7 razões para substituir o seu registo de visitante em papel em 2023

Numa época em que quase tudo está a ser digitalizado - desde relâmpagos e controlo climático a reuniões - parece estranho ainda estar a usar papel e caneta para registar os seus visitantes. Especialmente quando tem em mente que o seu sistema de gestão de visitantes (VMS) é a única forma de controlar quem tem acesso aos seus edifícios e de saber quem está no local a qualquer momento.

No entanto, em 2022 o livro de visitas em papel ainda era o meio mais popular de registo de visitantes em empresas em todo o mundo.

Na Vizito, decidimos que acabou o tempo para o registo de visitantes em papel. E aqui está a razão:

1. Não é eficiente

Pode achar que um diário de visitas em papel é conveniente. Quando um visitante chega, basta apresentar-lhes o seu livro de visitas, eles preenchem um par de campos, e ponto final. Fácil para si, um pequeno esforço para o seu convidado, certo?

Bem, não.

Em primeiro lugar, decifrar a caligrafia de dezenas de visitantes por dia pode ser uma tarefa muito desafiante e demorada para o seu recepcionista. Não quer dizer que alguns visitantes possam esquecer-se de preencher alguns dos seus dados, ou de fornecer informações falsas.

E o que pensar do armazenamento de toda essa informação? Os registos em papel ocupam muito espaço. Se os seus convidados precisarem de assinar acordos de não divulgação ou outros documentos, há ainda mais papéis para arquivar (ou perder). E se tiver várias facilidades, a informação não está centralizada.

Além disso: como é que recuperaria a informação de uma certa pessoa que visitou a sua empresa? Precisaria de um sistema de arquivo muito bom se não quisesse passar horas a percorrer todos esses livros.

Um sistema digital de gestão de visitantes resolve todos estes problemas:

• Acabaram-se os dados incompletos ou ilegíveis
• Os documentos podem ser assinados digitalmente no check-in
• Os dados dos visitantes são automaticamente armazenados na nuvem
• Acesso fácil aos dados dos visitantes de onde quer que se encontre
• Fácil de analisar, pesquisar ou criar relatórios de visitantes

Com os seus convidados a assinar um tablet e os seus dados a serem armazenados automaticamente, a sua recepcionista pode concentrar-se na sua tarefa mais importante: proporcionar uma grande experiência de boas-vindas aos visitantes.

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2. Não é seguro

Como mencionámos anteriormente, o seu sistema de gestão de visitantes é a única forma de saber quem está nas suas instalações em qualquer momento. Ninguém quer que um incêndio ou uma fuga de gás aconteça, mas as emergências ocorrem, e nesse caso é da maior importância saber exactamente quem se encontra nas suas instalações.

Durante os períodos de emergência, os diários de bordo em papel são inúteis. Se até se tiver a oportunidade de os levar consigo enquanto o edifício está a ser evacuado, ainda há alguns problemas. Uma caligrafia pouco clara, campos vazios e dados incorrectos põem em risco os seus visitantes. Como sabe que visitantes já saíram, e quem ainda está lá dentro? E como poderia alertar rapidamente todos os hóspedes do que se está a passar?

É assim que um VMS digital ajuda-o a manter os seus visitantes seguros:

• Está disponível informação precisa sobre quem está no local e quem já saiu
• Os dados dos visitantes são exactos e completos
• Todos os dados podem ser acedidos através do painel de instrumentos, em qualquer dispositivo móvel
• Os alertas podem ser enviados a cada visitante no local, juntamente com os procedimentos de segurança em vigor
• No caso de o seu comprimido ser danificado, todos os dados permanecem acessíveis

3. Viola a privacidade dos seus visitantes

Alguns dos dados que solicita aos seus visitantes podem ser confidenciais ou informações sensíveis. Nem todos gostam que o seu nome, juntamente com o seu número de telefone e endereço (da empresa), esteja deitado para que todos possam ver.

No entanto, isto é exactamente o que acontece quando se utiliza um livro de registo em papel. A informação pessoal sobre os seus visitantes é exposta a qualquer pessoa que entre na sua área de recepção depois deles. Assim, se quiser proteger a privacidade dos seus visitantes e aderir à legislação da GDPR, um livro de registo em papel pode não ser a melhor escolha.

Vem aí o sistema de registo digital de visitantes:

• Todos os dados são armazenados de forma privada e segura na nuvem
• Os dados só podem ser acedidos por pessoas autorizadas
• A informação privada não está acessível para outros verem
• Fácil de aderir aos requisitos do GDPR

4. É irritante para os visitantes

Preencher alguns espaços em branco pode parecer fácil e apenas um pequeno esforço, mas a maioria dos visitantes acha isto muito desagradável. É demorado - especialmente quando se formam filas - e pode ser stressante para um hóspede que já está atrasado ou que não tem todos os dados necessários à mão. Fica ainda pior quando a sua recepcionista não está por perto e o seu visitante é forçado a esperar para se inscrever.

Um VMS digital tem várias vantagens:

• Acabaram-se as filas de espera para iniciar sessão
• O preenchimento do formulário é mais fácil, com opções de auto-completar e pré-inscrição
• Um hospedeiro é notificado ao mesmo tempo que o visitante faz o check-in, o que reduz o tempo de espera

5. É mau para a sua imagem

As primeiras impressões são importantes. Muito.

Para a sua empresa, tudo se resume a causar uma boa impressão na área de recepção dos seus convidados. O que irão eles pensar de um livro de registo de papel descuidado e antiquado, que não esteja em conformidade com as normas modernas de segurança e privacidade? É verdade, não o faz parecer óptimo.

E não faz qualquer sentido: a sua empresa é provavelmente bastante moderna e inovadora, utilizando todo o tipo de equipamento informático e ferramentas de alta tecnologia, mas a primeira coisa que os visitantes vêem no seu escritório é um diário de bordo em papel desactualizado, desarrumado e inseguro.

Um sistema digital para gestão de visitantes ajuda-o a causar uma grande impressão nos visitantes:

• Uma experiência profissional de check-in
• Um sistema visualmente atraente, que é rápido e fácil de usar
• Diz aos seus visitantes que é uma empresa acolhedora e inovadora

6. Não é sustentável

Todas as empresas produzem resíduos. Mesmo quando se possui apenas uma pequena empresa, não há fugas de embalagens, alimentos e resíduos de papel. Uma forma muito fácil de reduzir o desperdício é gerir digitalmente os seus visitantes.

Os livros em papel e a impressão tradicional de crachás são dispendiosos e consomem muito papel. Papel que precisa de ser arquivado e armazenado, e que será deitado fora no final.

Um VMS digital ajuda-o a poupar custos e a reduzir a sua pegada de carbono:

• As aplicações digitais de entrada não são dispendiosas, mesmo para pequenas empresas
• Os convidados assinam digitalmente e os dados são automaticamente armazenados na nuvem: não há necessidade de grandes pilhas de papel
• A utilização sem papel ajuda-o a reduzir o desperdício

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Os dados que um convidado é solicitado a fornecer variam frequentemente de empresa para empresa e mesmo de visitante para visitante. Algumas empresas pedem aos seus convidados que forneçam apenas algumas informações muito básicas, outras - à luz da segurança - precisam de alguns dados mais confidenciais.

Por vezes, a alguns hóspedes é pedido que forneçam mais informação do que a outros. Alguns poderão ter de assinar um NDA, outros poderão ser solicitados a mostrar uma identificação.

Como é que se pode corrigir isto com uma folha de identificação em papel e uma folha de identificação? Bem, não pode.

Com um VMS digital - você adivinhou - é canja:

• Um VMS digital ajuda-o a proporcionar uma experiência personalizada para diferentes tipos de visitantes
• Mensagens personalizadas de boas-vindas e de saída para cada tipo de visitante
• Campos de entrada personalizados para cada tipo de visitante
• Escolha que tipos de visitantes são apresentados com documentos legais, NDA’s, inquéritos, …
• Decidir que tipos de visitantes terão a sua fotografia tirada e um crachá impresso
• Reflectir a sua marca através da personalização do layout, cores, imagens, logo’s. Pode mexer facilmente nos elementos visuais antes de os adicionar, uma vez que as ferramentas modernas tornam muito fácil remover fundos de imagens e automatizar todos os tipos de processos.

As desvantagens do livro de registo de papel desactualizado são incontáveis. Não é eficiente, não é seguro e viola a privacidade dos seus convidados, para citar apenas alguns.

Actualmente, estão disponíveis muitos sistemas abrangentes de gestão de visitantes, dando à sua empresa uma impressão profissional e moderna. Muitas empresas estão a fazer a mudança para se tornarem sem papel. No entanto, algumas empresas ainda se agarram ao tradicional papel-e-papel. Qual é a sua escolha?

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar o seu negócio a crescer, experimente Vizito gratuitamente durante um 14 dias de teste. Converse connosco ou reserve uma demonstração para discutir como o Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.

Tem mais perguntas? Estas são as 7 perguntas mais comuns sobre gestão digital de visitantes - e as nossas respostas.