Wat is bezoekersregistratie [in 2022]?

Beeld u in dat mensen zomaar uw bedrijf in en uit kunnen lopen, en door uw gebouwen kunnen rondslenteren.

Hoe zou u uw personeel en uw gebouwen veilig kunnen houden, als u geen controle heeft over wie uw bedrijf betreedt? En hoe zou u uw bezoekers veilig houden, als u niet weet waar ze zich bevinden? Hoe weet u wie geëvacueerd moet worden in een noodsituatie, als u niet eens weet wie er zich in uw bedrijf bevindt?

Dit is waar bezoekersregistratie in het spel komt. Bezoekersregistratie helpt u de veiligheid in uw gebouwen te verbeteren, terwijl u een professionele eerste indruk maakt op bezoekers.

Wat is bezoekersregistratie?

Bezoekersregistratie is een proces dat bedrijven helpt bij te houden wie hun gebouwen bezoekt. Gasten verwelkomen is maar een klein onderdeel van dit proces. Bezoekers registreren, ervoor zorgen dat ze uw regels volgen, werknemers verwittigen dat hun gast gearriveerd is, evacuaties in goede banen leiden… Het maakt allemaal deel uit van bezoekersregistratie.

Bezoekersregistratie kan verschillen per bedrijf, vestiging, sector of locatie. Voor sommige organisaties volstaat het bijhouden van de namen van hun bezoekers. Andere hebben strengere veiligheidsprotocollen, en werken met bezoekersbadges en wettelijke documenten die ondertekend moeten worden.

Wat zijn bezoekersregistratie systemen?

Bezoekersregistratie systemen zijn instrumenten die bedrijven helpen dit proces toe te passen. Het systeem kan per bedrijf verschillen - van het ouderwetse pen-en-papier tot een gesofisticeerd digitaal bezoekersregistratiesysteem.

Omdat de voordelen steeds duidelijker worden, stappen meer en meer bedrijven over op een digitaal bezoekersregistratie systeem dat hen veel meer te bieden heeft dan het klassieke manuele systeem. In de plaats van een papieren logboek en een receptionist die een medewerker moet verwittigen dat zijn gast er is, is er nu één systeem dat alle onderdelen van bezoekersregistratie samenbrengt.

Toch liever op papier? In dit artikel geven we 5 tips om uw bezoekerslogboek te verbeteren.

Hoe werken digitale bezoekersregistratie systemen?

Een digitaal bezoekersregistratie systeem maakt gebruik van een tablet of een computer om bezoekersinformatie te registreren en bij te houden.

Als een bezoeker binnenkomt, voert hij zijn naam en eventueel andere gegevens in, maakt een foto en ondertekent zo nodig digitaal documenten, zoals veiligheidsprotocollen of NDA’s. Als hij vooraf geregistreerd is, kan hij eenvoudig een QR-code scannen om zich aan te melden.

Vervolgens meldt het bezoekersregistratie systeem automatisch aan de juiste persoon dat zijn gast gearriveerd is.

Kil en onpersoonlijk? Of te ingewikkeld? In dit artikel houden we 5 hardnekkige mythes over digitaal bezoekersbeheer tegen het licht.

Hoe kan digitaal bezoekersregistratie u helpen?

Digitaal bezoekersregistratie kan uw organisatie helpen op verschillende vlakken.

Veiligheid van uw gebouwen verbeteren

Uw receptie is uw eerste verdedigingslinie tegen ongewenste bezoekers. Een digitaal bezoekersregistratie systeem zorgt ervoor dat er geen ongewenste gasten uw bedrijf binnendringen, met behulp van verschillende functies die de veiligheid verhogen:

• Bezoekersregistratie
• Bezoekersbadges met foto
• Handtekening
• Waarschuwingen
• …

Veiligheid van uw bezoekers verbeteren

In geval van een noodsituatie, zoals een brand, kunt u gemakkelijk iedereen die zich in uw gebouw bevindt lokaliseren en waarschuwen. Naast een waarschuwing kunt u ook instructies meegeven over de veiligheidsprocedure.

Daarnaast is er de kwestie van de bescherming van gegevens. In welk land uw bedrijf ook actief is, de kans is groot dat u moet voldoen aan strenge privacywetgeving zoals GDPR. Een digitaal bezoekersregistratie systeem zorgt ervoor dat de gegevens van uw bezoekers privé blijven en helpt uw bedrijf te voldoen aan alle regelgeving.

Meer lezen
Veiligheid en beveiliging in uw bedrijf verbeteren? Hier zijn 7 manieren waarop bezoekersbeheersystemen kunnen helpen

Efficiëntie verbeteren

Een digitaal bezoekersregistratie systeem kan uw receptie veel efficiënter maken. Receptionisten moeten niet langer papieren documenten afdrukken en archiveren, badges manueel uitschrijven of medewerkers waarschuwen dat hun gast gearriveerd is. Zo houden ze tijd over om zich op belangrijkere taken te concentreren, zoals het helpen van mensen die extra aandacht nodig hebben en gasten een warm welkom bieden.

Eerste indruk verbeteren

Een modern registratiesysteem met aangepaste branding helpt u een sterke, professionele eerste indruk te maken op uw bezoekers en (potentiële) klanten. Digitaal bezoekersregistratie biedt u alle hulpmiddelen die u nodig hebt om een warme en gastvrije ontvangstruimte te creëren, terwijl u uw bezoekers laat zien dat hun veiligheid voor u op de eerste plaats komt.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.