Voor coworkingruimten en gedeelde kantoren
Het beste bezoekersregistratiesysteem voor coworkingruimten en gedeelde kantoren
Vizito is het bezoekersregistratiesysteem dat is gebouwd voor coworkingruimten. Het geeft elke huurder een eigen branded aanmelding, houdt bezoekerslogs per bedrijf gescheiden, drukt branded badges af in enkele seconden en laat uw receptie één gedeelde kiosk beheren voor tientallen huurders. ISO 27001 gecertificeerd, GDPR/AVG-conform, standaard gehost in EU-datacenters en vertrouwd op meer dan 2.000 werkplekken in 80+ landen - zodat uw leden een professionele ontvangst krijgen zonder dat u een helpdesk hoeft te draaien.
Beveiliging
Beveilig uw coworking ruimte
Maak coworkingruimtes veiliger door bezoekers op een efficiënte manier te volgen.
Belangrijkste beveiligingsfuncties
Gebruik realtime meldingen, verstrek QR-codes voor toegang tot beveiligde zones, eis wettelijke handtekeningen om het intellectuele eigendom en de gegevens van al uw huurders te beschermen en te beveiligen.
Identificeer mensen
Elke bezoeker van elke huurder krijgt een tijdstempel van Vizito tijdens het inchecken en uitchecken waardoor identificatie eenvoudig wordt.
Gescheiden opslag
De bezoekersinformatie wordt opgeslagen in een multi-tenant database waar elke huurder alleen zijn eigen informatie kan zien.
Persoonlijke badges
Voorzie bezoekers en huurders van automatisch geprinte badges om gemakkelijk onderscheid te maken tussen bedrijven en personen in uw kantoren. Voeg een QR code toe voor integratie met uw toegangscontrole systeem.
Handtekeningen vastleggen
Voeg een extra beveiligingslaag toe door bezoekers te vragen NDA’s en/of andere documenten te ondertekenen tijdens de pre-check-in.
Beveiligde opslag
Alle gegevens worden veilig opgeslagen in Frankfurt, Duitsland en Amsterdam, Nederland en zijn eigendom van u en uw huurders.
Geautomatiseerde meldingen
Stuur real-time waarschuwingen naar uw host wanneer mensen inchecken.
Personalisatie
Het is uw systeem
Laat de merken van uw huurders opvallen door hun personalisatie weer te geven in alle aspecten van het registratieproces.
Belangrijkste functies voor personalisatie
Stel aangepaste kleurenschema’s in, toon unieke afbeeldingen voor elke huurder. Toon uw eigen merk video wanneer het systeem niet in gebruik is.
Professioneel uiterlijk
Maak vanaf het begin indruk op uw huurders en bezoekers met e-mailuitnodigingen in hun eigen huisstijl. Embed alle informatie, bijlagen en adresgegevens die zij nodig hebben.
Merk het
Pas de kleuren van de knoppen, achtergronden, afbeeldingen en meldingen aan om de merkidentiteit voor alle huurders te benadrukken.
Hallo, Hola, ...
Vizito ondersteunt 30+ talen waardoor het check-in proces duidelijk is, ongeacht waar u vandaan komt.
Maak het de uwe
Tweak alle berichten die worden gepresenteerd tijdens het registratieproces. Stuur meldingen e-mails van uw domeinen van de huurders.
Document lay-outs
Branded contracten, veiligheidsrichtlijnen en NDA’s kunnen digitaal worden ondertekend bij het inchecken. Wij zorgen voor de veilige opslag van deze documenten.
Flexibele configuratie
Vizito kan in hoge mate worden aangepast, zodat het bijna al uw bezoekersregistratie uitdagingen aan kan, zelfs voor complexe coworking scenario’s.
Efficiëntie
Efficiënte technologie
Word efficiënter door het stroomlijnen van bezoekersregistratie processen en het automatiseren van taken die voorheen handmatig werden gedaan.
Belangrijkste functies voor efficiëntie
Verminder wachttijden en interne kosten door gebruik te maken van onze uitgebreide functies die de efficiëntie verbeteren.
Hier geweest
Iedereen die eerder op een plek heeft ingecheckt, kan snel weer toegang krijgen tot uw locatie door ze automatisch op te slaan als een terugkerend en vooraf geregistreerd persoon.
Gegevens analyseren
Rapporten en statistieken worden op een gebruiksvriendelijke manier gepresenteerd. Zo kunt u de check-ins van huurders en bezoekers volgen en belangrijke lessen trekken om uw middelen beter in te zetten.
Zelfbediening
Uw huurders en bezoekers kunnen zichzelf inchecken op de tablet of ze kunnen hun eigen smartphone gebruiken om de formulieren in te vullen, de overeenkomsten te lezen en te ondertekenen en de check-in te voltooien.
Gemakkelijk auditen
Zoek en exporteer gegevens voor specifieke personen terwijl u voldoet aan de eisen voor auditcontrole. Onze rapporten kunnen worden gefilterd op alle gegevens die tijdens het inchecken zijn verstrekt.
Duidelijk geïnstrueerd
De Vizito app biedt duidelijke instructies aan alle betrokkenen en kan hen begroeten in hun eigen taal.
Tijd is op
Automatisch uitchecken van mensen na een bepaalde hoeveelheid tijd. U heeft een fijnmazige controle over de tijd dat mensen worden verwacht om te blijven.
Veelgestelde vragen
-
Wat is het beste bezoekersregistratiesysteem voor coworkingruimten?
Vizito wordt consequent gerangschikt onder de beste bezoekersregistratiesystemen voor coworking (4,9/5 op Capterra). Het is het enige grote bezoekersregistratiesysteem dat vanaf dag een rond multi-tenant coworking is gebouwd: aparte bezoekerslogs per huurder, branding per huurder (logo, kleuren, e-maildomein, getekende NDA’s), één gedeelde kiosk aan de receptie, ISO 27001 gecertificeerd en GDPR/AVG-conform. Huurders krijgen een professionele branded ervaring zonder dat u een helpdesk hoeft te draaien.
-
Kan elke huurder een eigen branding hebben in Vizito?
Ja. Elke huurder krijgt een eigen logo, kleurenschema, kioskschermen, aangepaste check-in vragen, overeenkomsten en notificatie-e-mails verzonden vanaf hun eigen domein. Wanneer een bezoeker arriveert en het bedrijf van zijn gastheer selecteert, schakelt de volledige flow over naar de branding van die huurder. Vanuit het perspectief van de bezoeker lijkt het op een toegewijde receptie.
-
Worden bezoekerslogs gescheiden tussen huurders?
Ja. Het multi-tenant gegevensmodel van Vizito betekent dat huurder A de bezoekersgegevens van huurder B niet kan zien, ook al delen beide dezelfde fysieke kiosk. De operator (de coworkingruimte) heeft een masterview over alle huurders, maar de admin van elke huurder ziet alleen zijn eigen gegevens, exports en rapporten - het juiste model voor GDPR/AVG-dataminimalisatie.
-
Hoe werkt de prijsstelling voor een coworkingruimte met veel huurders?
Vizito wordt geprijsd per locatie, niet per huurder. Een coworkinglocatie met 30 huurders betaalt hetzelfde maandbedrag als een kantoor met één huurder op dezelfde locatie. De prijzen starten vanaf 29,95 EUR per locatie per maand en zijn volledig gepubliceerd op de prijspagina. Voor coworkinggroepen met meerdere locaties kunt u contact met ons opnemen voor volumeprijzen.
-
Werkt Vizito met het toegangscontrolesysteem in onze coworkingruimte?
Ja. Vizito kan tijdens de aanmelding QR-codes genereren die werken met de meeste toegangscontrolesystemen, en onze REST API + webhooks laten u bezoekersgegevens doorsturen naar uw bestaande toegangscontrole- of gebouwbeheerplatform. Native integraties omvatten Microsoft 365, Google Workspace, Active Directory, Slack en Microsoft Teams.
-
Is Vizito GDPR/AVG-conform voor bezoekersgegevens in coworking?
Ja. Vizito is gebouwd in Europa, standaard gehost in EU-datacenters en ISO 27001 gecertificeerd. Elke huurder kan een eigen bewaartermijn, toestemmingstekst en workflow voor het recht om vergeten te worden configureren, en een ondertekende verwerkersovereenkomst is beschikbaar voor de coworkingoperator en individuele huurders.
-
Hoe lang duurt het om Vizito uit te rollen in een coworkingruimte?
De meeste coworkingoperatoren zijn binnen een dag live. De flow is: configureer de locatie en voeg uw huurders toe in het dashboard (15-30 minuten), nodig elke huurderadmin uit zodat zij hun eigen check-in kunnen branden, installeer de Vizito-app op een enkele tablet of druk een QR-poster af, en begin met het inchecken van bezoekers. Geen IT-project, geen eigen hardware.
