Få besökshanteringen att fungera för hybrid- och distansteam

Besökshanteringssystem (VMS) på hybrid- och distansarbetsplatser behöver klara mer än enkel incheckning. De ska stötta digital incheckning, förregistrering, automatiska aviseringar, spårning i realtid och integration med andra verktyg, samtidigt som de följer dataskyddsregler som GDPR. Med 83 % av medarbetarna som föredrar hybridarbete är det inte längre valfritt att anpassa besökshanteringen till flexibla arbetssätt.

Den här artikeln går igenom den senaste tekniken, verktygen och bästa praxis för att få in besökshanteringssystemet i ett upplägg med hybrid- och distansarbete.

Distansarbete och hybridarbete: de viktigaste skillnaderna

En distansorganisation arbetar helt utanför ett traditionellt kontor. Medarbetarna kan jobba var som helst: hemifrån, från ett kafé eller från andra sidan jorden. Modellen ger stor flexibilitet, bättre balans mellan jobb och fritid och ofta högre produktivitet.

En hybridorganisation kombinerar traditionellt arbete på kontoret med distansarbete. En formgivare på en reklambyrå kan till exempel jobba på distans vissa dagar för att arbeta ostört med design, och komma in till kontoret andra dagar för teammöten och idéarbete.

Båda modellerna kräver att företag anpassar sina besökshanteringssystem till en beläggning som varierar och till många olika typer av besökare.

Därför behöver hybridarbetsplatser ett anpassat besökshanteringssystem

Den digitala eran har förändrat hur företag arbetar. Besökshanteringssystem har gått från enkla besöksliggare i papper till kompletta lösningar som stöttar moderna arbetssätt. Med den globala förflyttningen mot distans- och hybridmodeller har systemen fått nya och viktiga roller.

Viktiga skäl att anpassa ditt VMS:

• Effektivitet - digital arkivering ersätter besökshantering på papper, vilket minskar röran och sparar plats
• Säkerhet - avancerad kryptering och behörigheter per användare skyddar känsliga besöksuppgifter mot cyberhot
• Regelefterlevnad - programvara för digital arkivering hjälper dig att uppfylla dataskyddskraven
• Integration - moderna system kopplas ihop med flera digitala verktyg och höjer effektiviteten överlag

Funktioner som ett hybridanpassat besökshanteringssystem behöver

Funktion	Så hjälper den
Digital incheckning	Besökarna fyller i sina uppgifter på en surfplatta eller i en kiosk, vilket ger högre kvalitet och bättre säkerhet än besöksliggare i papper
Förregistrering	Besökarna lämnar sina uppgifter i en portal före ankomsten, vilket snabbar upp incheckningen och gör det lättare att förbereda möten och arbetsplatser
Automatiska besöksbrickor	Brickorna skapas direkt vid incheckningen, vilket förbättrar identifieringen och tillträdeskontrollen
Avisering till värden	Automatiska aviseringar via e-post eller sms talar om när besökaren kommit, vilket kortar väntetiden
Hälso- och säkerhetsrutiner	Symtomfrågor och säkerhetskontroller skyddar besökare och medarbetare på arbetsplatser efter pandemin
Besöksstatistik	Data om besöksmönster hjälper dig att planera evenemang, hantera toppar och stärka säkerheten
Integration med digitala verktyg	Koppla ihop med no-code-verktyg för automatisering och annan programvara för egna rapporter, dashboards och analyser

Anpassa funktionerna efter olika typer av besökare

I hybridupplägg tar besökshanteringssystemet emot flera olika typer av besökare:

Distansmedarbetare som besöker kontoret

Distansmedarbetare arbetar oftast utanför kontoret, men kommer in då och då. Ett bra besökshanteringssystem gör de besöken smidiga med snabb incheckning, enkel tillgång till resurser och en lämplig arbetsplats.

Externa besökare: kunder, leverantörer och entreprenörer

Externa besökare kräver omsorgsfull hantering. En QR-kodsfunktion gör deras incheckning snabb och enkel: de skannar koden, fyller i sina uppgifter och slussas vidare till sin kontaktperson. Funktionen ingår som standard i digitala besökshanteringslösningar.

Systemet kan också avisera rätt medarbetare när besökaren kommer, så att alla tas emot snabbt och professionellt.

Juridik och säkerhet vid digital besökshantering

Att använda ett besökshanteringssystem för en hybridorganisation väcker juridiska frågor och säkerhetsfrågor som företag måste hantera:

• Integritet vid digital incheckning - berätta för besökarna vilka uppgifter du samlar in och varför. Lagra uppgifterna säkert, dela dem aldrig utan samtycke och radera dem när de inte längre behövs. Det ligger i linje med dataskyddsregler som GDPR.
• Säkerhet vid digitala besök - digitala besök är vanligare i hybridmodellen. Se till att de bygger på stark kryptering och säkra mötesverktyg som skyddar mot cyberhot.
• Regelefterlevnad - följ nationella och internationella regler om dataskydd, arbetsmiljö och diskriminering. Ta juridisk hjälp när du utformar och rullar ut ett VMS så att allt blir rätt.

Så använder olika branscher besökshantering i hybridupplägg

Tillverkningsanläggningar: koll på personal, entreprenörer och säkerhetskrav

Ett VMS kan förändra spelplanen för tillverkningsanläggningar som samordnar medarbetare, entreprenörer och besökare. Viktiga fördelar:

• Digital dokumentation - registrera entreprenörers och besökares uppgifter, kontaktuppgifter, syftet med besöket och besökets längd digitalt, vilket minskar pappersarbetet
• Krisberedskap - vid nödsituationer som brand eller kemikalieläckage ger ett bra VMS en direkt och korrekt lista över alla på plats till utrymningsplanen
• Säkerhetskrav - besökare kan signera säkerhetsrutiner digitalt eller se en säkerhetsgenomgång vid incheckningen, så att de förstår riskerna på platsen

Sjukhus: hantera patientsekretess och smittskydd

Sjukhus har stor nytta av ett VMS eftersom patientuppgifter är känsliga och smittskyddskraven är hårda:

• Styr besöksflödet - förregistrera besökare, boka besökstider, begränsa antalet besökare per patient och skapa besökszoner för att minska trängsel och smittrisk
• Koll på yrkesbesökare - håll tydlig ordning på läkemedelsrepresentanter, utrustningsleverantörer, entreprenörer och läkarstudenter
• Beröringsfri incheckning - minskar smittrisken via kontakt och kan kontrollera besökare för symtom eller vaccinationsstatus

Reklambyråer: koppla ihop besökshanteringen med projektverktygen

I ett hybridupplägg är kopplingen mellan besökshantering och projektledning särskilt värdefull:

• Sammankopplade flöden - ett VMS som synkar med projektverktygen sköter förregistrering av kundbesök och aviserar rätt personer i teamet
• Smidigare möten - projektverktygen effektiviserar byråns arbetsflöde genom att fördela uppgifter medan besökshanteringssystemet sköter besöksupplevelsen
• Uppdateringar i realtid - efter mötet kan kundens synpunkter eller nya krav läggas in i projektverktyget, så att alla har samma bild

Ett modernt VMS är nödvändigt i hybridmodellen

Att anpassa besökshanteringssystemet till hybrid- och distansarbete är inte längre valfritt, det är nödvändigt. Förflyttningen från traditionella kontor till flexibla arbetssätt för med sig utmaningar, men också många möjligheter.

Med rätt teknik och smarta funktioner för digital besökshantering kan företag ställa om smidigt, höja effektiviteten och behålla en säker och produktiv arbetsmiljö. Framtiden är flexibel, och med ett anpassningsbart besökshanteringssystem kan din verksamhet vara det också.

Vill du veta om ett modernt besökshanteringssystem är rätt för ditt företag? Testa Vizito med en gratis provperiod på 14 dagar. Vill du veta mer? Chatta med oss eller boka en demo!