Como os sistemas de gestão de visitantes podem melhorar a segurança na sua empresa

Empregados, clientes, fornecedores, visitantes: em muitas empresas, as pessoas entram e saem durante todo o dia. Isto implica certos riscos. Como se impede a entrada de visitantes indesejados no seu edifício? Como é que mantém o seu local de trabalho saudável? Como protege os dados dos seus visitantes? E como mantém todos em segurança se, por exemplo, um incêndio deflagrar?

As câmaras de segurança e os sistemas de alarme já estão presentes na maioria das empresas. No entanto, estas não são suficientes para limitar os riscos. O facto de a sua recepção ser a sua primeira linha de defesa é frequentemente negligenciado. Ao actualizar para um sistema de gestão de visitantes, assegura-se que o seu local de trabalho se mantém seguro e saudável.

Eis sete formas pelas quais os sistemas de gestão de visitantes podem melhorar a segurança e a protecção na sua empresa.

1. Controlo de visitantes

A primeira forma de os sistemas de gestão de visitantes aumentarem a segurança é através da gestão do fluxo de pessoas que entram e saem. Todas as pessoas que entram no edifício devem registar-se à medida que entram ou saem das instalações. Desta forma, sabe-se exactamente quem se encontra no local em qualquer altura.

Os visitantes são também convidados a fornecer algumas informações pessoais, tais como um número de telefone, e-mail, e podem tirar uma fotografia. Estes dados são então armazenados na nuvem. Isto pode dissuadir qualquer pessoa com intenções maliciosas de entrar nas instalações.

2. Alertas instantâneos

As pessoas entram e saem em empresas, isso é um facto. os sistemas de gestão de visitantes enviam imediatamente uma notificação ao anfitrião quando o seu convidado chega. Isto pode ser uma mensagem de texto, e-mail ou um alerta através de outra aplicação, tal como Slack.

Assim, quer esteja ou não no escritório, sabe imediatamente quando alguém aparece na sua recepção. Desta forma, os visitantes nunca têm de esperar muito tempo e têm total controlo sobre quem está onde no seu edifício.

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3. ID-badges

Os crachás de visitante emitidos à mão podem ser facilmente perdidos, abusados ou falsificados. Com um sistema de gestão de visitantes, o seu visitante pode imprimir um crachá de identificação que não pode ser adulterado.

Este crachá contém uma fotografia e os dados do visitante, para que qualquer pessoa que se encontre no local possa ser facilmente identificada. Além disso, o crachá inclui o nome do anfitrião e uma data de validade, o que evita que o crachá seja utilizado vezes sem conta.

4. Gestão da evacuação

Todas as empresas, como a sua, fazem esforços para garantir a segurança nas suas instalações. Mas uma situação de emergência pode sempre ocorrer.

Imagine esta situação. Um incêndio deflagra no seu edifício. Todo o pessoal se reuniu no exterior, mas e o pessoal de limpeza que trabalha no interior do edifício? E quantos visitantes estão presentes neste momento?

Sem um sistema de check-in e check-out sem falhas, há muitas lacunas na sua estratégia de evacuação. Felizmente, vivemos numa época em que a tecnologia pode eliminar essas preocupações. Com um sistema de gestão de visitantes, a recepção pode notificar imediatamente todos os presentes no edifício em caso de incêndio, entrada de um intruso, ou em caso de qualquer outra emergência. As instruções de segurança podem ser enviadas facilmente, e uma evacuação pode decorrer sem problemas.

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5. Cumprimento do acordo digital

Os seus visitantes precisam de assinar um formulário ou um acordo? Com um sistema de gestão de visitantes, pode fazê-los assinar digitalmente acordos de não divulgação, protocolos de segurança ou regulamentos da empresa. A informação é então armazenada na nuvem. O fornecimento dos documentos através de uma plataforma digital centralizada acelera o processo e assegura um melhor cumprimento.

6. Protecção de dados

Ao contrário de um registo em papel, a gestão de visitantes garante a segurança de dados confidenciais. Os visitantes só podem aceder às suas próprias informações e não podem visualizar os dados de outros hóspedes na recepção. Após o processo de registo, todas as informações são rápida e seguramente armazenadas na base de dados.

7. Saúde

Em muitas empresas tudo está de volta ao normal após a crise da coroa. Reuniões de clientes, reuniões de administração e eventos de networking podem prosseguir como antes da pandemia. O pessoal está de volta, assim como os fornecedores de restaurantes, máquinas de café e de venda automática da empresa. Talvez tenha empreiteiros a converter os seus escritórios para se adaptarem às novas tendências de trabalho flexível e híbrido.

Em suma, as empresas estão de novo a zumbir com a actividade. E cada visitante que recebe na sua empresa é um potencial disseminador da COVID-19.

Os sistemas de gestão de visitantes tornaram-se indispensáveis para a protecção da saúde e segurança dos empregados, bem como dos visitantes. Eles podem ajudar a rastrear os visitantes, e se ocorrer um surto, sabe exactamente quem notificar.

A segurança dos seus edifícios, dos seus empregados e dos seus visitantes é uma preocupação primordial para qualquer organização. Tudo começa no seu balcão de recepção. Um sistema sólido de gestão de visitantes pode armar a sua empresa contra todos os riscos de segurança possíveis. E uma maior sensação de segurança está, por sua vez, ligada a um melhor envolvimento e desempenho do pessoal.

Na Vizito, levamos a segurança a sério. Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar a sua empresa, experimente Vizito durante um ensaio de 14 dias ou converse connosco para discutir como Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.

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