As 7 principais competências obrigatórias de um Facility Manager

No atual ambiente empresarial em rápida evolução, os gestores de instalações são responsáveis não só por manter e supervisionar o ambiente físico de uma empresa, mas também por se adaptarem e prosperarem na era moderna da digitalização e do desenvolvimento sustentável. Eles são os heróis desconhecidos que mantêm tudo a funcionar sem problemas, criando a experiência ideal de espaço de trabalho e preparando o terreno para que a força de trabalho se sobressaia.

No entanto, o papel de um gestor de instalações está longe de ser simples. O trabalho exige uma combinação perfeita de competências técnicas e pessoais. Os requisitos de competências também mudam continuamente em resposta aos avanços da indústria e aos acontecimentos mundiais. Um exemplo recente é a pandemia global que afectou significativamente as funções, responsabilidades e competências exigidas aos gestores de instalações.

Competências do gestor de instalações

A gestão de instalações evoluiu rapidamente nos últimos anos e, atualmente, o papel de um gestor de instalações vai muito além da simples manutenção de um edifício. Atualmente, desempenham um papel fundamental no funcionamento eficiente de uma organização. Esta publicação abordará as seguintes aptidões e competências essenciais de que qualquer gestor de instalações necessita para ter êxito na sua função:

1. Liderança e gestão de equipas

2. Competências de comunicação

3. Competências de organização

4. Competências de resolução de problemas

5. Gestão da segurança

6. Sensibilização para a tecnologia

7. Foco na sustentabilidade

1. Liderança e gestão de equipas

Uma gestão eficaz das instalações começa com uma excelente liderança. Como líderes naturais, os gestores de instalações devem ser auto-motivados, dignos de confiança e compassivos. Acima de tudo, devem ser capazes de inspirar a sua equipa a lutar pela excelência. Uma visão clara da direção da equipa e um exemplo positivo a seguir são componentes fundamentais de uma liderança bem sucedida. Crucialmente, devem ser adeptos da resolução de conflitos, da delegação de trabalho e da comunicação, o que nos leva ao ponto seguinte.

2. Competências de comunicação

Os gestores de instalações interagem diariamente com uma grande variedade de pessoas, desde o pessoal de manutenção e visitantes até aos gestores de topo e fornecedores. Como tal, têm de ser capazes de comunicar eficazmente e tratar quaisquer preocupações ou queixas de forma eficiente. Ouvir é também um aspeto crucial da comunicação. Prestar atenção às palavras dos outros permite-lhes resolver os problemas de forma rápida e eficiente.

3. Competências de organização

As capacidades de organização são fundamentais para os gestores de instalações. Têm de planear actividades de manutenção, implementar procedimentos e manter-se a par de várias tarefas. Desde o tratamento dos pedidos de manutenção até à gestão do inventário e à programação das reparações, um bom gestor de instalações tem de estar a par de tudo. Dar prioridade às tarefas e equilibrar os recursos é crucial para manter um fluxo regular de operações.

4. Competências de resolução de problemas

O pensamento crítico e a resolução de problemas são algumas das capacidades intelectuais mais importantes que um gestor de instalações deve possuir. Os gestores de instalações são frequentemente confrontados com questões imprevistas e necessitam de fortes capacidades de resolução de problemas para lidar com elas de forma eficaz. Isto implica determinar a natureza do problema, compilar informações, conceber uma estratégia e testar a solução.

5. Gestão da segurança

Assegurar a saúde e a segurança dos visitantes e dos empregados no local de trabalho é uma das principais responsabilidades de um gestor de instalações. É necessário gerir uma série de tarefas para maximizar a segurança, como a manutenção de sistemas operacionais, a gestão de riscos, o planeamento de interrupções, a manutenção da documentação dos procedimentos de segurança e muito mais.

A sua empresa está preparada para situações de emergência? Leia o nosso artigo sobre 7 elementos-chave de um plano de preparação para emergências no local de trabalho

6. Sensibilização para a tecnologia

Com a evolução contínua da tecnologia, espera-se que os gestores de instalações se mantenham à frente da curva. É necessário investir em soluções de ponta que possam aumentar a eficiência dos seus edifícios. Uma tendência que está a ganhar força é a utilização de informações baseadas em dados para tomar decisões sobre as operações do edifício. De acordo com um inquérito da MicroStrategy, 61% das empresas consideram os dados e a análise importantes para a estratégia de crescimento do negócio. A utilização de ferramentas tecnológicas modernas, como os sistemas de gestão de visitantespode dar aos gestores uma melhor compreensão da forma como os seus edifícios estão a ser utilizados e melhorar a eficiência geral do local de trabalho.

7. Foco na sustentabilidade

Os governos de todo o mundo também estão a implementar cada vez mais regulamentos que exigem que as empresas adoptem práticas mais sustentáveis. À medida que entramos numa era de maior consciência ambiental, os gestores de instalações têm de se empenhar na sustentabilidade. Iniciativas sustentáveis como deixar de usar papel e implementar um programa de reciclagem podem muitas vezes resultar em poupanças de custos significativas ao longo do tempo.

Quer aprender dicas sobre como tornar o seu local de trabalho sustentável? Leia a nossa publicação no blogue sobre 9 iniciativas para um escritório amigo do ambiente.

O que faz um bom gestor de instalações?

Um bom gestor de instalações precisa de ter uma série de competências, desde conhecimentos técnicos a capacidades de liderança, para ser bem sucedido na sua função. Os gestores de instalações são responsáveis por mais do que apenas a manutenção básica dos edifícios. Garantem a segurança dos ocupantes do edifício e asseguram que todos os sistemas do edifício estão a funcionar de forma eficiente e eficaz.

Para cumprir a sua função, devem ter excelentes capacidades de comunicação, organização e resolução de problemas. Os gestores de instalações no mundo moderno devem ter em conta as medidas de segurança e concentrar-se na sustentabilidade. São também competentes na liderança e gestão de equipas e mostram atenção aos detalhes, mantendo uma perspetiva ampla. Outras competências essenciais dos gestores de instalações incluem a adaptabilidade, a gestão do tempo e a consciência comercial.

Quais são as principais funções de um gestor de instalações?

No que diz respeito às suas funções-chave ou responsabilidades principais, os gestores de instalações têm a tarefa de assegurar o bom funcionamento das infra-estruturas de uma organização, cumprir os requisitos legais e manter normas de saúde e segurança. Actuam em várias funções empresariais, tanto a nível estratégico como operacional.

As suas responsabilidades podem incluir:

• manutenção de edifícios

• gestão de contratos

• saúde e segurança ambiental

• segurança no local de trabalho

• planeamento da manutenção das instalações

• segurança dos trabalhadores e das instalações

• gestão do espaço

Dicas de gestão de instalações

Atualmente, a gestão de instalações centra-se na eficiência, produtividade, sustentabilidade e aproveitamento de tecnologias avançadas. Eis algumas dicas que os gestores de instalações podem utilizar para se manterem no topo do seu jogo:

Fique atento aos regulamentos governamentais

É necessário cumprir os regulamentos impostos a nível federal, estatal e local. Estes regulamentos podem dizer respeito à segurança dos edifícios, às normas ambientais ou às emissões de carbono. Compreender e manter-se atualizado em relação a estes regulamentos pode evitar potenciais problemas legais e de conformidade, garantindo o bom funcionamento das instalações.

Mantenha-se a par das últimas tecnologias e tendências das instalações

A tecnologia, especialmente a IoT e as operações baseadas em dados, está a impulsionar a inovação e a melhoria do desempenho no sector da gestão de instalações. Uma tendência notável são os modelos de trabalho híbridos, aos quais todas as empresas estão agora a adaptar-se.

Otimizar os espaços físicos

O impacto da pandemia obrigou muitas organizações a repensar os seus espaços de escritório. Os gestores de instalações devem otimizar os espaços físicos para acomodar novas formas de trabalho, como o trabalho remoto e as necessidades de colaboração. Isto irá melhorar as operações e melhorar a satisfação dos empregados.

Conclusão

O papel de um gestor de instalações é multifacetado, exigindo uma combinação de competências que lhe permitam gerir eficazmente as exigências da sua função, contribuindo, em última análise, para o sucesso da organização.

Para mais informações sobre gestão de instalações, consulte as 20 estatísticas que todos os gestores de instalações devem conhecer.

Para gerir melhor o fluxo de visitantes e, em última análise, melhorar a segurança e a proteção, considere experimentar um sistema de gestão de visitantes. Este sistema simplifica todo o processo de gestão de visitantes e dá-lhe a tranquilidade de saber que todos os visitantes do seu edifício são contabilizados.

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