7 skäl att ersätta besöksliggaren i papper 2023

Besöksliggare i papper är ineffektiva, osäkra vid nödsituationer, kränker besökarnas integritet, ser oprofessionella ut och slösar resurser. Ett digitalt besökshanteringssystem (VMS) löser alla sju problemen genom att lagra uppgifterna säkert i molnet, automatisera aviseringarna, stötta GDPR-arbetet och ge besökarna en modern incheckning. Här är de 7 skälen att byta.

Besöksliggare i papper är ineffektiva och svåra att hantera

Du kanske tycker att en besöksliggare i papper är praktisk. När en besökare kommer räcker du fram boken, hon fyller i ett par fält och saken är klar. Enkelt för dig och en liten insats för gästen, eller hur?

Nej, faktiskt inte.

För det första kan det vara både svårt och tidsödande för receptionisten att tyda handstilen hos dussintals besökare om dagen. För att inte tala om att en del besökare glömmer fylla i uppgifter eller lämnar felaktig information.

Och hur ska all den informationen förvaras? Papperslistor tar mycket plats. Om dina gäster behöver signera sekretessavtal eller andra dokument blir det ännu fler papper att arkivera (eller tappa bort). Har du flera anläggningar ligger informationen dessutom utspridd.

Och en fråga till: hur hittar du uppgifterna om en viss person som har besökt din organisation? Det krävs ett riktigt bra arkivsystem om du inte vill lägga timmar på att bläddra igenom alla böcker.

Ett digitalt besökshanteringssystem löser alla de här problemen:

• Inga ofullständiga eller oläsliga uppgifter
• Dokument kan signeras digitalt vid incheckningen
• Besöksuppgifterna sparas automatiskt i molnet
• Enkel åtkomst till besöksuppgifterna var du än är
• Enkelt att analysera, söka i och ta fram besöksrapporter

När gästerna checkar in på en surfplatta och uppgifterna sparas automatiskt kan receptionisten fokusera på sin viktigaste uppgift: att ge besökarna ett bra mottagande.

Läs mer:

Receptionisten är företagets visitkort. Söker du personal till receptionen finns det vissa egenskaper du bör titta efter. Det här är de färdigheter varje receptionist behöver.

7 sekunder. Enligt forskningen är det så lång tid människor behöver för att bilda sig ett första intryck. De här idéerna för receptionen hjälper dig att ta vara på dem.

Papperslistor är opålitliga vid nödsituationer

Som vi nämnt tidigare är besökshanteringssystemet det enda sättet att veta vilka som befinner sig i lokalerna vid en viss tidpunkt. Ingen vill råka ut för en brand eller en gasläcka, men nödsituationer inträffar, och då är det avgörande att veta exakt vilka som är på plats.

I ett nödläge är papperslistor värdelösa. Även om du hinner ta med dig boken när byggnaden utryms kvarstår problemen. Otydlig handstil, tomma fält och felaktiga uppgifter utsätter dina besökare för risk. Hur vet du vilka gäster som redan har gått och vilka som är kvar? Och hur ska du snabbt kunna larma alla gäster om vad som händer?

Så håller ett digitalt VMS dina besökare säkra:

• Exakt information om vilka som är på plats och vilka som har gått
• Besöksuppgifterna är korrekta och kompletta
• All information nås via översikten, från vilken mobil enhet som helst
• Meddelanden kan skickas till alla besökare på plats, tillsammans med gällande säkerhetsrutiner
• Om surfplattan skadas är alla uppgifter fortfarande åtkomliga

Besöksliggare i papper kränker integriteten och kraven i GDPR

En del av de uppgifter du ber besökarna lämna kan vara konfidentiella eller känsliga. Alla vill inte att deras namn, telefonnummer och (företags)adress ska ligga framme så att vem som helst kan läsa dem.

Men det är precis vad som händer med en incheckningsbok i papper. Personuppgifterna om dina besökare exponeras för alla som kommer in i receptionen efter dem. Vill du skydda gästernas integritet och följa GDPR är en pappersbok alltså inte det bästa valet.

Så skyddar ett digitalt besöksregistreringssystem integriteten:

• Alla uppgifter lagras skyddat och säkert i molnet
• Bara behöriga personer kommer åt uppgifterna
• Känslig information syns inte för andra
• Enkelt att uppfylla kraven i GDPR

Incheckningslistor i papper skapar köer och irriterar besökarna

Att fylla i några rader kan verka enkelt och som en liten insats, men de flesta besökare tycker att det är obehagligt. Det tar tid, särskilt när det bildas kö, och kan stressa en gäst som redan är sen eller som inte har alla uppgifter till hands. Ännu värre blir det om receptionisten inte är på plats och besökaren tvingas vänta på att få checka in.

Ett digitalt VMS tar bort den friktionen:

• Inga köer vid incheckningen
• Formuläret blir enklare att fylla i, med automatisk ifyllnad och förregistrering
• Värden aviseras i samma stund som besökaren checkar in, vilket kortar väntetiden

En föråldrad besöksliggare skadar den professionella bilden

Första intrycket betyder mycket. Väldigt mycket.

För din organisation är det receptionen som ska ge ett bra intryck på gästerna. Vad tänker de om en sjabbig och gammaldags pappersbok som inte lever upp till dagens krav på säkerhet och integritet? Just det, den får dig inte att framstå i bästa dager.

Och det går inte riktigt ihop: din organisation är förmodligen ganska modern och innovativ, med all möjlig it-utrustning och avancerade verktyg, men det första besökarna ser på kontoret är en föråldrad, rörig och osäker papperslista.

Ett digitalt system för besökshantering hjälper dig att göra ett bra intryck på gästerna:

• En professionell incheckning
• Ett snyggt system som är snabbt och enkelt att använda
• Det signalerar att din organisation är välkomnande och innovativ

Besöksböcker i papper slösar resurser och ökar klimatavtrycket

Alla företag ger upphov till avfall. Även i ett litet bolag går det inte att undvika emballage, matsvinn och pappersavfall. Ett mycket enkelt sätt att minska avfallet är att hantera besökarna digitalt.

Pappersböcker och traditionell utskrift av besöksbrickor kostar pengar och drar mycket papper. Papper som ska arkiveras och förvaras, och till slut slängas.

Ett digitalt VMS hjälper dig att sänka kostnaderna och minska klimatavtrycket:

• Digitala incheckningsappar är inte dyra, inte ens för små företag
• Gästerna checkar in digitalt och uppgifterna sparas automatiskt i molnet: inga stora pappershögar
• Att gå papperslös minskar avfallet

Läs mer:

Utöver att gå papperslösa kan företag göra mycket mer i klimatarbetet. Här är åtta åtgärder som alla företag kan införa för att dra sitt strå till stacken.

Papperslistor klarar inte olika besökstyper eller egna flöden

Vilka uppgifter en gäst ombeds lämna varierar ofta från företag till företag och till och med från besökare till besökare. Vissa företag ber bara om några grundläggande uppgifter, andra behöver av säkerhetsskäl mer känslig information.

Ibland ska vissa gäster lämna fler uppgifter än andra. En del måste signera ett sekretessavtal, andra ska visa legitimation.

Hur löser du det med en incheckningslista och en penna? Det gör du inte.

Med ett digitalt VMS är anpassningen enkel:

• Ge olika besökstyper en egen upplevelse
• Egna välkomst- och utcheckningsmeddelanden per besökstyp
• Egna incheckningsfält per besökstyp
• Välj vilka besökstyper som får juridiska dokument, sekretessavtal, enkäter och så vidare
• Bestäm vilka besökstyper som fotograferas och får en besöksbricka utskriven
• Följ din grafiska profil genom att anpassa layout, färger, bilder, logotyper och annat. Det är enkelt att putsa på de visuella elementen innan du lägger in dem, eftersom moderna verktyg gör det till en barnlek att ta bort bakgrunden i bilder och automatisera alla möjliga moment.

Nackdelarna med den föråldrade pappersboken är oräkneliga. Den är inte effektiv, den är osäker och den kränker gästernas integritet, för att bara nämna några.

I dag finns många kompletta besökshanteringssystem som ger din organisation ett professionellt och modernt intryck. Många företag går över till papperslöst. Ändå håller vissa fast vid penna och papper. Vad väljer du?

Vill du känna efter hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa din organisation att växa? Testa Vizito gratis under en provperiod på 14 dagar. Chatta med oss eller boka en demo för att prata om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Här är de 7 vanligaste frågorna om digital besökshantering - och våra svar.