5 myter om digital besökshantering

Digitala besökshanteringssystem ersätter inte receptionisten, är inte bara för stora företag och är faktiskt säkrare än en besöksliggare i papper. Trots att allt fler går över finns det flera missuppfattningar som håller organisationer tillbaka. Här är de fem vanligaste myterna om digital besökshantering - punkterade.

Myt 1: digital besökshantering är bara för stora organisationer

Sanning: alla verksamheter har nytta av digital besökshantering. Säkerheten är viktig för alla, oavsett storlek.

Har du ett litet företag som alltid använt en besöksliggare i papper kan ett digitalt system kännas som en lyx för de stora bolagen. Men digital besökshantering hjälper också din verksamhet. Att du inte har dussintals besökare varje dag betyder inte att du saknar nytta av en effektiv incheckning och ett system som höjer säkerheten.

Ett modernt besökshanteringssystem kan ge ett intryck som sitter kvar hos gäster och möjliga kunder, och ge verksamheten det uttryck som krävs för att konkurrera med de stora.

Så här har verksamheter av alla storlekar nytta av ett digitalt besökshanteringssystem:

• Besöksbrickor med foto - Ett bra sätt att höja säkerheten i alla verksamheter, stora som små
• Kommunikation av riktlinjer - Ett besökshanteringssystem gör det enkelt att dela hälso-, säkerhets- och andra riktlinjer med besökarna
• Utrymningar - Utrymningslistorna finns i mobilen, så en utrymning blir mer ordnad
• Kontaktlös incheckning - Moderna appar låter besökaren checka in med sin egen mobil och hålla avstånd till receptionen
• GDPR - Dataskyddsreglerna gäller alla verksamheter, och ett digitalt besökshanteringssystem hjälper dig att följa dem

Myt 2: digital besökshantering är kall och opersonlig

Sanning: digital incheckning gör att besökarna snabbare kommer till den mänskliga delen av besöket.

Vi kopplar ofta ihop gott mottagande med en vänlig receptionist som hälsar och hjälper besökarna med ett leende. Men verkligheten ser ofta annorlunda ut. När en besökare kommer in kan receptionisten vara på toaletten, sitta i telefon eller vara upptagen med en annan besökare. Långa köer vid disken kan skapa obekväma situationer och ett första intryck du inte vill ha.

Det kan låta motsägelsefullt, men digital besöksregistrering kan faktiskt bidra till ett varmare och mer personligt mottagande:

• Varje besökare välkomnas professionellt, på sitt eget språk
• Eftersom gästerna registrerar sig själva kan receptionisten fokusera på besökare som behöver extra hjälp och på att skapa ett trevligt mottagande
• När en besökare checkar in aviseras värden direkt, vilket kortar väntetiden
• Värden har alla rätt uppgifter om gästen, vilket förebygger pinsamma misstag

Myt 3: digital besökshantering är inte säker

Sanning: till skillnad från en besöksliggare i papper lagras besökarnas uppgifter säkert i molnet.

Det stämmer att varje enhet som är uppkopplad mot internet kan hackas. Därför tvekar en del inför att gå över till digital besöksregistrering.

Ändå är de flesta besökshanteringssystem mycket säkra, särskilt jämfört med papper. Använder du ett pappersbaserat system ligger besöksuppgifterna synliga för alla som kommer in i byggnaden. Alla gäster kan se vilka som checkat in tidigare samma dag. En besöksliggare kan också tappas bort, stjälas eller förstöras av något så enkelt som en kopp kaffe.

Digitala besökshanteringssystem är ett säkrare sätt att skydda uppgifter om medarbetare, kunder och besökare. I ett digitalt system lagras allt säkert i molnet, så inget försvinner. Du bestämmer själv hur länge uppgifterna sparas, så att allt följer GDPR och dina egna riktlinjer.

Föredrar du fortfarande papper? I den här artikeln ger vi dig 5 tips som förbättrar din besöksliggare.

Myt 4: besökarna kommer inte att förstå systemet

Sanning: digital besöksregistrering är enkel för både besökare och personal.

Digital registrering är mycket enkel. Besökarna fyller lätt i det digitala formuläret utan hjälp av en receptionist. Systemets enkelhet och tydliga knappar leder besökaren intuitivt genom incheckningens steg.

Vizitos kunder lyfter fram hur enkelt systemet är och berättar att deras besökare är positiva till det nya sättet att checka in.

Systemet förenklar också arbetet för personalen. Det här klarar ett digitalt system som penna och papper inte gör:

• Arkivera eller radera uppgifter enkelt när de inte längre behövs
• Lagra uppgifter snabbt och säkert
• Skriva ut en bricka med foto på besökaren direkt

Installationen är inget att oroa sig för heller. Allt du behöver är en stabil wifi-anslutning, så är du i gång på mindre än 30 minuter. När det väl är installerat krävs lite underhåll, förutom att byta etikettrulle om du väljer att använda en etikettskrivare.

Myt 5: digital besökshantering kostar någon jobbet

Sanning: besökshanteringssystem fungerar faktiskt bäst tillsammans med en riktig receptionist.

Vissa är rädda för att ett besökshanteringssystem ska leda till uppsägningar. Det går förstås inte att utesluta, till exempel i små företag som inte har råd med en receptionist. Men på Vizito ser vi inte besökshantering som en ersättning, utan som ett komplement till en befintlig reception.

De flesta av våra kunder använder programvaran som ett verktyg för att effektivisera arbetsflödet och stötta en levande reception.

Receptionister jonglerar en rad uppgifter under dagen. När de mest repetitiva momenten automatiseras kan de prioritera sina viktigaste uppgifter och ge ett mer personligt mottagande. Det ger dem mer tid att svara på besökarnas frågor, bjuda på något att dricka eller ta emot ytterkläder.

Redo att testa digital besökshantering?

Nu när vi har punkterat de vanligaste missuppfattningarna vill du kanske komma i gång med ett digitalt system själv. Vare sig du har ett stort eller litet företag hittar du säkert ett system som är flexibelt nog för dina behov. Vizito erbjuder flera abonnemang som kan anpassas efter verksamheten, så att du kan ta emot och hantera dina besökare så smidigt som möjligt.

Vill du se hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa ditt företag att växa? Testa Vizito gratis under en provperiod på 14 dagar eller chatta med oss om hur du kan förbättra din reception.

Har du fler frågor? Här är de 7 vanligaste frågorna om digital besökshantering - och våra svar.