5 sätt som ett besökshanteringssystem sparar tid i receptionen

Ett besökshanteringssystem (VMS) sparar tid och höjer effektiviteten på arbetsplatsen på fem sätt: smidigare digital incheckning, kontaktlösa alternativ, automatiska aviseringar till värden, koll på besökarna i realtid och integrerat passersystem. Tillsammans tar funktionerna bort manuella moment, kortar väntetiderna och stärker säkerheten - vilket gör ett högt betygsatt och anpassningsbart VMS till en investering som lönar sig.

• Smidigare incheckning
• Kontaktlös incheckning
• Automatiska aviseringar om besökare
• Koll på besökarna
• Integrerat passersystem

Digital incheckning ersätter besöksliggaren i papper och kortar väntetiden

Med ett besökshanteringssystem kan företag ersätta den otympliga besöksliggaren i papper med en digital incheckning som går på några sekunder. Besökaren fyller enkelt i sina uppgifter, antingen i en självbetjäningskiosk eller kontaktlöst genom att skanna en QR-kod.

Vid ankomsten går ett automatiskt meddelande direkt till värden, som kan möta upp i receptionen. Det kortar inte bara väntetiden utan ger också ett riktigt bra första intryck, där besökaren känner sig sedd och väl omhändertagen.

Samtidigt kan receptionen lägga tiden på annat som behöver göras. Med ett VMS kan du dessutom lyfta incheckningen ytterligare:

• Förregistrering - skicka besökaren en inbjudan med uppgifter om mötet och en unik QR-kod att skanna vid ankomsten
• Egna incheckningsformulär - samla in exakt de uppgifter du behöver, anpassade efter dina krav
• Skanning av id-handlingar - besökaren skannar sin legitimation och systemet fyller i formuläret automatiskt, vilket sparar tid och minskar felen
• Utskrift av besöksbrickor på plats - besöksbrickor med foto, namn och relevanta uppgifter gör det lätt för personalen att se vilka som är på plats

QR-kod och kontaktlös incheckning för en tryggare besöksupplevelse

Besökshanteringssystem har utvecklats och har i dag kontaktlösa alternativ som gör besöket både tryggare och effektivare. De vanligaste kontaktlösa metoderna är:

• QR-koder - vid förregistreringen får besökaren en personlig kod med e-post eller SMS. Koden skannas i kiosken eller på surfplattan för incheckning utan fysisk kontakt.
• Mobilappar - besökaren gör hela incheckningen i sin egen telefon
• Ansiktsigenkänning - biometrisk teknik känner automatiskt igen återkommande besökare

Att ta till sig de här funktionerna höjer inte bara säkerheten, utan ger också en smidigare och trevligare upplevelse som besökaren minns. Med kontaktlös incheckning visar du att företaget sätter besökarnas och medarbetarnas välmående först.

Automatiska aviseringar till värden tar bort manuell uppföljning

En besökare checkar in och systemet aviserar värden direkt. Aviseringen kan gå via e-post, SMS, Slack eller någon annan integrerad kommunikationsplattform. Kommunikationen i realtid kortar väntetiden för besökaren och gör hela incheckningen smidigare.

Funktionen tar också bort behovet av att receptionisten ringer eller skickar meddelanden för hand - vilket sparar värdefull tid för personalen i receptionen.

Koll på besökarna i realtid ersätter pappersliggare och kalkylblad

Du kan säga adjö till att leta i högar av pappersliggare eller spridda kalkylblad efter uppgifter om besökare. Ett besökshanteringssystem registrerar och lagrar uppgifterna digitalt, vilket ger flera fördelar:

• Besöksdata i realtid - följ besöken och se vem som är var i företaget när som helst, vilket höjer säkerheten och gör det möjligt att agera snabbt i en nödsituation
• Detaljerade rapporter - ta fram rapporter över besökshistorik och statistik på nolltid, som underlag för bättre beslut
• Enkla revisioner - kom snabbt åt alla uppgifter om besökare för att genomföra revisioner eller gå igenom besöksdata
• Dataskydd - lagra uppgifterna digitalt och säkert, i enlighet med regler som GDPR
• Effektivare drift - byt ut de manuella rutinerna mot ett automatiserat system som höjer effektiviteten på arbetsplatsen

Integrerat passersystem automatiserar säker in- och utpassering

Besökshanteringssystem kan enkelt integreras med ditt befintliga passersystem, vilket ger smidig in- och utpassering för besökarna och höjer säkerheten i byggnaden.

Så fungerar ett integrerat passersystem:

• Automatisk behörighet - när besökaren checkar in ger systemet automatiskt tillträde till bestämda delar av byggnaden utifrån mötet eller ärendet
• Skydd av begränsade zoner - besökaren kommer bara in där behörigheten räcker, vilket höjer säkerheten
• Ingen manuell hantering av nycklar och kort - den tidsödande hanteringen av fysiska nycklar och kort försvinner
• Samlad övervakning - ett enda system gör det enklare att följa besöken och agera snabbt vid intrång eller nödsituationer
• Bättre upplevelse för besökaren - inga oklarheter eller väntetider kring behörigheter, besökaren kan fokusera på sitt ärende

Vill du läsa mer om säkerhet på arbetsplatsen? Se våra artiklar om säkerhet på arbetsplatsen, hur ett VMS höjer säkerheten, bättre säkerhet i livsmedelsföretag och grepp i besökspolicyn.

Ett besökshanteringssystem hjälper företaget på många sätt: du sparar tid samtidigt som effektiviteten och säkerheten på arbetsplatsen höjs. Att ta till sig den här typen av lösningar för verksamheten framåt.

Vill du känna efter hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa ditt företag? Testa Vizito under en 14 dagars gratis provperiod. Chatta med oss eller boka en demo så pratar vi om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Det här är de 7 vanligaste frågorna om besökshanteringssystem - och våra svar.