15 enkla kontorsknep som gör livet lättare

De bästa kontorsknepen automatiserar repetitiva uppgifter, sparar tid och pengar och höjer produktiviteten. Från fakturaautomatik och e-postregler till digital besökshantering och smart belysning finns det 15 praktiska sätt att effektivisera kontorsvardagen. Här nedan hittar du kreativa exempel från verkligheten plus en genomgång av varje automatisering som är värd att införa.

Kreativa kontorsknep från riktiga företag

Weeblys hemliga ingång till mötesrummet

Medarbetarna på webb- och e-handelsföretaget Weebly måste känna sig som om de hamnat på Hogwarts skola för häxkonster och trolldom varje gång de går in i sitt mötes- och avkopplingsrum. För att komma in måste de dra i en särskild bok i bokhyllan. Mekanismen som öppnar dörren sitter dold i boken - en science fiction-berättelse av Douglas Adams - men det hemliga rummet på Weebly är verkligen ingen fantasi.

Pub Nubs kaffemätare i realtid

Vi gillar verkligen kontorsknepet som IaaS-företaget Pub Nub i San Francisco kom på. Är det inte irriterande när du längtar efter dagens tionde kopp kaffe och någon annan häller upp de sista dropparna precis när du kommer fram till maskinen?

Pub Nub vet allt om tomma kaffekannor - och hittade en lösning. De kopplade kaffebryggaren till en våg, som i sin tur är kopplad till en Raspberry Pi. Nu kan medarbetarna se kaffenivån från sitt eget skrivbord och får en avisering när det är dags att brygga nytt.

Vizitos raketgevär för misslyckade tester

Vizitos eget kontorsknep är ett specialbyggt raketgevär som piggar upp stämningen. Att programmera hela dagarna kan bli lite enformigt, så när någon tappar fokus och får ett systemtest att gå fel avfyras en gummiraket mot den personen. Det är helt enkelt ett nördigt sätt att göra jobbet lite roligare.

15 automatiseringar på kontoret som sparar tid och pengar

Allt handlar förstås inte om skoj. Jobbet ska ju bli gjort. Så hur får du kontorsknepen att arbeta åt dig? Här är 15 sätt att automatisera uppgifter som hjälper din organisation att spara tid och pengar.

Automatisera fakturahanteringen och slipp manuell inmatning

Fakturahantering kan vara både krånglig och tidskrävande. Det goda är att flera moment går att automatisera.

Med ett faktureringsverktyg som Sage, Scoro, Invoiced eller Wave tar det bara sekunder att ställa samman en faktura. Systemet fyller i kunduppgifterna automatiskt och räknar ut beloppet. Du behöver bara kontrollera fakturan och klicka på skicka.

Att påminna kunder om obetalda fakturor är tröttsamt. Verktyget sköter även det åt dig. En påminnelse går ut i samma stund som förfallodagen passeras.

Inkommande fakturor kan hanteras med automatiseringsverktyg som Microsoft Power Automate. Där kan du arkivera mottagna dokument automatiskt.

Sätt upp regler, mallar och automatisk vidarebefordran i e-posten

Rätt använd är e-posten ett effektivt sätt att kommunicera. Men det är lätt att förlora massor av tid på att sortera, läsa, svara och skriva. Det finns några knep för att undvika det.

Det första du kan göra är att låta e-postprogrammet skapa mallar (“standardsvar” i Gmail) och egna signaturer. Då slipper du börja om från början med varje meddelande.

Ett annat enkelt knep är att sätta upp regler och etiketter som gör inkorgen lätt att skumma - och som automatiskt rensar bort det du inte behöver läsa. Låt till exempel all post från chefen visas i rött, eller lägg kundmejl i en särskild mapp.

Du kan också sätta upp regler för automatisk vidarebefordran så att alla får den information de behöver, utan att du skickar vidare för hand.

Dessutom integrerar alla möjliga programvaror med e-posten. Använder du till exempel ett system för besöksregistrering får du en avisering automatiskt när en besökare har kommit för att träffa dig. Vill du veta mer om hur ett besöksregistreringssystem automatiserar kontorsarbetet? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar.

Skicka automatiska svar på kundfrågor

(Blivande) kunder är sällan tålmodiga: när de skickar en fråga, via e-post, chatt eller formulär, vill de ha svar direkt. Att låta dem vänta i tio minuter kan betyda att du missar ett nytt affärstillfälle. Men det är inte troligt att du har en medarbetare tillgänglig varje minut på dygnet för att svara omedelbart.

Ett automatiskt svar kan vara lösningen. Även ett enkelt mallsvar gör stor skillnad för kunden och köper dig lite tid. Programvara som Pipedrive och Zendesk har den funktionen.

Följ webbplatsens resultat och snacket på nätet automatiskt

Du vill förstås veta hur din organisation går på nätet. Verktyg som Google Analytics och Adobe Analytics ger dig värdefull information att titta på varje dag: webbplatsens resultat, insikter om besökarna och utfallet av kampanjer.

För de tekniskt lagda finns även öppna alternativ som skyddar besökarnas integritet bäst, till exempel Umami. Vår egen webbplats använder integritetsvänliga Umami för att följa upp resultaten, och vi är mycket nöjda.

Du kan titta på informationen varje dag, eller låta verktygen skicka automatiska rapporter med de siffror du vill ha.

Schemalägg inlägg i sociala medier i förväg

Publicerar du fortfarande i sociala medier för hand är det dags att sluta. Att vara aktiv i sociala medier är ett måste för varumärket, relationerna och nätverket, men det kan lätt bli ett heltidsjobb. Verktyg som Buffer, Hootsuite och CoSchedule låter dig schemalägga och automatisera innehållet i god tid, så att du slipper avbryta arbetet för att lägga upp uppdateringar i varje kanal.

Automatisera mötesbokningen med kalenderverktyg

Att mejla fram och tillbaka för att boka ett möte tar tid. Som tur är går processen att automatisera.

Verktyg som Google Calendar och Outlook har inbyggda funktioner där kollegor ser när teamet är tillgängligt.

För möten med personer utanför kontoret, till exempel kunder, finns verktyg som Calendly och Doodle, som hittar en tid som passar alla utan att du behöver dela din kalender.

Använd Slackbots för dagliga avstämningar i teamet

Om ditt team kommunicerar i Slack kan du använda Slackbots för att få i gång dagliga avstämningar. Låt boten ställa frågor som “Hur mår du?”, “Hur går projektet?” och “Vad jobbar du med?”. Svaren sparar tid på mötena och håller dig uppdaterad.

Skicka en automatisk morgonsammanfattning av teamets arbete

Verktyg som DailyBot låter medarbetarna dokumentera sitt dagliga arbete. En morgonsammanfattning av teamets resultat skickas ut automatiskt via e-post. Det är särskilt användbart om hela eller delar av teamet jobbar på distans.

Byt röriga kalkylblad mot digital schemaläggning

Att planera skift i röriga kalkylblad leder lätt till förvirring och misstag. För att undvika det kan du använda ett schemaläggningsverktyg som Skedulo eller Findmyshift. Alla i teamet ser enkelt sitt schema och aviseras automatiskt vid ändringar.

Minska det manuella arbetet med projektverktyg

Projektledare tar ofta på sig många uppgifter. Det finns gott om projektverktyg, som Trello, Asana, Clickup och Basecamp, som hjälper team att organisera uppgifterna och samarbeta bättre.

Verktygen går att integrera med dina övriga system, så att påminnelser skickas automatiskt eller uppgifter läggs till från andra verktyg.

Automatisera e-postmarknadsföringen för högsta avkastning

För mindre företag ger e-postmarknadsföring den högsta avkastningen. Undersökningar visar att varje dollar du lägger på e-postmarknadsföring ger 42 dollar tillbaka.

Från veckobrev och födelsedagshälsningar till automatiserade utskicksserier: möjligheterna är oändliga.

Med verktyg som Mailchimp, Sendloop och Customer.io skapar du egna mallar och skickar ett personligt mejl till varje nytt affärstillfälle.

Byt besökslistor i papper mot digital besökshantering

Använder du fortfarande penna och papper för att checka in besökare? En klassisk besöksliggare i papper tar mycket tid och innebär vissa risker, där dataskyddet är det första man tänker på. Digital besökshantering gör inte bara arbetsplatsen säkrare, den är också bättre för klimatet och sparar massor av tid.

Medan besökarna checkar in på en surfplatta och uppgifterna sparas automatiskt i molnet kan receptionister och kontorschefer fokusera på annat och viktigare, som att ge besökarna ett förstklassigt mottagande.

System för digital besökshantering integrerar med alla möjliga verktyg, som e-post, Slack och Teams, för att skicka en avisering automatiskt när din besökare har kommit. Vill du veta hur digital besökshantering kan hjälpa din organisation? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar, chatta med oss eller boka en demo.

Läs mer om digital besökshantering

Vad är besökshantering?

5 myter om digital besökshantering

Kom i gång med digital besöksregistrering på under 30 minuter

Använd smarta sensorer för belysning, värme och kyla

En annan automatisering som både hjälper klimatet och sparar tid och pengar är smarta sensorer som tänder belysning, värme och kyla först när ett rum används. Tekniken kan styras med verktyg som Home Assistant. Där följer du energiförbrukningen över tid, vilket gör att du kan fatta väl underbyggda strategiska beslut.

Ställ in kaffebryggaren så att den brygger av sig själv

Som sagt: inget förstör dagen som slut på kaffet. För att undvika det har många märken tagit fram bryggare som kan ställas in upp till 24 timmar i förväg. Om det är en kopp kaffe som får medarbetarna i gång på morgonen kan en sådan maskin vara värd investeringen.

Låt en robotdammsugare hålla kontoret rent

Ingen gillar att dammsuga. Du har antagligen redan en robotdammsugare hemma, men har du funderat på en till kontoret?

Som alla vet blir det snabbt stökigt på ett kontor. När alla fokuserar på deadlines och nya affärer bryr sig ingen om smutsiga mattor och golv. Men slarviga kontor är varken bra för produktiviteten eller för kundernas intryck.

En daglig städfirma kostar mycket pengar. En robotdammsugare kan vara lösningen. Det finns till och med kombinationsmodeller som sopar, dammsuger och moppar golven samtidigt.

Det är tydligt att små innovationer som de här kan göra stor skillnad i mindre företag. De sparar pengar, sparar tid, ger blivande kunder ett bra intryck eller skapar bara lite glädje.

Så vilka kontorsknep tänker du införa hos dig?

Vill du känna efter vad ett modernt besökshanteringssystem gör för din organisation? Testa Vizito under en provperiod på 14 dagar, chatta med oss eller boka en demo för att prata om hur Vizito kan lyfta din reception.

Har du fler frågor? Här är de 7 vanligaste frågorna om besökshanteringssystem - och våra svar.