Como começar com o registo digital de visitantes em menos de 30 minutos

Considerando uma actualização para um sistema digital de gestão de visitantes? Uma vez escolhido o sistema perfeito que corresponda a todas as suas necessidades, é tempo de começar.

Um primeiro passo importante para tirar o máximo partido da sua aplicação de registo digital de visitantes é instalá-la correctamente no dispositivo adequado. Explicar-lhe-emos o que vai precisar, como instalar o sistema e como configurar a aplicação de acordo com as suas necessidades específicas.

O que vai precisar

Para gerir os seus visitantes digitalmente, não precisa de muito. Com nada mais do que um tablet ou um computador, já pode começar. Coloque a sua tábua numa montagem ou suporte de tábua e adicione uma impressora de etiquetas, e terá a configuração perfeita.

Tablet ou computador

O sistema de gestão de visitantes Vizito pode ser instalado em qualquer Apple iPad construído após 2015. A maioria dos clientes opta pelo iPad normal de 10,2 polegadas (modelo 2020).

Para o Android, recomendamos dispositivos construídos depois de 2018 para uma compatibilidade óptima. A maioria dos nossos clientes opta pelos tablets Samsung, tais como o Samsung Galaxy tab A 10,1 (SM-T510).

Nenhum comprimido à mão? Não se preocupe: também pode utilizar um PC com ecrã táctil para executar a aplicação. Recomendamos a utilização de uma aplicação de bloqueio do sistema para proteger o PC contra acessos indesejados, como KioWare.

Montagem em tabuleiro

Para integrar a pastilha de forma inteligente na sua área de recepção, pode utilizar uma montagem de pastilha, tal como Bouncepad.

Pode optar por um modelo de secretária, montagem na parede ou suporte de chão.

Impressora de etiquetas

Se quiser imprimir crachás para os seus visitantes, precisará também de uma impressora de etiquetas. Recomendamos esta impressora de etiquetas Brother.

Aqui encontrará uma visão geral do hardware que necessitará para a gestão digital de visitantes.

Como começar rapidamente

A instalação de um sistema digital de gestão de visitantes não demora muito. Estas são as etapas que terá de completar.

1. Criar uma conta

Crie a sua conta aqui. Introduza o seu endereço de correio electrónico: receberá um correio electrónico com um link de confirmação.

2. Instalar o aplicativo

Depois de ter confirmado a sua conta, pode instalar o aplicativo num dispositivo compatível.

Os utilizadores do IPad podem descarregar a aplicação Vizito na App Store.

Os utilizadores do Android podem descarregar a aplicação Vizito na Google Play Store.

Se não tiver um tablet, também o temos coberto. Também pode utilizar o Vizito nos navegadores Google Chrome ou FireFox no seu PC. Abra esta página para iniciar o emulador.

3. Activar o seu dispositivo

Pode activar tantos dispositivos na sua conta quantos quiser.

Abra a aplicação Vizito depois de a ter instalado. Verá as seguintes informações:

Clique em ‘Tenho uma conta Vizito’.

Ser-lhe-á mostrado um código único que deverá activar o dispositivo. Deixe a aplicação Vizito aberta e o dispositivo activo.

Abra o backoffice Vizito no seu navegador e navegue para ‘Dispositivos’. Clique em ‘Adicionar um dispositivo’.

Introduza o código único mostrado no seu dispositivo. O seu dispositivo está agora ligado com sucesso à sua conta.

Se estiver a enfrentar dificuldades na activação do seu dispositivo, consulte por favor o nosso Centro de Ajuda.

4. Configure a sua conta

Inicie sessão no back office website para personalizar o aplicativo de acordo com as suas próprias necessidades. Pode escolher tipos de visitantes, campos que devem ser mostrados na aplicação, e ajustar a aplicação à sua marca.

Layout

• Escolha uma foto para o ecrã de login e logout
• Escolher uma fotografia ou vídeo para o ecrã de projecção
• Escolher cores para os vários botões da aplicação
• …

A equipa Vizito pode ajudá-lo a fornecer fotografias para personalizar a aplicação.

Para tirar o máximo partido da sua aplicação de registo digital de visitantes, poderá querer explorar os serviços de web design empresarial para garantir que a interface do seu sistema é profissional e de fácil utilização.

Geral

• Escolha as línguas em que quer receber os seus visitantes
• Definir notificações de e-mail e mensagens de texto
• Utilize códigos QR para entrar e sair mais rapidamente
• Definições de privacidade
• …

Mais informações sobre definições de privacidade em Vizito podem ser encontradas aqui.

Tipos de visita

Por defeito, um tipo de visita está activo e activado. É livre de adicionar mais tipos de visita, como por exemplo ‘fornecedor’ ou ’empregado’. Na aplicação Vizito, o visitante será solicitado a seleccionar o seu tipo de visita correspondente.

É possível configurar estes tipos de visitantes separadamente. Por exemplo, pode mostrar uma mensagem de boas-vindas diferente para cada tipo de visitante, escolher se os documentos devem ser assinados, e se deve ser impresso um crachá.

Mais informações sobre tipos de visita podem ser encontradas aqui.

Integrações

Pode integrar a aplicação com as aplicações que utiliza na sua empresa, tais como Google Workspace, integração eID, Slack, Teams ou KioWare QR code scanner.

Mais informações sobre integrações podem ser encontradas aqui.

Uma visão geral completa de todas as configurações da aplicação Vizito pode ser encontrada no nosso Centro de Ajuda.

5. Bloqueie o seu tablet no modo quiosque

Certifique-se de bloquear o seu tablet em modo quiosque para que os visitantes só tenham acesso à aplicação de registo. Isto evitará que os utilizadores alterem as configurações ou utilizem o tablet para outros fins.

Saiba como activar o modo quiosque no iPad aqui.

Saiba como activar o modo quiosque no seu tablet Android aqui.

Se não estiver a utilizar um tablet, mas um PC, pode activar o modo quiosque utilizando uma aplicação dedicada como KioWare.

Uma vez completados estes passos, está tudo pronto para começar com o registo digital de visitantes. Pode saber mais sobre os benefícios do registo digital de visitantes aqui.

Mais perguntas? A nossa equipa na Vizito está pronta a ajudar. Converse connosco ou marque uma demonstração para descobrir o que o Vizito pode fazer por si.

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar o seu negócio a crescer, experimente Vizito durante um 14 dias de teste ou converse connosco para discutir como Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.