Ett unikt välkomnande för alla: 5 besökstyper och hur du tar emot dem

Varje företag tar emot fem huvudtyper av besökare, och alla behöver sitt eget mottagande: vännen (återkommande partner och kunder som känner sig hemma), nykomlingen (förstagångsbesökaren som behöver tydlig vägledning), snabbesökaren (bud och leveranser som vill gå fort), proffset (entreprenören som är fokuserad på sin uppgift) och turisten (studiebesök och privata gäster som vill uppleva något). Ett digitalt besökshanteringssystem hjälper dig att anpassa incheckningen efter varje typ och gör varje besök personligt.

Vännen: återkommande partner och lojala kunder

Exempel: Affärspartner, investerare, lojala kunder

Profil: Vare sig det är en stamkund, en affärspartner som ofta kommer in för samtal eller en tidigare medarbetare som fortfarande har starka band till organisationen är vännen ett bekant ansikte som känner sig hemma. Hen hittar lätt i incheckningen och i huset, receptionen känner igen hen, hen hälsar på medarbetarna vid namn och är alltid med på ett samtal.

Så tar du emot hen: För vännen passar ingen snabb och affärsmässig incheckning. Här vill du hellre välkomna varmt och hjärtligt och ta dig tid för ett informellt samtal. Du behöver inte förklara hur incheckningen fungerar och du behöver inte visa vännen runt. Däremot är det viktigt att se och uppskatta det hen bidrar med, så att vännen känner sig värdefull och som en del av organisationen.

Nykomlingen: förstagångsbesökaren som behöver tydlig vägledning

Exempel: Jobbsökande, möjliga kunder, nyanställda, praktikanter

Profil: Nykomlingen ger sig ut på okänd mark. Det är första gången hen är hos ditt företag, och ofta finns en förväntan på vad som ska hända. Den första upplevelsen kan vara avgörande för relationen framåt. Nykomlingen kan ha frågor eller känna sig lite nervös, särskilt om det handlar om jobbsökande eller nya praktikanter.

Så tar du emot hen: Nykomlingen behöver tydliga instruktioner om hur incheckningen fungerar och vart hen ska gå. Ett varmt och stöttande mottagande är avgörande. Möt nykomlingen vänligt och informativt, med lite extra omtanke, så att första intrycket sitter. Anpassa dig efter behovet: lugna den som söker jobb med ett avspänt samtal, visa nyanställda runt i företaget och ge möjliga kunder en ordentlig introduktion till organisationen och dess värderingar. Då känner sig varje nykomling välkommen, sedd och väl informerad.

Läs mer Receptionen är företagets ansikte utåt. Men använder du den fullt ut? Här är 10 oumbärliga delar i varje modern reception. Ett bra första intryck och en organisation som flyter: det är målet för en bra receptionist. Läs här vilka färdigheter varje receptionist bör ha.

Snabbesökaren: bud och leveranser som vill gå fort

Exempel: Kontorsmaterialleverantörer, budfirmor, matleveranser

Profil: Snabbesökaren kommer in för att lämna ett paket, beställt material eller lunchlådor och går direkt när leveransen är klar. De här besökarna har ofta ett pressat schema och tidsbrist.

Så tar du emot hen: För snabbesökaren är effektivitet allt. Hen uppskattar snabb och smidig service utan onödiga fördröjningar. Det finns ingen tid för samtal eller för att vänta på att rätt person ska ta emot leveransen. Mottagandet handlar om att lösa behovet praktiskt och rakt. En smidig in- och utcheckning, gärna med förifyllda uppgifter eller ett snabbspår, gör snabbesökarens uppdrag betydligt lättare.

Proffset: entreprenörer och tekniker som är fokuserade på uppgiften

Exempel: Entreprenörer, servicetekniker, städbolag, säkerhetsexperter, cateringfirmor

Profil: Tiden är viktig för proffset. De här experterna kommer till företaget med ett uppdrag. Vare sig det handlar om reparation, underhåll eller catering under ett event är proffsets besök fokuserat och målinriktat, ofta under press att bli klar inom en given tid.

Så tar du emot hen: Ett smidigt och professionellt bemötande är avgörande, eftersom besöket är rent affärsmässigt. Proffset uppskattar en rak incheckning, tydliga instruktioner och snabb tillgång till de utrymmen eller anläggningar som behövs. Sådant som gör arbetet smidigt, till exempel digital besöksregistrering, snabb incheckning med förregistrering och anpassade besöksbrickor, är guld värt. Men tveka inte att skämma bort proffset också. Att bjuda på något att dricka eller äta visar att du ser deras arbete.

Turisten: studiebesök och privata gäster som utforskar företaget

Exempel: Studentgrupper, möjliga kunder eller andra besökare på företagsvisningar, medarbetarnas anhöriga

Profil: Även om ditt arbete är allvar för dig söker turisten framför allt underhållning och kunskap när hen besöker företaget. Hit hör de som är med på en visning och medarbetarnas privata gäster, nyfikna på var deras närstående jobbar. Turisten är här för att utforska, lära sig något och ha trevligt samtidigt.

Så tar du emot hen: Det här är inget affärsbesök, utan ett avspänt sådant. Tempot får därför vara lite lugnare, med plats för humor och lekfullhet. En välkomnande och informativ visning ger turisten en upplevelse att minnas. Men även i den informella ramen är det viktigt att förmedla företagets professionalism och grundvärderingar. Ett välkomstpaket, en goodiebag eller en informationsfolder är ett trevligt sätt att visa uppskattning, och ger besökarna något konkret att ta med hem.

Så gör ett besökshanteringssystem varje mottagande personligt

Känner du igen de olika typerna av besökare som kommer till ditt företag? Att identifiera besökstyperna är avgörande för att kunna ge alla ett anpassat och personligt mottagande. För oavsett vem du har framför dig vill du att varje mottagande ska lämna ett positivt intryck som sitter kvar. Vilken typ som än står vid disken återkommer samma fallgropar: se de sju vanligaste misstagen när man tar emot besökare på arbetsplatsen och hur du undviker dem.

Digital besöksregistrering är ett perfekt stöd för att göra incheckningen smidig och effektiv, och ge gästerna ett riktigt bra första intryck. Då får du mer tid över till ett vänligt och avspänt mottagande, samtidigt som varje besökare får ett personligt välkomnande som passar just hens behov och förväntningar.

I ett besökshanteringssystem bestämmer du per besökstyp vilka uppgifter du frågar efter, om ett foto ska tas och en besöksbricka skrivas ut, om förregistrering ska vara möjlig och så vidare. Ett mänskligt bemötande och ett leende gör resten.

Vill du se hur ett modernt besökshanteringssystem kan hjälpa din verksamhet? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar. Chatta med oss eller boka en demo om hur Vizito kan lyfta din reception.