7 vanliga frågor om digitala besökshanteringssystem

Digital besökshantering sparar tid, minskar pappersarbetet och ger kunderna ett bra första intryck. Den automatiserar incheckningen, höjer säkerheten och håller besöksuppgifterna trygga och GDPR-anpassade. Här är de sju frågor vi får oftast om digitala besökshanteringssystem, och våra svar.

De största fördelarna med digital besökshantering

Fördelarna med digital besökshantering är många:

• Tidsbesparing. Receptionisterna behöver inte längre lägga tid på att registrera besökare, fylla i besöksliggaren, skriva ut brickor och leta reda på och avisera värdar. Den tiden går i stället till deras övriga uppgifter.
• Mindre papper och administration. Besöksliggare i papper och lösa besöksuppgifter hör till det förflutna. Du hanterar all information från alla anläggningar och byggnader i en och samma översikt.
• Säkerhet. Ett system med kontaktlös incheckning håller arbetsplatsen säker. Vissa system för digital besökshantering, som Vizito, låter besökarna förregistrera sig så att de bara behöver skanna en QR-kod med mobilen när de kommer.
• Dataskydd. Digital besökshantering är säkrare än en papperslista som ligger framme i receptionen där besökare kan läsa varandras uppgifter. Besökarnas uppgifter behandlas och lagras säkert enligt GDPR.
• Eget utseende. I de flesta system för digital besökshantering, som Vizito, anpassar du utseendet helt efter din egen grafiska profil. Du kan också dela viktig information med besökarna, till exempel säkerhetsinstruktioner.

Läs mer Vad är besökshantering

Besökarupplevelsen: är digital incheckning enkel att använda?

Ja, de flesta besökare tycker att digital incheckning är både enkel och trevlig. Enligt våra kunder är besökarna positiva till det nya sättet att registrera sig.

Digital besökshantering ger tydliga fördelar för dina gäster:

• De behöver inte vänta på att en medarbetare ska checka in dem, utan kan sätta i gång direkt
• Besökare som registrerar sig i förväg behöver bara skanna sin QR-kod när de kommer, vilket sparar tid
• Systemet kan välkomna besökarna på deras eget språk, så att det blir lättare att fylla i formuläret och läsa den information som hör till

Ersätter ett besökshanteringssystem receptionisten?

Nej. De flesta företag väljer Vizito som ett komplement till receptionen, inte som en ersättning. Systemet automatiserar flera repetitiva och tidskrävande moment till en bråkdel av kostnaden för en extra medarbetare, så att receptionisterna kan fokusera på andra uppgifter.

Läs mer Receptionistens färdigheter: 12 egenskaper som krävs

Installationstid och krav på hårdvara

De flesta kör sitt system för digital besökshantering på en surfplatta. Vizito finns för iPad och Android-surfplattor, men fungerar också på en pc med pekskärm. Du kan koppla hur många enheter du vill till kontot.

Systemet är enkelt att installera. Skapa ett konto, installera appen och anpassa den efter dina behov. Det tar bara några minuter. Vizitos team finns alltid till hands om du har frågor.

Vilka företag använder digital besökshantering?

Alla sorters företag, från små bolag till multinationella koncerner, använder digital besökshantering. Vizito används över hela världen i alla möjliga branscher: från industriföretag och datacenter till sjukhus och universitet.

Integrationer med andra system

Alla system för besöksregistrering erbjuder inte integrationer, men många appar gör det, däribland Vizito. Du kan synka systemet med Microsoft Entra ID, aviseringssystem och mycket annat. Du kan till exempel låta medarbetarna få ett automatiskt meddelande via Teams, Slack, e-post och/eller sms när deras gäst har kommit. Håll utkik efter system som har ett API för egna integrationer.

Så stärker digital besökshantering säkerheten

Digital besökshantering är en brandvägg för verksamheten. När besökarna checkar in digitalt och lämnar de uppgifter som behövs vet du vilka som finns i dina byggnader, när som helst på dagen. De viktigaste säkerhetsfunktionerna är:

• Kontroll av besökare - Du kan granska besökare innan du släpper in dem
• Besöksbrickor med foto - Utskrivna brickor med foto gör det lätt att se vilka som är i byggnaden
• Nödmeddelanden - Med ett system som Vizito skickar du ett larm till alla som har checkat in men inte checkat ut, till exempel vid brand
• Smittspårning - Vid smittspridning hjälper digital besöksregistrering dig att spåra kontakter när någon blir sjuk, så att medarbetarna och deras familjer kan varnas för möjliga riskkontakter

Vill du se hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa ditt företag att växa? Testa Vizito gratis under en provperiod på 14 dagar eller chatta med oss om hur du kan förbättra din reception.