5 maneiras de os sistemas de gestão de visitantes pouparem tempo e melhorarem a eficiência

Como líder de uma empresa, está constantemente à procura de formas de otimizar o seu local de trabalho e de se manter à frente num ambiente competitivo. Um aspeto crucial que pode melhorar significativamente a eficiência e a segurança da sua empresa é um sistema de gestão de visitantes (VMS).

Os sistemas de gestão de visitantes oferecem inúmeras vantagens, incluindo soluções que poupam tempo e controlo de acesso integrado. Estes sistemas podem transformar a eficiência do seu escritório, desde as notificações automáticas de visitantes até à gestão segura de visitantes e ao rastreio de visitantes.

Nesta publicação do blogue, discutiremos cinco formas como um sistema de gestão de visitantes pode beneficiá-lo a si e à sua empresa, mostrando por que razão é um investimento valioso para melhorar a eficiência e a segurança do local de trabalho. Continue a ler para descobrir como a adoção destas soluções inovadoras pode impulsionar a sua empresa para novos patamares.

1. Processo de check-in simplificado
2. Check-in sem contacto
3. Notificações automaticas de visitantes
4. Rastreio de visitantes
5. Controlo de acesso integrado

1. Processo de check-in simplificado

Os sistemas de gestão de visitantes permitem que as empresas substituam os incómodos livros de registo em papel por um processo de entrada digital sem falhas, reduzindo significativamente o tempo que os visitantes demoram a fazer o check-in. Os visitantes podem introduzir as suas informações sem esforço, quer através de um quiosque de auto-atendimento intuitivo, quer através de um método sem contacto, como a leitura de um código QR.

À chegada, uma mensagem automática é imediatamente enviada ao anfitrião, que pode então recebê-los na área da receção. Este processo simplificado não só reduz os tempos de espera, como também cria uma primeira impressão para os seus hóspedes impecável, fazendo com que se sintam valorizados e bem atendidos.

Entretanto, o pessoal da receção pode concentrar-se noutras tarefas essenciais, como dar aos hóspedes uma receção calorosa e atender às suas necessidades. Com um VMS, pode melhorar ainda mais o processo de check-in:

• Faça o pré-registo dos seus convidados enviando-lhes um convite com os pormenores da sua visita, incluindo um código QR único que podem ler à chegada.
• Personalize formulários de check-in adaptados às suas necessidades específicas, garantindo que recolhe todas as informações necessárias.
• Permitir que os visitantes digitalizem rapidamente os seus documentos de identificação, que o sistema pode depois utilizar para preencher automaticamente o formulário de check-in, poupando tempo e reduzindo os erros.
• Imprima instantaneamente crachás de visitantes com a fotografia, o nome e outras informações relevantes do visitante, ajudando o pessoal a identificar e gerir facilmente os visitantes nas instalações.

2. Check-in sem contacto

Em resposta à pandemia de COVID-19, os sistemas de gestão de visitantes evoluíram para incorporar opções de check-in sem contacto, oferecendo uma experiência mais segura e eficiente aos visitantes.

Um método popular, como já foi referido, é a utilização de códigos QR únicos. Após o pré-registo, os visitantes recebem o seu código personalizado por correio eletrónico ou SMS. Quando chegam, podem simplesmente digitalizar este código no quiosque ou tablet designado, que os regista automaticamente sem qualquer contacto físico. Para além dos códigos QR, outras opções de registo sem contacto incluem aplicações móveis e tecnologia de reconhecimento facial.

A adoção destas características inovadoras não só melhora as medidas de segurança, como também proporciona uma experiência de visita mais agradável e sem descontinuidades, deixando uma impressão duradoura nos seus convidados. Ao implementar uma opção de check-in sem contacto, demonstra o empenho da sua empresa em dar prioridade ao bem-estar dos seus visitantes e funcionários.

3. Notificações automáticas de visitantes

Um visitante faz o check-in e, com a magia da tecnologia, o seu pessoal é imediatamente notificado da sua chegada. O sistema pode enviar alertas automáticos por correio eletrónico, SMS, Slack ou qualquer outra plataforma de comunicação integrada. Esta comunicação em tempo real não só reduz o tempo de espera dos visitantes, como também simplifica todo o processo de check-in, tornando o seu local de trabalho numa máquina bem oleada.

E mais: esta fantástica funcionalidade também elimina a necessidade de a sua rececionista fazer chamadas telefónicas ou enviar mensagens manualmente. Mais uma vez, tempo poupado para o seu pessoal da receção.

4. Rastreio de visitantes

Pode dizer adeus aos dias de procura de informações sobre os visitantes em pilhas de registos em papel ou em folhas de cálculo dispersas. Os sistemas de gestão de visitantes registam e armazenam digitalmente os dados dos visitantes, o que tem várias vantagens:

• Com dados dos visitantes em tempo real pode acompanhar a atividade dos visitantes e saber quem está na sua empresa em qualquer momento, reforçando a segurança e permitindo uma resposta eficiente em caso de emergência.
• Pode gerar relatórios detalhados sobre o histórico e a análise dos visitantes num instante, ajudando a sua empresa a tomar decisões mais informadas.
• Graças ao fácil acesso a todas as informações dos visitantes, pode efetuar auditorias ou rever os dados dos visitantes com facilidade e rapidez.
• Ao armazenar digitalmente e de forma segura os dados dos visitantes, garante a conformidade com os regulamentos de proteção de dados como o GDPR.
• Ao substituir os métodos manuais de rastreio de visitantes por um sistema automatizado, melhora a eficiência geral do local de trabalho.

5. Controlo de acesso integrado

Os sistemas de gestão de visitantes podem ser facilmente integrados com os sistemas de controlo de acesso existentes, oferecendo um processo de entrada e saída sem problemas para os visitantes, ao mesmo tempo que aumentam a segurança geral do edifício. Esta ligação perfeita ajuda a manter um processo robusto de gestão de visitantes, ao mesmo tempo que melhora a eficiência do local de trabalho.

Quando um visitante faz o check-in, o sistema integrado pode conceder-lhe automaticamente acesso a áreas específicas do edifício com base na sua marcação ou no objetivo da sua visita. Este nível de controlo garante que os visitantes só podem entrar em áreas autorizadas, aumentando efetivamente a segurança geral. Também minimiza a necessidade de gestão manual de chaves físicas ou crachás, o que pode ser moroso e menos seguro.

Além disso, ao dispor de um sistema unificado, é mais fácil monitorizar a atividade dos visitantes e reagir rapidamente em caso de violações de segurança ou emergências. Este processo simplificado também contribui para uma melhor experiência do visitante, uma vez que elimina a confusão ou os atrasos relacionados com o acesso, permitindo que os visitantes se concentrem no objetivo da sua visita.

Para obter mais informações sobre como melhorar a segurança no seu local de trabalho, explore os nossos artigos sobre segurança no local de trabalho, melhorar a segurança com um VMS, como melhorar a segurança na sua empresa alimentar e tácticas de política de visitantes.

Como pode ver, os sistemas de gestão de visitantes podem beneficiar a sua empresa de muitas formas, ajudando-o a poupar tempo e melhorando a eficiência e a segurança do local de trabalho. A adoção destas soluções inovadoras pode impulsionar a sua empresa para novos patamares. Está pronto para fazer o check-in para o futuro?

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