O futuro da gestão de visitantes: Previsões e tendências para 2023 e mais além

Há apenas uma década, entrar numa empresa como visitante transportava-o, na maior parte dos casos, para uma era de papel e caneta, em que a gestão de visitantes - se é que existia - era um processo moroso e propenso a erros. As folhas de registo ou os livros de registo em papel, com detalhes manuscritos muitas vezes difíceis de ler, dificultavam o acompanhamento dos visitantes e a manutenção de registos precisos. Os crachás de visitantes editados manualmente eram frequentemente genéricos e facilmente reproduzidos, o que representava um risco para a segurança.

Hoje em dia, o mundo da gestão de visitantes evoluiu drasticamente, adoptando tecnologia de ponta e automação para proporcionar uma experiência perfeita, segura e eficiente tanto para os visitantes como para as organizações.

E não acaba aqui. Impulsionado pelos avanços tecnológicos, pelas crescentes preocupações com a segurança e pela necessidade de processos mais eficientes, o mundo da gestão de visitantes tende a evoluir ainda mais e a dar passos importantes nos próximos anos. Perguntámos aos fundadores do sistema VMS Vizito, Pieter-Jan Dries e Steven Gilissen, como prevêem o futuro da gestão de visitantes. Nesta publicação do blogue, exploraremos a transformação do sector e as inovações que moldam o seu futuro.

Continue a ler para saber mais sobre as mudanças significativas na gestão de visitantes nos últimos anos e as principais tendências para 2023 e anos seguintes, tais como:

• Inteligência artificial (IA) e aprendizagem automática
• Integração da Internet das Coisas (IoT)
• Continuação da ênfase nas soluções sem contacto
• Experiência do visitante melhorada
• Medidas de segurança avançadas
• Maior atenção à privacidade dos dados
• Maior ênfase na sustentabilidade

Mudanças significativas na gestão dos visitantes nos últimos anos

A gestão de visitantes mudou drasticamente nos últimos anos. Desde as simples soluções de papel e caneta até à tecnologia de ponta, estas são as inovações mais importantes neste domínio:

Gestão digital de visitantes

A transição da gestão de visitantes tradicional, baseada em papel, para os sistemas de gestão de visitantes digitais (VMS) tem sido um desenvolvimento importante nos últimos anos. Esta mudança foi um passo natural, de acordo com o cofundador da Vizito, Pieter-Jan Dries: “Como as empresas procuram constantemente formas de melhorar a eficiência, a segurança e a experiência do utilizador, os sistemas digitais de gestão de visitantes oferecem inúmeras vantagens. Simplificam o processo de check-in, proporcionam uma forma mais segura de gerir o acesso dos visitantes e oferecem uma melhor recolha e gestão de dados. Um VMS digital também simplifica a conformidade com os regulamentos de proteção de dados, como o RGPD, uma vez que armazena os dados dos visitantes de forma segura e permite a sua fácil recuperação quando necessário.”

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Sistemas baseados na nuvem

A próxima mudança importante foi o surgimento de soluções baseadas na nuvem. Os sistemas de gestão de visitantes baseados na nuvem, como o Vizito, oferecem maior flexibilidade, escalabilidade e facilidade de integração com outros sistemas, como os sistemas de controlo de acesso (ACS) para fornecer uma solução de segurança abrangente. As soluções baseadas na nuvem podem ser acedidas remotamente, facilitando a gestão dos dados dos visitantes e a monitorização da atividade dos mesmos.

Tecnologia biométrica

Além disso, a utilização da tecnologia biométrica para a verificação da identidade dos visitantes tem vindo a aumentar. Os scanners de impressões digitais, o reconhecimento facial e outros métodos biométricos proporcionam um nível de segurança e precisão mais elevado do que os métodos tradicionais, como os cartões de identificação.

Privacidade e segurança dos dados

Entretanto, os sistemas de gestão de visitantes adaptaram-se para satisfazer a crescente necessidade de privacidade e segurança dos dados. A conformidade com regulamentos como o RGPD tornou-se essencial e os sistemas modernos de gestão de visitantes incluem funcionalidades para ajudar as organizações a gerir os dados dos visitantes de forma segura e a cumprir estes requisitos.

Entrada sem contacto

Em resposta à pandemia de COVID-19, o check-in sem contacto tem sido uma prioridade. Os visitantes podem fazer um pré-registo em linha antes da sua visita, fornecendo os seus dados e o objetivo da sua visita. À chegada, podem digitalizar um código QR com o seu smartphone para efetuar o check-in. Os cartões dos visitantes podem ser impressos automaticamente no momento do check-in, sem necessidade de intervenção de um rececionista.

Soluções adaptáveis

Os sistemas modernos de gestão de visitantes oferecem mais opções de personalização e customização, permitindo que as organizações adaptem a experiência do visitante às suas necessidades e preferências específicas.

Principais tendências na gestão de visitantes para 2023 e mais além

O sector da gestão de visitantes continuará a evoluir em resposta às tecnologias emergentes, às preocupações de segurança e à evolução das necessidades comerciais. Na Vizito, vemos 7 tendências que irão moldar o sector em 2023 e mais além:

1. Inteligência artificial (IA) e aprendizagem automática

A IA e a aprendizagem automática desempenharão um papel cada vez mais importante nos sistemas de gestão de visitantes, permitindo análises mais avançadas, reconhecimento de padrões e capacidades de previsão. Isto pode ajudar as organizações a identificar potenciais ameaças à segurança e a otimizar os processos de gestão de visitantes.

Pieter-Jan Dries: “Na Vizito, estamos entusiasmados por assistir ao desenvolvimento do potencial da IA e da aprendizagem automática. É muito entusiasmante pensar no que a IA pode ter reservado para nós e estamos a acompanhar de perto os desenvolvimentos nesta área. Estas tecnologias poderão não só melhorar a eficiência e a segurança dos processos de gestão de visitantes, mas também melhorar a experiência geral dos visitantes.”

Alguns domínios em que a IA pode revelar-se útil são:

• Ajudar as organizações a analisar os dados dos visitantes de forma mais eficaz
• Melhorar a deteção de potenciais riscos de segurança, identificando padrões ou comportamentos invulgares
• Proporcionar uma experiência mais personalizada aos visitantes, analisando as suas preferências, adaptando as notificações e personalizando o processo de check-in - como mensagens de boas-vindas personalizadas, recomendação de salas de reuniões adequadas ou sugestão de eventos ou instalações relevantes

Em suma, os avanços na IA podem revolucionar o sector da gestão de visitantes, ajudando as organizações a gerir ainda melhor os seus visitantes.

2. Integração da Internet das coisas (IoT)

A integração de dispositivos IoT com sistemas de gestão de visitantes tornar-se-á mais prevalecente. Isto permitirá o acompanhamento em tempo real dos movimentos dos visitantes, a monitorização das condições das instalações e um melhor controlo do acesso através de dispositivos ligados, como fechaduras inteligentes, câmaras e sensores.

3. Ênfase contínua em soluções sem contacto

A pandemia da COVID-19 acelerou a adoção de tecnologias sem contacto, e é provável que esta tendência se mantenha. Os processos de check-in sem contacto, o reconhecimento facial e outras soluções sem contacto irão generalizar-se à medida que as organizações dão prioridade à segurança e à higiene.

4. Melhoria da experiência do visitante

O sector de gestão de visitantes centrar-se-á na melhoria da experiência do visitante através da personalização, da customização e de processos simplificados. Isto pode incluir crachás de visitante personalizados, notificações de visitante adaptadas e procedimentos de check-in mais eficientes.

5. Medidas de segurança avançadas

A segurança continuará a ser uma prioridade máxima e os sistemas de gestão de visitantes continuarão a incorporar funcionalidades de segurança avançadas, como a biometria, a autenticação multifactor e a integração com outros sistemas de segurança, como o controlo de acesso, a videovigilância e os sistemas de alarme.

O futuro pode mesmo assistir ao aparecimento de plataformas de segurança unificadas que combinam um sistema de gestão de visitantes, controlo de acesso, CCTV e sistemas de alarme numa solução única e integrada. Estas plataformas poderão oferecer gestão, monitorização e controlo centralizados, simplificando a gestão da segurança e permitindo que as organizações respondam de forma ainda mais eficaz aos incidentes de segurança.

Para obter mais informações sobre a segurança no local de trabalho, explore os nossos artigos sobre melhorar a segurança com um VMS, integração com controlo de acesso, sugestões de segurança no local de trabalho e NDAs para visitantes.

6. Maior atenção à privacidade dos dados

As preocupações com a privacidade e a segurança dos dados estão cada vez mais na linha da frente, à medida que as organizações e os indivíduos se tornam mais conscientes dos riscos associados às violações de dados e à utilização indevida de informações pessoais. À medida que os regulamentos de privacidade de dados evoluem, os sistemas de gestão de visitantes terão de se adaptar em conformidade. Garantir a conformidade com regulamentos como o RGPD e a CCPA tornar-se-á cada vez mais importante, com sistemas que oferecem melhores funcionalidades de proteção de dados e processos de tratamento de dados mais transparentes.

Os fornecedores de VMS, como a Vizito, estão sempre a par desta situação. Pieter-Jan Dries: “Trabalhamos ativamente para garantir que o nosso VMS cumpre os regulamentos de proteção de dados relevantes, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) na União Europeia e outras leis locais de privacidade de dados. Isto envolve a implementação de políticas adequadas de processamento e armazenamento de dados, bem como o fornecimento de ferramentas às organizações para gerir o acesso e o consentimento dos dados.”

“Para proteger as informações sensíveis dos visitantes contra o acesso não autorizado, a Vizito utiliza métodos de encriptação fortes para a transmissão e armazenamento de dados. Ao utilizar protocolos de encriptação padrão da indústria, a Vizito garante que os dados permanecem seguros, tanto em repouso como em trânsito.”

“Estamos empenhados em proteger informações sensíveis e em criar confiança junto dos nossos clientes e utilizadores finais. À medida que a indústria evolui, continuaremos a dar prioridade à privacidade e segurança dos dados, assegurando que o nosso VMS continua a ser uma solução fiável e segura para as organizações.”

7. Maior enfoque na sustentabilidade

Uma última tendência que prevemos para o futuro próximo é uma crescente atenção à sustentabilidade no sector da gestão de visitantes, com ênfase na redução dos resíduos, do consumo de energia e do impacto ambiental. Isto pode implicar a utilização de materiais ecológicos para os crachás dos visitantes, a implementação de tecnologias eficientes em termos energéticos e a promoção de soluções digitais que minimizem a utilização de papel.

Estas tendências realçam a natureza evolutiva do sector da gestão de visitantes e sublinham a importância de se manter atualizado em relação aos avanços tecnológicos e à evolução das necessidades das empresas para se manter competitivo no mercado.

A sustentabilidade é uma questão importante para os fundadores da Vizito, Pieter-Jan Dries e Steven Gilissen. “Fazemos tudo o que podemos para reduzir a nossa pegada de carbono”, explica a dupla. “Por exemplo, evitamos a papelada, reutilizamos embalagens, trabalhamos em estações de trabalho energeticamente eficientes e temos uma frota de veículos 100% eléctricos. Incentivamos os nossos clientes a darem os seus próprios contributos, como por exemplo, não usar papel. Utilizar uma solução digital para a gestão de visitantes é um excelente primeiro passo.”

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Desafios no domínio da gestão de visitantes

Ao olharmos para 2023 e para o futuro, as empresas e os fornecedores de sistemas digitais de gestão de visitantes enfrentam vários desafios.

Preocupações com a privacidade e a segurança dos dados

Com as crescentes preocupações em torno da privacidade dos dados e das ameaças cibernéticas, as empresas devem garantir que os seus sistemas de gestão de visitantes cumprem os regulamentos locais e internacionais de proteção de dados, protegendo as informações dos visitantes contra o acesso não autorizado e potenciais violações.

Preocupações com a saúde

À luz da pandemia da COVID-19, há uma procura crescente de soluções de gestão de visitantes sem contacto. As empresas devem continuar a inovar e a desenvolver tecnologias que minimizem o contacto físico e promovam uma experiência segura e higiénica para os visitantes.

Preocupações ambientais

À medida que as preocupações ambientais se tornam cada vez mais importantes, as empresas e os fornecedores devem considerar o impacto ambiental das suas soluções de gestão de visitantes. Isto pode implicar a implementação de sistemas sem papel, a otimização da utilização de energia e a seleção de hardware e materiais ecológicos.

Conformidade com os regulamentos

As empresas devem manter-se informadas sobre os regulamentos locais, nacionais e internacionais relativos à gestão de visitantes e garantir que os seus sistemas cumprem estes requisitos. Isto pode incluir o rastreio de visitantes para fins de segurança, a adesão a directrizes específicas do sector e a manutenção de registos precisos dos visitantes.

A evolução das ameaças à segurança

Com a possibilidade de surgirem novos tipos de ameaças à segurança, as empresas e os fornecedores devem manter-se vigilantes e avaliar continuamente a capacidade de proteção dos seus sistemas de gestão de visitantes contra a evolução dos riscos. Isto pode implicar auditorias de segurança regulares, actualizações de software e a incorporação de novas funcionalidades de segurança, conforme necessário.

A Vizito, como fornecedor de sistemas de gestão de visitantes (VMS) com visão de futuro, está a tomar várias medidas para se manter na vanguarda e abordar as tendências emergentes no sector. Para se manter na vanguarda das soluções de gestão de visitantes, a empresa está a investir continuamente em investigação e desenvolvimento para identificar e incorporar as mais recentes tecnologias e inovações no seu VMS, garantindo que a solução responde às necessidades em evolução dos clientes.

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