Adaptação dos sistemas de gestão de visitantes a uma força de trabalho híbrida e remota

Num mundo que se está a tornar cada vez mais digital, os espaços de trabalho já não estão confinados a quatro paredes. À medida que a pandemia nos obrigou a redefinir o “normal”, as empresas de todo o mundo adoptaram com entusiasmo o modelo de força de trabalho híbrida e remota.

Um paradigma significativo nesta mudança é o sistema de gestão de visitantes (VMS) que foi além dos simples check-ins e check-outs. Mas o caminho para a transformação não está isento de obstáculos.

Este artigo analisa as tecnologias, ferramentas e melhores práticas mais recentes para garantir uma integração perfeita dos sistemas de gestão de visitantes no ambiente de trabalho híbrido e remoto.

Compreender as forças de trabalho híbridas e remotas

Uma força de trabalho remota funciona totalmente fora de um ambiente de escritório tradicional. Estes colaboradores podem trabalhar a partir de qualquer lugar - seja em casa, num café ou em qualquer parte do mundo. Este modelo oferece uma flexibilidade considerável, conduzindo a um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e, frequentemente, a uma maior produtividade. É fundamental que as empresas adaptem os seus sistemas, como o de gestão de visitantes, para responder eficazmente a esta nova forma de trabalhar.

Por outro lado, um estudo revela que 83% dos trabalhadores preferem um modelo de trabalho híbrido, o que realça a popularidade deste método. Uma força de trabalho híbrida é um tipo de modelo de trabalho que combina o tradicional trabalho no escritório e o trabalho remoto. Uma das principais vantagens do modelo híbrido é que dá aos trabalhadores uma sensação de autonomia e controlo sobre o seu ambiente de trabalho e horário.

Por exemplo, um designer gráfico de uma agência de publicidade pode optar por trabalhar remotamente em determinados dias para se concentrar na criação de desenhos sem as distracções típicas do escritório. Noutros dias, pode deslocar-se ao escritório para reuniões de equipa e sessões de brainstorming colaborativas.

A importância da adaptação dos sistemas de gestão de visitantes

A era digital trouxe uma mudança radical ao panorama empresarial, moldando a forma como as organizações funcionam. No meio desta transição, os sistemas de gestão de visitantes evoluíram de meros livros de registo em papel para se tornarem soluções de gestão abrangentes, auxiliando a funcionalidade das forças de trabalho modernas. Com uma mudança global para modelos de trabalho remotos e híbridos, estes sistemas tiveram de se adaptar e assumir novas e cruciais funções.

A utilização de software de arquivo eletrónico provou ser o primeiro passo da evolução da gestão de visitantes tradicional baseada em papel para sistemas de gestão de visitantes digitais. A integração do arquivo digital num VMS oferece uma gestão eficiente dos visitantes e armazenamento de dados, permitindo às organizações poupar espaço, reduzir a desordem e preservar os registos dos visitantes durante mais tempo.

Além disso, a gestão de documentos digitais num VMS garante a segurança e a conformidade. Com encriptação avançada e controlos de acesso específicos do utilizador, os softwares de arquivo digital podem ajudar a proteger os dados sensíveis dos visitantes, uma preocupação fundamental no atual cenário de ameaças cibernéticas.

Dito isto, os sistemas modernos de gestão de visitantes são atualmente concebidos para manter a segurança, racionalizar a comunicação, poupar tempo e melhorar a eficiência global através da integração com múltiplas ferramentas digitais.

Vamos analisar algumas das melhores características que os VMS modernos oferecem.

Características do sistema moderno de gestão de visitantes

Sistemas digitais de registo de entrada: Transição dos diários de bordo tradicionais para sistemas digitais. Por exemplo, os visitantes podem introduzir os seus dados num tablet ou num quiosque à chegada ao local de trabalho. Este método não só melhora o processo de check-in, como também reforça a exatidão e a segurança dos dados.

Pré-registo de visitantes: Pode ser executado através de um portal em linha onde os visitantes fornecem os seus dados antes da sua chegada, acelerando assim o processo de check-in. O pré-registo também facilita a preparação do visitante pela empresa, assegurando que as suas reuniões e o seu espaço de trabalho são adequadamente organizados.

Crachás de visitantes: Introdução de um sistema automatizado para gerar crachás de visitantes imediatamente após o check-in. Isto ajuda a identificar e a seguir os visitantes no local, aumentando assim a segurança e a adesão aos protocolos de controlo de acesso.

Notificações: Automatize as notificações para alertar o pessoal quando os visitantes chegam. Isto pode ser feito por correio eletrónico ou mensagens de texto, minimizando os tempos de espera e melhorando a experiência do visitante.

Protocolos de saúde e segurança: No contexto de trabalho híbrido e pós-pandémico em curso, incorporar controlos de saúde e segurança no seu VMS, tais como questionários de sintomas, dando prioridade à segurança dos visitantes e dos empregados.

Análise de visitantes: Utilize os dados recolhidos para examinar as tendências e os padrões dos visitantes. As informações obtidas podem orientá-lo no planeamento de eventos, na gestão dos períodos de maior afluência de visitantes e no reforço das medidas de segurança.

Integração com ferramentas digitais: Um sistema digital de registo de visitantes pode ser perfeitamente integrado com outro software da sua organização. Por exemplo, ao explorar ferramentas de automatização sem código, pode utilizar os dados recolhidos no VMS, ajudando-o a criar relatórios, painéis de controlo e ferramentas analíticas personalizadas.

Esta integração fornece aos gestores de projectos informações valiosas, permitindo-lhes tomar decisões informadas, identificar estrangulamentos e otimizar o desempenho do projeto.

Adaptação das funcionalidades do VMS a diferentes tipos de visitantes

Em ambientes de trabalho híbridos, os sistemas de gestão de visitantes são úteis para diferentes tipos de visitantes.

Funcionários remotos

Embora os funcionários remotos trabalhem principalmente à distância, podem fazer visitas ocasionais ao escritório. Um sistema de gestão de visitantes eficiente pode acomodar estas visitas, assegurando que estes funcionários podem fazer uma transição sem problemas das interacções remotas para as interacções presenciais. Isto pode envolver a implementação de um processo de check-in simplificado, acesso fácil aos recursos necessários e um espaço de trabalho adequado para o desempenho das suas funções.

Visitantes de terceiros

Os visitantes de terceiros, como clientes, fornecedores ou empreiteiros, exigem uma gestão cuidadosa. Ao adicionar uma funcionalidade de código QR, o processo de registo destes visitantes pode ser acelerado e simplificado. Podem ler o código QR, introduzir as informações necessárias e ser encaminhados para o seu ponto de contacto dentro da organização. A melhor parte? Esta funcionalidade está incluída nas soluções de gestão de visitantes digitais.

Este sistema pode mesmo ser programado para enviar notificações sobre a sua chegada ao pessoal relevante, assegurando que estes visitantes são recebidos com prontidão e profissionalismo. Isto permite uma comunicação fluida e garante uma experiência excecional para estes visitantes.

Foco nas implicações legais e de segurança

A implementação de um sistema de gestão de visitantes para uma força de trabalho híbrida tem em consideração várias implicações legais e de segurança. Uma das principais preocupações é a privacidade associada aos registos digitais. Um VMS recolhe e armazena informações pessoais dos visitantes, que podem incluir o seu nome, detalhes de contacto, informações sobre a empresa e até fotografias.

Por conseguinte, as organizações têm de ser particularmente cautelosas quanto à forma como estes dados são geridos. Devem informar os visitantes sobre a recolha de dados e a sua finalidade e garantir que os dados são armazenados de forma segura, não são partilhados sem consentimento e são eliminados quando já não são necessários, em conformidade com os regulamentos relativos à privacidade dos dados, como o RGPD.

A questão da segurança dos dados dos visitantes virtuais é outro aspeto crucial. As visitas virtuais, que se tornaram mais comuns no modelo de trabalho híbrido, envolvem a troca de informações através de canais digitais. É necessário garantir que estas interacções digitais são seguras e livres de ciberameaças. A encriptação robusta dos dados e as ferramentas de conferência seguras são essenciais para manter esta segurança.

Por último, as empresas devem cumprir os regulamentos locais e internacionais aquando da implementação de um VMS. Isto pode envolver leis relacionadas com a proteção de dados, saúde e segurança, e anti-discriminação. Por conseguinte, é aconselhável procurar aconselhamento jurídico aquando da conceção e implementação de um VMS para garantir a sua total conformidade.

Implementação prática: Sistemas de gestão de visitantes em diferentes sectores

Instalações de fabrico

Para as fábricas que precisam de coordenar uma variedade de trabalhadores, empreiteiros e visitantes, um VMS pode ser um fator de mudança. Estas instalações lidam frequentemente com um elevado número de pessoas que entram e saem das suas instalações diariamente, aumentando a necessidade de uma gestão eficaz dos visitantes.

Os sistemas digitais de gestão de visitantes permitem às fábricas seguir e monitorizar eficazmente todas as pessoas que entram nas instalações, garantindo assim a segurança e a proteção. Os dados dos contratantes e dos visitantes, incluindo as suas informações de contacto, o objetivo da visita e a sua duração, podem ser registados digitalmente, reduzindo o registo em papel e a carga administrativa.

Além disso, em caso de situações de emergência como incêndios ou fugas de produtos químicos, um VMS robusto forneceria um registo preciso e instantâneo de todas as pessoas presentes no local, o que é fundamental para planos de evacuação e respostas de emergência.

Além disso, um sistema avançado de gestão de visitantes pode ser integrado com requisitos de conformidade específicos da indústria transformadora. Por exemplo, pode ser pedido aos visitantes que assinem digitalmente protocolos de segurança ou assistam a sessões de informação sobre segurança aquando do check-in, garantindo que estão cientes dos riscos do local e das suas responsabilidades.

Hospitais

O sector da saúde, em especial os hospitais, também pode beneficiar significativamente da implementação de um VMS. Dada a sensibilidade e a confidencialidade das informações dos doentes e a necessidade de um controlo rigoroso das infecções, a gestão dos visitantes torna-se crucial num ambiente hospitalar.

Uma solução de registo digital de visitantes pode ajudar os hospitais a monitorizar e controlar eficazmente o fluxo de visitantes, reduzindo assim a sobrelotação e os potenciais riscos de infeção. Os hospitais podem implementar medidas como o pré-registo dos visitantes, a programação das horas de visita, a limitação do número de visitantes por doente e a criação de zonas onde os visitantes são permitidos.

Os hospitais recebem frequentemente a visita de vários profissionais, incluindo representantes de produtos farmacêuticos, fornecedores de equipamento, empreiteiros e estudantes de medicina. Um VMS forneceria um registo transparente destes visitantes, incluindo o objetivo da visita e os departamentos visitados, garantindo assim um nível mais elevado de segurança e responsabilidade.

Além disso, um VMS com uma funcionalidade de check-in sem contacto pode minimizar os riscos de infeção por contacto. Também pode ser personalizado para rastrear os visitantes quanto a sintomas ou estado de vacinação, em conformidade com os protocolos de controlo de infecções do hospital.

Agências de marketing

Num contexto de trabalho híbrido e remoto, a gestão de projectos e o equilíbrio do volume de trabalho desempenham um papel fundamental para as agências de marketing. Proporciona estrutura, garantindo que as tarefas são concluídas a tempo e que os membros da equipa estão coordenados. Isto inclui a utilização de ferramentas de gestão de projectos para organizar as tarefas dos funcionários e acompanhar o progresso.

Neste contexto, a sinergia entre as soluções de gestão de visitantes e as ferramentas de gestão de projectos é particularmente valiosa. Por exemplo, consideremos um cenário em que uma agência de marketing recebe um cliente para uma reunião de lançamento de um projeto. As ferramentas de gestão de projectos podem simplificar o fluxo de trabalho da agência atribuindo tarefas como a preparação da ordem de trabalhos da reunião, a recolha de dados relevantes, a definição de prazos e a atribuição de um apresentador. Por outro lado, o VMS sincronizado com a ferramenta de gestão de projectos pode facilitar o pré-registo da visita do cliente, informando assim os membros relevantes da equipa sobre a reunião agendada.

Como fazer crescer uma agência de marketing digital é uma consideração importante para as agências de marketing que pretendem expandir os seus serviços e a sua base de clientes. Após a reunião, qualquer feedback ou novos requisitos do cliente podem ser actualizados na ferramenta de gestão de projectos em tempo real. Isto não só assegura um fluxo de trabalho sistemático, como também mantém todos os membros da equipa na mesma página, aumentando a produtividade e melhorando os resultados do projeto.

Os modernos sistemas de gestão de visitantes melhoram o modelo de trabalho híbrido

À medida que navegamos na era digital, a transformação do VMS para acomodar forças de trabalho híbridas e remotas já não é um luxo, mas sim uma necessidade. A mudança dos espaços de escritório tradicionais para modelos de trabalho flexíveis apresentou um conjunto único de desafios, mas também uma grande variedade de oportunidades.

Neste artigo, explorámos a importância de adaptar as soluções de gestão de visitantes ao novo paradigma de trabalho, aprofundando as características que tornam um VMS eficaz e a importância de adaptar estes sistemas aos diferentes tipos de visitantes.

Ao tirar partido do poder da tecnologia e das funcionalidades inovadoras de gestão digital de visitantes, as empresas podem assegurar uma transição suave, melhorar a eficiência operacional e manter um ambiente de trabalho seguro e produtivo. O futuro é flexível e, com um sistema de gestão de visitantes adaptável, a sua empresa também o pode ser.

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