Privacybeleid

Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste bezit van Vizito is (hierna “Vizito”, “wij” of “ons” genoemd). Daarom is uw privacy essentieel voor ons. Deze privacyverklaring (hierna de “Privacyverklaring” genoemd) is onder meer van toepassing op (i) onze websites https://vizito.eu/ en https://backoffice.vizito.be/ (hierna de “Website” genoemd), mobiele applicaties en (ii) alle (commerciele) relaties tussen VIZITO en haar klanten, prospects en zakenpartners.

VIZITO wenst te benadrukken dat zij steeds tracht te handelen in overeenstemming met (i) de Belgische Privacywet van 8 december 1992 betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en/of (ii) de EU-Verordening van 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna “AVG” of “GDPR/AVG”). Deze Privacyverklaring bevat informatie over de persoonsgegevens die door VIZITO worden verzameld, alsook over de wijze waarop VIZITO deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

Het bezoeken van de Website, het aanmaken van een account en het aanmaken van een proefaccount om gebruik te maken van de VIZITO-proefversie impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door het verstrekken van uw persoonlijke informatie of opt-in) van de Privacyverklaring en bijgevolg van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.

Soorten persoonsgegevens

VIZITO kan de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Bedrijfsnaam
• Bedrijfsadres
• Btw-gegevens van het bedrijf
• Telefoonnummer (vast/mobiel)
• Wachtwoord
• Informatie over uw gebruik van de Website, het Vizito-platform (hierna het “Platform” genoemd) en/of de mobiele Vizito-applicatie (hierna de “App” genoemd) (inclusief, maar niet beperkt tot, IP-adres, browsertype, de webpagina’s die u bezocht toen u toegang kreeg tot de Website)
• Communicatievoorkeur
• Inkomende en uitgaande correspondentiegegevens betreffende VIZITO

VIZITO verzamelt ook automatisch anonieme informatie over uw gebruik van de Website en VIZITO-diensten via het Platform en/of de App. Zo zal VIZITO bijvoorbeeld automatisch registreren welke onderdelen van de Website, het Platform en/of de App u bezoekt, welke webbrowser u gebruikt, welke website u bezocht toen u toegang kreeg tot de Website, en wat uw IP-adres is. Wij kunnen u niet identificeren aan de hand van deze gegevens, maar het stelt VIZITO in staat om statistieken op te stellen over het gebruik van de Website, het Platform en/of de App, en om gerichtere communicatie te versturen.

Methoden van verzameling van persoonsgegevens

Deze persoonsgegevens worden verzameld in het kader van:

• Het aanmaken van een (proef)account
• Samenwerking met VIZITO
• Het bezoeken van de Website
• Uw gebruik van VIZITO-diensten via het Platform en/of de App, al dan niet met een mobiel apparaat
• Inschrijving op de nieuwsbrief (al dan niet via de Website)
• De verificatie van uw identiteit (bijv. wanneer u een beroep doet op de VIZITO-klantenservice of uw wachtwoord opnieuw instelt)
• Inkomende en uitgaande correspondentie met VIZITO
• Het meedelen van ideeen aan VIZITO met betrekking tot de verbetering van de diensten, het Platform en/of de App
• Het aanvragen van een offerte
• De uitwisseling van visitekaartjes

De persoonsgegevens die door VIZITO worden verzameld, worden dus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt.

Gebruik van persoonsgegevens

VIZITO kan uw persoonsgegevens gebruiken voor:

• Het aanmaken van een (proef)account en het bevestigen ervan
• Het uitvoeren van een overeenkomst met VIZITO
• Het leveren van diensten via het Platform en/of de App
• Het bieden van ondersteuning
• Het versturen van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen op basis van uw communicatievoorkeuren
• Het uitreiken van facturen en het innen van betalingen
• Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website, het Platform en/of de App
• Statistische doeleinden
• Het opstellen van een offerte
• Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken, enquetes en ander marktonderzoek\

Bewaring van persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens zolang u de Applicatie gebruikt en gedurende een redelijke termijn daarna. Wij bewaren automatisch verzamelde informatie gedurende maximaal 24 maanden en kunnen deze daarna in geaggregeerde vorm opslaan. Als u uw persoonlijke informatie wilt laten verwijderen, raadpleeg dan het gedeelte ‘Uw privacyrechten’. U kunt in de applicatie een aangepast beleid voor gegevensbewaring instellen waarmee u gegevens na een door u gekozen periode kunt anonimiseren.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

VIZITO zal uw persoonsgegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van het verlenen van VIZITO-diensten en het optimaliseren ervan (inclusief maar niet beperkt tot onderhoudswerkzaamheden, betalingsverwerking en databasebeheer). Indien het noodzakelijk is dat VIZITO in dit kader uw persoonsgegevens aan derden verstrekt, is de derde partij verplicht uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

Niettegenstaande het voorgaande is het evenwel mogelijk dat VIZITO uw persoonsgegevens verstrekt:

• Aan de bevoegde autoriteiten (i) indien VIZITO hiertoe verplicht is op grond van de wet of op grond van gerechtelijke of toekomstige gerechtelijke procedures en (ii) om onze rechten te vrijwaren en te verdedigen;
• Indien VIZITO, of het merendeel van haar activa, wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens - die VIZITO heeft verzameld - een van de overgedragen activa zullen zijn;
• Met het oog op het identificeren van gelijkaardige profielen als het uwe, tenzij u zich hiertegen uitdrukkelijk heeft verzet.

In alle andere gevallen zal VIZITO uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derden, behalve wanneer zij (i) uw toestemming hiervoor heeft verkregen en (ii) een verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten met de betrokken derde partij, die de nodige garanties bevat met betrekking tot de vertrouwelijkheid en de naleving van de privacy van uw persoonsgegevens.

Opslag van persoonsgegevens

Tenzij een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, zal VIZITO uw persoonsgegevens slechts bewaren gedurende de periode die noodzakelijk is om het betreffende doel te bereiken en te vervullen, zoals gespecificeerd in de Privacyverklaring onder ‘Gebruik van persoonsgegevens’.

Uw gegevens in back-uparchieven:

• Primaire instanties van uw gegevens in productiesystemen worden zo snel mogelijk gewist.
• Persoonsgegevens kunnen gedurende een langere periode in back-uparchieven bewaard worden, omdat het niet praktisch is om individuele persoonsgegevens binnen het archief te isoleren.
• De persoonsgegevens worden niet teruggezet naar productiesystemen (behalve in zeldzame gevallen zoals de noodzaak om te herstellen van een natuurramp of een ernstig beveiligingsincident). In dergelijke gevallen kunnen persoonsgegevens worden hersteld vanuit back-ups, maar wij zullen de nodige stappen ondernemen om het oorspronkelijke verzoek te respecteren en de primaire instantie van de gegevens opnieuw te wissen.
• Back-uparchieven die persoonsgegevens bevatten, worden beschermd met sterke versleuteling.
• Er zijn bewaarregels ingevoerd zodat persoonsgegevens in back-uparchieven zo kort als nodig bewaard worden voordat ze automatisch worden verwijderd.
• Registraties van alle verzoeken van betrokkenen met betrekking tot hun persoonsgegevens worden bewaard, evenals auditlogboeken die alle activiteiten op back-uparchieven met persoonsgegevens registreren.

Dit betekent dat u erop kunt vertrouwen dat er een back-up van uw persoonsgegevens is gemaakt in overeenstemming met de GDPR/AVG-beginselen van beveiliging door ontwerp en standaard, alsook gegevensminimalisering, en dat uw rechten, waaronder het recht om vergeten te worden, zijn gerespecteerd.\

Uw privacyrechten

Indien u uw privacyrechten wenst uit te oefenen, zoals hieronder gedefinieerd, neem dan contact op met dpo@vizito.be of vul het formulier voor het uitoefenen van uw privacyrechten in en bezorg het per e-mail of per post aan VIZITO:

• Recht op inzage in persoonsgegevens waarover VIZITO mogelijk beschikt met betrekking tot u;
• Recht op rectificatie, aanvulling of bijwerking van uw persoonsgegevens;
• Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (‘recht om vergeten te worden’);
• Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;

In principe kunt u deze rechten kosteloos uitoefenen via het bovengenoemde e-mailadres. Daarnaast kunt u altijd via uw persoonlijke account uw persoonsgegevens bijwerken, wijzigen en/of verifieren die u moest verstrekken bij het aanmaken van uw (proef)account.

Wanneer een klant verzoekt om vergeten te worden, zullen wij hun persoonsgegevens binnen 30 dagen uit onze productiesystemen verwijderen, mits er geen wettelijke gronden zijn voor verdere verwerking.

Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten meer wenst te ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door op de knop “uitschrijven” onderaan elke e-mail van VIZITO te klikken.

Beveiliging van persoonsgegevens

VIZITO verbindt zich ertoe redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen om (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens en (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen.

VIZITO slaat alle verzamelde persoonsgegevens op in de cloud bij datacenters binnen de EU (op het moment van schrijven in Frankfurt, Duitsland en Amsterdam, Nederland).

Niettegenstaande het beveiligingsbeleid van VIZITO, de controles die zij uitvoert en de acties die zij in dit kader voorstelt, kan een onfeilbaar beveiligingsniveau niet worden gegarandeerd. Aangezien geen enkele methode van transmissie of doorsturen via het internet, noch enige methode van elektronische opslag 100% veilig is, is VIZITO in dit kader niet in staat om absolute veiligheid te garanderen.

Ten slotte hangt de beveiliging van uw (proef)account ook gedeeltelijk af van de vertrouwelijkheid van uw wachtwoord voor de toegang tot het Platform en/of de App. VIZITO zal nooit om uw wachtwoord vragen, wat betekent dat u het nooit persoonlijk hoeft mee te delen. Indien u toch uw wachtwoord aan een derde partij heeft meegedeeld - bijvoorbeeld omdat deze derde partij heeft aangegeven aanvullende diensten te willen aanbieden - zal deze derde partij via uw wachtwoord toegang hebben tot uw (proef)account en uw persoonsgegevens. In dergelijke gevallen bent u aansprakelijk voor de transacties die plaatsvinden als gevolg van het gebruik dat van uw (proef)account wordt gemaakt. VIZITO raadt u dan ook ten sterkste aan om, indien u vaststelt dat iemand toegang heeft gekregen tot uw (proef)account, onmiddellijk uw wachtwoord te wijzigen en contact met ons op te nemen.

Grensoverschrijdende verwerking van persoonsgegevens

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een ontvanger wiens woonplaats of maatschappelijke zetel zich bevindt in een land dat niet onder het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie valt, wordt beheerst door de bepalingen van een gegevensoverdrachtsovereenkomst, die (i) de standaardcontractbepalingen bevat, zoals bedoeld in het ‘Besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Besluit 2010/87/EG)’, of (ii) elk ander mechanisme op grond van privacywetgeving, of enige andere regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Bijwerking van de Privacyverklaring

VIZITO is gerechtigd deze Privacyverklaring bij te werken door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. Het is daarom ten zeerste aanbevolen om regelmatig de Website en de pagina met uitleg over de Privacyverklaring te raadplegen, om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Andere websites

De Website kan mogelijk hyperlinks naar andere websites bevatten. In geen geval is VIZITO verantwoordelijk voor het privacybeleid of de privacypraktijken van een derde partij.

Klachten

Indien u klachten heeft over de manier waarop VIZITO uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Uw toestemming

Door gebruik te maken van VIZITO stemt u in met onze verwerking van uw informatie zoals uiteengezet in dit Privacybeleid, zowel in de huidige versie als in eventuele toekomstige wijzigingen. “Verwerking” betekent het gebruik van cookies en lokale opslag op een computer/draagbaar apparaat of het op enigerlei wijze gebruiken of aanraken van informatie, inclusief maar niet beperkt tot het verzamelen, opslaan, verwijderen, gebruiken, combineren en openbaar maken van informatie, welke activiteiten allemaal plaatsvinden in de EU. Indien u buiten de EU woont, worden uw gegevens overgedragen, verwerkt en opgeslagen onder de Europese privacynormen.

Contact met VIZITO

Als u vragen heeft over deze Privacyverklaring, of over de manier waarop VIZITO uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, neem dan contact met ons op:

• Via e-mail: dpo@vizito.be
• Via post: Vizito BV, Hasseltweg 408, 3600 Genk (Belgie)