Framtidens besökshantering: spaningar och trender för 2023 och framåt

Sju trender formar framtidens besökshantering: AI, IoT, kontaktlösa lösningar, bättre besöksupplevelse, mer avancerad säkerhet, starkare dataskydd och hållbarhet. Branschen har redan kommit långt. Den har gått från besöksliggare i papper till molnbaserade plattformar med biometri och incheckning via QR-kod. Nästa steg drivs av AI, uppkopplade enheter och skärpta integritetsregler.

Vi frågade Vizitos grundare Pieter-Jan Dries och Steven Gilissen hur de ser på framtiden. Nedan går vi igenom branschens skifte och trenderna som formar den.

• Artificiell intelligens (AI) och maskininlärning
• Integration med sakernas internet (IoT)
• Fortsatt fokus på kontaktlösa lösningar
• Bättre besöksupplevelse
• Mer avancerad säkerhet
• Större fokus på dataskydd
• Ökat fokus på hållbarhet

Så har besökshanteringen förändrats de senaste åren

Besökshanteringen har förändrats i grunden de senaste åren. Från penna och papper till banbrytande teknik - det här är de viktigaste nyheterna:

Digitala system ersätter besöksliggaren i papper

Skiftet från papper till digitalt har varit stort. Vizitos medgrundare Pieter-Jan Dries förklarar: “Företag vill alltid bli effektivare, säkrare och enklare att ha att göra med. Ett digitalt VMS levererar på alla tre. Det snabbar upp incheckningen. Det förbättrar tillträdeskontrollen. Det gör datahanteringen enklare. Det förenklar också arbetet med GDPR - uppgifterna lagras säkert och är lätta att hitta.”

Läs mer Ett digitalt besökshanteringssystem har många fördelar. Här är 7 skäl att byta ut besöksliggaren i papper 2023

Molnbaserade plattformar ger fjärrstyrning och skalbarhet

Molnbaserade verktyg är nästa stora förändring. System som Vizito är flexibla och skalbara. De går enkelt att koppla ihop med andra verktyg som passersystem. Det ger ett starkt säkerhetsupplägg. Och med fjärråtkomst blir det enkelt att hantera uppgifter och följa aktiviteten.

Biometrisk teknik stärker identitetskontrollen

Biometri för att identifiera besökare växer. Fingeravtrycksläsare, ansiktsigenkänning och liknande teknik är säkrare än legitimationskort.

Dataskyddsreglerna driver på uppdateringar av systemen

Besökshanteringssystemen har anpassats efter växande krav på dataskydd. Att följa GDPR är i dag ett grundkrav. Moderna system hjälper dig att lagra och hantera besöksuppgifter säkert.

Kontaktlös incheckning blev standard efter covid-19

Covid-19 satte strålkastarljuset på kontaktlös incheckning. Besökare kan nu förregistrera sig på nätet med sina uppgifter och sitt ärende. När de kommer skannar de en QR-kod med mobilen och checkar in. Brickorna skrivs ut automatiskt, utan att en receptionist behöver göra något.

Anpassningsbara lösningar möter olika behov

Moderna besökshanteringssystem går att anpassa mer. Du kan forma besöksupplevelsen efter dina behov.

7 trender som formar besökshanteringen 2023 och framåt

Besökshanteringsbranschen fortsätter att utvecklas i takt med ny teknik, säkerhetsfrågor och förändrade behov. På Vizito ser vi 7 trender som kommer att forma branschen:

AI och maskininlärning ger smartare besöksanalys

AI och maskininlärning kommer att spela en större roll i besökshanteringssystemen. De ger bättre analys, mönsterigenkänning och prognoser. Det hjälper till att upptäcka hot och förbättra processer.

Pieter-Jan Dries: “På Vizito är vi entusiastiska över AI. Det kan höja effektiviteten, stärka säkerheten och förbättra besöksupplevelsen. Vi följer utvecklingen noga.”

Så kan AI förbättra besökshanteringen:

• Analysera besöksdata mer effektivt
• Upptäcka avvikande mönster som kan signalera en säkerhetsrisk
• Göra incheckningen mer personlig med anpassade meddelanden, förslag på mötesrum eller relevanta aviseringar

AI kan förändra besökshanteringen till det bättre.

IoT-enheter ger övervakning av lokalerna i realtid

IoT-enheter kommer att kopplas ihop mer med besökshanteringssystemen. Det innebär att besökare kan följas och lokalerna övervakas i realtid. Smarta lås, kameror och sensorer stärker också tillträdeskontrollen.

Kontaktlös incheckning fortsätter att breda ut sig

Covid-19 skyndade på övergången till kontaktlös teknik. Trenden håller i sig. Beröringsfri incheckning, ansiktsigenkänning och liknande teknik sprids vidare. Säkerhet och hygien står fortsatt högt på listan.

Personlig anpassning definierar besöksupplevelsen

Branschen kommer att fokusera på en bättre besöksupplevelse. Det betyder personliga detaljer och snabbare flöden. Tänk egna besöksbrickor, anpassade aviseringar och smidigare incheckning.

Säkerhet i flera lager blir standard

Säkerheten står kvar högst upp på listan. Besökshanteringssystemen fortsätter att lägga till funktioner som biometri, flerfaktorsautentisering och integration med passersystem, kameraövervakning och larm.

Framtiden kan ge samlade säkerhetsplattformar. De kombinerar besökshantering, passersystem, kameraövervakning och larm i ett verktyg, med central styrning och kontroll. Det förenklar säkerhetsarbetet och snabbar upp hanteringen av incidenter.

Vill du veta mer om säkerhet på arbetsplatsen? Läs våra artiklar om högre säkerhet med ett VMS, integration med passersystem, säkerhetstips för arbetsplatsen och sekretessavtal för besökare.

Dataskydd blir en grundförväntan

Oron för dataskyddet växer. Människor vet mer om riskerna med dataintrång än någonsin. När reglerna utvecklas måste systemen hänga med. Att följa GDPR och CCPA är i dag ett minimikrav. Systemen behöver starkare skydd och tydligare hantering av uppgifter.

Vizito ligger steget före. Pieter-Jan Dries: “Vi arbetar hårt för att vårt system ska följa GDPR och andra lokala integritetslagar. Det innebär genomtänkta rutiner för behandling och lagring. Vi ger också organisationer verktyg för att styra åtkomst och samtycke.”

“Vizito använder stark kryptering för uppgifter i transit och i vila. Vi följer branschstandarder. Det skyddar känsliga besöksuppgifter mot obehörig åtkomst.”

“Vi är fast beslutna att skydda känsliga uppgifter och bygga förtroende. När branschen utvecklas fortsätter integritet och säkerhet att stå högst upp på vår lista. Vårt system förblir ett säkert och pålitligt val.”

Hållbarheten driver på en grönare besökshantering

En sista trend: ett växande fokus på hållbarhet i branschen. Målet är att minska avfall, energianvändning och miljöpåverkan. Det kan handla om miljövänliga material i besöksbrickorna, energisnål teknik och digitala verktyg som minskar pappersanvändningen.

Trenderna visar hur snabbt branschen förändras. Att hålla sig uppdaterad är avgörande för att förbli konkurrenskraftig.

Hållbarhet är viktigt för Vizitos grundare Pieter-Jan Dries och Steven Gilissen. “Vi gör allt vi kan för att minska vårt klimatavtryck”, förklarar de. “Vi undviker papper. Vi återanvänder emballage. Vi arbetar vid energisnåla arbetsstationer. Vår fordonsflotta är 100 procent eldriven. Vi uppmuntrar kunderna att göra sin del - att gå papperslös är ett bra första steg.”

Läs mer Så ser framtidens kontor ut - och så förbereder du dig.

Utmaningar för besökshanteringsbranschen

Företag och leverantörer av besökshanteringssystem möter flera reella utmaningar de kommande åren:

Vizito ligger i framkant. Vi investerar i forskning och utveckling för att hitta och bygga in den senaste tekniken i vårt system. Det håller lösningen i linje med kundernas behov.

Vill du se hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa din verksamhet? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar. Chatta med oss eller boka en demo om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Här är de 7 vanligaste frågorna om besökshanteringssystem - och våra svar.