Framtidens kontor: vad du kan vänta dig och hur du förbereder dig

Framtidens kontor blir hybrid, grönt och teknikdrivet. Flexibla arbetsytor ersätter fasta platser, smart fastighetsteknik automatiserar klimat och belysning, AI tar hand om repetitiva uppgifter och klimatneutral drift blir normen. Hologram, VR-möten och till och med 3D-printade byggnader väntar runt hörnet. Här är 7 viktiga trender och så förbereder du din organisation.

Arbetsplatserna förändras på flera områden det kommande decenniet:

1. Flexibla kontorsytor
2. Smarta byggnader
3. Klimatneutrala kontorsbyggnader
4. Robotar och AI
5. Hologram
6. AR, VR och metaversum
7. 3D-printade byggnader

7 sätt som arbetsplatsen förändras det kommande decenniet

Covid-19 blev en vändpunkt för kontorskulturen. Förändringen hade börjat redan tidigare, men pandemin satte fart på den. Nu finns det ingen väg tillbaka: arbetsplatsen fortsätter att förändras de kommande åren. Det här kan du vänta dig:

Flexibla kontorsytor ersätter fasta platser och kontorsbås

År 2015, långt innan världen hade hört talas om covid-19, frågade Fast Company arkitektkontoret Perkins+Will hur de trodde att kontorsbyggnader skulle utvecklas fram till 2025. Inredningsarkitekten Hakee Chang svarade profetiskt: “If technology is exponentially expanding, it will be omnipresent… We could work everywhere and anywhere. Perhaps the office could be the place where people would want to gather - a destination to reconnect with your fellow employees, collaborators, and other folks.”

Om pandemin har lärt oss en sak är det just att vi kan göra jobbet var som helst. Medan företag världen över tvingades hålla stängt satt miljarder människor och arbetade hemifrån. Vid köksbordet eller i soffan, ibland med skrikande barn i bakgrunden, i pyjamas eller med katten i knät. Men jobbet blev gjort, och viktigast av allt - till mångas förvåning - produktiviteten höll i sig.

Viktiga siffror från Korn Ferry:

• 32 % av medarbetarna vill aldrig tillbaka till kontoret på heltid
• 74 % har mer energi och bättre fokus hemma än på kontoret
• 36 % funderar på att byta jobb eftersom pandemin ändrade deras önskemål och förväntningar

Det som har förändrats är att de senaste åren har lärt medarbetaren vad hen vill ha: bättre balans mellan jobb och privatliv, mer frihet och flexibilitet, mer tid för familj, vänner och intressen, mindre pendling, att arbeta var och när hen vill - och att gå till kontoret för att träffa kollegor.

Det är precis det som blir kontorets nya roll. Hemmakontoret är den perfekta platsen för enskilda uppgifter, medan arbetsplatsen handlar om meningsfulla möten mellan människor: möten, brainstorming, utbildningar, spontana samtal med kollegor. Det är också en plats för att pausa från alla videomöten och det oändliga flödet av mejl, meddelanden och samtal, för att träffa kollegorna på riktigt och ta en kopp kaffe ihop.

På de flesta företag har någon form av hybridarbete - där arbetstiden delas mellan kontoret och hemmet - redan blivit det nya normala. Nu behöver arbetsplatsen hänga med.

Till att börja med kan kontorsytan bli mindre, eftersom alla medarbetare inte är på plats samtidigt. Allt fler företag lämnar de fasta platserna och inför hot desking (där medarbetaren sätter sig vid vilken ledig plats som helst) eller office hoteling (där arbetsplatsen bokas i förväg). Skåp införs för personliga tillhörigheter.

Det ger mer plats för gemensamma ytor. Framtidens kontor består inte bara av mötesrum - utrustade med kameror, mikrofoner och skärmar för hybridmöten - utan också av avkopplingsytor, gröna ytor och tysta zoner.

Enligt fastighetsbranschen innebär kontorets nya roll som mötesplats också ett farväl till de så kallade fun offices som är så populära i Silicon Valley. Teknikjättar som Amazon och Google, liksom många startups, byggde gärna en arbetsmiljö kring idén om att ha kul. Så uppstod pingisbord, klätterväggar, rutschkanor, gym och till och med sovrum på arbetsplatsen.

Men nu växer insikten om att alla dessa välmenande förmåner inte gör medarbetarna nöjdare alls, utan mest håller kvar dem längre på jobbet. Därför gör allt fler företag sig av med pingisborden.

Smarta byggnader med IoT-automation och digitala tjänster

Sakernas internet växer. Den som kliver in i en företagsbyggnad märker fördelarna direkt. En smart kontorsbyggnad är en arbetsplats som kombinerar olika datadrivna och digitalt stödda tjänster för att göra medarbetarna effektivare, förbättra upplevelsen, spara kostnader och energi och tillföra värde till byggnaden.

Smarta funktioner som växer:

• Smart parkering: medarbetare och besökare bokar en parkeringsplats i förväg i en app. Vid ankomsten släpps de in via registreringsskyltsavläsning.
• Digital besöksregistrering: gästen checkar enkelt in själv på en surfplatta. Ett meddelande går automatiskt till värden.
• Bokningsbara arbetsplatser: medarbetarna bokar en arbetsplats i en app eller ser hur beläggningen ser ut.
• Smart klimatstyrning: med sensorer som samlar in uppgifter i realtid om hur lokalerna används styrs värme och kyla automatiskt.
• Smart belysning: ljuset släcks automatiskt när ingen är i rummet. Det ger stora energibesparingar.
• Smarta skrivare: toner beställs automatiskt när den börjar ta slut.
• Digitala assistenter: i hemmet är smarta assistenter som Siri och Alexa redan etablerade. I takt med att tekniken förbättras finns det all anledning att vänta sig samma utveckling på kontoret.
• Boka mötesrum: appar kan föreslå det mötesrum som passar bäst, eller boka mötet automatiskt.

Vizito erbjuder ett komplett system för besökshantering som gör receptionen smartare. Ett smart system för besöksregistrering är det bästa sättet att effektivisera receptionen och göra ett gott intryck på besökarna.

Vill du veta hur ett besökshanteringssystem kan lyfta din reception? Testa Vizito under en 14 dagars gratis provperiod. Chatta med oss eller boka en demo så visar vi alla fördelar med Vizito.

Klimatneutrala kontorsbyggnader som drivs av förnybar energi

193: så många klimatrelaterade rättsprocesser inleddes mot företag under 2021. Klimatmedvetenheten växer, och företag som inte delar den kan vänta sig kraftiga protester. De mest kända exemplen är de amerikanska oljejättarna ExxonMobil och Chevron, som har mött bojkotter från sina egna aktieägare och missnöjda investerare för att de inte presenterat någon strategi för en fossilfri framtid.

Siffrorna är bara en försmak av vad som väntar. Människor accepterar inte längre företag som struntar i samhället eller klimatet. Och synsättet vinner mark även i näringslivet självt. Medarbetarna vill sträva efter något annat än vinst. Kunderna kräver att deras leverantörer tar ansvar för klimatet och gör affärer etiskt. Investerare, partner, kunder, medarbetare: alla vänder ryggen till företag som inte satsar på hållbarhet.

Som tur är blir allt fler företag medvetna om sitt klimatavtryck och lägger upp planer för att driva verksamheten mer klimatvänligt. Att anställa en hållbarhetsansvarig, begränsa resandet, minska pappersanvändningen och arbeta på distans är några av åtgärderna.

I framtiden väntas allt fler kontorsbyggnader bli klimatneutrala genom att producera sin egen el. Ett bra exempel är The Edge i Amsterdam, enligt det brittiska certifieringsorganet BREEAM världens grönaste byggnad. Byggnaden producerar mer el än den förbrukar med hjälp av solpaneler fyllda med sensorer.

Vill du veta mer om hur du minskar företagets klimatavtryck? Här är 8 sätt som företag kan bidra i klimatarbetet.

Robotar och AI tar hand om det repetitiva, inte om jobben

När någon säger “framtidens arbetsplats” tänker du direkt på robotar. Nej, maskinerna har inte tagit över alla våra jobb om tio år. Men de kommer att spela en viktig roll i vardagen. Och det är bra.

Försvinner då inga jobb? Antagligen några. Men historien visar att arbetsmarknaden alltid anpassar sig till teknisk utveckling. Jobb som försvinner vägs upp av nya som skapas.

Viktigare är att medarbetarna slipper monotona, repetitiva och avtrubbande uppgifter och kan fokusera på arbete som kräver en mänsklig hand. De kan använda sin kreativitet, sin strategiska och analytiska förmåga och sin emotionella intelligens fullt ut, och det ger mer meningsfulla och engagerande jobb med större utvecklingsmöjligheter.

De kommande åren väntas investeringarna i artificiell intelligens (AI) på arbetsplatsen öka. De data som AI-verktyg genererar kan ge bättre beslut och bättre resultat. Några exempel:

• Läkare kan använda AI för att analysera journaler och bilder och ställa träffsäkra diagnoser
• Jurister kan snabbt gå igenom hundratals rättsfall för att hitta prejudikat
• I en teknisk miljö kan AI användas för att analysera processer och förutse var fel kan uppstå

Hologramtekniken kan överbrygga avståndet mellan kontor och hem

Mängden digitala nyheter ger arbetsplatsen massor av möjligheter. Och det behövs, om företagen ska behålla de sociala banden och samarbetet i teamen när allt fler arbetar hemifrån. Enligt Buffers undersökning känner sig 24 procent av dem som arbetar hemifrån ensamma ibland. 21 procent har svårt att hålla motivationen uppe, och 17 procent upplever problem med samarbete och kommunikation.

De vanliga videosamtalen och Slack-kanalerna räcker inte för att lösa det. Det krävs något som verkligen ändrar spelplanen för att överbrygga avståndet mellan medarbetarna på kontoret och hemma.

Enligt vissa blir det här hologrammens definitiva genombrott. Hologram är projektioner av digitala 3D-bilder. De har länge använts i nöjesbranschen, men det finns möjligheter även på arbetsplatsen.

Flera teknikföretag, bland andra Microsoft och Google, tävlar om att ta fram ett system som passar arbetslivet. Medarbetare som arbetar hemifrån skulle då kunna projicera sig själva till kontoret eller mötesrummet. Eftersom även ansiktsuttryck och annat kroppsspråk skulle synas, skulle det se ut som om du faktiskt var i rummet.

VR, AR och metaversum förändrar samarbetet på distans

Andra tror mer på metaversum som en virtuell värld där medarbetarna kan mötas och samarbeta oavsett var de befinner sig. Den mest kända - men långt ifrån enda - pionjären är Meta, Facebooks moderbolag, som ser metaversum som efterföljaren till dagens internet.

Nyckelbegreppen förklarade:

Det finns redan gott om XR-verktyg, och stora steg har tagits de senaste åren. I vissa branscher, som nöje, försvar och industriell utbildning, är teknikerna redan självklara. Läkare, piloter och kirurger tränar med VR- och AR-headset. Och nyligen lanserade Meta ett verktyg för företag som vill hålla möten i VR: Horizon Workrooms.

Framöver väntas XR få en framträdande plats på kontor och arbetsplatser världen över. Tack vare nöjesbranschens ledande roll pressas kostnaderna ner. Billiga HMD:er (head mounted displays), som Samsung Gear VR och Google Cardboard, gör att alla kan uppleva uppslukande virtuella världar. Inget verkar stå i vägen för bred användning på jobbet och hemma.

Förväntade användningsområden för XR på arbetsplatsen:

• Delta som 3D-avatar i virtuella möten med kollegor från hela världen
• Gå virtuella utbildningar: en läkare under utbildning kan stå virtuellt bredvid en kirurg som opererar i en annan del av världen
• Ta med jobbet överallt: en solig dag kan du till exempel arbeta på stranden samtidigt som du är virtuellt närvarande på kontoret

3D-printade kontorsbyggnader finns redan

En 3D-printad kontorsbyggnad kan låta som något ur en science fiction-berättelse. Det är det inte. Det händer redan.

År 2016 öppnade världens första 3D-printade kontorsbyggnad i Dubai. Det tog 17 dagar att printa betongbyggnaden lager för lager och 48 timmar att montera den. Kostnad: 140 000 dollar.

Chansen är liten att vi alla sitter i 3D-printade byggnader om 10 år. Ändå kan det vara början på en revolution i hur kontor - och andra byggnader - utformas. 3D-printning växer tydligt, och tekniken smyger sig in i byggbranschen. Titta bara på MX3D:s 3D-printade bro i Amsterdam.

3D-printning ger också medarbetarna möjlighet att printa eller anpassa kontorsmaterial - på kontoret eller hemma - efter sina egna behov.

6 steg som förbereder din organisation för framtidens arbetsplats

Det finns ingen väg tillbaka: framtidens kontorsbyggnad är hybrid, grön och full av teknik. Så här förbereder du dig:

1. Ta till dig hybridmodellen. Vare sig du gillar det eller inte är framtiden hybrid. Tänk på fördelarna den ger, inte bara för medarbetarna utan också för dig.

2. Se över medarbetarnas behov. Vill du ha nöjda och motiverade medarbetare är en återgång till den gamla arbetskulturen inget alternativ. Framtidens arbetsplatser fokuserar på en positiv arbetsmiljö och en bra kontorsupplevelse: möjlighet att utvecklas, mångfald, arbetsmiljöarbete, förmåner som föräldraledighet, barnomsorg och sjukvårdsförsäkring…

3. Tänk om kring vad som görs på kontoret och vad som görs hemma. Vilka uppgifter kräver fysisk närvaro? Vilka delar av ett projekt görs på kontoret, och vilka hemma?

4. Skapa en framtidssäker kontorslösning. Kontorsbås och rader av skrivbord får ge plats åt ytor för samarbete, mötesrum med videoskärmar och gröna ytor. Involvera medarbetarna i arbetet. Sätt till exempel upp testytor i en del av kontoret och fråga personalen vad de tycker.

5. Investera i teknik som sparar tid, pengar och energi. Sensorer för smart belysning, smart klimatstyrning och digital besöksregistrering är bara några exempel.

6. Rekrytera och utbilda talanger med rätt framtidskompetens. Ett nytt sätt att arbeta kräver att medarbetarna utvecklar nya färdigheter. Utbildning och omskolning blir allt viktigare. Enligt World Economic Forum (WEF) är det de här färdigheterna som blir viktigare det kommande decenniet:

• Analytiskt tänkande och innovation
• Aktivt lärande och inlärningsstrategier
• Att lösa komplexa problem
• Kritiskt tänkande och analys
• Kreativitet, originalitet och initiativförmåga
• Ledarskap och socialt inflytande
• Att använda, följa upp och styra teknik
• Teknikdesign och programmering
• Motståndskraft, stresstålighet och flexibilitet
• Slutledning, problemlösning och idéutveckling
  

Det här är en snabbguide på vägen mot en kontorskultur som sätter arbetsupplevelsen i centrum. Framtidens kontorsbyggnad handlar om hybridarbete, hållbarhet, teknik och automatisering, flexibilitet och ett arbetssätt som utgår från människan. Är du redo för framtiden?

Vill du få en känsla för hur digital besöksregistrering kan hjälpa ditt företag att växa? Testa Vizito under en 14 dagars gratis provperiod. Chatta med oss eller boka en demo så berättar vi hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Det här är de vanligaste frågorna om digital besökshantering - och våra svar.