Este é o escritório do futuro - e como se preparar

A pandemia da coroa desencadeou uma revolução, e não apenas na frente da saúde. As nossas expectativas em relação ao trabalho e ao local de trabalho mudaram drasticamente. E isso é visível no escritório.

Adeus, cubículos e mesas de pingue-pongue: daqui a dez anos os nossos escritórios terão um aspecto completamente diferente. Como vamos trabalhar em conjunto no futuro? O trabalho híbrido é aqui para ficar? Será que os robôs vão aceitar os nossos trabalhos? E que papel haverá para os hologramas? Embora nunca se possa ter a certeza do que nos espera, é possível preparar a sua organização para o futuro.

Os locais de trabalho irão sofrer alterações em várias áreas ao longo da próxima década:

7 maneiras como o local de trabalho mudará nos próximos 10 anos

A COVID-19 marcou um ponto de viragem para a cultura de escritório. As coisas já começaram a mudar nos anos anteriores, mas a pandemia acelerou a revolução. Não há volta a dar agora: as mudanças no local de trabalho vão continuar nos próximos anos. Eis o que se pode esperar:

1. Espaço de escritório flexível

Em 2015, anos antes de o mundo ter tomado conhecimento pela primeira vez da COVID-19, Fast Company perguntou à firma de arquitectura Perkins+Will como viram os edifícios de escritórios evoluir até 2025. As palavras proféticas do designer de interiores sénior Hakee Chang: “Se a tecnologia estiver em expansão exponencial, será omnipresente… Poderíamos trabalhar em todo o lado e em qualquer lugar. Talvez o escritório pudesse ser o local onde as pessoas se quisessem reunir - um destino para restabelecer a ligação com os seus colegas empregados, colaboradores, e outras pessoas”.

Se a pandemia nos ensinou uma coisa, é de facto que é possível fazer o nosso trabalho em qualquer lugar. Enquanto as empresas em todo o mundo eram obrigadas a manter as suas portas fechadas, milhares de milhões de trabalhadores trabalhavam a partir das suas casas. À mesa da cozinha ou no seu sofá, em alguns casos com crianças aos gritos no fundo, em pijamas ou com o gato no colo. Mas o trabalho foi feito, e o mais importante - embora isto tenha sido uma surpresa para muitos líderes empresariais - a produtividade permaneceu igualmente elevada.

algumas estatísticas:

· 32 por cento dos empregados nunca querem regressar ao escritório a tempo inteiro
· 74 por cento dos empregados têm mais energia e concentração em casa do que no escritório
· 36 por cento dos trabalhadores estão a considerar um novo emprego porque a pandemia mudou os seus desejos e expectativas

Fonte: Korn Ferry

O que mudou é que os últimos anos ensinaram ao empregado o que ele quer: um melhor equilíbrio trabalho-vida, mais liberdade e flexibilidade, mais tempo para a família, amigos e passatempos, menos deslocações, trabalhar onde e quando ele quer, e ir ao escritório para se encontrar com os colegas.

Este é exactamente o novo papel do escritório. Embora o escritório em casa seja o local ideal para realizar tarefas individuais, o local de trabalho tem tudo a ver com ligações significativas entre pessoas: reuniões, sessões de brainstorming, formações, encontros com colegas. É também um lugar para fazer uma pausa nas muitas reuniões do Zoom e no fluxo interminável de e-mails, mensagens de texto e telefonemas, para conhecer colegas na vida real e desfrutar de um café juntos.

Na maior parte das empresas, alguma forma de trabalho híbrido - onde o tempo de trabalho é dividido entre o escritório e a casa - já se tornou o novo normal. Agora o local de trabalho só precisa de aparecer.

trabalho flexível encontro de colegas no local de trabalho

Para começar, o espaço de escritório pode ser menor, uma vez que nem todos os empregados estarão no escritório ao mesmo tempo. Cada vez mais empresas estão a afastar-se das secretárias individuais e a introduzir “hot desking” (onde os empregados ocupam qualquer cadeira disponível) ou “hotelaria de escritório” (onde um espaço de trabalho deve ser reservado). Estão a ser introduzidos cacifos para guardar pertences pessoais.

Isto cria mais espaço para áreas comuns. O espaço de escritório do futuro consiste não só em salas de reunião - equipadas com câmaras, microfones e ecrãs para reuniões híbridas - mas também áreas de relaxamento, espaços verdes, e zonas livres de stress.

De acordo com a indústria imobiliária, o novo papel do escritório como local de encontros significativos significa também um adeus aos chamados “escritórios de diversão” que são tão populares no Vale do Silício. Gigantes tecnológicos como a Amazon e Google, bem como muitos start-ups, tenderam a construir um ambiente de trabalho em torno da percepção de diversão. E assim surgiram mesas de pingue-pongue, paredes de escalada, escorregas, ginásios e até áreas de sono no local de trabalho.

Mas agora cresce a consciência de que todas estas regalias bem intencionadas não contribuem de modo algum para a felicidade dos empregados, mas apenas os mantêm no trabalho durante mais tempo. É por isso que as empresas estão cada vez mais a banir as suas mesas de pingue-pongue.

2. Edifícios inteligentes

A Internet das Coisas está em ascensão. Qualquer pessoa que entre num edifício de uma empresa verá imediatamente os benefícios. Um edifício de escritórios inteligente é um local de trabalho que combina vários serviços baseados em dados e apoiados digitalmente para melhorar a eficiência e experiência dos funcionários, poupar custos e energia, e acrescentar valor ao edifício.

As possibilidades são infinitas e só irão aumentar nos próximos anos.

Estacionamento Smart: empregados e visitantes podem reservar um lugar de estacionamento antecipadamente numa aplicação. Quando chegam, ganham acesso através do reconhecimento de matrículas.
Registo de visitante digital: os visitantes podem facilmente fazer o seu check-in num tablet. Uma mensagem é automaticamente enviada ao seu anfitrião.
Hotelaria de escritório: os empregados podem reservar um espaço de trabalho numa aplicação ou ver as taxas de ocupação.
Controlo climatérico de smart smart: utilizando sensores que recolhem informações em tempo real sobre a ocupação dos seus espaços de escritório, aquecimento e ar condicionado são automaticamente controlados.
Iluminação Smart: as luzes são automaticamente desligadas quando ninguém está na sala. Isto significa uma enorme poupança de energia.
Impressoras Smart: a tinta da impressora é automaticamente encomendada quando está a ficar fraca.
Assistentes digitais: no ambiente doméstico, assistentes inteligentes como Siri e Alexa já estão bem estabelecidos. Como estas tecnologias continuam a melhorar, temos todos os motivos para esperar uma tendência semelhante no escritório.
Livros de reuniões: as aplicações podem fornecer recomendações para uma sala de reuniões que seja mais conveniente, ou agendar a reunião automaticamente.

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3. Edifícios de escritórios neutros em carbono

193: é o número de casos climáticos foram arquivados contra empresas em 2021. A consciência climática está a crescer, e as empresas que não partilham desta consciência podem esperar um protesto feroz. Os exemplos mais conhecidos são os gigantes petrolíferos norte-americanos ExxonMobil e Chevron, que enfrentaram boicotes dos seus próprios accionistas e investidores descontentes por não apresentarem uma estratégia para um futuro com baixo teor de carbono.

Estes números são apenas uma amostra do que ainda está por vir. As pessoas já não aceitam empresas sem preocupação com a sociedade ou o clima. E esta visão está também a ganhar terreno no próprio mundo empresarial. Os empregados querem perseguir um objectivo que não seja o lucro. Os clientes exigem que os seus fornecedores estejam conscientes do clima e das práticas comerciais éticas. Investidores, parceiros, clientes, empregados: todos estão a virar as costas às empresas que não estão comprometidas com a sustentabilidade.

edifícios de escritórios de energia solar neutros para o clima

Felizmente, cada vez mais empresas estão conscientes da sua pegada de carbono e estão a fazer planos para operar de uma forma mais ecológica. Contratar um responsável pela sustentabilidade, limitar as viagens, reduzir o papel e o teletrabalho são apenas algumas das medidas que as empresas podem tomar.

No futuro, espera-se que cada vez mais edifícios de escritórios sejam neutros em carbono, gerando a sua própria electricidade. Um bom exemplo é The Edge em Amesterdão, segundo a agência britânica de classificação BREEAM o edifício mais verde do mundo. O edifício gera mais electricidade do que consome, utilizando painéis solares de LEDs embalados com sensores.

Quer saber mais sobre como pode reduzir a pegada de carbono da sua empresa? Aqui estão 8 maneiras como as empresas podem ajudar a combater as alterações climáticas.

4. Robôs e IA

Quando se diz “local de trabalho do futuro” pensa-se imediatamente em robôs. Não, as máquinas não terão ocupado todos os nossos postos de trabalho daqui a dez anos. Mas elas desempenharão um papel importante nas nossas tarefas diárias. E isso também é bom.

Então, alguns postos de trabalho não se tornarão obsoletos? Provavelmente. Mas a história tem mostrado que o mercado de trabalho se adapta sempre ao progresso tecnológico. Os empregos que se perdem são compensados pela criação de novos empregos.

Mais importante ainda, os trabalhadores serão libertados de tarefas monótonas, repetitivas e entorpecidas, e poderão concentrar-se no trabalho que requer um toque humano. Serão capazes de utilizar plenamente a sua criatividade, visão estratégica e analítica e inteligência emocional, e isso conduzirá a empregos mais significativos e envolventes, com maior potencial de crescimento.

mão de robô

Nos próximos anos, esperamos um aumento do investimento em inteligência artificial (IA) no local de trabalho. Os dados gerados pela ferramentas de IA podem conduzir a melhores decisões e resultados. Alguns exemplos:

Os médicos poderão utilizar a IA para analisar registos médicos e imagens para fazer diagnósticos precisos
Os advogados poderão rever rapidamente centenas de processos judiciais para encontrar precedentes
Num ambiente de trabalho de engenharia, a IA será capaz de ser utilizada para analisar processos e prever onde podem ocorrer falhas

5. Hologramas

A abundância de inovações digitais oferece uma riqueza de oportunidades para o local de trabalho. E isso será necessário se as empresas quiserem manter os laços sociais e a colaboração entre os seus colegas de equipa, à medida que se vão teletrabalhando cada vez mais. De acordo com Buffer research, 24 por cento dos trabalhadores domésticos sentem-se por vezes solitários. 21% lutam para se manterem motivados, e 17% experimentam dificuldades com a colaboração e comunicação.

As típicas chamadas Zoom e os canais Slack não são suficientes para resolver esse problema. É necessário um verdadeiro perigo de jogo para colmatar o fosso entre os trabalhadores no escritório e em casa.

De acordo com alguns, esta questão significará o avanço definitivo dos hologramas. Os hologramas são projecções de imagens digitais em 3D. Há muito que são utilizados no mundo do espectáculo, mas também há possibilidades no local de trabalho.

Várias empresas de tecnologia, incluindo Microsoft e Google, estão numa corrida para desenvolver um sistema adequado para o local de trabalho. Os funcionários que se teletrabalham poderiam então projectar-se no escritório ou na sala de conferências. Porque mesmo as suas expressões faciais e outras comunicações não verbais seriam visíveis, pareceria como se estivesse efectivamente presente na sala.

reunião de holograma

6. VR, AR, MR e XR

Outros acreditam mais no metaverso para criar um mundo virtual onde os empregados, onde quer que estejam, se possam encontrar e colaborar. O mais famoso - mas de modo algum o único - viajante é Meta, a empresa mãe do Facebook, que vê o metaverso como o sucessor da actual Internet.

Alguns termos explicados:

VR (realidade virtual): um ambiente virtual é simulado através de um computador, visualmente e auditivamente diferente da realidade. O utilizador pode explorar esse mundo virtual usando um auscultador e a háptica.

AR (realidade aumentada): utilizando sistemas tecnológicos, a informação é acrescentada ao mundo real. Por exemplo: a informação sobre uma empresa é escrita na estrada, ou o nome de uma pessoa é visível quando se passa por ela.

MR (realidade mista): a utilização de tecnologias como sensores de movimento, rastreio do corpo e dos olhos, sons ou gráficos são adicionados em tempo real a uma experiência. Por exemplo: uma animação 3D que parece estar a caminhar sobre a sua mesa.

XR (realidade cruzada): um termo geral para tecnologias emergentes tais como VR, AR e MR.

Já existem muitas ferramentas XR, tendo sido dados passos importantes nos últimos anos. Em algumas indústrias, tais como entretenimento, defesa e formação industrial, estas tecnologias já são omnipresentes. Médicos, pilotos e cirurgiões utilizam fones de ouvido VR e AR para treinar. E recentemente Meta lançou uma ferramenta para as empresas participarem em reuniões em VR: Horizon Workrooms.

No futuro, espera-se que o XR seja utilizado de forma proeminente em escritórios e locais de trabalho em todo o mundo. Graças ao papel de liderança da indústria do entretenimento os custos estão a ser empurrados para baixo. HMD (head mounted displays) de baixo orçamento, tais como Samsung Gear VR e Google Cardboard, permitem a todos experimentar mundos virtuais imersivos. Nada parece estar no caminho da utilização generalizada no trabalho e em casa.

Portanto, parece que, no futuro, o faremos:

Participar como um avatar 3D em reuniões virtuais com colegas de todo o mundo
Assistir a uma formação virtual: os médicos em formação podem praticamente ficar ao lado de um cirurgião que realiza uma operação noutra parte do mundo
Ser capaz de levar o nosso trabalho para qualquer lugar: num dia de sol, por exemplo, pode trabalhar na praia enquanto está praticamente presente no escritório

Avatares da reunião VR

7. Edifícios de escritórios impressos em 3D

Um edifício de escritório impresso em 3D pode soar como algo directo de uma história de ficção científica. No entanto, não é. Na verdade, já está a acontecer.

Em 2016, o primeiro edifício de escritórios impressos em 3D do mundo abriu no Dubai. Foram necessários 17 dias para imprimir o edifício de betão, camada por camada, e 48 horas para o construir. Custo: $140.000.

As hipóteses de todos nós trabalharmos em edifícios impressos em 3D são pequenas, daqui a 10 anos. Ainda assim, isto poderia ser o início de uma revolução na forma como os escritórios - e outros edifícios - são concebidos. A impressão em 3D está claramente em ascensão, e a tecnologia está calmamente a fazer a sua aparição na indústria da construção. Basta ver MX3D’s ponte impressa em 3D em Amesterdão.

A impressão em 3D também oferece oportunidades aos empregados de imprimir ou personalizar materiais de escritório - no escritório ou no local de trabalho em casa - para satisfazer as suas próprias necessidades específicas.

O futuro está a chegar, aqui está como se preparar

Não há volta a dar: o edifício de escritórios do futuro é híbrido, verde, e repleto de tecnologia. Eis como se preparar para ele:

Embrace o modelo híbrido. Quer se goste ou não, o futuro é híbrido. Pense nos benefícios que ele trará, não só aos seus empregados, mas também a si.
Reavalie as suas necessidades. E pelas suas necessidades, queremos dizer: as necessidades dos seus empregados. Se quiser manter a sua força de trabalho feliz e motivada, um regresso à velha cultura de trabalho não é uma opção. Os locais de trabalho do futuro concentram-se num ambiente de trabalho positivo e numa boa experiência de escritório: oportunidades de formação, diversidade, políticas de saúde e segurança, benefícios para os empregados, tais como licença parental, cuidados infantis, seguro de saúde…
Reconstruir a forma como o trabalho acontece. Que tarefas requerem presença física? Que fases de um projecto são realizadas no escritório, e quais são realizadas em casa?
Criar um escritório à prova de futuro. Cubículos e filas de secretárias dão lugar a áreas de colaboração, salas de reunião com ecrãs de vídeo e espaços verdes. Envolva os seus funcionários no processo. Por exemplo, coloque as instalações experimentais em parte do espaço do escritório e peça feedback ao seu pessoal.

edifício de escritórios inteligente

Pense em tecnologias que lhe poupam tempo, dinheiro e energia. Sensores para luzes inteligentes, controlo climático inteligente e registo digital de visitantes são apenas alguns exemplos.
Recrutar o talento certo. Uma nova forma de trabalhar, significa que os empregados devem desenvolver novas competências para satisfazer as expectativas. A formação e a reciclagem estão a tornar-se cada vez mais importantes. Segundo o Fórum Económico Mundial (WEF), estas são as competências que irão ganhar importância na próxima década:

Pensamento analítico e inovação
Aprendizagem activa e estratégias de aprendizagem
Resolução de problemas complexos
Pensamento crítico e análise
Criatividade, originalidade e iniciativa
Liderança e influência social
Utilização, monitorização e controlo da tecnologia
Concepção tecnológica e programação
Resiliência, tolerância ao stress e flexibilidade
Raciocínio, resolução de problemas e ideação

Este é um guia rápido para o levar a caminho de uma cultura de escritório que centraliza a experiência de trabalho. O edifício de escritórios do futuro centra-se no trabalho híbrido, sustentabilidade, tecnologia e automação, flexibilidade e uma abordagem que gira em torno das pessoas como indivíduos. Está preparado para o futuro?

Para ter uma ideia de como o registo digital de visitantes pode ajudar o seu negócio a crescer, pode experimentar Vizito durante um ensaio de 14 dias. Converse connosco ou solicite uma demonstração para saber como o Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.

Tem mais perguntas? Estas são as perguntas mais comuns sobre gestão digital de visitantes - e as nossas respostas.