5 dicas para melhorar o seu diário de visitas em papel

5 dicas para melhorar o seu registo de visitantes em papel.

E um modelo gratuito de registo de visitantes para descarregar.

Muitas empresas utilizam um registo de visitantes para manter o registo de quem entra e sai. É provável que o faça também. Mas sabia que isso pode ser feito ainda mais eficientemente?

A investigação mostra que muito poucas empresas tiram o máximo partido do seu registo de visitantes. É uma pena, porque se o fizer correctamente, o seu formulário de registo pode ser muito mais do que um simples diário de bordo. É também uma ferramenta de branding, fidelidade do cliente e, o mais importante, de segurança.

Então, como sabe qual é o melhor sistema para a sua empresa registar visitantes? E como tirar o máximo partido disso? Nós guiamo-lo através das possibilidades.

O que é um registo de visitantes?

Um registo de visitantes ou formulário de registo é uma ferramenta essencial para manter um registo das pessoas que visitam o seu edifício. Contém informações importantes sobre a identidade dos seus visitantes, a empresa que representam, quem vieram visitar e as suas informações de contacto.

Os diários de visitas podem ser em papel ou digitais. Um registo em papel é o formulário tradicional na recepção, onde os visitantes preenchem as suas informações. Um diário de visitas digital é uma versão automatizada e simplificada, onde a informação é introduzida e armazenada utilizando tecnologia. Isto oferece inúmeras características adicionais, tais como tirar uma fotografia, iniciar sessão utilizando um código QR e uma notificação automática de que o seu convidado chegou.

A maioria das organizações continua a optar pela caneta e papel da velha guarda para registar os seus visitantes. Portanto, deixaremos o sistema digital de gestão de visitantes fora da fotografia por um minuto e concentrar-nos-emos no registo em papel.

No final deste artigo encontrará alguns modelos para um registo de visitantes em papel que pode descarregar gratuitamente.

Porque é que precisa de um registo de visitante?

Mais do que nunca, a segurança é uma prioridade para qualquer instituição, incluindo o escritório. A segurança do seu edifício é um imperativo para garantir a segurança dos seus funcionários.

Ao manter um diário de visitas, assegura-se de que não é apenas qualquer pessoa que pode entrar no seu edifício. Por razões de segurança, é imperativo que as organizações tenham um sistema sólido e um processo de registo que restrinja o acesso a pessoas não autorizadas.

Um diário de visitas também mantém um registo de quem se encontra actualmente nas suas instalações. Esta é informação essencial em situações de emergência, por exemplo, se o seu edifício tiver de ser evacuado em caso de incêndio.

O diário de bordo também pode ser utilizado como ajuda no desenvolvimento de procedimentos de emergência, uma vez que lhe dá informações sobre quantos visitantes se encontram no seu edifício por dia.

Por último, mas não menos importante, pode ser uma ferramenta útil para a análise de dados. O seu diário de bordo contém muita informação sobre os visitantes que teve. Isto pode ajudá-lo a tomar decisões informadas e a tomar as medidas necessárias para proteger ainda mais o seu local de trabalho.

Como fazê-lo correctamente

Imagine caminhar para um lobby moderno e impressionante e encontrar um formulário de registo descuidado na recepção. As suas elevadas expectativas não serão satisfeitas. Infelizmente, há muitas empresas que deixam uma primeira impressão decepcionante desta forma.

Por conseguinte, dar-lhe-emos 5 dicas para melhorar a sua ficha de inscrição.

1. Certifique-se de que o seu formulário é claro e fácil de ler

Uma forma limpa e clara é um requisito básico para uma recepção calorosa aos seus convidados. Para muitos visitantes, a sua inscrição é o primeiro contacto que têm dentro da sua empresa. Assegure-se de que o percebem como uma experiência agradável.

Escolha uma fonte profissional e claramente legível, tal como Arial, Helvetica ou Times New Roman. Certifique-se de que o tamanho da fonte é suficientemente grande para que o seu visitante não tenha de lutar para ler o texto.

Além disso, dê ao seu visitante espaço suficiente para preencher os campos. Afinal de contas, os nomes e a caligrafia vêm em todas as formas e tamanhos.

2. Não peça mais do que precisa

Informação básica que provavelmente vai querer saber sobre o seu visitante:

• Data:
• Nome
• Empresa
• Motivo da visita
• Anfitrião
• Hora de chegada
• Hora de partida

Dependendo das necessidades da sua empresa, poderá também querer pedir detalhes adicionais, tais como o número de telefone ou endereço de correio electrónico do seu visitante.

Pense cuidadosamente sobre quais os dados que está a pedir. Na União Europeia, o Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR) exige que os dados pessoais solicitados sejam “adequados, relevantes e limitados ao necessário para os fins para os quais são processados”. Outros países têm as suas próprias leis de privacidade baseadas nos mesmos princípios.

Em tempos de pandemia, há coisas adicionais a considerar. Poderá querer examinar a saúde dos visitantes para prevenir infecções entre o seu pessoal. Também precisa de recolher e processar estes dados em segurança.

Assim, se não quiser arriscar uma multa, terá de determinar como deve ser o seu registo de visitantes, quais os dados que deseja manter sob controlo e como o pode fazer de uma forma segura e respeitadora da privacidade. Terá de encontrar um equilíbrio entre o pedido de dados e o cumprimento dos regulamentos.

3. Utilize múltiplos formulários de registo

Sabia que 40 a 50 por cento das reuniões começam tarde? Uma pesquisa de Joseph A. Allen na Universidade do Nebraska descobriu que uma reunião que é adiada por dez minutos é vista pelos empregados como muito menos eficiente.

As longas filas na recepção são uma das razões pelas quais muitas reuniões começam tarde. É provável que tenha estado lá pessoalmente: chega bem a tempo para a sua marcação, no entanto, quando se encontra na fila para se inscrever na recepção, afinal está atrasado.

Esta é uma das razões pelas quais recomendamos a utilização de um sistema de gestão de visitantes baseado na nuvem que permite que os seus convidados se registem a si próprios. No entanto, se quiser aderir à caneta e ao papel tradicionais, a melhor solução é manter vários formulários de inscrição à mão para manter o fluxo de visitantes na sua recepção sob controlo.

4. Preencher o máximo de campos possível

Melhor ainda é quando se tem uma lista pré-preenchida dos visitantes que se espera. Isto requer naturalmente algum trabalho extra: os seus colegas terão de lhe fornecer informações sobre reuniões e visitas planeadas, terá de listar os nomes e informações relevantes dos visitantes - em ordem alfabética talvez - e imprimir a lista.

Embora demorado, este método tem duas vantagens: ver os seus nomes na lista, os seus visitantes sentir-se-ão imediatamente bem-vindos; além disso, o registo é muito mais rápido.

Com uma solução digital como Vizito, não tem de se preocupar com o trabalho extra para o seu pessoal e com a pilha de papel que tem de manter. Pode gerir os detalhes de todos os seus visitantes num painel de bordo, e os convidados podem fazer o pré-registo para que o seu registo seja concluído em apenas alguns segundos.

5. Preste atenção à privacidade dos seus visitantes

É aqui que as coisas se complicam. Quer queira ou não, os registos de registo em papel violam a privacidade dos seus visitantes. Qualquer pessoa na recepção pode ler o seu diário de bordo. Os detalhes das pessoas que se registaram estão apenas à vista para os próximos visitantes verem.

É aqui que as leis de privacidade como a GDPR entram novamente em jogo. Por isso, pense cuidadosamente nos dados que pede aos seus visitantes, mas também na forma como armazena esses dados de visitantes e como acaba por se desfazer deles.

Um sistema como o Vizito ajuda-o a tratar os dados dos seus visitantes em segurança. Quando utiliza o registo digital de visitantes, a informação que os seus visitantes fornecem não pode ser obtida no balcão, e todos os dados são processados e armazenados em segurança, de acordo com a legislação da GDPR.

Modelos gratuitos para registos de registo de visitantes

Precisa de um modelo gratuito para registar a participação na sua loja, escritório, escola ou para um workshop, evento ou open house?

Embora encorajemos fortemente a utilização de formulários de inscrição digitais, temos todo o prazer em ajudá-lo. Quer precise de um formulário para uso pessoal ou comercial, o nosso modelo gratuito e imprimível (disponível para download em PDF) tê-lo-á coberto:

Obtenha os modelos gratuitos, clicando aqui.

Está na hora de deitar fora o formulário em papel?

Ter um sistema de gestão de visitantes é obviamente uma coisa boa. No entanto, acreditamos que é ainda melhor mudar para um sistema sem papel - para reduzir o desperdício e aumentar a segurança.

Por conseguinte, recomendamos que escolha um sistema de registo digital de visitantes que proteja os seus visitantes e os seus dados.

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar o seu negócio a crescer, experimente Vizito grátis durante um teste de 14 dias ou converse connosco para discutir como Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.

Têm mais perguntas? Estas são as 7 perguntas mais comuns sobre gestão digital de visitantes - e as nossas respostas.