Como ficar sem papel no escritório em 6 passos fáceis

Um escritório sem papel é aquele em que todos os documentos são criados, editados e armazenados digitalmente, eliminando ou reduzindo ao minimo o uso de papel. Esta transição poupa tempo, dinheiro e ajuda o ambiente - e pode ser feita em 6 passos simples.

O que é um escritório sem papel?

Um escritório sem papel é um ambiente de trabalho onde os documentos e informações são geridos exclusivamente de forma digital. Em vez de papéis empilhados nas secretárias, ficheiros em armários e formulários impressos, tudo é acessivel online, a partir de qualquer dispositivo e em qualquer momento.

O objetivo é eliminar - ou pelo menos minimizar drasticamente - o uso de papel, melhorando a eficiência e reduzindo custos com impressão, tinta e armazenamento fisico.

Principais beneficios de eliminar o papel no escritório

Usando um sistema digital de gestão de visitantes, os convidados podem inscrever-se na recepção digitalmente, o que liberta a sua recepcionista para se concentrar nas tarefas mais importantes.

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6 passos práticos para um escritório sem papel

1. Use o e-mail e mensagens digitais para comunicar

O e-mail é uma ferramenta de comunicação flexivel, rápida e gratuita. Utilize-o sempre que possivel para comunicar com clientes, empregados, fornecedores e parceiros. Para comunicações internas rápidas, considere aplicações de mensagens instantâneas em vez de notas em papel.

2. Gerir documentos digitalmente com ferramentas na nuvem

Utilize software de gestão de documentos baseado na nuvem para criar, editar e armazenar ficheiros. Ferramentas populares incluem:

• Google Drive
• Dropbox
• Microsoft OneDrive

Se tem documentos importantes em papel, digitalize-os e guarde-os electronicamente. Assim, terá sempre acesso a informação importante, mesmo que a cópia fisica se perca ou seja danificada.

3. Implementar um sistema digital de gestão de visitantes

Em vez de folhas de registo em papel, utilize um sistema de gestão de visitantes digital. Com o Vizito, os visitantes fazem check-in eletronicamente, e o sistema oferece funcionalidades adicionais como:

• Verificação de identidade
• Impressão automática de crachás
• Notificações automáticas para o anfitrião
• Armazenamento seguro de dados e relatórios

A digitalização do registo de visitantes melhora a segurança e a eficiência, ao mesmo tempo que reduz a utilização de papel.

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4. Abandonar as faturas em papel

Envie e receba faturas digitais em vez de correio fisico. Ferramentas uteis incluem:

• Facturação: Stripe, Bill.com, Square
• Processamento de faturas recebidas: Paperless NGX - transforma documentos fisicos num arquivo digital pesquisável
• Contabilidade automatizada: Admisol, FreshBooks

Ao digitalizar a facturação e automatizar a contabilidade, melhora a eficiência e precisão da sua gestão financeira.

5. Utilizar assinaturas digitais

Hoje em dia, não precisa de imprimir um contrato para o assinar. As assinaturas digitais permitem assinar documentos eletronicamente a partir de qualquer dispositivo. Soluções populares incluem:

• DocuSign
• Adobe Sign
• Right Signature
• Juro (com funcionalidade eSignature integrada)

6. Encorajar a equipa a adotar práticas sem papel

Comunique claramente as politicas sem papel da empresa e incentive toda a equipa a adotar práticas digitais. O sucesso de um escritório sem papel depende do compromisso de todos os colaboradores.

Conclusão: vale a pena ficar sem papel?

Independentemente do tipo de negócio ou da sua dimensão, os beneficios de ficar sem papel são claros: poupança de tempo e dinheiro, maior eficiência e um impacto positivo no ambiente.

A transição pode ser gradual - não precisa de acontecer de um dia para o outro. Mas ao seguir estes 6 passos, estará no caminho certo para um escritório mais organizado, eficiente e sustentável.

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Tem mais perguntas? Estas são as 7 perguntas mais comuns sobre gestão digital de visitantes - e as nossas respostas.