Så gör digital besöksregistrering din arbetsplats säkrare

Ett besökshanteringssystem höjer säkerheten på arbetsplatsen på sju sätt: kontroll av besökarnas tillträde, direkta aviseringar vid ankomst, besöksbrickor som inte går att förfalska, snabbare utrymning, digital signering av avtal, skydd av besökarnas uppgifter och screening av hälsorisker. Receptionen är din första försvarslinje, och ett digitalt system täpper till de luckor som kameror och larm inte klarar på egen hand.

Kontroll av besökarnas tillträde med digital registrering

Det första sättet som ett besökshanteringssystem höjer säkerheten på är att styra flödet av människor in och ut. Alla som går in i byggnaden registrerar sig när de kommer och när de lämnar lokalerna. Då vet du exakt vilka som är på plats när som helst.

Besökaren får också lämna vissa personuppgifter, till exempel telefonnummer och e-post, och kan fotograferas. Uppgifterna lagras sedan i molnet. Det kan i sig avskräcka den som har ont uppsåt från att ta sig in.

Direkt avisering till värden när besökaren anländer

Folk kommer och går på ett företag, så är det bara. Ett besökshanteringssystem aviserar värden direkt när gästen har kommit. Aviseringen kan gå ut som:

• SMS
• E-post
• Notis i appar som Slack eller Teams

Oavsett om du är på kontoret eller inte vet du direkt när någon dyker upp i receptionen. Besökaren behöver aldrig vänta länge, och du har full koll på vem som är var i byggnaden.

Läs mer

Vad är ett besökshanteringssystem?

Kom igång med ett besökshanteringssystem på under 30 minuter

Besöksbrickor som inte går att förfalska

Besöksbrickor som fylls i för hand tappas lätt bort, missbrukas eller förfalskas. Med ett besökshanteringssystem skriver besökaren ut en bricka som inte går att manipulera.

Varje bricka innehåller:

• Foto på besökaren - så att alla på plats snabbt kan identifieras
• Uppgifter om besökaren - namn, företag och ärende
• Värdens namn - tydligt vem besökaren träffar
• Giltighetstid - så att brickan inte kan återanvändas

Utrymning med uppgifter i realtid

Alla företag arbetar för säkerheten i sina lokaler. Men en nödsituation kan alltid uppstå.

Utan ett fungerande system för in- och utcheckning finns det många luckor i utrymningsplanen. Med ett besökshanteringssystem kan receptionen direkt larma alla som befinner sig i byggnaden vid brand, intrång eller någon annan nödsituation. Säkerhetsinstruktioner går enkelt att skicka ut, och utrymningen kan ske smidigt.

Läs mer

De 10 viktigaste färdigheterna hos en receptionist

5 trender inom facility management som sticker ut 2022

5 myter om besökshantering

Digital signering av avtal och dokument

Behöver dina besökare skriva under ett formulär eller ett avtal? Med ett besökshanteringssystem kan de signera sekretessavtal, säkerhetsinstruktioner eller företagets ordningsregler digitalt. Uppgifterna lagras sedan i molnet. Att lämna dokumenten via en samlad digital plattform går snabbare och ger bättre regelefterlevnad.

Säkert dataskydd jämfört med besöksliggare i papper

Till skillnad från en pappersliggare garanterar besökshantering att uppgifterna hålls konfidentiella. De viktigaste skillnaderna:

Efter registreringen lagras all information snabbt och säkert i databasen.

Hälsoscreening som skyddar medarbetare och besökare

På många företag är allt tillbaka till det normala efter coronakrisen. Kundmöten, styrelsemöten och nätverksträffar går att genomföra som före pandemin. Personalen är tillbaka, liksom leverantörerna till personalrestaurangen, kaffet och varuautomaterna. Kanske har du entreprenörer som bygger om kontoret för att passa de nya trenderna med flexibelt arbete och hybridarbete.

Kort sagt: företagen sjuder av aktivitet igen. Och varje besökare du tar emot kan bära på covid-19.

Besökshanteringssystem har blivit oumbärliga för att skydda hälsan och säkerheten hos både medarbetare och besökare. De kan hjälpa till att screena besökare, och om ett utbrott ändå sker vet du exakt vilka som behöver informeras.

Säkerheten i byggnaderna, för medarbetarna och för besökarna är en huvudfråga för varje organisation. Allt börjar i receptionen. Ett gediget besökshanteringssystem rustar företaget mot alla tänkbara säkerhetsrisker. Och en högre känsla av trygghet hänger i sin tur ihop med bättre engagemang och prestation hos personalen. Säkerhet är bara en del av bilden: för själva processen, se de sju vanliga misstagen när man tar emot besökare på arbetsplatsen.

På Vizito tar vi säkerhet på allvar. Vill du känna efter hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa ditt företag? Testa Vizito under en 14 dagars gratis provperiod eller chatta med oss om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Det här är de 7 vanligaste frågorna om besökshanteringssystem - och våra svar.