24 Ferramentas de gestão de escritório para 2023

No actual mundo empresarial de ritmo acelerado, acompanhar as tarefas, prazos e compromissos pode ser um verdadeiro desafio. Mas com as numerosas ferramentas de gestão de escritório à sua disposição, nunca foi tão fácil racionalizar o seu dia de trabalho.

O que é software de gestão de escritório?

O software de gestão de escritório refere-se a um conjunto de ferramentas e aplicações digitais concebidas para ajudar as empresas a gerir vários aspectos das suas operações, incluindo tarefas administrativas, gestão do fluxo de trabalho, comunicação e colaboração. Este software inclui tipicamente uma série de funcionalidades, tais como gestão de documentos, gestão de tarefas, integração de correio electrónico, acompanhamento de projectos e ferramentas de comunicação de equipas.

O software de gestão de escritório pode ser utilizado para racionalizar e automatizar tarefas administrativas, tais como marcação de reuniões, gestão de despesas e processamento de facturas. Pode também ajudar as equipas a colaborar mais eficazmente, fornecendo um local centralizado para partilha de ficheiros, gestão de projectos, e comunicação de equipas.

Visão geral das ferramentas de gestão de escritório:

• Ferramentas para gestão de projectos
• Ferramentas para gestão e armazenamento de ficheiros
• Ferramentas de comunicação e reuniões
• Ferramentas para calendarização e planeamento
• Ferramentas para a contabilidade e gestão financeira
• Ferramentas para gestão de despesas
• Ferramentas de marketing e gestão da relação com o cliente (CRM)
• Ferramentas para a gestão de instalações
• Ferramentas para a gestão do tempo
• Ferramentas para a gestão das redes sociais
• Ferramentas para automatização

Da gestão de projectos ao armazenamento de ficheiros, da gestão de correio electrónico à contabilidade, existe uma ferramenta para cada aspecto da gestão de um negócio de sucesso. Mas com tantas opções, pode ser difícil saber por onde começar. Que ferramentas tornam verdadeiramente o seu dia de trabalho uma brisa? E em quais delas não vale a pena gastar o seu dinheiro?

É por isso que percorremos o mercado e seleccionámos as 24 principais ferramentas de gestão de escritório para 2023. Estas ferramentas simplificarão o seu trabalho e levarão a sua produtividade para o nível seguinte. Está pronto para assumir o controlo do seu dia de trabalho?

As nossas 24 ferramentas de gestão de escritório preferidas para 2023

Software de gestão de projectos

Estas ferramentas ajudam-no a manter um registo das tarefas, prazos e recursos, e asseguram que os projectos são concluídos a tempo e dentro do orçamento.

1. Trello

Trello é uma ferramenta popular de gestão de projectos que utiliza um sistema baseado em cartões para organizar e prioritizar tarefas. Intuitivo e de fácil utilização, é uma óptima opção para as equipas que são novas no software de gestão de projectos

2. Asana

Asana é uma ferramenta abrangente de gestão de projectos que oferece uma vasta gama de características, incluindo gestão de tarefas, colaboração de equipas, e acompanhamento de projectos. É ideal para equipas que necessitam de um elevado nível de personalização e controlo sobre os seus projectos.

3. Segunda-feira.com

Monday.com é uma ferramenta de gestão visual de projectos que utiliza uma interface de arrastar e largar para ajudar os utilizadores a gerir tarefas e prazos. É altamente personalizável e oferece uma gama de integrações, tornando-a uma óptima opção para equipas que utilizam múltiplas ferramentas.

4. Flipsnack

A Flipsnack é um criador de apresentações online versátil e uma ferramenta de colaboração de conteúdos que permite aos utilizadores criar apresentações visualmente impressionantes.

Com a sua interface intuitiva e uma vasta gama de modelos, os utilizadores podem facilmente criar apresentações de aspeto profissional que cativam o seu público. A Flipsnack também oferece funcionalidades de colaboração, permitindo que vários membros da equipa comuniquem diretamente nos documentos em que estão a trabalhar em conjunto. Além disso, quando várias equipas estão a trabalhar no mesmo documento, o proprietário pode acompanhar a edição em tempo real. Ver qual o colega que está a trabalhar em que documento a qualquer momento e impedir a substituição do seu conteúdo. Isto torna-o ideal para projectos de grupo ou trabalho de equipa remoto.

Seja adicionando elementos interactivos, incorporando conteúdo multimédia ou partilhando apresentações de forma segura, a Flipsnack fornece um conjunto abrangente de ferramentas para simplificar o processo de criação e colaboração de apresentações.

Software de gestão e armazenamento de ficheiros

Estas ferramentas ajudam-no a armazenar, organizar e partilhar ficheiros e documentos electronicamente.

5. Noção

Noção é uma poderosa aplicação de espaço de trabalho tudo-em-um para organizar e gerir informação, tomar notas, gestão de projectos, e muito mais. É uma ferramenta versátil que oferece uma variedade de características, tais como placas, calendários, e listas de tarefas, que podem ser personalizadas para satisfazer as necessidades de diferentes utilizadores e equipas. Também oferece uma variedade de integrações com outras aplicações, como o Google Drive, Trello, e Slack.

6. Google Drive

Google Drive é uma parte da família G Suite da Google. É uma ferramenta de armazenamento e colaboração de ficheiros baseada na nuvem que permite aos utilizadores armazenar, partilhar, e colaborar em ficheiros de qualquer lugar. É utilizada para criar, armazenar e partilhar documentos, folhas de cálculo, apresentações, formulários, e muito mais.

Software de comunicação e reunião

Este software permite às equipas ligarem-se e colaborarem remotamente. Inclui funcionalidades como mensagens instantâneas, vídeo e conferência de áudio, partilha de ecrã, e partilha de ficheiros.

7. Folga

Slack é uma plataforma de mensagens e colaboração que permite às equipas comunicar em tempo real, partilhar ficheiros e integrar-se com outras aplicações.

8. Equipas

Equipas Microsoft é uma plataforma de comunicação e colaboração que oferece videoconferência, mensagens instantâneas, partilha de ficheiros, e integração com outras aplicações Microsoft Office.

9. Conheça

Google Meet é uma plataforma de videoconferência que oferece áudio e vídeo de alta qualidade, partilha de ecrã, e integração com outras aplicações Google.

Calendário e software de programação

Isto ajuda-o a gerir compromissos, reuniões, e outros eventos, e a assegurar que todos estejam cientes dos seus horários.

10. Calendário Google

Calendário Google é uma ferramenta popular de calendário e calendarização que lhe permite gerir a sua agenda, eventos, e compromissos num só local. Está disponível gratuitamente e integra-se perfeitamente com outras ferramentas Google como o Gmail e o Google Meet.

11. Bookafy

O Bookafy é um software de programação que o ajuda a gerir as suas marcações e marcações, incluindo reuniões com clientes. Oferece uma variedade de funcionalidades que podem agilizar o processo de agendamento, incluindo agendamento de marcações on-line, sincronização de calendário, lembretes automáticos, e regras de agendamento personalizadas.

Software de contabilidade e gestão financeira

Estas ferramentas ajudam-no a acompanhar as suas finanças, gerir facturas, e preparar relatórios financeiros.

12. QuickBooks

Quickbooks é um software de contabilidade amplamente utilizado entre as pequenas e médias empresas. Foi concebido para gerir transacções financeiras, incluindo facturação, escrituração contabilística, salários e preparação de impostos.

13. Facturação

A compilação de facturas demora apenas alguns segundos com Invoiced, um software que ajuda as empresas a gerir os seus processos de facturação e pagamentos. Oferece funcionalidades tais como facturação online, processamento de pagamentos, e lembretes automáticos.

Software de gestão de despesas

14. Expensificar

Expensify é uma ferramenta popular baseada na nuvem para apresentar relatórios de despesas, rastrear reembolsos, e gerir políticas de despesas.

Software de marketing e gestão da relação com o cliente (CRM)

Isto ajuda-o a gerir as interacções com os clientes e a manter um registo das informações e do histórico dos clientes.

15. Pipedrive

Pipedrive é uma ferramenta de CRM de vendas concebida para ajudar as equipas de vendas a gerir os seus processos de vendas de forma mais eficaz. Oferece características tais como previsão de vendas, condutas de vendas personalizáveis, e relatórios de vendas.

16. Mailchimp

Mailchimp é uma plataforma de automatização de marketing e e-mail marketing que ajuda as empresas a comunicar com o seu público, a gerir os dados dos seus clientes e a fazer crescer a sua marca. Oferece uma gama de ferramentas, incluindo o marketing por correio electrónico e a percepção do público.

17. Freshdesk

Freshdesk é um software de apoio ao cliente baseado na nuvem que ajuda as empresas a gerir as suas operações de serviço ao cliente. Oferece funcionalidades tais como gestão de bilhetes, gestão de base de conhecimentos, e gestão de feedback do cliente.

Software de gestão de instalações

Este software ajuda-o a gerir e optimizar o seu local de trabalho físico, equipamento, e outros bens. Fornece-lhe uma plataforma para gerir várias tarefas relacionadas com a manutenção, operação e utilização das suas instalações.

18. Vizito

Vizito é um sistema flexível baseado na nuvem sistema de gestão de visitantes para entrar, sair e localizar os seus visitantes. Com o Vizito, pode facilmente gerir a informação dos visitantes, imprimir crachás, configurar notificações automáticas, e criar fluxos de trabalho de check-in personalizados.

Vizito pode ajudá-lo a racionalizar a sua recepção e melhorar a segurança e protecção do seu edifício. Para saber mais sobre como o nosso sistema de gestão de visitantes pode ajudá-lo, experimente Vizito durante um ensaio de 14 dias.

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19. Meetio

Meetio é um software de gestão de salas de reuniões baseado na nuvem que ajuda as empresas a gerir as suas salas de reuniões, secretárias e recursos. Oferece uma gama de ferramentas, incluindo reserva de salas, marcação de salas, reserva de mesas, e gestão de recursos.

Timetracking software

20. Toggl

Toggl é uma ferramenta popular de seguimento do tempo que oferece uma interface simples e intuitiva e uma variedade de características, incluindo relatórios detalhados e integração com outras aplicações.

Software de gestão de meios sociais

Estas ferramentas ajudam-no a gerir e optimizar as suas contas e campanhas nos meios de comunicação social.

21. Feedhive

Feedhive é uma plataforma de gestão e automatização dos media sociais que ajuda as empresas a curar e partilhar conteúdos através de múltiplas plataformas de media sociais, e a aumentar a sua presença nos media sociais. Oferece características tais como a curadoria de conteúdos, programação de conteúdos, escuta social, análise e reportagem.

22. Buffer

Buffer é uma popular plataforma de gestão de meios de comunicação social que lhe permite agendar, publicar e analisar mensagens de comunicação social através de múltiplas plataformas. Oferece funcionalidades tais como criação de conteúdos, agendamento de conteúdos, análise de meios sociais, e colaboração em equipa.

Software de automatização

Isto ajuda-o a automatizar tarefas e fluxos de trabalho repetitivos, ligando diferentes aplicações e serviços web. Alguns exemplos do que estas aplicações podem fazer por si: adicionar automaticamente novos anexos de e-mail ao Google Drive ou Dropbox; guardar automaticamente quaisquer novas fotos em que esteja marcado no Facebook; ou enviar-lhe uma notificação quando a previsão do tempo prevê chuva.

23. IFTTT

IFTTT (If This Then That) funciona através da criação de “applets” que desencadeiam acções numa aplicação com base em eventos específicos ou desencadeadores noutra. O IFTTT suporta mais de 700 aplicações e serviços web diferentes, incluindo plataformas de redes sociais, ferramentas de produtividade, dispositivos domésticos inteligentes, e mais. Os utilizadores podem criar as suas próprias applets personalizadas ou navegar através de applets pré-criados na aplicação IFTTT ou no seu website.

24. Zapier

Zapier funciona criando “zaps”, que são fluxos de trabalho automatizados que ligam diferentes aplicações e executam um conjunto de acções desencadeadas por um evento ou gatilho específico. Suporta mais de 5.000 aplicações web, incluindo ferramentas populares como o Gmail, Trello, Slack, e Google Drive.

Porque precisa de software de gestão de escritório?

Há várias razões pelas quais uma empresa pode precisar de software de gestão de escritório.

• Para racionalizar as tarefas administrativas. O software de gestão de escritório pode ajudar a automatizar tarefas administrativas, tais como agendar reuniões, gerir despesas, e processar facturas. Isto pode poupar tempo e reduzir os erros que podem ocorrer quando estas tarefas são feitas manualmente.
• Para melhorar a colaboração. O software de gestão de escritório fornece um local centralizado para partilha de ficheiros, gestão de projectos, e comunicação de equipas. Isto pode ajudar as equipas a colaborar mais eficazmente e a manter-se organizadas, especialmente quando se trabalha remotamente.
• Para melhorar a produtividade. Ao automatizar tarefas e fornecer ferramentas para colaboração, o software de gestão de escritório pode ajudar as equipas a serem mais produtivas e eficientes. Isto pode levar a uma conclusão mais rápida dos projectos e a um melhor desempenho global.
• Para aumentar a transparência. Com o software de gestão de escritório, os membros da equipa podem aceder facilmente à informação do projecto, acompanhar o progresso e comunicar uns com os outros. Isto pode ajudar a aumentar a transparência e assegurar que todos estejam na mesma página.
• Para aceder a análises e dados. Muitas soluções de software de gestão de escritório fornecem ferramentas analíticas e de relatórios, que podem ajudar as empresas a acompanhar o seu desempenho e a identificar áreas de melhoria.

Claro que há muito mais ferramentas boas e eficientes no mercado do que as que temos destacado neste artigo. A escolha da ferramenta certa para o seu negócio dependerá das suas necessidades específicas, orçamento, e dimensão da empresa. No entanto, com esta lista, esperamos fornecer-lhe um ponto de partida para o ajudar a explorar as melhores opções disponíveis.

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar o seu negócio, experimente Vizito durante um ensaio de 14 dias. Converse connosco ou marque uma demonstração para discutir como Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.

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