15 simples hacks de escritório que facilitarão a sua vida

O escritório é um lugar aborrecido? Não tem de ser. Muitas empresas estão a encontrar formas de automatizar tarefas repetitivas, poupando-lhes tempo e dinheiro e aumentando a produtividade do escritório ao mesmo tempo que acrescentam um pouco de diversão ao trabalho diário.

Vejamos estes exemplos maravilhosos de duas empresas sediadas em São Francisco - e um pequeno hack nerd da nossa própria empresa.

O quarto secreto da Weebly

Empregados no website e na empresa de comércio electrónico Weebly devem certamente sentir-se como se tivessem acabado na Escola de Bruxaria e Feitiçaria de Hogwarts, cada vez que entram na sua sala de reuniões/relacionamentos. Para entrar, devem puxar um livro específico numa prateleira. Um mecanismo que abre a porta está escondido dentro do livro - uma história de ficção científica de Douglas Adams - mas a sala secreta da Weebly não é de modo algum fantasia.

Monitor de café do Pub Nub

Adoramos certamente a empresa IaaS, com sede em São Francisco, Pub Nub, criada pela IaaS. Não odeia quando está a desejar a sua enésima chávena de café do dia, e quando chega à máquina de café alguém está a derramar as últimas gotas?

Pub Nub sabe tudo sobre potes de café vazios - e encontrou uma solução. Ligaram o doseador de café a uma balança, que por sua vez está ligada a um dispositivo Raspberry Pi. Os empregados podem agora monitorizar o nível do café a partir da sua própria secretária, e ser notificados quando uma nova cafeteira está prestes a ser fabricada.

Lançador de foguetões Vizito

Vizito é um lançador de foguetes personalizado para apimentar as coisas no escritório. A programação durante todo o dia pode tornar-se um pouco aborrecida, por isso quando alguém perde o foco e faz com que um teste do sistema corra mal, um foguetão de borracha é disparado contra essa pessoa. É apenas uma maneira nerd de tornar o trabalho um pouco mais excitante e divertido.

15 coisas que está a fazer todos os dias que podem ser automatizadas

Claro que não se trata apenas de diversão. Afinal de contas, o trabalho ainda tem de ser feito. Então, como pode fazer com que os seus hacks de escritório trabalhem para si? Aqui estão 15 maneiras como a automatização das tarefas pode ajudar a sua empresa a poupar tempo e dinheiro.

Hack de escritório #### Office hack #1: Gerir as suas facturas automaticamente

A gestão das suas facturas pode ser muito complexa e demorada. No lado positivo, há várias tarefas que pode automatizar.

Usando uma ferramenta de automatização de facturação como Sage, Scoro, Invoiced ou Wave, a compilação de facturas demora apenas alguns segundos. O sistema adiciona automaticamente os dados do cliente e calcula o montante devido. Só tem de verificar a factura e clicar em ’enviar'.

Recordar os clientes sobre os pagamentos devidos pode ser muito cansativo. A ferramenta também o faz por si. É enviado um lembrete no minuto em que uma factura cruza o seu prazo.

As facturas recebidas podem ser geridas com ferramentas de automatização, tais como Microsoft Power Automate. Pode utilizar esta ferramenta para arquivar automaticamente os seus documentos recebidos.

Hack de escritório #2: Automatize a sua caixa de correio

Se usado correctamente, os e-mails são uma forma eficiente de comunicar. Mas é fácil perder toneladas de tempo na filtragem, leitura, resposta e escrita dos mesmos. Há alguns truques para evitar isso.

A primeira coisa que pode fazer, é configurar o seu cliente de e-mail para criar modelos (“respostas enlatadas” no Gmail) e assinaturas personalizadas. Desta forma, não tem de começar a escrever cada e-mail a partir do zero.

Outro truque simples para poupar tempo, é a criação de regras e rótulos para tornar a sua caixa de entrada facilmente digitalizável - e remover automaticamente os e-mails que não tem de ler. Por exemplo: faça com que todos os e-mails do seu chefe sejam mostrados a vermelho, ou atribua e-mails dos clientes a uma determinada pasta.

Também pode configurar regras de reencaminhamento automático no seu cliente de e-mail para garantir que todos recebem a informação de que necessitam, sem que tenha de reencaminhar e-mails manualmente.

Para além de tudo isto, todos os tipos de ferramentas de software integram-se com o correio electrónico. Se estiver a utilizar um sistema de registo de visitantes, por exemplo, recebe alertas automáticos quando um visitante chega para o ver. Para saber mais sobre como um sistema de registo de visitantes pode ajudá-lo a automatizar as coisas no escritório, experimente Vizito durante um ensaio de 14 dias.

Hack de escritório #3: Enviar respostas automáticas às perguntas

Os clientes (potenciais) não tendem a ser muito pacientes: quando enviam uma consulta - seja por e-mail, chat ou formulário - gostam de obter uma resposta instantânea. Fazê-los esperar apenas 10 minutos pode implicar a perda de uma potencial nova pista. Mas é provável que não tenha um funcionário à mão a cada minuto do dia para responder instantaneamente a cada pedido de informação.

Uma resposta automática pode ser uma solução. Mesmo uma resposta simples, com modelos, faz uma enorme diferença para o seu cliente, e pode ganhar-lhe algum tempo. Software como Pipedrive e Zendesk fornecem tais características.

hack de escritório #4: Siga o buzz online sobre a sua empresa

É claro que quer saber como está a sua empresa online. Ferramentas como Google Analytics e Adobe Analytics fornecem-lhe informações valiosas que pode verificar diariamente, tais como o desempenho do website, percepções do público e resultados de campanhas de aquisição.

Para as pessoas técnicas entre nós, existem também alternativas de código aberto que melhor protegem a privacidade dos visitantes, tais como Umami. O nosso website baseia-se na análise Umami centrada na privacidade para acompanhar o desempenho do website e nós adoramo-lo!

Pode verificar esta informação diariamente, ou pode ter estas ferramentas a enviar-lhe relatórios automatizados para obter todos os dados que desejar.

Office hack #5: Automatizar a publicação nas redes sociais

Se ainda estiver a publicar manualmente nos sítios das redes sociais, é altura de parar agora. Ser activo nos meios de comunicação social é uma obrigação para a criação de marcas, construção de relações e redes, mas pode facilmente ser um trabalho a tempo inteiro. Ferramentas como Buffer, Hootsuite e CoSchedule permitem-lhe agendar e automatizar o seu conteúdo em redes sociais com bastante antecedência, para que não tenha de interromper o seu trabalho para publicar actualizações em cada um dos seus perfis sociais.

Hack de escritório #6: Automatize a disponibilidade da sua reunião

O envio de e-mails para marcar uma reunião pode ser demorado. Felizmente para si, este processo pode ser automatizado.

Ferramentas como Google Calendar e Outlook têm características integradas para os colegas verem quando os membros da equipa estão disponíveis para se reunirem.

Para agendar reuniões com pessoas fora do seu escritório, como clientes, existem ferramentas como Calendly e Doodle, para encontrar uma hora em que todos estão disponíveis sem ter de partilhar o seu calendário.

Hackbots de escritório #7: Usar Slackbots para interacções diárias

Se a sua equipa comunicar em Slack, pode usar os Slackbots para promover interacções diárias. Faça aos seus colegas de equipa perguntas automatizadas como “Como vai o seu projecto”, “Como vai o seu projecto” e “Em que está a trabalhar? Estes conhecimentos ajudam a poupar tempo nas reuniões e mantêm-no actualizado.

Office hack #8: Mantenha a sua equipa actualizada

Ferramentas como iDoneThis permitem aos membros da sua equipa documentar o seu trabalho diário. Uma recapitulação matinal das realizações da equipa é enviada automaticamente por correio electrónico. Isto pode ser particularmente útil se (parte da) sua equipa estiver a trabalhar remotamente.

Office hack #9: Optimize o seu planeamento

A utilização de folhas de cálculo confusas para planear turnos é susceptível de confusão e de confusão. Para evitar isto, pode usar uma ferramenta de programação como Skedulo ou Findmyshift. Todos os membros da equipa podem facilmente consultar o seu horário e ser notificados automaticamente das alterações de turnos.

hack de escritório #10: Reduzir a entrada manual na gestão de projectos

Os gestores de projecto tendem a assumir um grande número de tarefas. Muitas ferramentas de gestão de projectos, tais como Trello, Asana, Clickup e Basecamp ajudam as equipas a organizar estas tarefas e a melhorar a colaboração.

Estas ferramentas podem ser integradas no seu software, para enviar lembretes automáticos de tarefas ou adicionar tarefas automaticamente a partir de outras ferramentas.

Hack de escritório ####11: Automatize as suas campanhas de marketing

Para as pequenas empresas, o marketing por correio electrónico tem o maior retorno do investimento. A investigação mostra que cada dólar gasto em marketing por correio electrónico lhe renderá 42 dólares.

Desde o envio de newsletters semanais, os aniversários desejam campanhas gota a gota: as possibilidades são infinitas.

Com ferramentas de e-mail marketing como Mailchimp, Sendloop e Customer.io é possível criar modelos personalizados para enviar a cada novo líder um e-mail personalizado.

Office hack #12: Automatize a sua gestão de visitantes

Está a usar caneta e papel para assinar nos visitantes? Um registo clássico em papel pode ser muito demorado e comportar certos riscos - sendo a privacidade dos dados a primeira que lhe vem à mente. A gestão digital de visitantes não só melhora a segurança na sua empresa, é também melhor para o clima e pode poupar-lhe muito tempo.

Enquanto os visitantes se inscrevem num tablet e os seus dados são automaticamente armazenados na nuvem, os recepcionistas e gestores de escritório podem concentrar-se noutras tarefas mais importantes, tais como proporcionar aos visitantes uma experiência de boas-vindas de primeira classe.

Os sistemas de gestão digital de visitantes integram-se com todos os tipos de ferramentas de software, tais como correio electrónico, Slack e Equipas, a fim de lhe enviar um alerta automático quando o seu visitante chegar. Se estiver interessado em saber como a gestão digital de visitantes pode ajudar o seu negócio, pode experimentar Vizito durante um 14 dias de experiência, conversar connosco ou reservar uma demonstração.

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Office hack #13: Automatizar as luzes e o ar condicionado

Outra automatização que ajuda o clima enquanto poupa tempo e dinheiro, são os sensores inteligentes para ligar a iluminação, aquecimento e ar condicionado apenas quando uma sala está a ser utilizada. Esta tecnologia pode ser gerida com ferramentas tais como Home Assistant. Permite-lhe monitorizar a sua utilização de energia ao longo do tempo, o que torna possível tomar decisões estratégicas substanciadas.

Office hack #14: Automatize o seu processo de fabrico de café

Como foi dito anteriormente, não há nada que arruine o seu dia como ficar sem café. Para evitar isto, muitas marcas surgiram com fabricantes de café que podem ser programados para fazer café com até 24 horas de antecedência. Se é uma chávena de café que põe os seus empregadores a funcionar de manhã, investir num destes aparelhos pode ser algo que vai querer considerar.

Office hack #15: Não perder mais tempo a aspirar

Ninguém gosta de aspirar. É provável que já possua um aspirador robot para a sua casa, mas já considerou um para o seu escritório?

Como todos sabemos, os espaços de escritório podem ficar desarrumados muito rapidamente. Quando todos estão concentrados nos prazos e na geração de pistas, ninguém se incomoda com tapetes e pavimentos sujos. Contudo, escritórios descuidados não são benéficos para a produtividade e as impressões dos clientes.

Ter um serviço de limpeza diário custar-lhe-á muito dinheiro. Um aspirador robô pode ser uma solução. Existem mesmo aspiradores combinados no mercado, que varrem, aspiram e esfregam o seu chão ao mesmo tempo.

É evidente que pequenas inovações como estas podem ter um enorme impacto nas pequenas empresas. Elas ajudam a poupar dinheiro, poupam tempo, causam uma grande impressão nos potenciais clientes, ou apenas criam um pouco de diversão.

Então, quais os hacks de escritório que irá adoptar na sua empresa?

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar o seu negócio, experimente Vizito durante um ensaio de 14 dias, converse connosco ou reserve uma demonstração para discutir como Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.

Têm mais perguntas? Estas são as 7 perguntas mais comuns sobre sistemas de gestão de visitantes - e as nossas respostas.