5 tips för att förbättra besöksliggaren i papper

En besöksliggare i papper är ett viktigt verktyg för att hålla koll på vilka som kommer in i och lämnar byggnaden, men de flesta företag utnyttjar den inte fullt ut. Med rätt upplägg kan blanketten göra mer än att samla namn: den kan stärka varumärket, bygga kundlojalitet och framför allt höja säkerheten. Här är fem praktiska tips för att förbättra besöksliggaren i papper, plus en gratis mall att ladda ner.

Vad är en besöksliggare och varför spelar den roll?

En besöksliggare eller registreringsblankett håller reda på vilka som besöker byggnaden. Den innehåller viktig information om besökarens identitet, vilket företag hon representerar, vem hon skulle träffa och hur hon kan nås.

Besöksliggare kan vara i papper eller digitala. Pappersvarianten är den traditionella blanketten i receptionen där gästerna fyller i sina uppgifter. En digital besökslogg är en automatiserad och effektiviserad version där uppgifterna matas in och lagras med hjälp av teknik. Den ger många extra funktioner, som att ta ett foto, checka in med en QR-kod och skicka en avisering automatiskt när gästen har kommit.

De flesta organisationer väljer fortfarande penna och papper för att registrera sina besökare. Därför lämnar vi digital besökshantering därhän en stund och fokuserar på papperslösningen.

Längst ner i artikeln hittar du mallar för en besöksliggare i papper som du kan ladda ner gratis.

Därför behöver varje verksamhet en besöksliggare

Säkerheten är mer än någonsin en prioritet för alla verksamheter, även på kontoret. Att skydda byggnaden är ett måste för medarbetarnas trygghet.

En besöksliggare hjälper din organisation på flera sätt:

• Kontroll av vilka som släpps in - ser till att inte vem som helst kan gå in i byggnaden och håller obehöriga utanför
• Krisberedskap - visar vilka som är på plats just nu, vilket är avgörande vid utrymning, till exempel vid brand
• Krisplanering - ger underlag om dagliga besöksvolymer som hjälper till att ta fram rutiner
• Dataanalys - innehåller värdefull information om besöksmönster som hjälper dig att fatta väl underbyggda beslut för att skydda arbetsplatsen

Tips 1: Gör blanketten tydlig och lättläst

En prydlig och tydlig blankett är en grundförutsättning för ett varmt mottagande. För många besökare är incheckningen den första kontakten med din organisation. Se till att den upplevs som trevlig.

Välj ett professionellt och tydligt typsnitt, till exempel Arial, Helvetica eller Times New Roman. Se till att textstorleken är tillräckligt stor så att besökaren inte behöver kämpa för att läsa.

Ge också besökaren gott om plats att fylla i fälten. Namn och handstil kommer ju i alla storlekar och former.

Tips 2: Fråga bara efter det nödvändiga

Grundläggande uppgifter du förmodligen vill veta om besökaren:

• Datum
• Namn
• Företag
• Skäl för besöket
• Värd
• Ankomsttid
• Avfärdstid

Beroende på din organisations behov kanske du också vill fråga efter fler uppgifter, som telefonnummer eller e-postadress.

Tänk dock noga igenom vilka uppgifter du frågar efter. Inom EU kräver dataskyddsförordningen (GDPR) att de personuppgifter som samlas in är “adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas”. Andra länder har egna dataskyddslagar som bygger på samma principer.

I pandemitider tillkommer saker att tänka på. Du kanske vill kontrollera besökarnas hälsa för att undvika smitta bland personalen. Även de uppgifterna måste samlas in och behandlas säkert.

Vill du inte riskera en sanktionsavgift behöver du alltså bestämma hur besöksregistreringen ska se ut, vilka uppgifter du vill hålla ordning på och hur du gör det säkert och integritetsvänligt. Du måste balansera mellan att fråga efter uppgifter och att följa reglerna.

Tips 3: Använd flera blanketter för att slippa köer

Visste du att 40 till 50 procent av alla möten börjar för sent? Forskning av Joseph A. Allen vid University of Nebraska visar att ett möte som blir tio minuter försenat upplevs som betydligt mindre effektivt av medarbetarna.

Långa köer i receptionen är ett av skälen till att många möten börjar sent. Du har säkert varit med om det själv: du kommer i god tid till ditt möte, men medan du står i kö för att skriva in dig blir du ändå sen.

Det är ett av skälen till att vi rekommenderar ett molnbaserat besökshanteringssystem där gästerna checkar in själva. Vill du hålla fast vid penna och papper är den bästa lösningen att ha flera blanketter framme för att hålla flödet av besökare under kontroll.

Tips 4: Fyll i i förväg för snabbare registrering

Ännu bättre är att ha en förifylld lista över de besökare du väntar. Det kräver förstås extra arbete: kollegorna måste ge dig information om inbokade möten och besök, du måste lista namn och relevanta uppgifter, kanske i bokstavsordning, och skriva ut listan.

Metoden tar tid men har två fördelar: besökarna känner sig genast välkomna när de ser sitt namn på listan, och registreringen går mycket snabbare.

Med en digital lösning som Vizito slipper du både extraarbetet för personalen och pappershögen. Du hanterar alla besökares uppgifter i en översikt, och gästerna kan förregistrera sig så att registreringen är klar på några sekunder.

Tips 5: Skydda besökarnas integritet

Här blir det knivigt. Vare sig du vill det eller inte kränker besöksliggare i papper besökarnas integritet. Vem som helst i receptionen kan läsa i boken. Uppgifterna om dem som redan har skrivit in sig ligger synliga för nästa besökare.

Här kommer dataskyddsregler som GDPR in i bilden igen. Tänk alltså noga igenom vilka uppgifter du frågar efter, men också hur du förvarar dem och hur du till slut gör dig av med dem.

Ett system som Vizito hjälper dig att hantera besökarnas uppgifter tryggt. Med digital besöksregistrering ligger informationen inte framme på disken, och alla uppgifter behandlas och lagras säkert enligt GDPR.

Gratis mallar för besöksliggare

Behöver du en gratis mall för att registrera närvaro i butiken, på kontoret, i skolan eller för en workshop, ett evenemang eller ett öppet hus?

Vi förespråkar starkt digitala registreringsformulär, men hjälper gärna till. Vare sig du behöver en blankett privat eller i jobbet fungerar vår kostnadsfria mall för utskrift (kan laddas ner som PDF):

Klicka här för att hämta de kostnadsfria mallarna.

Därför bör du överväga att byta till ett digitalt system

Att ha en besökshantering är förstås bra. Men vi menar att det är ännu bättre att byta till ett papperslöst system, för att minska avfallet och höja säkerheten.

Vi rekommenderar därför att du väljer ett digitalt besöksregistreringssystem som skyddar besökarna och deras uppgifter.

Vill du känna efter hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa din organisation att växa? Testa Vizito gratis under en provperiod på 14 dagar eller chatta med oss om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Här är de 7 vanligaste frågorna om digital besökshantering - och våra svar.