Gestão de visitantes e preparação para emergências: Guia completo

Ninguém gosta de pensar em incêndios, evacuações ou qualquer outra emergência no local de trabalho. No entanto, uma preparação adequada é essencial para evitar que pequenos problemas se transformem em grandes complicações. Por isso, um planejamento de crises eficiente é indispensável para qualquer organização.

Na segurança corporativa, o gerenciamento de visitantes muitas vezes é negligenciado. No entanto, um registro eficiente de visitantes é um recurso valioso que aumenta a segurança e proporciona uma visão geral, especialmente em situações de emergência. Com um sistema moderno de gestão de visitantes, você sempre sabe exatamente quem está no prédio e pode tomar as medidas apropriadas imediatamente em caso de incidente.

Neste guia, explicamos por que o planejamento para emergências é essencial e detalhamos o importante papel do gerenciamento de visitantes. Fornecemos dicas práticas e exemplos reais inspiradores. Assim, você estará bem preparado para qualquer situação de emergência e poderá proteger de forma ideal seus visitantes e funcionários.

• O que é um sistema de gestão de visitantes (VMS)?
• A importância dos procedimentos de emergência nas organizacoes
• Como a gestão de visitantes contribui para a preparação para emergências?
• Aplicações práticas e casos reais
• Roteiro: como usar um VMS em uma situação de emergência
• Funcionalidades importantes em um sistema de registro de visitantes
• Benefícios do Vizito na preparação e segurança para emergências
• Conclusão
• Perguntas frequentes

1. O que é um sistema de gestão de visitantes (VMS)?

Um sistema de gestão de visitantes ou sistema de registro de visitantes é uma plataforma digital que permite que as organizações registrem, gerenciem e monitorem visitantes de forma fácil e eficiente. Os dias de listas de visitantes ou livros de registro manuscritos na recepção ficaram para trás : esses métodos geralmente são desorganizados e oferecem pouca segurança. Com um VMS, os visitantes podem fazer o check-in rapidamente através de um tablet ou smartphone. Isso não apenas aumenta a praticidade, mas também proporciona mais segurança e um melhor controle de quem está no prédio.

Como funciona?

Os visitantes podem fazer o autoatendimento em um quiosque self-service ou em um tablet. Eles podem preencher seus dados, tirar uma foto, imprimir um crachá e assinar qualquer documento necessário, como um acordo de confidencialidade (NDA) ou instruções de segurança. Com um sistema moderno como o Vizito, é possível fazer o pré-cadastro, bastando ao visitante escanear um código na chegada.

Uma notificação é enviada automaticamente ao anfitrião. Ao final da visita, basta que o visitante faça o check-out.

Todos os dados dos visitantes são armazenados com segurança na nuvem. Isso fornece uma visão em tempo real de todos que estão presentes no prédio.

Quais são os benefícios?

Hoje, muitas empresas optam por sistemas digitais de gestão de visitantes porque oferecem inúmeras vantagens em relação aos métodos tradicionais baseados em papel:

O papel de um VMS na segurança

Quando as empresas consideram um sistema digital de gestão de visitantes, geralmente o fazem pelo conveniente que ele oferece no registro de visitantes. Muitos se surpreendem ao descobrir que o sistema também desempenha um papel central na garantia da segurança dentro da organização. Por exemplo, imagine que ocorra um incêndio na sua empresa e todos precisem ser evacuados. Um VMS oferece, de imediato, uma visão geral de quem está presente. Assim, você garante que ninguém seja esquecido e permite que os profissionais de emergência ajam com rapidez e eficiência. Esse é apenas um dos grandes benefícios de um sistema de registro de visitantes. Mais adiante neste artigo, você verá como a gestão inteligente de visitantes pode contribuir para a segurança dentro da sua empresa.

Um sistema moderno de gestão de visitantes como o Vizito garante uma experiência segura, eficiente e profissional aos visitantes e otimiza a preparação para emergências

2. A importância dos procedimentos de emergência nas organizacoes

O que acontece quando ocorre uma emergência repentina? A preparação para emergências significa estabelecer procedimentos claros com antecedência e preparar as pessoas para situações inesperadas e potencialmente perigosas. Ter apenas um plano teórico não é suficiente; também é essencial manter todos os processos e canais de comunicação ativos e atualizados.

Os procedimentos de emergência são indispensáveis em vários cenários, como incêndios, evacuações, emergências médicas, quedas de energia e lockdowns. Nessas situações, cada segundo conta, sendo crucial agir de forma rápida e estruturada. Saber exatamente quem está no prédio ajuda a garantir que todos sejam contabilizados e que os serviços de emergência sejam avisados.

Sem um plano de emergência adequado ou uma visão atualizada de quem está no local, o risco de caos e erros aumenta significativamente. Visitantes e colaboradores temporários podem facilmente ser esquecidos em um momento de pânico, colocando sua segurança em risco. Além disso, a falta de procedimentos claros pode levar a ambiguidades, evacuações atrasadas e danos à reputação.

Em resumo, procedimentos de emergência e um registro abrangente de visitantes são indispensáveis para proteger funcionários e visitantes e manter o controle em situações críticas. Este artigo explica como implementar um procedimento de emergência.

3. Como a gestão de visitantes contribui para a preparação para emergências?

Um plano de emergência eficaz exige informações atualizadas e comunicação rápida. Um sistema digital de gestão de visitantes oferece diversas vantagens nesse sentido:

• Visão em tempo real de visitantes e funcionários presentes
  Com um sistema digital de registro de visitantes, você sempre sabe exatamente quem está no prédio. O sistema registra visitantes, fornecedores e funcionários na chegada e na saída. Em uma emergência, você nunca precisará adivinhar se alguém ainda está dentro do edifício. Essa visão atualizada é crucial para garantir que todos sejam contabilizados e evacuados com segurança.

• Listas de evacuação rápidas e precisas
  Um sistema moderno de gestão de visitantes gera instantaneamente uma lista de evacuação completa e atualizada sempre que necessário. Esta função fornece, em segundos, uma visão de todos os presentes, o que é fundamental para a equipe de resposta a emergências internas (Brigada de Emergência) e para os serviços de emergência.

• Funções automáticas de alarme e notificação
  Muitos sistemas de gestão de visitantes enviam automaticamente notificações de alarme ou mensagens push para os presentes assim que ocorre uma emergência. Esses avisos informam imediatamente visitantes e funcionários sobre a situação e sobre os passos que devem ser seguidos para evacuar o prédio com segurança.

• Integração com protocolos de segurança existentes
  Um sistema poderoso de registro de visitantes se integra perfeitamente com os planos e protocolos de segurança existentes em sua organização. O software pode ser conectado a sistemas de alarme de incêndio, controle de acesso ou outras soluções de segurança. Isso cria um sistema integrado que funciona de forma eficiente e rápida em situações de emergência.

• Prevenção de entrada de pessoas não autorizadas
  Um VMS ajuda a evitar emergências ao impedir a entrada de visitantes não autorizados. É fácil configurar o acesso apenas para pessoas previamente aprovadas ou convidadas. Isso reduz o risco de intrusos e aumenta a segurança geral da sua organização.

• Segurança da privacidade
  Sistemas modernos são projetados considerando a privacidade e as regulamentações. Eles ajudam a cumprir requisitos legais, como a LGPD/GDPR, processando e armazenando dados pessoais de maneira segura. Isso transmite tranquilidade e uma imagem profissional para os visitantes.

Quer saber mais? Leia nossos artigos sobre registro de visitantes e segurança, segurança no ambiente de trabalho e dicas para uma política de visitantes segura.

Um registro atualizado de visitantes e funcionários é essencial para garantir uma evacuação segura em qualquer emergência.

4. Aplicações práticas e casos reais

Se você nunca passou por uma situação de emergência — e esperamos que assim continue — pode ser difícil imaginar os benefícios concretos de um sistema de registro de visitantes. Os exemplos abaixo mostram como um VMS contribui para a segurança em diversos setores.

Educação

Uma boa escola é uma escola segura. No ambiente escolar, visitantes indesejados não são bem-vindos. Um sistema digital de registro de visitantes ajuda a manter intrusos fora. Por exemplo, o prédio pode ser trancado imediatamente e as pessoas certas são automaticamente alertadas.

Em caso de emergência, como um incêndio na escola, é essencial saber quais alunos, funcionários e visitantes estão no prédio. Com um sistema digital de registro de visitantes, uma lista de evacuação completa pode ser gerada rapidamente. Isso evita que alguém seja esquecido durante a evacuação e garante uma comunicação eficaz com pais e equipes de emergência.

Produção

Em uma fábrica ou galpão de produção, segurança e controle são sempre prioridade. Os visitantes, por exemplo, são analisados com antecedência e somente pessoas autorizadas têm permissão para entrar nas instalações. O registro digital dos visitantes torna esse processo muito simples, inclusive com a assinatura digital das instruções de segurança.

Além disso, em casos de incidentes químicos ou acidentes com máquinas, um sistema VMS facilita a evacuação. A equipe de resposta a emergências pode usar o sistema para localizar contratados ou fornecedores, mesmo que estejam presentes apenas temporariamente no local.

Escritórios

Em um grande edifício de escritórios, pode ser difícil saber quem está no interior, especialmente quando há visitantes frequentes. Isso pode gerar problemas em caso de emergência. Um sistema de gestão de visitantes oferece uma visão imediata e em tempo real de todos no prédio. Os responsáveis podem enviar rapidamente mensagens de alerta e garantir uma evacuação organizada.

O sistema também permite controle de acesso: só visitantes pré-aprovados têm permissão para entrar, reduzindo o risco de intrusos. Em caso de incidente, gerentes e equipe de recepção podem enviar alertas com o toque de um botão.

Instituições de saúde

Para hospitais e outras instituições de saúde, o fluxo de visitantes é especialmente importante, dada a vulnerabilidade de pacientes e residentes. Com um sistema de registro de visitantes, é possível filtrar os visitantes conforme diretrizes pré-estabelecidas já na entrada. Em emergências, o sistema fornece rapidamente uma visão de quem está em cada departamento.

Logística e armazéns

Sítios logísticos recebem continuamente visitantes temporários, motoristas e fornecedores, o que torna a segurança um desafio. Um sistema de registro de visitantes ajuda a prevenir o acesso de pessoas não autorizadas e a manter a ordem. Isso contribui para evitar incidentes, garante conformidade com exigências rigorosas de segurança e fornece uma lista atualizada dos presentes no local em caso de emergência.

5. Roteiro: como usar um VMS em uma situação de emergência

Está claro que um sistema digital de gestão de visitantes melhora a segurança. Mas como realmente se preparar para uma emergência? Este plano prático, passo a passo, vai preparar sua organização para qualquer emergência.

1. Inventário: quem está presente?

Em uma emergência, o primeiro passo é sempre fazer o inventário de todas as pessoas presentes. Com um sistema digital de registro de visitantes, você sempre sabe quem está no prédio—funcionários, visitantes, fornecedores, trabalhadores temporários etc. Essas informações em tempo real são essenciais para garantir uma evacuação segura e permitem uma intervenção rápida em caso de incidente.

2. Comunicação: alertando os presentes

Em uma emergência, cada segundo conta. Um sistema de gestão de visitantes permite enviar imediatamente notificações automáticas, alertas ou instruções via SMS, e-mail ou push notification. Isso possibilita informar rapidamente todos os presentes e evita pânico ou falhas de comunicação.

3. Evacuação: registro de presentes/ausentes

Durante uma evacuação, o registro digital de visitantes facilita a checagem de quem saiu em segurança e quem pode ainda estar dentro. Um VMS gera instantaneamente uma lista de evacuação completa e atualizada. Isso permite que sua organização aja de forma eficaz e eficiente, garantindo que ninguém seja esquecido.

4. Avaliação: relatório pós-evento

Após um incidente, é importante avaliar o que aconteceu. Um VMS oferece relatórios claros sobre quem estava presente, quem evacuou com segurança e quais comunicações foram enviadas. Essas informações ajudam a aprimorar processos e a fortalecer ainda mais a preparação da sua organização para emergências.

O registro digital de visitantes oferece visão instantânea, possibilita comunicação direcionada e garante que ninguém seja esquecido durante uma evacuação.

6. Funcionalidades importantes em um sistema de registro de visitantes

Ao escolher um sistema digital de gestão de visitantes, facilidade de uso, interface intuitiva e integração eficiente com sistemas existentes são pontos naturalmente importantes. No entanto, as funcionalidades de segurança oferecidas pelo sistema são igualmente essenciais. O que considerar?

Recursos essenciais de segurança

Escolha um sistema de registro de visitantes com funcionalidades focadas em segurança. Procure por visão em tempo real dos presentes, geração automática de listas de evacuação e notificações instantâneas em caso de incidentes. Outros recursos úteis incluem crachás de visitante e assinatura digital das instruções de segurança.

Integração com sistemas de alarme e incêndio

Escolha um VMS que se conecte facilmente aos sistemas de segurança e alarme já existentes na sua empresa. Por meio de integrações com alarmes de incêndio, controle de acesso e outros sistemas de alarme, qualquer emergência será sinalizada imediatamente e as informações relevantes serão compartilhadas automaticamente.

Interface simples e intuitiva para ações rápidas

Em uma emergência, cada segundo conta. Uma interface fácil de usar e intuitiva garante que funcionários e equipes de emergência possam acessar rapidamente o painel geral, imprimir listas de evacuação e enviar notificações. Opte por um sistema digital de registro de visitantes que seja acessível e de fácil utilização, mesmo para funcionários temporários ou pessoas com pouca familiaridade tecnológica.

7. Benefícios do Vizito na preparação e segurança para emergências

Vizito é muito mais do que um sistema padrão de gestão de visitantes. Ele ajuda organizações de diversos setores a garantir a segurança e lidar com emergências de forma profissional. Seus recursos exclusivos incluem:

• Visualização em tempo real de quem está no prédio
• Listas de evacuação instantâneas
• Notificações automáticas por SMS, e-mail ou push notifications
• Impressão de crachás para visitantes
• Assinatura digital de instruções de segurança
• Integração com sistemas de segurança existentes, como alarmes, alarmes de incêndio e controle de acesso
• Interface clara, fácil de usar e disponível em vários idiomas
• Segurança de dados e conformidade com exigências legais

Conclusão

Incêndio, intruso, evacuação ou outra emergência: ninguém gosta de pensar nisso, mas a preparação adequada é essencial para responder de forma rápida, segura e eficaz quando necessário. Um sistema moderno de gestão de visitantes (VMS) desempenha um papel importante nesse processo.

O Vizito, por exemplo, ajuda a manter visitantes indesejados do lado de fora e se integra facilmente a sistemas de alarme, alarmes de incêndio e controles de acesso já existentes. Em uma emergência, o Vizito oferece visualização em tempo real de quem está presente, gera rapidamente listas precisas de evacuação e envia notificações automáticas para funcionários e visitantes.

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Perguntas frequentes (FAQ)

O que devo fazer em caso de emergência com visitantes presentes?

Em uma situação de emergência, é fundamental acompanhar com segurança todos os colaboradores e visitantes até o exterior do edifício. Utilize o seu sistema digital de gestão de visitantes para gerar instantaneamente uma lista em tempo real de todas as pessoas presentes no prédio. Rapidamente crie uma lista digital de evacuação, para que as equipes de primeiros socorros e os serviços de emergência saibam quem ainda pode estar dentro. Dessa forma, o registro de visitantes aumenta a segurança da sua organização.

Como posso integrar meu VMS aos protocolos de emergência existentes?

A maioria dos sistemas modernos, como o Vizito, oferece amplas possibilidades de integração. É fácil ligar seu VMS a sistemas de alarme de incêndio, controle de acesso e outras soluções de segurança. Em caso de incidente, as informações adequadas são compartilhadas automaticamente, garantindo que todos os processos permaneçam sincronizados. Isso otimiza a preparação da sua organização para emergências e assegura respostas rápidas a qualquer eventualidade.

O VMS é obrigatório?

Um sistema de gestão de visitantes (VMS) não é obrigatório por lei. Não existe atualmente uma legislação específica que obrigue as empresas a utilizar uma solução digital para o registro de visitantes.

No entanto, as empresas têm obrigações legais relativas à segurança de todas as pessoas presentes nas suas instalações — incluindo colaboradores, visitantes, fornecedores e prestadores de serviços. A legislação trabalhista e de segurança, tanto em Portugal (como o Código do Trabalho e normas da ACT) quanto no Brasil (como a CLT), exige que a empresa esteja preparada para emergências e possa, em caso de evacuação, identificar rapidamente todos os presentes no local.

Durante inspeções ou após um incidente, é necessário saber exatamente quem estava na empresa naquele momento. Em setores como indústria química, saúde ou educação, podem existir exigências ainda mais rigorosas por parte das autoridades locais, bombeiros ou seguradoras.

Por isso, muitas empresas mantêm registros em papel ou digitais de visitantes para cumprir essas obrigações. Embora o uso de um VMS digital não seja exigido por lei, ele torna o cumprimento desses requisitos legais e de segurança muito mais simples, rápido e preciso. Um VMS permite que sua organização gere instantaneamente uma lista atualizada de todos os presentes em caso de emergência.

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