5 mitos sobre a gestão digital de visitantes

5 concepções erradas sobre gestão digital de visitantes

Um sistema de gestão de visitantes elegante, eficiente e seguro é uma obrigação numa organização moderna. Os sistemas digitais de gestão de visitantes têm-se tornado cada vez mais populares nas empresas. Mas as vantagens ainda não são claras para todos. Compreensíveis, pois ainda existem muitos conceitos errados sobre a gestão digital de visitantes.

Se estiver a considerar um sistema digital de gestão de visitantes, poderá ter muitas perguntas. O sistema é adequado para a sua empresa? Qual será a opinião dos seus convidados sobre ele? E alguém vai perder o seu emprego? Para dissipar a confusão, desmascaramos os 5 principais mitos sobre a gestão digital de visitantes.

Mito 1: ‘A gestão digital de visitantes é apenas para grandes organizações’.

Verdade: Todas as empresas podem beneficiar da gestão digital de visitantes. A segurança é fundamental para todas as organizações, independentemente da sua dimensão.

Se tiver uma pequena empresa que tenha sempre utilizado um registo em papel, poderá ver a actualização para um sistema digital como um luxo, destinado a grandes empresas. Mas a gestão digital de visitantes também pode ajudar o seu negócio. Só porque não tem dezenas de visitantes todos os dias, isso não significa que não possa beneficiar de um processo de entrada eficiente e de um sistema que aumenta a segurança.

A implementação de um sistema moderno de gestão de visitantes pode deixar uma impressão duradoura nos seus convidados e potenciais clientes, e dar à sua empresa o aspecto e a sensação de que precisa para competir com os grandes.

Estas são algumas das formas pelas quais as empresas grandes e pequenas podem beneficiar de um sistema digital de gestão de visitantes:

• Os crachás imprimíveis com foto ID são uma óptima forma de aumentar a segurança em todas as empresas, grandes ou pequenas
• Existem políticas, tais como uma política de saúde e segurança, em todos os negócios. Um sistema de gestão de visitantes torna fácil a sua comunicação aos visitantes.
• Uma evacuação de emergência é algo que prefere evitar, mas com a gestão digital de visitantes, pelo menos uma evacuação pode ser organizada mais facilmente porque as listas de evacuação são acessíveis em dispositivos móveis
• A pandemia da coroa tornou-nos a todos mais cautelosos, e muitos visitantes estão relutantes em tocar numa prancheta e numa caneta que passa pelas mãos de todos. As aplicações modernas permitem que as pessoas façam o check-in com o seu próprio smartphone, mantendo ao mesmo tempo a distância do pessoal da recepção
• Grande ou pequeno: a legislação sobre privacidade como a GDPR aplica-se a todas as empresas. Com um sistema digital de gestão de visitantes, cumpre todos os regulamentos

Mito 2: ‘A gestão digital de visitantes é fria e impessoal’.

Verdade: o check-in digital pode realmente levar os seus visitantes à parte cara-a-cara da sua visita mais rapidamente.

Associamos frequentemente hospitalidade com uma recepcionista amigável que saúda e ajuda os visitantes com um sorriso. Mas a realidade é muitas vezes diferente. Quando um visitante entra, a sua recepcionista pode estar ausente para uma pausa na casa de banho, ele ou ela pode estar numa chamada telefónica ou ocupado com outro visitante. Linhas longas na recepção podem levar a situações desconfortáveis e a uma primeira impressão indesejável.

Embora possa parecer contraditório, o registo digital de visitantes pode, de facto, contribuir para um acolhimento mais quente e pessoal.

Para começar, cada visitante é recebido de uma forma profissional, na sua própria língua. Como os convidados se registam a si próprios, a sua recepcionista pode concentrar-se nos visitantes que precisam de atenção extra e na criação de um acolhimento agradável.

Quando um visitante é registado, o seu anfitrião é imediatamente notificado. O tempo de espera é assim reduzido, e o anfitrião pode receber o seu visitante mais rapidamente, de uma forma calorosa e amigável. Além disso, ele tem imediatamente toda a informação correcta sobre o seu convidado, o que evita erros embaraçosos.

Mito 3: ‘A gestão digital de visitantes não é segura’.

Verdade: Ao contrário de um livro de registo em papel, os dados dos seus visitantes são armazenados em segurança na nuvem.’

É correcto que qualquer dispositivo ligado à Internet pode ser pirateado. Por este motivo, algumas pessoas hesitam em mudar para o registo digital de visitantes.

No entanto, a maioria dos sistemas de gestão de visitantes são muito seguros, especialmente quando comparados com os registos em papel. Se utilizar um sistema baseado em papel, os seus registos de visitantes estão à vista de qualquer pessoa que entre no seu edifício. Todos os seus visitantes podem ver quem entrou mais cedo nesse dia. Os registos em papel também podem ser perdidos, roubados ou destruídos por algo tão simples como uma chávena de café.

Os sistemas digitais de gestão de visitantes são uma forma mais segura de proteger os dados dos seus empregados, clientes e visitantes. Com um sistema digital, todos os dados são armazenados em segurança na nuvem, para que nada se perca. Pode decidir por quanto tempo os dados serão mantidos, assegurando que tudo está de acordo com a legislação da GDPR e com as suas próprias directrizes.

Prefere ainda papel? Neste artigo damos-lhe 5 dicas para melhorar o seu registo de visitantes.*

Mito 4: ‘Os visitantes não saberão como utilizar o sistema’.

Verdade: o registo digital de visitantes é fácil para os visitantes e o seu pessoal.

O registo digital é muito simples. Os visitantes podem facilmente preencher o formulário digital sem a ajuda de uma recepcionista. A simplicidade do sistema e botões claros conduzem os seus visitantes intuitivamente através das etapas do processo de check-in.

Os clientes Vizito elogiam a facilidade de utilização e dizem que os seus visitantes estão entusiasmados com a nova forma de fazer o check-in.

O sistema também simplifica as tarefas para o seu pessoal. Por exemplo, poderia fazer o seguinte com caneta e papel?
Arquivar ou apagar facilmente os dados quando já não precisar deles
Armazenar dados de forma rápida e segura
Imprimir de imediato um crachá com uma foto do visitante

A instalação também não é motivo de preocupação. Tudo o que precisa é de uma ligação Wi-Fi estável e está pronta a funcionar em menos de 30 minutos. Uma vez instalada, é necessária pouca manutenção - para além de substituir o rolo de impressão se optar por utilizar uma impressora de crachás.

Mito 5: ‘A gestão digital de visitantes custará o trabalho de alguém’.

Verdade: os sistemas de gestão de visitantes funcionam melhor em combinação com uma recepcionista* da vida real

Alguns receiam que um sistema de gestão de visitantes possa levar a despedimentos. É claro que isto não deve ser excluído, por exemplo em pequenas empresas que não podem pagar a uma recepcionista. No entanto, na Vizito não vemos a gestão de visitantes como um substituto, mas como um suplemento a uma recepção já existente.

A maioria dos nossos clientes utiliza o software como uma ferramenta para optimizar o fluxo de trabalho e apoiar uma experiência de recepção dinâmica.

Os recepcionistas fazem malabarismos com uma variedade de tarefas ao longo do dia. A automatização das tarefas mais repetitivas permite-lhes dar prioridade às suas responsabilidades mais importantes e proporcionar um acolhimento mais personalizado. Isto dá-lhes mais tempo para responder às perguntas dos visitantes, oferecer-lhes uma bebida ou levar os seus casacos.

Está pronto para a gestão digital de visitantes?

Agora que o guiámos através dos conceitos errados que ainda existem sobre a gestão digital de visitantes, talvez queira começar você mesmo a utilizar um sistema digital. Quer tenha uma empresa grande ou pequena, com certeza encontrará um sistema que tenha a flexibilidade necessária para satisfazer as suas necessidades. Vizito oferece uma gama de planos que podem ser adaptados ao seu negócio, a fim de organizar a recepção e gestão dos seus visitantes da forma mais suave possível.

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar o seu negócio a crescer, experimente Vizito para grátis durante um teste de 14 dias ou converse connosco para discutir como Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.

Têm mais perguntas? Estas são as 7 perguntas mais comuns sobre gestão digital de visitantes - e as nossas respostas.