NDAs de Visitantes Facilitados (com um modelo gratuito)

Teme que as informações confidenciais da sua empresa possam cair nas mãos erradas quando os visitantes vão ao seu escritório? Não está sozinho: muitas empresas enfrentam este desafio. A boa notícia é que há uma solução simples para isso.

Os visitantes NDAs ajudam-no a manter a sua informação privada de negócios protegida. Quer esteja a convidar potenciais investidores, empreiteiros, consultores, ou mesmo familiares para a sua empresa, os assistentes nacionais de viagem visitantes são uma ferramenta essencial para proteger a sua propriedade intelectual.

Hoje em dia, é mais fácil do que nunca ter visitantes a assinar um NDA. O acordo pode ser facilmente integrado num sistema digital de gestão de visitantes, o que torna a sua leitura e assinatura uma brisa.

Neste artigo, vamos explorar as noções básicas de NDAs de visitantes, incluindo os seguintes tópicos:

Continue a ler para saber mais sobre como as ANDs visitantes podem proteger a sua informação comercial.

O que é um acordo de não-divulgação (NDA)?

Quer seja um empresário experiente ou apenas a começar no mundo dos negócios, é provável que tenha encontrado um acordo de não-divulgação, ou NDA, em algum momento. Este acordo é uma ferramenta comum utilizada para proteger informações sensíveis, tais como segredos comerciais e dados de propriedade, e é essencial para manter a confiança e a confidencialidade entre as partes.

Um NDA pode ser unilateral, bilateral, ou multilateral, dependendo do número de partes envolvidas. Um NDA unilateral é um acordo unilateral em que apenas uma das partes divulga informações confidenciais. Este tipo de NDA é normalmente utilizado pelas empresas quando partilham informações confidenciais com empregados, empreiteiros ou visitantes.

Um NDA bilateral é utilizado quando duas partes divulgam informações confidenciais (por exemplo, numa parceria ou numa fusão), enquanto um NDA multilateral diz respeito a três ou mais partes. Esta última é normalmente utilizada em acordos comerciais complexos, tais como joint-ventures ou consórcios.

O que é um visitante NDA?

Um NDA visitante é um tipo de NDA concebido especificamente para visitantes de uma empresa ou organização. É tipicamente um NDA unilateral, utilizado para proteger contra a divulgação não autorizada de informação confidencial por indivíduos que não são empregados da empresa mas requerem acesso a informação sensível para um fim específico, tal como um consultor ou empreiteiro.

Estes são alguns exemplos de situações em que as DNA de visitantes podem ser úteis:

Dirige uma empresa tecnológica em fase de arranque e convidou um grupo de investidores para o seu laboratório de investigação e desenvolvimento. Pretende certificar-se de que ninguém divulga as suas informações confidenciais aos seus concorrentes.
Está a acolher um grupo focal para testar um novo produto ou serviço. Quer recolher o feedback de potenciais clientes, mas não quer que os seus concorrentes saibam das suas últimas inovações.
Está a fazer uma visita às suas instalações de fabrico. Se está no negócio de criar produtos físicos, poderá querer mostrar a sua linha de montagem a potenciais parceiros ou investidores. No entanto, não quer que os seus processos ou técnicas de fabrico sejam copiados pelos seus concorrentes.
Está a mostrar os seus registos financeiros a um potencial investidor. Se procura financiamento para o seu negócio, provavelmente terá de partilhar informações financeiras. Contudo, quer certificar-se de que dados sensíveis, tais como receitas e lucros, não acabam nas mãos erradas.

Em suma, quer esteja a convidar potenciais investidores, parceiros comerciais, ou mesmo familiares para o seu espaço privado de escritórios, as AND visitantes são uma ferramenta essencial para proteger a sua propriedade intelectual. Sempre que estiver a partilhar informações sensíveis com alguém que ainda não esteja vinculado por um contrato formal, um NDA visitante pode ajudar a garantir que as suas informações confidenciais permanecem seguras.

Recepcionista entregando NDA a um visitante

Componentes chave de um NDA visitante

Um simples NDA de visitante deve conter os seguintes componentes:

Informação confidencial. O acordo deve identificar o que é considerado como informação confidencial. Isto pode incluir segredos comerciais, dados de clientes, informações financeiras, ou qualquer outra informação sensível que se pretenda proteger.
Exclusões. A NDA deve especificar qualquer informação que não esteja abrangida pelo acordo. Isto pode incluir informação que já esteja publicamente disponível ou informação que o visitante já conheça.
Obrigações. O acordo deve delinear as obrigações do visitante, tais como manter a confidencialidade da informação, utilizar a informação apenas para os fins declarados, e não revelar a informação a terceiros.
Termo e rescisão. Deve também especificar a duração do NDA e como pode ser rescindido, por exemplo por acordo mútuo ou após a conclusão do objectivo declarado.
Consequências. A NDA deve definir as consequências em caso de violação, tais como medidas cautelares ou indemnizações por perdas e danos.

É importante que as NDA sejam redigidas numa linguagem clara e concisa. Se os termos e condições forem demasiado complexos ou difíceis de compreender, poderá ser difícil fazer cumprir o acordo ou as partes compreenderem plenamente as suas obrigações. Uma AND bem redigida deve ser de fácil leitura e compreensão, protegendo ao mesmo tempo as informações confidenciais em questão.

Como se escreve um simples visitante NDA?

Como os NDA visitantes podem ser territórios desconhecidos para a maioria, é natural que se sinta um pouco incerto a escrever um. No entanto, com um pouco de orientação, poderá acelerar o processo. Ao seguir estes passos, poderá criar um NDA visitante que protege a sua informação confidencial e proporciona paz de espírito a ambas as partes envolvidas.

4 passos importantes para criar uma NDA básica de visitantes:

1 - Comece com um modelo
2 - Incluir todos os componentes necessários, mas mantê-lo simples
3 - Cuidado com as bandeiras vermelhas
4 - Integrar o NDA num sistema de gestão de visitantes

1. Comece com um modelo

Utilizar um modelo de acordo de não divulgação como ponto de partida. No fundo deste artigo, pode encontrar um modelo gratuito de um simples visitante NDA, que pode personalizar de acordo com as suas necessidades específicas. Ou pode procurar um modelo online.

2. Incluir todos os componentes necessários, mas mantê-lo simples

Para assegurar que o acordo é legalmente vinculativo e aplicável, deverá incluir os componentes essenciais no seu NDA visitante: informação confidencial, exclusões, obrigações, prazo e consequências.

Evite utilizar jargões jurídicos complexos que possam intimidar ou confundir os seus visitantes. Simplifique a linguagem e a estrutura para que o acordo seja de fácil compreensão.

3. Cuidado com as bandeiras vermelhas

Embora os NDAs visitantes possam ser uma forma eficaz de proteger a informação confidencial, existem algumas bandeiras vermelhas a ter em conta ao escrever e rever um NDA. Algumas cláusulas problemáticas comuns a que deve estar atento, são estas:

Uma definição demasiado ampla de “informação confidencial”.. Um NDA visitante deve definir claramente que informação é considerada confidencial e o que não é. Se a definição for demasiado ampla, pode ser difícil para o visitante saber que informação está autorizada a discutir ou revelar.
Prazos irrazoáveis. Um visitante NDA deve especificar um prazo razoável para o qual o visitante deve manter a informação confidencial em segredo. Se o prazo for demasiado longo ou irrazoável, poderá não ser exequível.
Obrigações excessivas. Um visitante NDA não deve impor ao visitante obrigações excessivas que vão além do que é necessário para proteger a informação confidencial. Se as obrigações não forem razoáveis, podem não ser exequíveis.
Falta de clareza sobre exclusões. A NDA deve identificar claramente as informações que estão excluídas do acordo, tais como informações que já estão publicamente disponíveis. Se as exclusões não forem claramente definidas, pode ser difícil para o visitante saber que informação pode e não pode divulgar.
Vagas consequências. A NDA deve especificar claramente quais as soluções disponíveis se o visitante violar o acordo. Se as soluções não estiverem claramente definidas, poderá ser difícil fazer cumprir o acordo.

4. Integrar o NDA num sistema de gestão de visitantes

Agora que criou um NDA de visitante eficaz, está pronto a receber os visitantes e a fazer com que estes assinem o acordo antes de entrarem nas suas instalações. A forma mais fácil de o fazer, é integrando a NDA num sistema digital de gestão de visitantes.

O software de registo digital de visitantes pode facilitar a apresentação de NDA’s de visitantes aos seus visitantes e a obtenção das suas assinaturas digitais. Com uma solução de software como o Vizito, os visitantes podem rápida e facilmente assinar NDA usando um tablet de ecrã táctil ou o seu próprio dispositivo. Isto não só simplifica o processo de registo de visitantes, como também assegura que todos os NDAs são armazenados de forma segura e facilmente acessíveis. Além disso, um sistema digital de gestão de visitantes permite a personalização do NDA com base no tipo de visitante.

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Visitante assinando NDA num comprimido

Modelo NDA de visitante gratuito

Abaixo pode descarregar um modelo NDA de visitante gratuito que pode utilizar como ponto de partida para o seu próprio NDA de visitante, ou pode utilizar qualquer modelo pré-existente disponível online.

Ao utilizar um modelo pré-existente, tenha em mente que ainda precisa de o adaptar às suas necessidades e situação específicas. Certifique-se de rever cuidadosamente o acordo e de o modificar conforme necessário para garantir que satisfaz as suas necessidades.

Para assegurar que o acordo é aplicável na sua jurisdição e protege adequadamente as suas informações confidenciais, poderá também querer considerar a possibilidade de procurar aconselhamento jurídico ou pedir a um advogado que reveja o acordo.

Descarregar o NDA visitante gratuito

No actual ambiente empresarial de ritmo acelerado, a protecção da informação confidencial é mais importante do que nunca. As AND visitantes fornecem um instrumento crucial para as empresas salvaguardarem os seus dados sensíveis ao acolherem partes externas nas suas instalações.

Seguindo as melhores práticas descritas neste artigo e explorando soluções digitais tais como software de registo de visitantes, todos estão preparados para proteger melhor as suas informações confidenciais e promover relações seguras com os seus visitantes.

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar o seu negócio, experimente Vizito durante um ensaio de 14 dias. Converse connosco ou marque uma demonstração para discutir como Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.

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