--- title: "5 dicas para melhorar o seu diário de visitas em papel | Vizito" description: "Se a sua empresa ainda utiliza um registo de visitantes em papel, pode otimiza-lo para melhorar a seguranca, reforcar a sua marca e cumprir as regras de…" url: https://vizito.eu/pt/blog/5-dicas-para-melhorar-o-seu-diario-de-visitas-em-papel/ language: pt --- Escrito por Jill, Gestora de conteúdo - Escrito: 16 de fevereiro de 2022 - Última atualização: 25 de junho de 2026 ![post-thumb](https://vizito.eu/images/blog/sign_in_form_tips.webp?width=1100) Se a sua empresa ainda utiliza um registo de visitantes em papel, pode otimiza-lo para melhorar a seguranca, reforcar a sua marca e cumprir as regras de privacidade. Neste artigo, partilhamos 5 dicas praticas para tirar o maximo partido do seu formulario de registo - e incluimos modelos gratuitos para descarregar. ## O que e um registo de visitantes? Um registo de visitantes e uma ferramenta para manter um registo das pessoas que visitam o seu edificio. Contem informacoes sobre a identidade dos visitantes, a empresa que representam, quem vieram visitar e os seus contactos. Existem duas formas principais: | Tipo | Descricao | | --- | --- | | **Papel** | Formulario tradicional na recepcao, preenchido a mao | | **Digital** | Versao automatizada num tablet, com funcionalidades como fotografia, codigo QR e notificacoes automaticas | A maioria das organizacoes ainda utiliza o registo em papel. Concentremo-nos em como otimiza-lo. **No final deste artigo encontrara modelos gratuitos para descarregar.** ## Porque precisa de um registo de visitantes? Um registo de visitantes cumpre varias funcoes essenciais: - **Seguranca** - Controla quem entra e sai do edificio, restringindo o acesso a pessoas nao autorizadas - **Gestao de emergencias** - Em caso de evacuacao, sabe quem esta nas instalacoes - **Planeamento** - Fornece dados sobre o volume diario de visitantes, util para procedimentos de emergencia - **Analise de dados** - Ajuda a tomar decisoes informadas para proteger o seu local de trabalho ## 5 dicas para melhorar o seu registo em papel ### 1\. Certifique-se de que o formulario e claro e facil de ler O registo de visitantes e muitas vezes o primeiro contacto dentro da sua empresa. Para causar uma boa impressao: - Utilize uma fonte profissional e legivel (Arial, Helvetica ou Times New Roman) - Garanta que o tamanho da fonte e suficientemente grande - Deixe espaco adequado para preenchimento dos campos ![Caneta do visitante e diario de bordo/formularios de papel: o que fazer e o que nao fazer](https://vizito.eu/images/blog/do_dont_paper_registration_logbook.png?width=1100) ### 2\. Peca apenas os dados necessarios Informacao basica que deve constar no registo: - Data - Nome - Empresa - Motivo da visita - Anfitriao - Hora de chegada - Hora de partida Na Uniao Europeia, o GDPR exige que os dados pessoais solicitados sejam “adequados, relevantes e limitados ao necessario”. Encontre um equilibrio entre os dados que precisa e o cumprimento dos regulamentos de privacidade. ### 3\. Utilize multiplos formularios de registo Sabia que 40 a 50 por cento das reunioes comecam tarde? [Segundo Joseph A. Allen](https://www.researchgate.net/publication/323996713_Let%27s_get_this_meeting_started_Meeting_lateness_and_actual_meeting_outcomes) da Universidade do Nebraska, um atraso de dez minutos reduz significativamente a percecao de eficiencia. Longas filas na recepcao contribuem para estes atrasos. Para manter o fluxo de visitantes sob controlo: - Mantenha varios formularios de inscricao disponiveis na recepcao - Considere um [sistema de gestao de visitantes](https://vizito.eu/pt/gestao-de-visitantes/) digital que permita o auto-registo ### 4\. Pre-preencha o maximo de campos possivel Uma lista pre-preenchida dos visitantes esperados oferece duas vantagens: 1. **Os visitantes sentem-se bem-vindos** ao ver o seu nome ja listado 2. **O registo e mais rapido**, reduzindo filas e atrasos Este metodo exige coordenacao com os colegas, mas o resultado compensa. Com uma solucao digital como o Vizito, este processo e automatizado - os convidados fazem pre-registo e concluem o check-in em segundos. ### 5\. Preste atencao a privacidade dos visitantes Este e o maior desafio dos registos em papel: qualquer pessoa na recepcao pode ler os dados de visitantes anteriores. Isto viola a privacidade e pode entrar em conflito com leis como a GDPR. Considere cuidadosamente: - Que dados pede aos visitantes - Como armazena esses dados - Como e quando os elimina Um sistema digital como o Vizito resolve estes problemas: a informacao dos visitantes nao fica acessivel no balcao, e todos os dados sao processados e armazenados em seguranca, conforme a legislacao GDPR. ## Modelos gratuitos para registos de visitantes Precisa de um modelo gratuito para registar visitantes na sua loja, escritorio, escola, workshop, evento ou open house? [Obtenha os modelos gratuitos, clicando aqui.](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1llufTNUxTt7a0aWi_9GUSz-KSSpOCldXGPMjdSKbA5I/edit?usp=sharing) ## Sera que esta na hora de abandonar o registo em papel? Ter um sistema de gestao de visitantes e essencial. No entanto, mudar para um sistema digital oferece vantagens significativas: menos desperdicio de papel, maior seguranca e melhor protecao de dados. Recomendamos que escolha um sistema de registo digital de visitantes que proteja os seus visitantes e os seus dados. **_Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestao de visitantes pode ajudar o seu negocio a crescer, experimente Vizito [gratis durante um teste de 14 dias](https://vizito.eu/pt/blog/5-dicas-para-melhorar-o-seu-diario-de-visitas-em-papel/#freetrial) ou converse connosco para discutir como Vizito pode ajuda-lo a melhorar a sua recepcao._** **_Tem mais perguntas? Estas sao as [7 perguntas mais comuns sobre gestao digital de visitantes](https://vizito.eu/pt/blog/7-perguntas-comuns-sobre-sistemas-digitais-de-gestao-de-visitantes/) - e as nossas respostas._** Este artigo foi útil? Defina a Vizito como fonte preferida no Google e os nossos artigos aparecem com mais frequência na Pesquisa e no Discover. A página de preferências da Google abre num separador novo, por isso não perde este artigo. [Definir a Vizito como fonte preferida](https://www.google.com/preferences/source?q=vizito.eu) ## Jill Gestora de conteúdo · Vizito Jill é gestora de conteúdo na Vizito, apaixonada por inovação no local de trabalho e experiência dos visitantes. Escreve sobre facility management, segurança e o futuro do local de trabalho moderno. Subscrever para receber novos artigos Obrigado! Por favor, verifique a sua caixa de correio electrónico e a pasta de spam. Enviámos-lhe um link para verificar o seu e-mail. 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