Como ficar sem papel no escritório em 6 passos fáceis

A utilização de menos papel no escritório tem muitas vantagens. Poupa-lhe tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que ajuda a salvar o planeta. Mas como se faz esta transição? Vejamos algumas das melhores formas de ficar sem papel no trabalho.

O que é um escritório sem papel?

Mas primeiro: o que raio é um escritório sem papel?

As empresas e organizações lidam tipicamente com muitos documentos e outros tipos de informação. Num escritório sem papel, todos estes documentos são criados, editados e armazenados digitalmente. Podem ser acedidos de qualquer lugar, a qualquer momento, com apenas um toque do seu dedo.

O uso de papel é minimizado ou totalmente eliminado. Acabaram-se as secretárias desarrumadas, os documentos perdidos e os cortes em papel: o objectivo de um escritório sem papel é melhorar a eficiência e poupar dinheiro em papel e tinta. E a melhor parte: não só é bom para a sua produtividade, mas também para o planeta.

Os benefícios de ficar sem papel

A utilização da tecnologia digital para criar, editar e armazenar ficheiros e informações, proporciona-lhe muitos benefícios. Estes são os mais importantes:

Poupar tempo

À procura de um documento perdido? Isso já não lhe vai acontecer. Num escritório sem papel, é muito mais fácil partilhar e colaborar em documentos uns com os outros. Acabou-se o incómodo de imprimir, assinar e digitalizar documentos.

Usando um sistema digital de gestão de visitantes os convidados podem inscrever-se na recepção, que deixa a sua recepcionista mais tempo para se concentrarem nas suas tarefas mais importantes.

Poupar dinheiro

Ficando sem papel, pode também poupar-lhe dinheiro a longo prazo. Ao reduzir a quantidade de impressão e digitalização que faz, poupará dinheiro em papel e tinta. Além disso, não há necessidade de um grande espaço físico de armazenamento ou armários de arquivo.

Salvar o planeta

Obviamente, ficar sem papel é muito melhor para o ambiente. Ao reduzir a quantidade de papel que utiliza, poupará árvores e água, e reduzirá a sua pegada de carbono. Ao não imprimir e enviar documentos, reduzirá também a quantidade de resíduos que produz.

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Improve efficiency

Who doesn’t want to improve efficiency in their company? One of the best ways to do so is by using less paper. Digital files are accessible from anywhere and at any time, which makes it easy to share and collaborate on documents. No chance of losing documents, and no more time lost on searching and filing documents. Sounds good, right?

Improve security

By storing documents electronically, you’ll reduce the risk of data breaches, identity theft, fraud, and loss of sensitive information. By implementing a digital visitor management system, you can keep track of who is in your building at any time. In case of an emergency, it’s easy to send alerts to everyone who is on site, to keep everybody safe.

Improve your image

Having fewer stacks of paperwork scattered around, will make you look much more professional. Customers may feel more comfortable in a more organized environment.

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6 passos fáceis de passar sem papel

Dar os seus primeiros passos para ficar sem papel, é fácil. Não custa muito dinheiro nem tempo. Estas são as nossas dicas:

1. Use o e-mail tanto quanto possível

Um dos melhores locais para começar é utilizando o máximo possível o correio electrónico. O e-mail é um excelente instrumento de comunicação para as empresas porque é flexível, rápido e gratuito. Pode utilizá-lo com (potenciais) clientes, empregados, fornecedores, parceiros e qualquer outra pessoa que necessite de informação ou de informação da sua parte.

Existem muitas formas diferentes de comunicar digitalmente. A utilização do correio electrónico é apenas uma delas. Outra dica é utilizar aplicações de mensagens instantâneas em vez de deixar notas na secretária de alguém.

2. Gerir os seus documentos digitalmente

Há muitas opções de software disponíveis que lhe permitem criar, editar, e armazenar documentos electronicamente. Ao utilizar software de gestão de documentos digitais, pode facilmente partilhar e colaborar em documentos com os seus colegas.

Um bom sistema de arquivo digital é aquele que pode ser facilmente acedido a partir de qualquer dispositivo. O software baseado na nuvem é ideal para este fim porque está online e acessível de qualquer lugar, facilitando a partilha de ficheiros com colegas de trabalho e clientes. Algumas ferramentas populares são Google Drive, Dropbox, e Microsoft OneDrive.

Se tem documentos importantes em papel que precisa de guardar, poderia considerar digitalizá-los e guardá-los electronicamente na sua ferramenta de gestão de documentos. Isto irá ajudar a reduzir a confusão e assegurar que tem sempre acesso a informação importante, mesmo que a cópia em papel se perca ou seja danificada.

3. Implementar a gestão digital de visitantes

Em vez de utilizar folhas de sinalização ou pranchetas de papel, considere a utilização de um sistema de gestão de visitantes digital. Estes sistemas permitem aos visitantes entrar e sair electronicamente, e podem também fornecer características adicionais tais como verificação de ID, auto impressão de crachás e notificações automáticas para o anfitrião.

Sistemas de gestão de visitantes como o Vizito também armazenam dados dos visitantes e criam relatórios, que podem ser úteis para fins de rastreio, tais como a monitorização das visitas de vendedores e contratantes, ou o acompanhamento dos visitantes por razões de conformidade ou segurança. A digitalização com um sistema de gestão de visitantes ajudará a melhorar a segurança e eficiência do processo de check-in, ao mesmo tempo que reduz a utilização de papel.

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4. Dizer adeus às facturas em papel

Uma grande parte da pilha de papel no escritório provém de bancos, seguradoras e do governo. Muitos fornecedores continuam também a enviar as suas facturas por correio, o que é quase sempre desnecessário.

Em vez de utilizar facturas em papel, pode enviar facturas digitais aos seus clientes através de correio electrónico ou utilizando software de facturação - e solicitar aos seus fornecedores e fornecedores que façam a mesma coisa. Aqui na Vizito construímos o nosso próprio sistema de facturação, e utilizamos Stripe para pagamentos. Dependendo das suas necessidades, existem várias ferramentas de facturação no mercado, tais como Bill.com e Square.

Uma ferramenta decente para tratar automaticamente as facturas recebidas é Sem papel NGX, que transforma os seus documentos físicos num arquivo on-line pesquisável. Além disso, software de contabilidade automatizado como Admisol e FreshBooks, pode ajudar a racionalizar o processo de rastreio de despesas e gestão financeira.

Ao abandonar as facturas em papel e automatizar a contabilidade, irá melhorar a eficiência e precisão da sua gestão financeira, ao mesmo tempo que reduz a quantidade de papel utilizada no seu escritório.

5. Utilizar assinaturas digitais

Tradicionalmente, alguns documentos como os contratos exigiam uma assinatura húmida para serem válidos, o que significava que tinham de ser fisicamente assinados em papel com uma caneta. Hoje em dia, a tecnologia permite assinar contratos electronicamente a partir de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.

Isto é uma mudança de jogo para as empresas. Elimina a necessidade de imprimir, assinar, e digitalizar documentos, poupando tempo e aborrecimentos para si e para a sua equipa. As principais soluções neste campo incluem DocuSign, Adobe Sign, e Right Signature, mas muitas ferramentas de automação de contratos como Juro também oferecem a funcionalidade eSignature.

6. Encoraje o seu pessoal a não utilizar papel

A última maneira de ficar sem papel é certificar-se de que ninguém no escritório imprime nada quando não é necessário. Comuniquem claramente sobre as vossas políticas sem papel e encorajem as vossas equipas a adoptar práticas sem papel. Ao trabalhar em conjunto, pode criar um ambiente de escritório sem papel que seja mais eficiente, económico, e amigo do ambiente.

Independentemente do tipo de negócio que se gere ou da sua dimensão, há muitos benefícios em ficar sem papel. Se quiser poupar tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que ajuda o ambiente, então é altura de se livrar de todos os seus documentos em papel no escritório.

Ao seguir as nossas dicas, está a caminho de um escritório mais eficiente e com menos dores de cabeça. Basta lembrar que ficar sem papel pode ser um processo. Pode demorar algum tempo a implementá-lo totalmente, mas vale a pena a longo prazo.

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar o seu negócio a crescer, experimente Vizito gratuitamente durante um 14 dias de teste. Converse connosco ou marque uma demonstração para discutir como Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.

Tem mais perguntas? Estas são as 7 perguntas mais comuns sobre gestão digital de visitantes - e as nossas respostas.