Beheer overeenkomsten
Vizito stelt u in staat om alle afspraken met uw bezoekers digitaal te beheren. Of het nu gaat om veiligheidsinstructies, NDA’s, instructievideo’s. Door papierloos te gaan werken bespaart u op het bijhouden en opslaan van documenten en denkt u tegelijkertijd aan de planeet.
Oh, jij bent het!
Identificeer snel mensen met behulp van de badges die automatisch worden afgedrukt wanneer bezoekers zich aanmelden. Voeg kritische informatie en een foto toe om de echtheid van de badge te verifiëren.
Privacy
Verkrijg de toestemmingen van uw bezoekers, veilig opgeslagen op de Vizito servers.
Toegangsrechten
Verleen toegang tot uw bezoekerslogboek aan uw collega’s. Bescherm de configuratie door de juiste rollen toe te kennen aan de personen.
Bewaring en verwijdering van gegevens
Definieer uw eigen beleid over wanneer bezoekersinformatie automatisch moet worden verwijderd. Voldoe aan het databeschermingsbeleid van uw organisatie en GDPR.
Juridisch kader van Vizito
Als leverancier van een bezoekersbeheersysteem (VMS) verwerkt Vizito persoonsgegevens namens onze klanten. Transparantie over onze juridische positie is essentieel: u moet exact weten waar uw bezoekersgegevens staan, wie er toegang toe heeft en onder welke voorwaarden. Op deze pagina vindt u een overzicht van de belangrijkste juridische documenten die gelden voor elk gebruik van ons bezoekersregistratiesysteem.
Algemene voorwaarden en privacybeleid
Onze algemene voorwaarden beschrijven de rechten en plichten tussen u als klant en Vizito als leverancier van de digitale receptie-software. Het privacybeleid legt uit welke gegevens wij verzamelen via onze website en dienst, met welk doel en hoe lang. Beide documenten worden periodiek bijgewerkt; de actuele versies zijn steeds beschikbaar op vizito.eu.
Verwerkersovereenkomst (DPA)
Voor elke klant bieden wij een standaard verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) aan die voldoet aan artikel 28 van de GDPR/AVG. Deze DPA beschrijft:
- de aard en het doel van de verwerking
- de categorieen persoonsgegevens en betrokkenen
- de beveiligingsmaatregelen die Vizito toepast
- de voorwaarden rond subverwerkers en internationale doorgiften
- de ondersteuning bij verzoeken van betrokkenen en datalekken
Enterprise-klanten kunnen de DPA onderhandelen; voor alle overige abonnementen hanteren wij een standaardversie die op eenvoudig verzoek wordt verstrekt.
GDPR/AVG-positie en subverwerkers
Vizito treedt op als verwerker en u als verwerkingsverantwoordelijke voor de bezoekersgegevens die via uw bezoekersregistratiesysteem worden verzameld. Wij werken met een beperkt aantal zorgvuldig geselecteerde subverwerkers (hostingpartner, e-mailprovider, sms-gateway). De actuele lijst is beschikbaar op aanvraag en wordt bijgewerkt wanneer er wijzigingen zijn. Alle subverwerkers zijn contractueel verplicht dezelfde beveiligings- en privacystandaarden na te leven.
EU-datalocatie en bewaartermijnen
Bezoekersgegevens worden gehost binnen de Europese Unie. U bepaalt zelf hoe lang gegevens bewaard blijven, met een standaard automatische anonimisering of verwijdering na een instelbare periode (bijvoorbeeld 30, 90 of 365 dagen). Dit ondersteunt het principe van dataminimalisatie uit de GDPR/AVG en sluit aan op uw interne retentiebeleid.
Rechten van betrokkenen
Bezoekers hebben onder de GDPR/AVG het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van hun gegevens. Omdat u als klant de verwerkingsverantwoordelijke bent, behandelt u deze verzoeken rechtstreeks; Vizito levert alle benodigde technische ondersteuning vanuit het backoffice-dashboard.
Audit- en beveiligingsdocumentatie
Op verzoek bezorgen wij aanvullende documentatie zoals onze informatieveiligheidsverklaring, het overzicht van technische en organisatorische maatregelen, recente pentestrapporten (geaggregeerd) en certificeringsdocumenten. Zo krijgen uw compliance- en securityteams de zekerheid die zij nodig hebben.
