Integração de Sistemas de Gestão de Visitantes com Controlo de Acessos: Benefícios e Considerações

Imagine o seguinte: um potencial cliente de alto nível está a visitar duas empresas para reuniões importantes. Estas visitas determinarão com qual das empresas ele acabará por se envolver.

Quando o nosso convidado entra na área de recepção da empresa A, é recebido por um processo de check-in simplificado e seguro, com a sua identidade rapidamente verificada e um passe de acesso concedido às áreas apropriadas das instalações. Na empresa B, no entanto, o recepcionista tem dificuldade em encontrar as informações do visitante, não existem medidas eficazes para verificar a identidade do hóspede e é-lhe dado um passe de acesso genérico que lhe permite entrar em várias áreas restritas das instalações.

Qual destas empresas acha que causou a melhor impressão no nosso estimado hóspede? Que empresa tem as melhores medidas para optimizar a segurança e a protecção de informações sensíveis? E se este potencial cliente fosse você, com que empresa escolheria trabalhar?

Garantir a segurança das suas instalações é mais importante do que nunca. As empresas modernas não podem prescindir de sistemas avançados de controlo de acesso e de gestão de visitantes para proteger os seus bens, empregados e visitantes - e para causar uma excelente impressão nos convidados. Neste artigo, discutimos os benefícios e as considerações da integração de sistemas de gestão de visitantes (VMS) com sistemas de controlo de acesso (ACS) para uma solução de segurança mais abrangente.

Continue a ler para saber mais sobre:

• What is VMS access control?
• Benefits of integrating VMS and ACS
• How to integrate visitor management and access control
• Integrating CCTV with access control
• Setting up an integrated access control system

O que é o Controlo de Acesso VMS?

Sistema de Gestão de Visitantes (VMS)

Um sistema de gestão de visitantes (VMS) é uma solução de software que racionaliza o processo de registo de visitantes, check-in, e seguimento dentro de uma instalação. Ajuda as organizações a gerir eficazmente os seus visitantes, aumentar a segurança e manter o cumprimento dos regulamentos de segurança. Saiba mais sobre sistemas de gestão de visitantes no nosso guia abrangente.

Como funciona um sistema de gestão de visitantes?

Um sistema de gestão de visitantes inclui tipicamente os seguintes componentes e características:

• Um auto-atendimento quiosque ou tablet onde os visitantes podem introduzir os seus dados, tirar uma fotografia, e assinar quaisquer documentos necessários, tais como NDAs.
• Uma administração baseada na web dashboard que permite ao pessoal gerir a informação dos visitantes, visualizar os dados dos visitantes em tempo real, e gerar relatórios sobre as actividades dos visitantes.
• Integração com sistemas de controlo de acesso, permitir a concessão de acesso temporário aos visitantes com base no seu nível de habilitação e no objectivo da visita.
• A capacidade de emitir cartões digitais ou físicos visitantes, que podem incluir fotografias e códigos QR digitalizáveis para verificação de identidade rápida e fácil.
• Notificações automatizadas enviados aos empregados quando os seus visitantes chegam, assegurando uma comunicação eficiente e uma escolta rápida.
• Conformidade com data privacy regulations tais como GDPR através do armazenamento seguro de informações dos visitantes e do fornecimento de ferramentas para a gestão e retenção de dados.

Sistema de Controlo de Acesso (ACS)

Um Sistema de Controlo de Acesso (ACS) é uma solução de segurança que gere e regula o acesso a uma instalação. Restringe o acesso a indivíduos autorizados, ao mesmo tempo que impede a entrada de indivíduos não autorizados. Os sistemas de controlo de acesso ajudam a proteger os bens físicos, a propriedade intelectual, e a garantir a segurança dos empregados, visitantes, e da própria instalação.

Como funciona um sistema de controlo de acesso?

Um ACS consiste normalmente em vários componentes, incluindo hardware, software, e políticas de controlo de acesso. O hardware pode incluir fechaduras de portas, leitores de cartões, scanners biométricos, e teclados. O software é utilizado para gerir e regular a entrada e saída de indivíduos. Este processo envolve tipicamente as seguintes etapas:

• Autenticação: O indivíduo apresenta as suas credenciais ao sistema, através de um cartão de acesso físico, um número de identificação pessoal (PIN), ou um identificador biométrico (tal como uma impressão digital ou reconhecimento facial).
• Autorização: O ACS verifica a base de dados de controlo de acesso para verificar se o indivíduo está autorizado a entrar na área solicitada.
• Decisão de acesso: O ACS ou concede ou nega o acesso. Se o acesso for concedido, o sistema desbloqueia a porta ou barreira. Se o acesso for negado, a porta permanece trancada.
• Monitorização e registo: O ACS monitoriza e regista continuamente eventos relacionados com o acesso, tais como a data e hora de entrada, a identificação do indivíduo, e o local específico a que se acede.
• Relatório: Os sistemas de controlo de acesso podem gerar vários relatórios com base nos dados de acesso registados. Estes relatórios podem ajudar a identificar potenciais riscos de segurança, analisar tendências, e fornecer informações sobre a eficácia das políticas de controlo de acesso em vigor.

Integração de VMS e ACS

A integração de um sistema de gestão de visitantes (VMS) com um sistema de controlo de acesso (ACS) resulta numa solução de segurança unificada que proporciona um melhor controlo sobre o acesso dos visitantes e aumenta a segurança geral das instalações. Esta integração racionaliza os processos de gestão de visitantes e assegura uma colaboração perfeita entre os dois sistemas.

Benefícios da integração de VMS e ACS

1. Segurança melhorada das instalações

A integração do seu VMS e ACS fornece uma solução de segurança abrangente, combinando a gestão de visitantes com o controlo de acesso, assegurando que apenas indivíduos autorizados podem entrar nas suas instalações. Esta integração reduz o risco de acesso não autorizado, roubo, e outras ameaças à segurança.

2. Registo de Visitantes e Check-In Simplificado

Um VMS simplifica e automatiza o processo de registo de visitantes, facilitando aos visitantes o check-in e a recepção dos seus crachás de visitante. Um sistema integrado permite conceder automaticamente acesso seguro aos visitantes com base nas suas informações de registo.

3. Verificação de Identidade Melhorada

Uma solução de segurança integrada pode utilizar vários métodos de autenticação, tais como controlo de acesso biométrico e controlo de acesso RFID, para verificar a identidade dos visitantes e empregados. Isto assegura que apenas indivíduos autorizados tenham acesso às suas instalações.

4. Rastreio eficiente de visitantes

Com um sistema de gestão de visitantes, pode facilmente seguir os movimentos dos visitantes ao longo das suas instalações, fornecendo informação em tempo real sobre o seu paradeiro. Isto permite-lhe abordar rapidamente as preocupações de segurança e manter um ambiente seguro.

5. Cumprimento dos Regulamentos e Políticas de Segurança

Um VMS pode ajudar a sua organização a aderir aos requisitos de conformidade de segurança e a manter directivas de gestão de visitantes actualizadas. A integração de um VMS com um ACS assegura que os seus processos de segurança se alinhem com as melhores práticas e regulamentos da indústria, tais como GDPR.

Como integrar a gestão de visitantes e o controlo de acessos

Existem vários métodos para integrar sistemas de controlo de acesso com um sistema de gestão de visitantes. Aqui na Vizito, levamos a segurança a sério. Por isso, o nosso sistema de gestão de visitantes pode integrar-se facilmente com um ACS para fornecer uma solução abrangente e segura para gerir os visitantes e o acesso às suas instalações. Eis como funciona:

1. Registo de visitantes

Quando um visitante chega às suas instalações, pode utilizar o Vizito para efectuar o check-in, fornecendo as suas informações pessoais e o objectivo da sua visita. O Vizito é um sistema de gestão de visitantes baseado na nuvem, o que significa que estes dados são capturados e armazenados de forma segura na nuvem. Isto oferece uma solução flexível e escalável que pode ser facilmente integrada com vários hardware e software de controlo de acesso, proporcionando um sistema de segurança sem falhas.

2. Verificação de identidade

O Vizito pode ser configurado para trabalhar com o seu ACS para verificar a identidade do visitante. Isso pode envolver a verificação do ID do visitante, a leitura de um código QR ou o uso de métodos de identificação biométrica, como reconhecimento facial ou leitura de impressões digitais.

3. Permissões de acesso

Uma vez verificada a identidade do visitante, Vizito pode comunicar com o seu ACS para determinar as permissões de acesso apropriadas para o visitante com base em regras e políticas pré-definidas. Isto pode incluir a concessão de acesso a áreas específicas dentro da instalação ou a limitação de acesso a determinados períodos de tempo.

4. Geração de passes de acesso

Se o visitante tiver acesso, Vizito pode gerar um passe de acesso, que pode ser um crachá impresso, um código QR digital, ou um cartão de acesso. Este passe pode então ser utilizado com o ACS para conceder a entrada nas áreas autorizadas.

5. Controlo de Acesso Biométrico

O controlo de acesso biométrico utiliza traços biológicos únicos, tais como impressões digitais ou reconhecimento facial, para autenticar indivíduos. Este método proporciona um elevado nível de segurança e pode ser facilmente integrado com Vizito.

6. Controlo de Acesso RFID

O controlo de acesso RFID utiliza a tecnologia de identificação por radiofrequência (RFID) para conceder ou negar o acesso. As etiquetas ou cartões RFID podem ser atribuídos aos visitantes durante o registo, permitindo-lhes o acesso a áreas específicas das suas instalações.

7. Acompanhamento de visitantes

Vizito pode trabalhar em conjunto com o seu ACS para acompanhar os movimentos dos visitantes dentro da instalação, fornecendo dados em tempo real sobre a localização dos visitantes e a duração da sua visita. Esta informação pode ser utilizada para fins de análise de segurança, auditoria, e cumprimento.

8. Check-out e revogação do acesso

Quando o visitante estiver pronto para deixar as instalações, pode utilizar Vizito para fazer o check-out. Este processo comunica com a ACS para revogar as permissões de acesso do visitante, assegurando que este não pode voltar a entrar nas instalações sem a devida autorização.

Ao integrar Vizito com o seu ACS, pode racionalizar o processo de gestão de visitantes, aumentar a segurança e proporcionar uma experiência ininterrupta aos seus visitantes. Para descobrir como o Vizito pode melhorar a segurança nas suas instalações, pode experimentar o sistema durante um ensaio de 14 dias.

Integração de CCTV com controlo de acesso

Para adicionar outra camada de protecção à sua solução de segurança integrada, pode também incorporar câmaras CCTV no seu sistema.

Vantagens da integração de CCTV

A integração da televisão de circuito fechado (CCTV) com sistemas de controlo de acesso aumenta a segurança geral das suas instalações. A combinação destes sistemas permite a monitorização e gravação em tempo real dos pontos de acesso, o que lhe permite identificar potenciais ameaças e responder rapidamente a incidentes de segurança.

Como funciona o CCTV com sistemas de controlo de acesso

As câmaras CCTV podem ser colocadas em pontos de acesso para monitorizar e gravar a entrada e saída de indivíduos. Quando integradas com um ACS, as câmaras podem desencadear eventos baseados em acções de controlo de acesso, tais como a concessão ou recusa de acesso a um visitante. Esta integração ajuda a verificar a identidade dos indivíduos e assegura que apenas o pessoal autorizado tenha acesso.

Configurar um Sistema Integrado de Controlo de Acesso

Quando se pretende criar um sistema integrado de controlo de acesso VMS, há vários passos que se devem tomar.

1. Avaliação das Necessidades e Requisitos das Instalações

Antes de integrar um VMS com um ACS, é crucial avaliar as necessidades e exigências da sua instalação. Determine o nível de segurança necessário para a sua organização, os tipos de visitantes que precisa de gerir, e quaisquer requisitos específicos de conformidade que tenha de cumprir.

2. Escolhendo o Hardware e Software de Controlo de Acesso Correcto

A selecção do hardware e software de controlo de acesso adequado é essencial para o sucesso da integração de um VMS e ACS. Certifique-se de escolher um sistema de gestão de visitantes compatível com o seu sistema de controlo de acesso existente ou um que possa ser facilmente integrado com um novo ACS.

3. Implementar políticas e directrizes de segurança

Desenvolver e implementar políticas e directrizes de segurança para a gestão de visitantes e controlo de acesso. Estas políticas devem delinear os procedimentos de registo de visitantes, check-in, e permissões de acesso. Assegurar que o seu pessoal está formado e familiarizado com estas políticas é fundamental para a manutenção de uma instalação segura.

Agora vamos voltar por um momento à empresa A - como o cliente na introdução deste artigo acabou por fazer. A empresa A deixou uma impressão positiva no nosso convidado ao implementar um processo de check-in simplificado com medidas de segurança avançadas, enquanto que a empresa B ficou aquém das expectativas com uma abordagem desactualizada e insegura que não só prejudicou a informação sensível da empresa como também lhes custou uma valiosa oportunidade de negócio.

Como líder empresarial, quer certamente que a sua empresa se assemelhe à empresa A em vez da empresa B. Ao integrar um sistema de gestão de visitantes como o Vizito com sistemas de controlo de acesso, irá fazê-lo. Vizito ajudá-lo-á a assegurar uma experiência sem falhas e segura para os visitantes, melhorar a segurança geral das suas instalações e criar uma impressão positiva duradoura, tanto nos clientes como nos parceiros.

Explore mais sobre gestão de visitantes e segurança no local de trabalho no nosso blogue.

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar o seu negócio, experimente Vizito durante um ensaio de 14 dias. Converse connosco ou marque uma demonstração para discutir como o Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.