O futuro da gestão de visitantes: previsões e tendências para 2023 e além

Há apenas uma década, entrar em uma empresa como visitante levava você, na maioria dos casos, a uma era de papel e caneta, em que a gestão de visitantes — se é que existia — era um processo demorado e propenso a erros. As folhas ou livros de registro em papel, com informações manuscritas muitas vezes difíceis de ler, dificultavam o acompanhamento dos visitantes e a manutenção de registros precisos. Os crachás de visitantes preenchidos manualmente eram frequentemente genéricos e facilmente reproduzidos, o que representava um risco à segurança.

Hoje, o mundo da gestão de visitantes evoluiu drasticamente, adotando tecnologia de ponta e automação para proporcionar uma experiência fluida, segura e eficiente, tanto para os visitantes quanto para as organizações.

E não para por aí. Impulsionado pelos avanços tecnológicos, pelas crescentes preocupações com a segurança e pela necessidade de processos mais eficientes, o mundo da gestão de visitantes tende a evoluir ainda mais e a dar passos importantes nos próximos anos. Perguntamos aos fundadores do sistema VMS Vizito, Pieter-Jan Dries e Steven Gilissen, como eles preveem o futuro da gestão de visitantes. Neste post do blog, vamos explorar a transformação do setor e as inovações que moldam o seu futuro.

Continue lendo para saber mais sobre as mudanças significativas na gestão de visitantes nos últimos anos e as principais tendências para 2023 e nos anos seguintes, como:

• Inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina
• Integração da Internet das Coisas (IoT)
• Continuação da ênfase nas soluções sem contato
• Experiência do visitante melhorada
• Medidas de segurança avançadas
• Maior atenção à privacidade de dados
• Maior ênfase na sustentabilidade

Mudanças significativas na gestão de visitantes nos últimos anos

A gestão de visitantes mudou drasticamente nos últimos anos. De soluções simples de papel e caneta à tecnologia de ponta, estas são as inovações mais importantes nesse campo:

Gestão digital de visitantes

A transição da gestão de visitantes tradicional, baseada em papel, para os sistemas digitais de gestão de visitantes (VMS) tem sido um desenvolvimento importante nos últimos anos. Essa mudança foi um passo natural, de acordo com o cofundador da Vizito, Pieter-Jan Dries: “Como as empresas procuram constantemente formas de melhorar a eficiência, a segurança e a experiência do usuário, os sistemas digitais de gestão de visitantes oferecem inúmeras vantagens. Eles simplificam o processo de check-in, proporcionam uma forma mais segura de gerenciar o acesso dos visitantes e oferecem uma melhor coleta e gestão de dados. Um VMS digital também simplifica a conformidade com regulamentos de proteção de dados, como o GDPR, já que armazena os dados dos visitantes de forma segura e permite recuperá-los facilmente quando necessário.”

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Sistemas baseados na nuvem

A próxima mudança importante foi o surgimento de soluções baseadas na nuvem. Os sistemas de gestão de visitantes na nuvem, como o Vizito, oferecem maior flexibilidade, escalabilidade e facilidade de integração com outros sistemas, como os sistemas de controle de acesso (ACS), para fornecer uma solução de segurança abrangente. As soluções na nuvem podem ser acessadas remotamente, facilitando a gestão de dados dos visitantes e o monitoramento da atividade.

Tecnologia biométrica

Além disso, o uso de tecnologia biométrica para a verificação de identidade dos visitantes tem aumentado. Leitores de impressão digital, reconhecimento facial e outros métodos biométricos proporcionam um nível de segurança e precisão maior do que métodos tradicionais, como documentos de identificação.

Privacidade e segurança de dados

Enquanto isso, os sistemas de gestão de visitantes se adaptaram para atender à crescente necessidade de privacidade e segurança de dados. A conformidade com regulamentos como o GDPR tornou-se essencial, e os sistemas modernos de gestão de visitantes incluem recursos para ajudar as organizações a gerenciar os dados dos visitantes com segurança e a cumprir esses requisitos.

Entrada sem contato

Em resposta à pandemia de COVID-19, o check-in sem contato tornou-se prioridade. Os visitantes podem fazer um pré-cadastro online antes da visita, informando seus dados e o objetivo. Na chegada, podem escanear um QR Code com o smartphone para fazer o check-in. Os crachás podem ser impressos automaticamente no momento do check-in, sem necessidade de intervenção de um recepcionista.

Soluções adaptáveis

Os sistemas modernos de gestão de visitantes oferecem mais opções de personalização e customização, permitindo que as organizações adaptem a experiência do visitante às suas necessidades e preferências específicas.

Principais tendências na gestão de visitantes para 2023 e além

O setor de gestão de visitantes continuará evoluindo em resposta a tecnologias emergentes, preocupações com segurança e mudanças nas necessidades de negócio. Na Vizito, vemos 7 tendências que vão moldar o setor em 2023 e além:

1. Inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina

A IA e o aprendizado de máquina terão um papel cada vez mais importante nos sistemas de gestão de visitantes, permitindo análises mais avançadas, reconhecimento de padrões e capacidades de previsão. Isso pode ajudar as organizações a identificar potenciais ameaças à segurança e a otimizar os processos de gestão de visitantes.

Pieter-Jan Dries: “Na Vizito, estamos animados em acompanhar o desenvolvimento do potencial da IA e do aprendizado de máquina. É muito interessante pensar no que a IA pode trazer — e estamos acompanhando de perto os avanços nessa área. Essas tecnologias podem não apenas melhorar a eficiência e a segurança dos processos de gestão de visitantes, mas também elevar a experiência geral do visitante.”

Algumas áreas em que a IA pode ser útil:

• Ajudar as organizações a analisar os dados dos visitantes de forma mais eficaz
• Melhorar a detecção de potenciais riscos de segurança, identificando padrões ou comportamentos incomuns
• Proporcionar uma experiência mais personalizada aos visitantes, analisando preferências, ajustando notificações e personalizando o processo de check-in — como mensagens de boas-vindas personalizadas, recomendação de salas de reunião adequadas ou sugestão de eventos e instalações relevantes

Em resumo, os avanços em IA podem revolucionar o setor de gestão de visitantes, ajudando as organizações a gerenciar visitantes ainda melhor.

2. Integração da Internet das Coisas (IoT)

A integração de dispositivos IoT com sistemas de gestão de visitantes vai se tornar mais comum. Isso permitirá acompanhar em tempo real a movimentação dos visitantes, monitorar as condições das instalações e melhorar o controle de acesso por meio de dispositivos conectados, como fechaduras inteligentes, câmeras e sensores.

3. Ênfase contínua em soluções sem contato

A pandemia de COVID-19 acelerou a adoção de tecnologias sem contato, e é provável que essa tendência continue. Processos de check-in sem contato, reconhecimento facial e outras soluções sem contato vão se disseminar à medida que as organizações priorizam segurança e higiene.

4. Melhoria da experiência do visitante

O setor de gestão de visitantes vai se concentrar em melhorar a experiência do visitante por meio de personalização, customização e processos simplificados. Isso pode incluir crachás personalizados, notificações ajustadas e procedimentos de check-in mais eficientes.

5. Medidas de segurança avançadas

A segurança continuará sendo uma prioridade máxima, e os sistemas de gestão de visitantes seguirão incorporando recursos avançados, como biometria, autenticação multifator e integração com outros sistemas de segurança, como controle de acesso, videomonitoramento e sistemas de alarme.

O futuro pode até trazer plataformas de segurança unificadas que combinem um sistema de gestão de visitantes, controle de acesso, CCTV e sistemas de alarme em uma solução única e integrada. Essas plataformas podem oferecer gestão, monitoramento e controle centralizados, simplificando a operação de segurança e permitindo que as organizações respondam de forma ainda mais eficaz a incidentes de segurança.

Para saber mais sobre segurança no local de trabalho, confira nossos artigos sobre melhorar a segurança com um VMS, integração com controle de acesso, dicas de segurança no local de trabalho e NDAs para visitantes.

6. Maior atenção à privacidade de dados

As preocupações com privacidade e segurança de dados estão cada vez mais em destaque, à medida que as organizações e as pessoas se tornam mais conscientes dos riscos associados a vazamentos de dados e ao uso indevido de informações pessoais. Conforme as regulamentações de privacidade evoluem, os sistemas de gestão de visitantes precisarão se adaptar. Garantir conformidade com regulamentos como o GDPR e a CCPA vai se tornar cada vez mais importante, com sistemas oferecendo melhores recursos de proteção de dados e processos de tratamento de dados mais transparentes.

Os fornecedores de VMS, como a Vizito, acompanham esse cenário de perto. Pieter-Jan Dries: “Trabalhamos ativamente para garantir que o nosso VMS cumpra as regulamentações relevantes de proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia e outras leis locais de privacidade de dados. Isso envolve a implementação de políticas adequadas de processamento e armazenamento de dados, bem como o fornecimento de ferramentas para que as organizações gerenciem o acesso e o consentimento de dados.”

“Para proteger as informações sensíveis dos visitantes contra acesso não autorizado, a Vizito usa métodos de criptografia robustos para a transmissão e o armazenamento de dados. Ao usar protocolos de criptografia padrão do setor, a Vizito garante que os dados permaneçam seguros, tanto em repouso quanto em trânsito.”

“Temos o compromisso de proteger informações sensíveis e gerar confiança junto de nossos clientes e usuários finais. À medida que o setor evolui, continuaremos priorizando a privacidade e a segurança de dados, garantindo que o nosso VMS continue sendo uma solução confiável e segura para as organizações.”

7. Maior foco em sustentabilidade

Uma última tendência que prevemos para o futuro próximo é uma crescente atenção à sustentabilidade no setor de gestão de visitantes, com ênfase na redução de resíduos, no consumo de energia e no impacto ambiental. Isso pode incluir o uso de materiais ecológicos para crachás, a implementação de tecnologias energeticamente eficientes e a promoção de soluções digitais que minimizem o uso de papel.

Essas tendências reforçam a natureza dinâmica do setor de gestão de visitantes e destacam a importância de se manter atualizado sobre os avanços tecnológicos e as mudanças nas necessidades do mercado para seguir competitivo.

A sustentabilidade é um tema importante para os fundadores da Vizito, Pieter-Jan Dries e Steven Gilissen. “Fazemos tudo o que podemos para reduzir a nossa pegada de carbono”, explica a dupla. “Por exemplo, evitamos papelada, reutilizamos embalagens, trabalhamos em estações de trabalho energeticamente eficientes e temos uma frota de veículos 100% elétricos. Incentivamos nossos clientes a darem suas próprias contribuições, como não usar papel. Adotar uma solução digital para a gestão de visitantes é um excelente primeiro passo.”

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Desafios no campo da gestão de visitantes

Ao olhar para 2023 e para o futuro, as empresas e os fornecedores de sistemas digitais de gestão de visitantes enfrentam vários desafios.

Preocupações com privacidade e segurança de dados

Com as crescentes preocupações em torno de privacidade de dados e ameaças cibernéticas, as empresas devem garantir que seus sistemas de gestão de visitantes cumpram as regulamentações locais e internacionais de proteção de dados, protegendo as informações dos visitantes contra acesso não autorizado e potenciais violações.

Preocupações com saúde

À luz da pandemia de COVID-19, há uma demanda crescente por soluções de gestão de visitantes sem contato. As empresas devem continuar inovando e desenvolvendo tecnologias que minimizem o contato físico e promovam uma experiência segura e higiênica para os visitantes.

Preocupações ambientais

À medida que as preocupações ambientais se tornam cada vez mais importantes, as empresas e os fornecedores devem considerar o impacto ambiental de suas soluções de gestão de visitantes. Isso pode incluir a implementação de sistemas sem papel, a otimização do consumo de energia e a seleção de hardware e materiais ecológicos.

Conformidade com regulamentações

As empresas devem se manter informadas sobre as regulamentações locais, nacionais e internacionais relacionadas à gestão de visitantes e garantir que seus sistemas atendam a esses requisitos. Isso pode incluir o rastreamento de visitantes para fins de segurança, o cumprimento de diretrizes específicas do setor e a manutenção de registros precisos dos visitantes.

A evolução das ameaças à segurança

Com o surgimento de novos tipos de ameaças à segurança, as empresas e os fornecedores devem se manter vigilantes e avaliar continuamente a capacidade de proteção de seus sistemas de gestão de visitantes frente à evolução dos riscos. Isso pode incluir auditorias de segurança regulares, atualizações de software e a incorporação de novos recursos de segurança, conforme necessário.

A Vizito, como fornecedora de sistemas de gestão de visitantes (VMS) com visão de futuro, está tomando várias medidas para se manter à frente e acompanhar tendências emergentes no setor. Para permanecer na vanguarda das soluções de gestão de visitantes, a empresa investe continuamente em pesquisa e desenvolvimento para identificar e incorporar as tecnologias e inovações mais recentes no seu VMS, garantindo que a solução atenda às necessidades em constante evolução dos clientes.

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