O que é a gestão de visitantes?

A gestao de visitantes e o processo que permite as empresas controlar, registar e gerir todas as pessoas que entram e saem dos seus edificios. Vai muito alem da simples recepcao: inclui o registo de visitantes, o cumprimento de politicas internas, a notificacao de funcionarios, a gestao de evacuacoes e a protecao de dados pessoais.

Este processo varia consoante a empresa, setor ou localizacao geografica. Para algumas organizacoes, basta um registo de nomes. Para outras, existem requisitos mais rigorosos como crachas, assinatura de documentos legais e escolta por funcionarios.

Que ferramentas existem para a gestao de visitantes?

Os sistemas de gestao de visitantes sao as ferramentas que suportam este processo. Podem ser simples ou sofisticados:

As empresas estao cada vez mais a atualizar para sistemas digitais porque estes oferecem funcionalidades impossíveis com papel: notificacoes instantaneas, check-in por codigo QR, assinatura digital de documentos e gestao centralizada de todos os locais.

Ainda prefere papel? Neste artigo damos-lhe 5 dicas para melhorar o seu registo de visitantes.

Como funciona um sistema digital de gestao de visitantes?

O funcionamento de um sistema digital de gestao de visitantes segue passos simples:

1. Chegada - O visitante introduz o seu nome e dados num tablet, tira uma fotografia e assina documentos digitais (se necessario)
2. Pre-registo - Visitantes pre-registados apenas digitalizam um codigo QR para fazer check-in
3. Notificacao - O sistema notifica automaticamente o anfitriao de que o convidado chegou
4. Check-out - O visitante faz check-out ao sair, mantendo o registo atualizado

Impessoal? Ou demasiado complicado? Neste artigo desmascaramos os 5 principais mitos sobre gestao digital de visitantes.

4 beneficios concretos da gestao digital de visitantes

Maior seguranca no controlo de acesso

A sua recepcao e a primeira linha de defesa contra visitantes indesejados. Um sistema digital implementa multiplas funcionalidades de seguranca:

• Registos completos de visitantes
• Crachas com fotografia para identificacao
• Captura de assinaturas digitais
• Alertas em tempo real

Protecao de dados e gestao de emergencias

Em caso de emergencia, como um incendio, pode localizar e notificar imediatamente todos os presentes no edificio. Alem disso, o sistema garante que todos os dados dos visitantes permanecem privados e ajuda a cumprir regulamentos como a GDPR.

Leia mais Melhorar a seguranca na sua empresa? Aqui estao 7 formas em que os sistemas de gestao de visitantes podem ajudar

Mais eficiencia na recepcao

Um sistema digital elimina tarefas repetitivas para os recepcionistas: nada de imprimir documentos em papel, criar crachas a mao ou alertar funcionarios manualmente. Isto liberta tempo para tarefas mais importantes, como ajudar visitantes que precisam de atencao extra e criar um acolhimento caloroso.

Melhor reputacao e imagem profissional

Um sistema moderno de registo com marca personalizada causa uma primeira impressao forte nos visitantes, clientes e potenciais clientes. Mostra que a sua empresa se preocupa genuinamente com a seguranca e o conforto dos seus convidados.

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestao de visitantes pode ajudar o seu negocio a crescer, experimente Vizito gratuitamente durante um 14 dias de teste ou converse connosco para discutir como Vizito pode ajuda-lo a melhorar a sua recepcao.

Tem mais perguntas? Estas sao as 7 perguntas mais comuns sobre gestao digital de visitantes - e as nossas respostas.