6 bästa metoder för hybridarbete [2022]

Hybridarbete, där medarbetarna delar sin tid mellan kontoret och andra platser, är i dag den modell 70 % av företagen föredrar. Det ger medarbetarna bättre balans mellan jobb och fritid och mer flexibilitet, samtidigt som arbetsgivaren sparar pengar på lokaler. För att det ska fungera behöver du ett tydligt schema, bra verktyg för kommunikation och en arbetsplats byggd för samarbete. Här är de viktigaste fördelarna, siffrorna och 6 bästa metoder.

Hybridarbete och distansarbete - vad är skillnaden?

Under pandemin hade de flesta företag inget val. Med undantag för branscher som livsmedel och sjukvård tvingades företag i många länder stänga. För ett halvsekel sedan hade det varit en katastrof för de flesta, men modern teknik gjorde att verksamheterna kunde fortsätta.

I månader utförde miljontals medarbetare världen över sina jobb från köksbordet eller vardagsrummet. Ibland med skrikande barn i bakgrunden, med katten i knät eller i en liten lägenhet där det enda bordet plötsligt skulle räcka till både mat, studier och arbete. Men jobbet blev gjort och ekonomin klarade sig.

I dag har de flesta arbetsgivare välkomnat tillbaka sina team till kontoret. Men det nya normala liknar inte läget före covid. Medarbetarna vande sig vid flexibiliteten att jobba hemifrån, och arbetsgivarna ser fördelarna. Resultatet blev hybridarbete.

Distansarbete, även kallat arbete på distans, innebär att arbeta någon annanstans än på arbetsplatsen med hjälp av informations- och kommunikationsteknik. Den vanligaste formen är att jobba hemifrån, men det omfattar också arbete från ett satellitkontor eller ett coworkingutrymme.

Hybridarbete är en form av flexibelt arbete där medarbetaren delar sin tid mellan arbetsplatsen och distansarbete.

Ett exempel: På Vizito har vi byggt en hybrid arbetsmiljö. All personal arbetar en del av tiden på kontoret och en del hemifrån. Vi kommer överens om vilka dagar hela teamet ses på kontoret. Det finns stor flexibilitet när någon behöver vara hemma, till exempel för att hämta barnen på skolan eller ta emot ett paket.

Huvudsyftet med hybridarbete är att ge medarbetarna flexibilitet och en bättre balans mellan jobb och fritid. Men det finns fördelar för arbetsgivaren också.

Läs mer 5 trender inom facility management som sticker ut 2022

De största fördelarna med hybridarbete för medarbetare och arbetsgivare

Övergången till hybridarbete öppnar många möjligheter för både medarbetare och arbetsgivare.

Fördelar för medarbetarna:

• Bättre balans mellan jobb och fritid: mindre pendling ger mer tid till ärenden, familj och fritidsintressen.
• Flexibel planering: du väljer att jobba när du är som mest produktiv, tidig morgon, sen kväll eller när barnen har somnat.
• Lägre hälsorisker: färre personer på kontoret samtidigt sänker risken för smitta av covid och andra virus. Den som är sjuk kan jobba hemifrån utan att smitta kollegorna.
• Högre produktivitet och koncentration: medarbetarna uppger att de fokuserar betydligt bättre hemma än på kontoret, där det finns många störningsmoment.

Fördelar för arbetsgivaren:

• Lägre kostnader: färre personer på kontoret ger tydliga besparingar på lokaler och energi.
• Fler stannar kvar: nöjda medarbetare ger lägre personalomsättning.

Siffror som visar varför hybridarbete är den nya standarden

Behöver du en sista knuff för att införa hybridarbete? Ställ dig frågan: hur håller jag mig konkurrenskraftig efter covid? Coronapandemin ställde företagen inför stora utmaningar, men det gör också den nya värld pandemin har skapat. Medarbetarna vill inte tillbaka till det gamla sättet att jobba: hybridarbete är på väg att bli den nya normen.

Vill företagsledare locka nya medarbetare, hålla personalen motiverad och engagerad och slippa tappa kompetens i en tuff konkurrens, ser det ut som att de måste erbjuda hybridarbete framöver.

6 bästa metoder för en lyckad hybridarbetsplats

Ska du införa en hybridkultur i din organisation behöver du sannolikt göra vissa förändringar. Här är 6 bästa metoder för en lyckad hybridarbetsplats.

Gör ett tydligt schema för hybridarbetet

I en hybridkultur arbetar personalen en del av tiden på kontoret och resten hemma. Ibland får de välja sina egna arbetstider. Det kräver förstås planering.

Några frågor att fundera på:

• Får medarbetarna välja vilka dagar de kommer till kontoret, eller är det cheferna som bestämmer?

• Ska du skapa team som turas om att vara på kontoret, eller samlar du alla på kontoret en eller flera dagar i veckan?

• Ska du införa “hot desking”, där medarbetarna sätter sig vid vilken ledig plats som helst, eller “office hoteling”, där de måste boka en arbetsplats?

• Vilka uppgifter görs hemma och vilka på kontoret?

När personalen inte är på kontoret varje dag blir ett tydligt schema ännu viktigare. Alla behöver ju veta var, när och hur de ska jobba.

Kommunicera tydligt mellan kontoret och distansteamen

Den andra stora utmaningen i hybridarbete är kommunikationen. Att du inte ser medarbetarna varje dag får inte bli ett skäl att slarva med den.

Den som ofta jobbar hemifrån missar en del av samtalen på arbetsplatsen. Du kan inte utgå från att alla alltid vet allt som händer på kontoret. Därför ska viktiga frågor alltid kommuniceras tydligt.

Chattar, mejl och videomöten är bra verktyg för god kommunikation. Att då och då hålla ett (digitalt) möte stärker samspelet och förbättrar kommunikationen.

Håll distansarbetarna motiverade och delaktiga

Distansarbete är bra för produktiviteten, men vissa blir ensamma i sitt hemmakontor. Det är viktigt att hålla personalen motiverad så att de får ut mest av arbetstiden även hemma.

Hjälp medarbetarna att hitta sin arbetsrutin. Visa intresse för deras hemarbetssituation och ge dem frihet att planera sin egen arbetsplats och tid. Boka vid behov ett kort telefon- eller videosamtal i början eller slutet av dagen för att följa upp arbetet.

Bygg en arbetsplats för samarbete och kundmöten

Även om medarbetarna inte kommer in varje dag är kontoret fortfarande avgörande för hur de upplever jobbet. Kontoret står nu för kontakten med kollegorna, kundmöten, nätverkande, idékläckning och samarbete.

Det är viktigare än någonsin att de tillfällena sker i en miljö som föder kreativitet, dit människor gillar att komma och där de kan jobba med känsla av mening.

Medarbetarna lägger nu sina möten med kunder, blivande kunder, partner, sökande och andra besökare på kontorsdagarna. Med en app för besökshantering, som Vizito, håller du enkelt ordning på mötena. Dessutom slipper du vänta på din gäst, eftersom du aviseras automatiskt när besökaren har kommit. Se själv vad digital besökshantering gör för din organisation och testa Vizito gratis under en provperiod på 14 dagar.

Välj rätt verktyg för samarbete på distans

Att samarbeta på avstånd kan verka krångligt. Hur ska alla i teamet veta vem som gör vad och hur arbetet går? Som tur är finns det många verktyg som hjälper till.

Populära verktyg för hybridarbete:

Anställningsintervjuer och introduktion på distans ökar också, och det kräver ett helt nytt sätt att bedöma om en sökande passar in i företagskulturen.

Läs mer 15 enkla kontorsknep som gör livet lättare

Stärk sammanhållningen med regelbundna fysiska aktiviteter

Banden mellan kollegorna och sammanhållningen i teamet stärks inte av sig själv. Det kräver en insats från ledningen. Några möjligheter:

• Ordna teamaktiviteter för att inte tappa kontakten, till exempel en middag eller något sportigt

• Prata om annat än jobbet ibland: fråga till exempel om en bok eller en tavla du ser i bakgrunden

• Bestäm återkommande tillfällen då hela teamet kommer till kontoret

Hybridarbete är det nya normala. Det kräver några mindre justeringar, men flexibilitet för medarbetarna leder till högre produktivitet och kreativitet och på sikt bättre resultat för verksamheten.

Vill du känna efter vad ett modernt besökshanteringssystem gör för din organisation? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar. Chatta med oss eller boka en demo för att prata om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Här är de 7 vanligaste frågorna om besökshanteringssystem - och våra svar.