Creëer een naadloze ervaring
Bespaar tijd en maak het gemakkelijker voor uw bezoekers om contact op te nemen met hun contactpersoon. Verspil geen tijd aan het bijhouden van een papieren logboek, het manueel aanmaken van badges en het bijhouden van juridische documenten.
Directe meldingen
Zeg vaarwel tegen het opsporen van hosts. Uw hosts worden automatisch gewaarschuwd via Slack, Teams, e-mail en sms-berichten.
Bezoekers vooraf registreren
Stuur uw bezoekers een e-mail vóór hun afspraak. Dit voorziet hen van alle nodige informatie en stelt hen in staat om alle informatie en afspraken te controleren voor hun bezoek.
Verwelkom uw bezoekers in hun taal
Met behulp van Vizito kunt u uw bezoekers verwelkomen in hun eigen taal. Dit helpt hen om gemakkelijk het inschrijvingsformulier in te vullen en de overeenkomsten te lezen in hun moedertaal.
Snel aanmelden
Vizito stelt uw bezoekers in staat om een QR code te gebruiken zodra zij zijn voorgeregistreerd en uitgenodigd. Dit bespaart hen de tijd om bij elk bezoek opnieuw hun informatie in te voeren.
Multi-locatie en multi-gebouw
Beheer al uw locaties en gebouwen vanuit één enkel dashboard. Voeg nieuwe locaties toe naarmate uw organisatie groeit en groepeer ze in logische eenheden zoals land of regio.
Meer efficientie met een bezoekersbeheersysteem (VMS)
Een moderne digitale receptie draait niet alleen om een nettere aanmelding, maar vooral om tijdswinst. Elke minuut die uw receptionist niet hoeft te besteden aan het overtypen van gegevens, het opsporen van een collega of het opnieuw uitleggen van veiligheidsinstructies, is een minuut die naar waardevoller werk gaat. Vizito automatiseert deze handmatige stappen en levert zo aantoonbare efficientiewinst in uw bezoekersregistratie.
Tijdswinst per bezoeker
Een traditioneel papieren logboek kost gemiddeld twee tot drie minuten per bezoeker: uitleg geven, gegevens invullen, host opzoeken, bellen, wachten. Met Vizito daalt dit doorgaans naar minder dan dertig seconden, en bij een voorgeregistreerde bezoeker met QR-code zelfs tot enkele seconden. Over honderden bezoekers per maand loopt dit snel op tot tientallen uren besparing.
Automatisering van gastmeldingen
Zodra een bezoeker zich aanmeldt, krijgt de host automatisch een melding via het kanaal van zijn voorkeur: Slack, Microsoft Teams, e-mail of sms. Dit elimineert het klassieke “ik zoek hem even op”-scenario. De bezoeker wordt sneller opgevangen, de receptionist blijft vrij om andere taken af te handelen en uw kantoor oogt meteen professioneler.
Pre-registratie, badges en rapportage
Pre-registratie bespaart zowel bezoeker als host tijd. Bezoekers vullen hun gegevens vooraf in via een beveiligde link en ontvangen een persoonlijke QR-code. Bij aankomst scannen ze deze, tekenen eventuele overeenkomsten digitaal en ontvangen direct een gedrukte badge. De rapportagemodule levert realtime inzichten over bezoekersvolumes, piekmomenten per locatie en herhalende bezoekers, zodat u uw bezetting en planning beter kunt afstemmen.
Besparing op receptie-uren
Voor veel organisaties maakt een bezoekersregistratiesysteem het mogelijk om de onbemande momenten aan de balie te overbruggen zonder extra personeel. Bezoekers kunnen volledig zelfstandig inchecken, badges printen en hun host verwittigen. Dit is interessant tijdens lunchpauzes, randuren of op kleinere locaties waar permanente bemanning niet rendabel is.
Een eenvoudig ROI-framework
Wilt u de efficientiewinst concreet maken? Gebruik dit eenvoudige rekenmodel:
- aantal bezoekers per maand x tijdswinst per bezoeker = uren bespaard
- uren bespaard x gemiddeld uurtarief receptie = directe besparing
- tel daarbij de vermeden fouten, snellere evacuatie en betere GDPR/AVG-conformiteit op
In de praktijk verdient Vizito zichzelf bij de meeste organisaties binnen enkele maanden terug, puur op basis van uitgespaarde tijd aan de balie.
