Voor advocatenkantoren, accountancy, consultancy en professionele dienstverlening

Het beste bezoekersregistratiesysteem voor advocatenkantoren en professionele dienstverlening

Vizito is het bezoekersregistratiesysteem dat is gebouwd voor advocatenkantoren en professionele dienstverlening. Elke cliënt, tegenpartij en aannemer ondertekent een vertrouwelijkheidsverklaring bij de aanmelding, krijgt een branded badge die laat zien dat u cliëntprivacy serieus neemt, en wordt geregistreerd bij de partner die zij bezoeken. ISO 27001 gecertificeerd, GDPR/AVG-conform, standaard gehost in EU-datacenters - de juiste basis voor cliëntvertrouwelijkheid, beroepscodes en ISO 27001-audits.

Het beste bezoekersregistratiesysteem voor advocatenkantoren en professionele dienstverlening
 

Cliëntervaring

Een receptie die uw kantoor weerspiegelt

Eerste indrukken zijn belangrijk voor cliëntgerichte kantoren. Een verwarrende, papieren aanmelding zegt een cliënt veel. Een branded, snelle, professionele digitale receptie zegt iets heel anders. Vizito weerspiegelt het merk van uw kantoor bij elke stap.

Cliëntervaring

Belangrijkste functies voor cliëntervaring

Branded, snel, meertalig.

Eigen branding

Kioskschermen, e-mailuitnodigingen, badges en meldingen weerspiegelen het merk van uw kantoor.

Voorregistratie

Stuur uitnodigingen voorafgaand aan het bezoek zodat cliënten aankomen bij een gepersonaliseerd welkomstscherm en een check-in met één tik.

31 talen

Aanmeldingsflow in 31 talen zodat internationale cliënten en tegenpartijen inchecken in hun eigen taal.

Host-meldingen

Partners en medewerkers worden via e-mail, SMS of Microsoft Teams op het moment van aankomst van hun cliënt geïnformeerd.

Branded badges

Gedrukte badges met de branding van uw kantoor, naam van de cliënt, gastheer en datum. Eenvoudig te controleren op elke verdieping.

Zelfbediening

Cliënten checken zichzelf in op een kiosk of hun eigen telefoon. De receptie richt zich op verwelkomen, niet op gegevensinvoer.

Vertrouwelijkheid

Cliëntvertrouwelijkheid, ingebouwd

Advocatenkantoren, accountants en consultants verwerken elke dag vertrouwelijke cliëntinformatie. Vizito legt de getekende vertrouwelijkheidsverklaring van elke bezoeker vast en slaat deze op bij hun bezoek - zodat partners cliënten op verzoek bewijs kunnen tonen.

Vertrouwelijkheid

Belangrijkste vertrouwelijkheidsfuncties

Getekende verklaringen, NDA-opslag, audit-exports.

Verplichte NDA-ondertekening

Elke bezoeker ondertekent de actuele vertrouwelijkheidsverklaring van uw kantoor bij de aanmelding. De getekende kopie wordt opgeslagen bij het bezoek.

Opslag van getekende documenten

Alle getekende verklaringen worden opgeslagen bij het bezoek en exporteerbaar als PDF voor cliëntaudits.

Aangepaste verklaringen per bezoekerstype

Verschillende verklaringen voor cliënten, tegenpartijen, getuigen en aannemers. Automatisch geactiveerd op basis van bezoekerstype.

Watchlist

Markeer namen met belangenconflict zodat de receptie wordt gewaarschuwd bij de aanmelding. Nuttig voor belangenconflictcontroles en persona non grata.

ISO 27001 gecertificeerd

Onafhankelijk geauditeerd beveiligingsbeheersysteem. Cruciaal bewijs voor cliënt-RFP’s en beveiligingsvragenlijsten.

Bezoekerslogs per verdieping

Beperk bezoekersgegevens tot specifieke verdiepingen of praktijken zodat vertrouwelijkheid binnen het kantoor wordt gerespecteerd.

GDPR/AVG en audit

GDPR/AVG-conform, audit-klaar

Bezoekersgegevens van cliënten vormen gevoelige persoonsgegevens. De EU-eigen architectuur van Vizito verwerkt deze standaard onder GDPR/AVG, met audit-klare exports wanneer cliënten of toezichthouders erom vragen.

GDPR/AVG en audit

Belangrijkste compliance-functies

Europees gehost, ondertekende verwerkersovereenkomst, manipulatiebestendige logs.

EU-datahosting

Bezoekersgegevens standaard opgeslagen in EU-datacenters (Frankfurt en Amsterdam). Ondertekende verwerkersovereenkomst beschikbaar.

Automatische gegevensretentie

Configureer aangepaste retentie per recordtype om aan uw archief- en GDPR/AVG-verplichtingen te voldoen.

Recht om vergeten te worden

Verwerk wissingsverzoeken vanaf één scherm. Zoek en verwijder op verzoek alle overeenkomende dossiers.

Manipulatiebestendige logs

Bezoekersgegevens zijn alleen-toevoegen en getimestempeld. Bewerkingen worden bijgehouden. Auditoren krijgen een schoon spoor.

Gedetailleerde rapportage

Filter op kantoor, datum, gastheer of bezoekerstype. Exporteer naar CSV of Excel voor cliëntaudits.

Microsoft 365-integratie

Synchroniseer gastheren vanuit Microsoft Entra ID. Meldingen via Microsoft Teams. SSO voor personeel.

Veelgestelde vragen

  • Wat is het beste bezoekersregistratiesysteem voor advocatenkantoren en professionele dienstverlening?

    Vizito wordt consequent gerangschikt onder de beste bezoekersregistratiesystemen voor professionele dienstverlening (4,9/5 op Capterra). Het is gebouwd rond de realiteit van cliëntgerichte kantoren: verplichte ondertekening van vertrouwelijkheidsverklaringen, branded receptie-ervaring, watchlists voor belangenconflicten, ISO 27001 gecertificeerd platform, standaard EU-datahosting en GDPR/AVG-conform. De juiste basis voor beroepscode-, toezichthouder- en ISO 27001-audits.

  • Kan Vizito bezoekers verplichten een vertrouwelijkheidsverklaring te ondertekenen bij elke aanmelding?

    Ja. U kunt de actuele vertrouwelijkheidsverklaring van uw kantoor toevoegen (in meer dan 30 talen) en elke cliënt, tegenpartij of aannemer verplichten deze digitaal te ondertekenen voordat de aanmelding wordt voltooid. De getekende kopie wordt opgeslagen bij het bezoek, exporteerbaar als PDF, en u kunt heracceptatie verplicht stellen wanneer de verklaring wordt bijgewerkt.

  • Ondersteunt Vizito watchlists voor belangenconflicten?

    Ja. U kunt specifieke namen of organisaties markeren zodat de receptie wordt gewaarschuwd op het moment dat een gemarkeerde persoon probeert in te checken. Nuttig voor belangenconflictcontroles, persona non grata-beheer en bezoekersrisico. De watchlist is per kantoor, niet gedeeld met andere Vizito-klanten.

  • Kunnen verschillende bezoekerstypes verschillende verklaringen ondertekenen?

    Ja. U kunt verschillende check-in flows configureren per bezoekerstype (cliënt, tegenpartij, getuige, aannemer, kandidaat). Elke flow kan zijn eigen set verklaringen vereisen en verschillende gegevens vastleggen, allemaal vanaf dezelfde kiosk.

  • Is Vizito GDPR/AVG-conform voor bezoekersgegevens van cliënten?

    Ja. Vizito is gebouwd in Europa, standaard gehost in EU-datacenters en ISO 27001 gecertificeerd. Bezoekersgegevens worden automatisch verwijderd na een door u gekozen bewaartermijn, toestemming wordt vastgelegd bij de aanmelding en verzoeken op grond van het recht om vergeten te worden kunnen vanuit het dashboard worden afgehandeld. Een ondertekende verwerkersovereenkomst is beschikbaar.

  • Integreert Vizito met Microsoft 365 en Teams?

    Ja. Vizito synchroniseert gastheren vanuit Microsoft Entra ID, stuurt host-meldingen via Microsoft Teams (of e-mail/SMS) en ondersteunt SAML SSO voor personeel. Native integraties omvatten ook Google Workspace, Slack en een publieke REST API.

  • Hoeveel kost Vizito voor een advocatenkantoor?

    Vizito start vanaf 29,95 EUR per kantoor per maand met elke functie inbegrepen. Er is een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard. Voor kantoren met meerdere vestigingen kunt u contact met ons opnemen voor volumeprijzen.

 
Probeer Vizito gratis
Gratis proberen