O que é a gestão de visitantes?

Imagine que as pessoas poderiam simplesmente entrar e sair da sua empresa, percorrendo os seus escritórios como quiserem.

Como poderia manter os seus empregadores e os seus edifícios em segurança, se não tem controlo sobre quem entra nas suas instalações? E como poderia manter os seus visitantes em segurança, se não sabe onde eles estão? Como poderia saber quem evacuar em caso de emergência, se nem sequer sabe quem se encontra no local?

É aqui que entra a gestão de visitantes. A gestão de visitantes ajuda-o a aumentar a segurança e a protecção, ao mesmo tempo que causa uma grande impressão nos visitantes.

O que é a gestão de visitantes?

A gestão de visitantes é um processo que ajuda as empresas a manter um registo das pessoas que visitam os seus edifícios. A recepção dos visitantes é apenas uma pequena parte deste processo. Registar os visitantes, certificar-se de que cumprem as suas políticas, notificar os funcionários de que o seu convidado chegou, gerir as evacuações… Tudo isto faz parte do processo.

Este processo pode variar consoante a empresa, ramo, indústria ou localização geográfica. Para algumas organizações, basta manter um registo dos nomes dos visitantes, para outras existem requisitos de segurança mais rigorosos, como crachás, documentos legais e escoltas dos funcionários.

O que são sistemas de gestão de visitantes?

Os sistemas de gestão de visitantes são ferramentas que ajudam as empresas a levar a cabo este processo. O sistema pode variar por empresa - desde o papel e caneta da velha guarda até um sistema de gestão de visitantes digital mais sofisticado.

À medida que vêem os benefícios, as empresas estão cada vez mais a actualizar para um sistema digital de gestão de visitantes que as pode ajudar a fazer muito mais do que um sistema manual clássico. Em vez de manter um livro de registo de visitantes em papel e a necessidade de um recepcionista informar um empregado da chegada do seu convidado, é agora possível gerir todas as partes da gestão de visitantes num único local.

Ainda prefere papel? Neste artigo damos-lhe 5 dicas para melhorar o seu registo de visitantes._

Como funcionam os sistemas digitais de gestão de visitantes?

Um sistema digital de gestão de visitantes utiliza um tablet ou um computador para monitorizar e registar a informação dos visitantes.

Quando um visitante chega, introduz o seu nome e outros detalhes, tira uma fotografia, e se necessário assina digitalmente documentos, como protocolos de segurança ou NDA’s. Se estiverem pré-registados, podem simplesmente digitalizar um código QR para iniciar a sessão.

A seguir, o sistema de gestão de visitantes notifica automaticamente a pessoa certa na empresa de que o seu convidado chegou.

Impessoal? Ou demasiado complicado? Neste artigo desmascaramos os 5 principais mitos sobre gestão digital de visitantes._

Como é que a gestão digital de visitantes o pode ajudar?

Há várias coisas que a gestão digital de visitantes pode fazer por si.

Melhorar a segurança

A sua recepção é a sua primeira linha de defesa contra visitantes indesejados. Um sistema digital de gestão de visitantes assegura que uma pessoa irresponsável não possa intrometer-se na sua empresa, implementando múltiplas funcionalidades que aumentam a segurança:

• Registos de visitantes
• Crachás de visitante com foto
• Captura de assinaturas
• Alertas
• …

Melhorar a segurança

Em caso de uma situação de emergência, como um incêndio, pode facilmente localizar e notificar todos no local. Para além de um alerta, pode também fornecer instruções sobre o que fazer.

Depois há o assunto da privacidade dos dados. Seja qual for o país onde a sua empresa opera, é provável que tenha de cumprir leis de privacidade rigorosas, tais como a GDPR. Um sistema digital de gestão de visitantes garante que todos os dados dos seus visitantes permanecem privados e ajudará a sua empresa a cumprir todos os regulamentos.

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Melhorar a eficiência

Um sistema digital de gestão de visitantes permite-lhe tornar a sua recepção muito mais eficiente. Os recepcionistas já não precisam de imprimir e arquivar documentos em papel, crachás manuscritos, ou alertar os funcionários quando o seu convidado chega. Deixa-lhes tempo para se concentrarem em tarefas mais importantes, tais como ajudar as pessoas que precisam de atenção extra e criar um acolhimento caloroso para os seus convidados.

Melhorar a sua reputação

Um sistema moderno de registo com marca personalizada pode ajudá-lo a causar uma primeira impressão poderosa nos seus visitantes, clientes e potenciais clientes. A gestão digital de visitantes dá-lhe todas as ferramentas necessárias para criar um espaço caloroso e acolhedor na sua área de recepção, enquanto mostra aos seus visitantes que se preocupa verdadeiramente com a sua segurança e protecção.

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Tem mais perguntas? Estas são as 7 perguntas mais comuns sobre gestão digital de visitantes - e as nossas respostas.