As 9 principais competências obrigatórias do Facility Manager para 2025

No atual ambiente empresarial em rápida evolução, os facility managers desempenham um papel crucial não só na manutenção e supervisão dos espaços físicos de uma empresa, mas também na adaptação às exigências da era digital e do desenvolvimento sustentável. São os heróis anónimos que garantem que tudo corre bem, criam ambientes de trabalho ideais e estabelecem as bases para uma força de trabalho produtiva.

No entanto, o papel de um gestor de instalações está longe de ser simples. O trabalho requer uma combinação de conhecimentos técnicos e competências interpessoais. À medida que o sector evolui, também evoluem as competências necessárias. A pandemia da COVID pôs em evidência a necessidade de os gestores de instalações serem adaptáveis, terem uma visão de futuro e estarem preparados para enfrentar desafios inesperados. Os avanços tecnológicos, como o surgimento da inteligência artificial (IA) e dos sistemas de edifícios inteligentes, estão continuamente a remodelar a forma como as instalações são geridas, aumentando ainda mais a procura de facility managers ágeis e conhecedores da tecnologia.

Estas são 9 aptidões e competências essenciais de que todos os facility managers precisam para serem bem-sucedidos na sua função:

• Liderança e gestão de equipas
• Competências de comunicação
• Competências de organização
• Gestão financeira e sustentável
• Competências tecnológicas e análise de dados
• Gestão da segurança e dos riscos
• Resolução de problemas e gestão de crises
• Trabalho flexível e gestão de escritório híbrida
• Conhecimento da legislação

Neste artigo, abordaremos também os seguintes tópicos:

• Tendências na gestão de instalações
• O que faz um bom gestor de instalações?
• Quais são as principais funções de um gestor de instalações?
• Dicas de gestão de instalações

Competências do gestor de instalações

A gestão de instalações evoluiu rapidamente nos últimos anos e, atualmente, o papel de um gestor de instalações vai muito além da simples manutenção de um edifício. Atualmente, desempenham um papel fundamental no funcionamento eficiente de uma organização. Quer esteja a seguir uma carreira na área da gestão de instalações ou a contratar para essa função, estas competências são cruciais para o sucesso:

1. Liderança e gestão de equipas

Uma gestão eficaz das instalações começa com uma excelente liderança. Como líderes naturais, os gestores de instalações devem ser auto-motivados, dignos de confiança e compassivos. Acima de tudo, devem ser capazes de inspirar a sua equipa a lutar pela excelência. Uma visão clara da direção da equipa e um exemplo positivo a seguir são componentes fundamentais de uma liderança bem sucedida. Crucialmente, devem ser adeptos da resolução de conflitos, da delegação de trabalho e da comunicação, o que nos leva ao ponto seguinte.

2. Competências de comunicação

Os gestores de instalações interagem diariamente com uma grande variedade de pessoas, desde o pessoal de manutenção e visitantes até aos gestores de topo e fornecedores. Como tal, têm de ser capazes de comunicar eficazmente e tratar quaisquer preocupações ou queixas de forma eficiente. Ouvir é também um aspeto crucial da comunicação. Prestar atenção às palavras dos outros permite-lhes resolver os problemas de forma rápida e eficiente.

3. Competências de organização

As capacidades de organização são fundamentais para os gestores de instalações. Têm de planear actividades de manutenção, implementar procedimentos e manter-se a par de várias tarefas. Desde o tratamento dos pedidos de manutenção até à gestão do inventário e à programação das reparações, um bom gestor de instalações tem de estar a par de tudo. Dar prioridade às tarefas e equilibrar os recursos é crucial para manter um fluxo regular de operações.

4. Gestão financeira e sustentável

À medida que entramos numa era de maior consciência ambiental, os gestores de instalações devem equilibrar a supervisão financeira com um forte impulso para a sustentabilidade. Isto implica a gestão de orçamentos, o controlo de custos e a atribuição eficiente de recursos. Ao mesmo tempo, as iniciativas sustentáveis, tais como deixar de usar papel ou implementar um programa de reciclagem, podem muitas vezes conduzir a poupanças significativas de custos ao longo do tempo.

Quer aprender dicas sobre como tornar o seu local de trabalho sustentável? Leia a nossa publicação no blogue sobre 9 iniciativas para um escritório amigo do ambiente.

5. Competências tecnológicas e análise de dados

Com a evolução contínua da tecnologia, espera-se que os gestores de instalações se mantenham à frente da curva. É necessário investir em soluções de ponta que possam melhorar a eficiência dos edifícios. Uma tendência que está a ganhar força é a utilização de informações baseadas em dados para tomar decisões sobre as operações do edifício.

Ao tirar partido de ferramentas tecnológicas modernas, como os sistemas de gestão de visitantes, os gestores de instalações obtêm uma compreensão mais profunda da forma como os seus espaços estão a ser utilizados. Estes dados permitem-lhes tomar decisões informadas que optimizam a utilização do espaço, reduzem o consumo de energia e melhoram a eficiência geral do local de trabalho.

6. Gestão da segurança e dos riscos

Assegurar a saúde e a segurança dos visitantes e dos empregados no local de trabalho é uma das principais responsabilidades de um gestor de instalações. Este deve gerir uma vasta gama de tarefas para maximizar a segurança, como a manutenção de sistemas operacionais, a identificação e gestão de perigos, o planeamento de interrupções e a manutenção de documentação actualizada sobre procedimentos de segurança. Uma gestão de riscos eficaz vai além do simples cumprimento dos regulamentos - requer estratégias proactivas para mitigar potenciais perigos e garantir um ambiente seguro e protegido para todos.

A sua empresa está preparada para situações de emergência? Leia o nosso artigo sobre 7 elementos-chave de um plano de preparação para emergências no local de trabalho

7. Resolução de problemas e gestão de crises

O pensamento crítico e a resolução de problemas estão entre as competências mais vitais que um gestor de instalações pode possuir. Os gestores de instalações são frequentemente confrontados com questões imprevistas e devem aplicar fortes capacidades de resolução de problemas para as resolver eficazmente. Este processo envolve a identificação da natureza do problema, a recolha de informações relevantes, o desenvolvimento de uma estratégia e o teste da solução. Em situações de crise, estas competências são essenciais para gerir as emergências, minimizar as perturbações e garantir que as operações prosseguem sem problemas.

8. Trabalho flexível e gestão de escritório híbrida

À medida que o local de trabalho continua a evoluir, os gestores de instalações têm de se adaptar à crescente procura de disposições de trabalho flexíveis e configurações de escritório híbridas. Com mais empregados a trabalhar remotamente ou a dividir o seu tempo entre a casa e o escritório, a gestão de um espaço de trabalho flexível tornou-se um desafio fundamental.

Os gestores de instalações têm agora a tarefa de criar ambientes que suportem tanto o trabalho no escritório como o trabalho remoto, assegurando que os espaços são utilizados de forma eficiente, que a tecnologia está actualizada e que os funcionários podem transitar facilmente entre locais. Isto também inclui a implementação de políticas e sistemas que promovam a colaboração, a produtividade e o bem-estar dos funcionários, independentemente do local onde estejam a trabalhar. A gestão de um escritório híbrido requer um conhecimento da otimização do espaço físico e digital para promover uma experiência de trabalho flexível e sem descontinuidades.

9. Conhecimento da legislação

Um bom conhecimento da legislação relevante é essencial para os gestores de instalações garantirem o cumprimento das leis e regulamentos que afectam o local de trabalho. Isto inclui manter-se atualizado em relação aos regulamentos de saúde e segurança, leis ambientais, normas laborais e códigos de construção. Os gestores de instalações devem garantir que todos os aspectos das instalações estão em conformidade com os requisitos legais, desde a acessibilidade e segurança à gestão de resíduos e utilização de energia.

Tendências na gestão de instalações

Os edifícios de escritórios actuais têm um aspeto muito diferente do que tinham, digamos, há 10 anos. Consequentemente, o mundo da gestão de instalações está a passar por uma rápida mudança. Estas são algumas das principais tendências que estão a remodelar o sector:

Edifícios inteligentes e integração da IoT

Os edifícios inteligentes estão a revolucionar a gestão de instalações através da integração de dispositivos da Internet das Coisas (IoT) para recolher dados em tempo real. Desde termóstatos inteligentes que optimizam a utilização de energia a sensores que monitorizam a qualidade do ar, a IoT permite aos gestores de instalações tomar decisões baseadas em dados que melhoram a eficiência, reduzem os custos e aumentam o conforto dos funcionários. Esta tecnologia também oferece a capacidade de monitorizar e controlar remotamente os sistemas dos edifícios, simplificando ainda mais as operações e aumentando a capacidade de resposta.

Trabalho flexível

O aumento do trabalho remoto e híbrido teve um impacto significativo na gestão de instalações. À medida que as empresas adoptam disposições de trabalho mais flexíveis, os gestores de instalações têm de adaptar as suas estratégias para acomodar a ocupação flutuante dos escritórios e a necessidade de espaços adaptáveis. Isto pode implicar a remodelação dos espaços de trabalho, a otimização da utilização do espaço e a garantia de que a infraestrutura tecnológica suporta sem problemas tanto os trabalhadores no escritório como os trabalhadores remotos.

ESG (Environmental, Social & Governance)

À medida que as empresas se concentram mais na sustentabilidade e na responsabilidade empresarial, as iniciativas ESG estão a tornar-se cada vez mais importantes na gestão das instalações. Os gestores de instalações têm agora a tarefa de reduzir o impacto ambiental, garantir a responsabilidade social no local de trabalho e alinhar-se com as normas de governação. Isto inclui a implementação de soluções energeticamente eficientes, a promoção da diversidade e da inclusão no local de trabalho e a garantia de que as práticas comerciais éticas são seguidas nas operações das instalações.

Inteligência artificial e automatização

A IA e a automação estão a mudar a forma como as instalações são geridas. Desde a manutenção preditiva alimentada por algoritmos de IA até aos sistemas automatizados que controlam a iluminação, o aquecimento e a refrigeração, estas tecnologias estão a simplificar as operações e a melhorar a eficiência. Os sistemas alimentados por IA podem analisar grandes quantidades de dados para prever falhas no equipamento, otimizar a utilização de energia e até personalizar a experiência dos ocupantes. A automação, por sua vez, reduz o trabalho manual e ajuda os gestores de instalações a concentrarem-se na tomada de decisões estratégicas. À medida que estas tecnologias continuam a evoluir, desempenharão um papel cada vez mais importante na melhoria da eficiência e eficácia globais da gestão de instalações.

O que faz um bom gestor de instalações?

Um bom gestor de instalações precisa de ter uma série de competências, desde conhecimentos técnicos a capacidades de liderança, para ser bem sucedido na sua função. Os gestores de instalações são responsáveis por mais do que apenas a manutenção básica dos edifícios. Garantem a segurança dos ocupantes do edifício e asseguram que todos os sistemas do edifício estão a funcionar de forma eficiente e eficaz.

Para cumprir a sua função, devem ter excelentes capacidades de comunicação, organização e resolução de problemas. Os gestores de instalações no mundo moderno devem ter em conta as medidas de segurança e concentrar-se na sustentabilidade. São também competentes na liderança e gestão de equipas e mostram atenção aos detalhes, mantendo uma perspetiva ampla. Outras competências essenciais dos gestores de instalações incluem a adaptabilidade, a gestão do tempo e a consciência comercial.

Quais são as principais funções de um gestor de instalações?

No que diz respeito às suas funções-chave ou responsabilidades principais, os gestores de instalações têm a tarefa de assegurar o bom funcionamento das infra-estruturas de uma organização, cumprir os requisitos legais e manter normas de saúde e segurança. Actuam em várias funções empresariais, tanto a nível estratégico como operacional.

As suas responsabilidades podem incluir:

• manutenção de edifícios

• gestão de contratos

• saúde e segurança ambiental

• segurança no local de trabalho

• planeamento da manutenção das instalações

• segurança dos trabalhadores e das instalações

• gestão do espaço

Dicas de gestão de instalações

Atualmente, a gestão de instalações centra-se na eficiência, produtividade, sustentabilidade e aproveitamento de tecnologias avançadas. Eis algumas dicas que os gestores de instalações podem utilizar para se manterem no topo do seu jogo:

Fique atento aos regulamentos governamentais

É necessário cumprir os regulamentos impostos a nível federal, estatal e local. Estes regulamentos podem dizer respeito à segurança dos edifícios, às normas ambientais ou às emissões de carbono. Compreender e manter-se atualizado em relação a estes regulamentos pode evitar potenciais problemas legais e de conformidade, garantindo o bom funcionamento das instalações.

Mantenha-se a par das últimas tecnologias e tendências das instalações

A tecnologia, especialmente a IoT e as operações baseadas em dados, está a impulsionar a inovação e a melhoria do desempenho no sector da gestão de instalações. Uma tendência notável são os modelos de trabalho híbridos, aos quais todas as empresas estão agora a adaptar-se.

Otimizar os espaços físicos

O impacto da pandemia obrigou muitas organizações a repensar os seus espaços de escritório. Os gestores de instalações devem otimizar os espaços físicos para acomodar novas formas de trabalho, como o trabalho remoto e as necessidades de colaboração. Isto irá melhorar as operações e melhorar a satisfação dos empregados.

Conclusão

O papel de um gestor de instalações é multifacetado, exigindo uma combinação de conhecimentos técnicos, pensamento estratégico e competências interpessoais. À medida que as empresas continuam a adotar disposições de trabalho flexíveis, configurações de escritório híbridas e iniciativas de sustentabilidade, a procura de gestores de instalações qualificados só irá aumentar. Ao manterem-se informados, adaptáveis e proactivos, os facility managers podem ajudar a moldar o futuro do local de trabalho.

Para gerir melhor o fluxo de visitantes e, em última análise, melhorar a segurança e a proteção, considere experimentar um sistema de gestão de visitantes. Este sistema simplifica todo o processo de gestão de visitantes e dá-lhe a tranquilidade de saber que todos os visitantes do seu edifício são contabilizados.

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