Check-in de motoristas de camião: como evitar tempos de espera na portaria

Os tempos de espera nas instalações dos clientes estão entre as maiores preocupações das empresas de transporte, segundo o American Transportation Research Institute (ATRI). Um estudo do ATRI mostra que, em 2023, os motoristas sofreram atrasos em 39,3 por cento de todas as paragens. Ao longo de um ano, cada motorista perdeu assim entre 117 e 209 horas. Só no transporte comercial de mercadorias, o tempo total perdido ultrapassou os 135 milhões de horas.

Um camião parado na portaria desencadeia uma reação em cadeia de problemas operacionais. O fluxo abranda, formam-se congestionamentos nas instalações, os custos de imobilização aumentam, os motoristas ficam frustrados e os compromissos seguintes ficam comprometidos.

Uma das causas é um processo de check-in ineficiente na portaria. Os motoristas têm de sair da cabina, esperar por um funcionário, preencher formulários em papel e transmitir informações verbalmente. Num instante, um motorista já leva 45 minutos num registo que deveria demorar apenas alguns minutos.

Um sistema digital de check-in de motoristas ajuda a reduzir os tempos de espera na portaria e a melhorar a circulação nas instalações. Neste blog, explicamos como a gestão digital de visitantes pode melhorar a logística do check-in na portaria. Analisamos o pré-registo, a verificação de documentos, as instruções de segurança multilingues, as notificações automáticas e o planeamento dos cais de carga.

Neste artigo:

• Por que razão o check-in de motoristas de camião causa frequentemente atrasos
• Como um VMS resolve os estrangulamentos no check-in na portaria
• Como funciona um sistema de check-in eficiente para motoristas
• Principais vantagens do registo digital de motoristas
• Checklist para a gestão digital de visitantes na logística
• Conclusão

Por que razão o check-in de motoristas de camião causa frequentemente atrasos

Um motorista de camião chega à portaria, sai da cabina e toca à campainha. Depois espera que um funcionário responda por um intercomunicador com interferências e abra a cancela. Já nas instalações, o motorista tem de se registar novamente, preencher formulários em papel e submeter os seus documentos a verificação. Entretanto, o armazém pode ainda nem saber que ele chegou, e o cais de carga atribuído pode ainda estar ocupado.

Parece frustrante? No entanto, é assim que as coisas acontecem muitas vezes na prática. Os pequenos atrasos acumulam-se rapidamente e geram caos nas instalações. Sobretudo os seguintes estrangulamentos tornam o check-in de motoristas de camião desnecessariamente demorado.

Registo manual e verificação de documentos

Os nomes, as matrículas, os dados da viagem e as referências de carga são frequentemente anotados ou copiados à mão. Isso leva tempo e aumenta o risco de dados incompletos ou incorretos. A verificação da carta de condução, dos documentos de transporte e de eventuais documentos ADR também pode atrasar o processo, sobretudo quando falta informação ou esta é difícil de encontrar.

Barreiras linguísticas e regras de segurança pouco claras

Os motoristas internacionais nem sempre compreendem o funcionário da portaria ou as instruções escritas. Isso dificulta a comunicação clara das regras de segurança, dos percursos de circulação e dos procedimentos de carga e descarga. Os funcionários têm de dar explicações adicionais, enquanto o risco de mal-entendidos se mantém.

Comunicação deficiente entre a portaria, o planeamento e o armazém

Após o registo, a chegada tem muitas vezes de ser comunicada por telefone ou por e-mail. Se a pessoa certa não estiver disponível, o motorista continua à espera. Além disso, os funcionários da portaria nem sempre sabem se o armazém está pronto para receber o camião. Falta, por isso, uma visão atualizada de quem chegou e de que ação é necessária.

Filas e planeamento ineficiente dos cais de carga

Quando vários camiões chegam ao mesmo tempo, formam-se rapidamente filas. Sem ligação entre o check-in na portaria e o planeamento dos cais de carga, os motoristas avançam demasiado cedo ou permanecem numa zona de espera mais tempo do que o necessário. Um único registo atrasado pode assim afetar todos os compromissos seguintes.

Leia também: Gestão inteligente de estaleiros na logística e nos transportes

Como um VMS resolve os estrangulamentos no check-in na portaria

Um Sistema de Gestão de Visitantes (VMS) reúne as diferentes etapas do registo de motoristas num único fluxo de trabalho digital. O check-in na portaria torna-se assim mais rápido, e os funcionários da portaria, os planeadores e o pessoal do armazém dispõem da mesma informação atualizada.

Do registo manual ao check-in digital

Os motoristas podem ser pré-registados e fornecer digitalmente os seus dados de contacto, do veículo e da viagem. Também é possível adicionar antecipadamente dados e documentos relevantes, como uma referência de carga e eventuais documentos ADR. Após o pré-registo, recebem um código QR único, por exemplo por e-mail ou SMS. À chegada, digitalizam esse código na portaria ou no smartphone, e os dados previamente preenchidos são recuperados de imediato. O motorista só tem de verificar ou completar a informação, se necessário a partir da cabina. Isso poupa tempo e reduz os erros de introdução e os dados em falta.

Das barreiras linguísticas às instruções multilingues

Um VMS mostra automaticamente as regras de segurança e a informação prática na língua do motorista. O texto pode ser complementado com pictogramas ou vídeos para explicar com clareza os percursos de circulação, o equipamento de proteção obrigatório e os procedimentos de carga e descarga. O motorista confirma digitalmente que leu as instruções e que concorda com elas.

Da comunicação dispersa às notificações em tempo real

Assim que um motorista faz o check-in, o planeador, o armazém ou o funcionário responsável recebe automaticamente uma notificação. Veem de imediato quem chegou, para que viagem e se todos os documentos exigidos estão em ordem. As chamadas avulsas e a confusão entre a portaria, o planeamento e o armazém deixam de ser necessárias.

Das filas a um melhor planeamento dos cais

Ao integrar o check-in na portaria com o planeamento dos cais de carga, o motorista pode ser encaminhado diretamente para a zona de espera ou o cais certos. Se o cais ainda estiver ocupado, recebe uma mensagem assim que puder avançar. Isso evita deslocações desnecessárias, congestionamentos e longos tempos de espera nas instalações.

Como funciona um sistema de check-in eficiente para motoristas

Um processo de check-in eficiente orienta o motorista passo a passo: desde o pré-registo até à saída das instalações.

Passo 1: pré-registo

Com um sistema digital de gestão de visitantes, o motorista pode ser registado antecipadamente. O planeador, a transportadora ou o próprio motorista preenche os dados de contacto, do veículo e da viagem necessários, como o nome do motorista, a matrícula, a hora de chegada prevista e a referência de carga. Em seguida, o motorista recebe um código QR único com o qual se pode registar rapidamente à chegada. Para motoristas não anunciados, continua a ser possível um registo separado à chegada.

Passo 2: verificação de identidade e de documentos

Através de uma integração com o reconhecimento automático de matrículas (ANPR), a matrícula pode ser reconhecida na cancela e associada ao pré-registo. Ao integrar também a gestão de visitantes com o controlo de acessos do recinto logístico, a cancela pode abrir-se automaticamente após uma verificação bem-sucedida.

Se necessário, o motorista pode digitalizar a carta de condução ou o documento de identificação. A referência de carga e os documentos ADR relevantes são entregues digitalmente e podem depois ser verificados. Peça apenas a informação estritamente necessária. Uma verificação de identidade não é o mesmo que guardar uma cópia completa de uma carta de condução ou de um passaporte. Defina, por isso, direitos de acesso e prazos de conservação adequados, em conformidade com o RGPD.

Passo 3: instruções de segurança multilingues

O motorista vê automaticamente toda a informação necessária, como instruções e regras de segurança, na língua certa. Textos, pictogramas e vídeos podem clarificar, entre outros, os percursos de circulação, o equipamento de proteção obrigatório e os procedimentos de carga e descarga. Em seguida, o motorista confirma digitalmente que leu as instruções.

Passo 4: notificação de chegada

Concluído o check-in, o planeador, o armazém ou o funcionário responsável recebe automaticamente uma notificação. Se faltar um documento ou se o motorista chegar demasiado cedo ou demasiado tarde, esse desvio é sinalizado de imediato.

Passo 5: atribuição do cais de carga

Ao ligar o seu VMS ao planeamento dos cais de carga, o motorista recebe automaticamente uma zona de espera ou um cais atribuído. As instruções aparecem no ecrã ou são enviadas por SMS.

O motorista pode ainda receber um cartão de visitante temporário ou um código QR digital. Com ele, pode registar-se no cais de carga atribuído, após o que o seu estado é atualizado automaticamente e a equipa de carga ou descarga recebe uma notificação.

Se o cais ainda estiver ocupado, o motorista permanece na zona de espera designada até receber autorização para avançar. Assim, os funcionários podem acompanhar o estado de cada camião em tempo real.

Passo 6: check-out digital

Após a carga ou descarga, a atividade é concluída e a hora de partida é registada. O resumo de presenças e os dados da visita são atualizados automaticamente. A qualquer momento, fica claro que motoristas e veículos ainda se encontram nas instalações.

Principais vantagens do registo digital de motoristas

Um sistema de check-in digital não só melhora os processos internos, como também torna a chegada mais simples e clara para os motoristas.

Vantagens para a empresa

• Tempos de espera mais curtos: os camiões são processados mais depressa, o que melhora a circulação nas instalações.
• Menos administração: os dados deixam de ter de ser introduzidos ou copiados manualmente de cada vez.
• Melhor planeamento dos cais: os planeadores veem que motoristas chegaram e podem atribuir os cais de carga com mais eficiência.
• Mais controlo: as verificações de documentos, as confirmações de segurança e os dados das visitas são registados digitalmente.
• Resumo de presenças atualizado: os funcionários sabem a qualquer momento que motoristas e veículos estão nas instalações.
• Melhores análises: os relatórios sobre tempos de check-in, tempos de espera, tempos de processamento e momentos de pico permitem melhorias direcionadas dos processos (afetação de pessoal, faixas horárias, planeamento dos cais de carga).

Vantagens para os motoristas

• Registo mais rápido: os motoristas podem preencher os seus dados antecipadamente e, se necessário, fazer o check-in a partir da cabina.
• Instruções na sua própria língua: as regras de segurança e a informação prática são mais fáceis de compreender.
• Menos incerteza: o motorista sabe antecipadamente o que se espera dele após a chegada.
• Informação clara sobre o percurso: as instruções sobre zonas de espera e cais de carga são partilhadas diretamente.
• Partida mais fluida: a carga, a descarga e o check-out decorrem com menos espera e menos papelada.

Checklist para a gestão digital de visitantes na logística

Um sistema de check-in eficiente para motoristas de camião apoia todo o fluxo de chegada. Ao escolher um VMS para o registo de motoristas, verifique estas funcionalidades:

• Pré-registo pela transportadora ou pelo motorista
• Check-in móvel com código QR
• Registo de dados de contacto, do veículo e da viagem
• Possibilidade de integração com sistemas de reconhecimento de matrículas, verificação de identidade e yard management
• Verificação digital da carta de condução, da referência de carga e dos documentos ADR relevantes
• Interface, instruções e regras de segurança multilingues
• Confirmação digital de instruções e documentos
• Cartão de visitante temporário ou código QR para registo no cais de carga
• Notificações automáticas para o planeamento, o armazém ou o anfitrião
• Um fluxo alternativo para motoristas não anunciados
• Check-out digital e registo da hora de partida
• Visão em tempo real dos motoristas e veículos nas instalações
• Direitos de acesso e prazos de conservação configuráveis
• Análise de dados e relatórios sobre tempos de check-in, tempos de espera, tempos de processamento e momentos de pico

Escolha sobretudo um sistema que se adapte aos seus processos logísticos existentes e que seja fácil de utilizar, tanto para os motoristas como para os funcionários.

Conclusão

Segundo os estudos, os motoristas de camião perdem entre 117 e 209 horas por ano devido a tempos de espera nas instalações dos clientes. Não tem de ser assim. Um VMS substitui processos manuais e pesados por um sistema digital simplificado para o check-in de motoristas. Isso significa tempos de espera mais curtos, menos trabalho manual e menos frustrações.

Com um VMS pode, entre outras coisas:

• pré-registar motoristas e transportes;
• registar os dados do veículo, de contacto e da viagem;
• recolher documentos e confirmações digitais;
• disponibilizar instruções de segurança multilingues;
• informar automaticamente o planeamento, o armazém ou o anfitrião;
• ver em tempo real que motoristas e veículos estão presentes;
• registar a partida digitalmente;
• guardar os dados das visitas de forma centralizada;
• integrar o registo de motoristas com sistemas de reconhecimento de matrículas, verificação de identidade e yard management, entre outros.

Assim, cria um fluxo de chegada mais rápido, mais seguro e mais controlável, tanto para os seus funcionários como para os motoristas.

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