningar.

Läs även: Smart gårdshantering för logistik- och transportanläggningar

Så löser ett VMS flaskhalsar vid incheckningen vid grinden

Ett besökshanteringssystem (VMS) samlar de olika stegen i chaufförsregistreringen i ett enda digitalt arbetsflöde. Incheckningen vid grinden går därmed snabbare, och grindpersonal, planerare och lagermedarbetare har samma aktuella information.

Från manuell registrering till digital incheckning

Chaufförer kan förregistreras och lämna sina kontakt-, fordons- och uppdragsuppgifter digitalt. Även relevanta uppgifter och dokument, som en lastreferens och eventuella ADR-dokument, kan läggas till i förväg. Efter förregistreringen får de en unik QR-kod, till exempel via e-post eller sms. Vid ankomsten skannar de koden vid grinden eller på sin smartphone, varpå de förifyllda uppgifterna hämtas direkt. Chauffören behöver bara kontrollera eller komplettera informationen, vid behov från hytten. Det sparar tid och minskar inmatningsfel och saknade uppgifter.

Från språkbarriärer till flerspråkiga instruktioner

Ett VMS visar automatiskt säkerhetsregler och praktisk information på chaufförens språk. Texten kan kompletteras med piktogram eller videor för att tydligt förklara körvägar, obligatorisk skyddsutrustning och procedurer för lastning och lossning. Chauffören bekräftar digitalt att han har läst instruktionerna och godkänner dem.

Från spridd kommunikation till notiser i realtid

Så snart en chaufför har checkat in får planeraren, lagret eller den ansvariga medarbetaren automatiskt en notis. De ser direkt vem som har anlänt, för vilket uppdrag och om alla nödvändiga dokument är i ordning. Lösa telefonsamtal och otydlighet mellan grind, planering och lager behövs inte längre.

Från köer till bättre planering av lastkajer

Genom att integrera incheckningen vid grinden med planeringen av lastkajerna kan en chaufför skickas direkt till rätt väntzon eller lastkaj. Är lastkajen fortfarande upptagen får han ett meddelande så snart han får köra vidare. Det förhindrar onödiga förflyttningar, köer och långa väntetider på området.

Så fungerar ett effektivt incheckningssystem för chaufförer

En effektiv incheckningsprocess vägleder chauffören steg för steg: från förregistreringen tills han lämnar området.

Steg 1: Förregistrering

Med ett digitalt system för besökshantering kan chauffören registreras i förväg. Planeraren, transportören eller chauffören själv fyller i de nödvändiga kontakt-, fordons- och uppdragsuppgifterna, som chaufförens namn, registreringsnumret, den förväntade ankomsttiden och lastreferensen. Därefter får chauffören en unik QR-kod som han snabbt kan anmäla sig med vid ankomsten. För oanmälda chaufförer är en separat registrering vid ankomsten fortfarande möjlig.

Steg 2: Identitets- och dokumentkontroll

Via en integration med automatisk registreringsskyltsavläsning (ANPR) kan registreringsskylten kännas igen vid bommen och kopplas till förregistreringen. Genom att även integrera besökshanteringen med logistikområdets passersystem kan bommen öppnas automatiskt efter en godkänd kontroll.

Vid behov kan chauffören skanna sitt körkort eller sin identitetshandling. Lastreferensen och relevanta ADR-dokument lämnas in digitalt och kan sedan kontrolleras. Be bara om den information som är absolut nödvändig. En identitetskontroll är inte detsamma som att spara en fullständig kopia av ett körkort eller pass. Ställ därför in lämpliga åtkomsträttigheter och lagringstider i enlighet med GDPR.

Steg 3: Flerspråkiga säkerhetsinstruktioner

Chauffören får automatiskt all nödvändig information, som instruktioner och säkerhetsregler, på rätt språk. Text, piktogram och videor kan bland annat förtydliga körvägar, obligatorisk skyddsutrustning och procedurer för lastning och lossning. Därefter bekräftar chauffören digitalt att han har läst instruktionerna.

Steg 4: Ankomstnotis

När incheckningen är klar får planeraren, lagret eller den ansvariga medarbetaren automatiskt en notis. Saknas ett dokument, eller anländer chauffören för tidigt eller för sent, flaggas avvikelsen direkt.

Steg 5: Tilldelning av lastkaj

Genom att koppla ditt VMS till planeringen av lastkajerna tilldelas chauffören automatiskt en väntzon eller lastkaj. Instruktionerna visas på skärmen eller skickas via sms.

Chauffören kan dessutom få en tillfällig besöksbricka eller en digital QR-kod. Med den kan han anmäla sig vid den tilldelade lastkajen, varpå hans status uppdateras automatiskt och lastnings- eller lossningsteamet får en notis.

Är lastkajen fortfarande upptagen stannar chauffören i den anvisade väntzonen tills han får klartecken att köra vidare. På så sätt kan medarbetarna följa varje lastbils status i realtid.

Steg 6: Digital utcheckning

Efter lastning eller lossning avslutas aktiviteten och avfärdstiden registreras. Närvaroöversikten och besöksuppgifterna uppdateras automatiskt. Det är därmed alltid tydligt vilka chaufförer och fordon som fortfarande befinner sig på området.

De viktigaste fördelarna med digital chaufförsregistrering

Ett digitalt incheckningssystem förbättrar inte bara de interna processerna, utan gör också ankomsten enklare och tydligare för chaufförerna.

Fördelar för företaget

• Kortare väntetider: Lastbilarna hanteras snabbare, vilket förbättrar flödet på området.
• Mindre administration: Uppgifter behöver inte längre matas in eller föras över manuellt varje gång.
• Bättre planering av lastkajer: Planerarna ser vilka chaufförer som har anlänt och kan tilldela lastkajer mer effektivt.
• Mer kontroll: Dokumentkontroller, säkerhetsbekräftelser och besöksuppgifter registreras digitalt.
• Aktuell närvaroöversikt: Medarbetarna vet alltid vilka chaufförer och fordon som befinner sig på området.
• Bättre insikter: Rapporter om incheckningstider, väntetider, ledtider och toppar gör det möjligt att förbättra processerna målinriktat (bemanning, tidsfönster, planering av lastkajer).

Fördelar för chaufförer

• Snabbare anmälan: Chaufförerna kan fylla i sina uppgifter i förväg och vid behov checka in från hytten.
• Instruktioner på det egna språket: Säkerhetsregler och praktisk information är lättare att förstå.
• Mindre osäkerhet: Chauffören vet i förväg vad som förväntas av honom efter ankomsten.
• Tydlig ruttinformation: Instruktioner om väntzoner och lastkajer delas direkt.
• Smidigare avfärd: Lastning, lossning och utcheckning sker med mindre väntetid och pappersarbete.

Checklista för digital besökshantering inom logistik

Ett effektivt incheckningssystem för lastbilschaufförer stödjer hela ankomstflödet. Titta efter dessa funktioner när du väljer ett VMS för chaufförsregistrering:

• Förregistrering av transportören eller chauffören
• Mobil incheckning med QR-kod
• Registrering av kontakt-, fordons- och uppdragsuppgifter
• Möjlighet till integration med system för registreringsskyltsavläsning, identitetskontroll och yard management
• Digital kontroll av körkort, lastreferens och relevanta ADR-dokument
• Flerspråkigt gränssnitt, instruktioner och säkerhetsregler
• Digital bekräftelse av instruktioner och dokument
• Tillfällig besöksbricka eller QR-kod för anmälan vid lastkajen
• Automatiska notiser till planering, lager eller värd
• Ett alternativt flöde för oanmälda chaufförer
• Digital utcheckning och registrering av avfärdstiden
• Realtidsöversikt över chaufförer och fordon på området
• Konfigurerbara åtkomsträttigheter och lagringstider
• Dataanalys och rapporter om incheckningstider, väntetider, ledtider och toppar

Välj framför allt ett system som passar dina befintliga logistikprocesser och är enkelt att använda för både chaufförer och medarbetare.

Slutsats

Enligt undersökningar förlorar lastbilschaufförer 117 till 209 timmar per år på grund av väntetider hos kunder. Så behöver det inte vara. Ett VMS ersätter tröga, manuella processer med ett strömlinjeformat digitalt system för incheckning av chaufförer. Det innebär kortare väntetider, mindre manuellt arbete och färre frustrationer.

Med ett VMS kan du bland annat:

• förregistrera chaufförer och transporter;
• registrera fordons-, kontakt- och uppdragsuppgifter;
• samla in dokument och digitala bekräftelser;
• erbjuda flerspråkiga säkerhetsinstruktioner;
• automatiskt informera planering, lager eller värd;
• se i realtid vilka chaufförer och fordon som är på plats;
• registrera avfärden digitalt;
• lagra besöksuppgifter centralt;
• integrera chaufförsregistreringen med bland annat system för registreringsskyltsavläsning, identitetskontroll och yard management.

På så sätt skapar du ett snabbare, säkrare och mer kontrollerbart ankomstflöde för både dina medarbetare och chaufförerna.

Redo för en smidigare chaufförsregistrering? Prova Vizito för logistik gratis i 14 dagar eller boka en demo.