5 dicas para melhorar o seu diário de visitas em papel

Se a sua empresa ainda utiliza um registo de visitantes em papel, pode otimiza-lo para melhorar a seguranca, reforcar a sua marca e cumprir as regras de privacidade. Neste artigo, partilhamos 5 dicas praticas para tirar o maximo partido do seu formulario de registo - e incluimos modelos gratuitos para descarregar.

O que e um registo de visitantes?

Um registo de visitantes e uma ferramenta para manter um registo das pessoas que visitam o seu edificio. Contem informacoes sobre a identidade dos visitantes, a empresa que representam, quem vieram visitar e os seus contactos.

Existem duas formas principais:

A maioria das organizacoes ainda utiliza o registo em papel. Concentremo-nos em como otimiza-lo.

No final deste artigo encontrara modelos gratuitos para descarregar.

Porque precisa de um registo de visitantes?

Um registo de visitantes cumpre varias funcoes essenciais:

• Seguranca - Controla quem entra e sai do edificio, restringindo o acesso a pessoas nao autorizadas
• Gestao de emergencias - Em caso de evacuacao, sabe quem esta nas instalacoes
• Planeamento - Fornece dados sobre o volume diario de visitantes, util para procedimentos de emergencia
• Analise de dados - Ajuda a tomar decisoes informadas para proteger o seu local de trabalho

5 dicas para melhorar o seu registo em papel

1. Certifique-se de que o formulario e claro e facil de ler

O registo de visitantes e muitas vezes o primeiro contacto dentro da sua empresa. Para causar uma boa impressao:

• Utilize uma fonte profissional e legivel (Arial, Helvetica ou Times New Roman)
• Garanta que o tamanho da fonte e suficientemente grande
• Deixe espaco adequado para preenchimento dos campos

2. Peca apenas os dados necessarios

Informacao basica que deve constar no registo:

• Data
• Nome
• Empresa
• Motivo da visita
• Anfitriao
• Hora de chegada
• Hora de partida

Na Uniao Europeia, o GDPR exige que os dados pessoais solicitados sejam “adequados, relevantes e limitados ao necessario”. Encontre um equilibrio entre os dados que precisa e o cumprimento dos regulamentos de privacidade.

3. Utilize multiplos formularios de registo

Sabia que 40 a 50 por cento das reunioes comecam tarde? Segundo Joseph A. Allen da Universidade do Nebraska, um atraso de dez minutos reduz significativamente a percecao de eficiencia.

Longas filas na recepcao contribuem para estes atrasos. Para manter o fluxo de visitantes sob controlo:

• Mantenha varios formularios de inscricao disponiveis na recepcao
• Considere um sistema de gestao de visitantes digital que permita o auto-registo

4. Pre-preencha o maximo de campos possivel

Uma lista pre-preenchida dos visitantes esperados oferece duas vantagens:

1. Os visitantes sentem-se bem-vindos ao ver o seu nome ja listado
2. O registo e mais rapido, reduzindo filas e atrasos

Este metodo exige coordenacao com os colegas, mas o resultado compensa. Com uma solucao digital como o Vizito, este processo e automatizado - os convidados fazem pre-registo e concluem o check-in em segundos.

5. Preste atencao a privacidade dos visitantes

Este e o maior desafio dos registos em papel: qualquer pessoa na recepcao pode ler os dados de visitantes anteriores. Isto viola a privacidade e pode entrar em conflito com leis como a GDPR.

Considere cuidadosamente:

• Que dados pede aos visitantes
• Como armazena esses dados
• Como e quando os elimina

Um sistema digital como o Vizito resolve estes problemas: a informacao dos visitantes nao fica acessivel no balcao, e todos os dados sao processados e armazenados em seguranca, conforme a legislacao GDPR.

Modelos gratuitos para registos de visitantes

Precisa de um modelo gratuito para registar visitantes na sua loja, escritorio, escola, workshop, evento ou open house?

Obtenha os modelos gratuitos, clicando aqui.

Sera que esta na hora de abandonar o registo em papel?

Ter um sistema de gestao de visitantes e essencial. No entanto, mudar para um sistema digital oferece vantagens significativas: menos desperdicio de papel, maior seguranca e melhor protecao de dados.

Recomendamos que escolha um sistema de registo digital de visitantes que proteja os seus visitantes e os seus dados.

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestao de visitantes pode ajudar o seu negocio a crescer, experimente Vizito gratis durante um teste de 14 dias ou converse connosco para discutir como Vizito pode ajuda-lo a melhorar a sua recepcao.

Tem mais perguntas? Estas sao as 7 perguntas mais comuns sobre gestao digital de visitantes - e as nossas respostas.