7 voordelen van fysiek vergaderen in het digitale tijdperk

Digitale vergaderplatformen hebben de voorbije jaren een stevige opmars gemaakt. Zeker tijdens de covid-pandemie vormden ze essentiële hulpmiddelen voor bedrijven in de hele wereld. In moeilijke tijden boden ze continuïteit, flexibiliteit en gemak.

Zoom, Teams en andere platformen zijn intussen zo ingeburgerd, dat je je zou kunnen afvragen of fysieke vergaderingen in het technologische tijdperk nog wel relevant zijn.

Het antwoord is: ja. Interessant genoeg beginnen veel organisaties de voordelen van persoonlijke contacten te herontdekken. Fysieke vergaderingen zijn aan een comeback bezig, en dit zijn de redenen:

1. Betere samenwerking
2. Meer betrokkenheid
3. Verhoogde productiviteit
4. Grotere effectiviteit
5. Sterkere teambuilding
6. Betere werknemerservaring
7. Optimale afhandeling van gevoelige kwesties

Hoewel online vergaderingen nog steeds nuttig kunnen zijn voor snelle updates, is het dus beter dat bedrijven traditionele fysieke interacties niet volledig afschrijven. In dit artikel gaan we dieper in op de voordelen van face to face vergaderingen. Als bonus delen we onze tips voor het houden van effectieve, productieve fysieke meetings.

Wat is een fysieke vergadering?

Bij een fysieke vergadering moeten de deelnemers op dezelfde locatie samenkomen om het werk te bespreken, samen te werken of beslissingen te nemen. Typische aspecten van deze bijeenkomsten zijn:

• Face to face interacties
• Fysieke aanwezigheid
• Gedeelde hulpmiddelen, zoals whiteboards en projectoren

Hoewel fysieke vergaderingen meer tijd in beslag kunnen nemen dan digitale bijeenkomsten en er een aantal uitdagingen aan verbonden zijn, zoals reiskosten en de nood aan fysieke ruimtes, wegen de voordelen vaak op tegen de nadelen.

Voordelen van fysieke vergaderingen

Wat maakt een fysieke vergadering zoveel beter dan een ontmoeting via Zoom of een ander platform? Stel de vraag aan werknemers en leidinggevenden, en velen zullen het gemak van virtuele vergaderingen prijzen. Je kan letterlijk overal aan de vergadering deelnemen, zonder in de file te moeten staan of lang te moeten pendelen. Maar als het op effectieve communicatie en samenwerking aankomt, gaat er niets boven een ouderwetse fysieke vergadering.

1. Betere samenwerking

Een van de belangrijkste voordelen van een persoonlijke ontmoeting is de dynamiek van face to face communicatie. Digitale vergaderingen zijn weliswaar handig, maar maken het moeilijker om volledig te begrijpen wat een collega probeert over te brengen. In een fysieke omgeving kunnen deelnemers meteen vragen stellen en reageren op ieders feedback.

Ook van belang is dat collega’s niet alleen elkaars woorden horen, maar ook non-verbale signalen kunnen oppikken, zoals gezichtsuitdrukkingen, gebaren en lichaamstaal. Een instemmend knikje, een frons of een enthousiast handgebaar kunnen meer zeggen dan woorden. Zo krijgen deelnemers een beter begrip van elkaars perspectieven en ontstaan er minder misverstanden.

Deze dynamiek speelt ook mee tijdens brainstormsessies. Doordat fysieke interacties veel spontaner verlopen, kunnen ideeën vlotter worden opgeworpen, uitgewerkt en verfijnd. Door de directe feedback en de mogelijkheid om reacties meteen te peilen, ontwikkelen ideeën zich meer organisch.

Wil je meer weten over de voordelen die een fysieke werkplek biedt, lees dan ons artikel over de voordelen van werken op kantoor. Bekijk ook onze tips voor hybride werken.

2. Meer betrokkenheid

Betrokkenheid van de deelnemers is cruciaal tijdens productieve besprekingen. Fysieke vergaderingen zijn op dat vlak beter dan digitale gesprekken. Wanneer teamleden samenkomen in een gedeelde fysieke ruimte, voelen ze zich vanzelf meer betrokken bij het gesprek en de collega’s rondom hen.

Een belangrijk voordeel hierbij is de beperking van afleidingen. In een digitale setting is het gemakkelijk om afgeleid te worden — of het nu is door een inkomende e-mail, sociale media of een huisgenoot of huisdier dat aandacht vraagt. Een face to face omgeving vereist daarentegen al je aandacht. Het feit dat je rond een tafel zit of dat je in het zicht van een spreker zit, roept een gevoel van verantwoordelijkheid op om gefocust te blijven.

De aanwezigheid van collega’s betekent ook dat medewerkers actiever betrokken zijn in de discussie. Het moedigt ze aan om hun gedachten te delen, vragen te stellen en te reageren op ideeën van anderen.

3. Verhoogde productiviteit

Met de opkomst van digitaal werk verkiezen steeds meer werknemers telewerk boven werken op kantoor, en digitale communicatie boven elke andere vorm. Maar ondanks een snelle evolutie in samenwerkingstools blijkt er niets effectiever te zijn dan fysieke interacties.

Volgens een bevraging door Great Business Schools zijn face to face gesprekken in het algemeen positiever en worden ze ervaren als geloofwaardiger dan online discussies. Een verklaring ligt in het feit dat de eigenlijke woorden die we zeggen maar een klein deel (7%) uitmaken van de menselijke communicatie. De toon waarop we ze zeggen telt mee voor 38%, en gezichtsuitdrukkingen voor liefst 55%.

Great Business Schools keek ook naar de ontwikkeling van ideeën en stelde vast dat fysieke interacties meer ideeën (13,36 per sessie) opleverden dan virtuele discussies (10,43 per sessie). De kwaliteit van die ideeën wordt ook als beter ervaren.

Natuurlijk gaat het bij interacties niet alleen om cijfers, maar ook om de diepgang van het contact. 85% van de respondenten gelooft dat persoonlijke ontmoetingen sterkere zakelijke banden smeden. Bijna de helft (49%) is ook van mening dat deze bijeenkomsten diepgaander strategisch denken mogelijk maken.

Wanneer u dergelijke persoonlijke ontmoetingen organiseert, is het belangrijk om aandacht te schenken aan de bezoekerservaring. Als u zelf de voordelen van een modern bezoekersbeheersysteem wilt testen, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen.

4. Grotere effectiviteit

Fysieke vergaderingen lenen zich voor effectievere manieren om problemen op te lossen. Visuele hulpmiddelen zoals whiteboards en flipovers zijn vaak efficiënter dan hun virtuele tegenhangers.

De fysieke aanwezigheid van medewerkers versterkt de creatieve energie en leidt tot een beter begrip en directe feedback. Het resultaat zijn meer bruikbare en innovatieve oplossingen.

5. Sterkere teambuilding

Samen lachen om een spontaan moment, een informeel gesprek voor of na de vergadering, of zelfs samen een koffiepauze nemen: deze ogenschijnlijk banale momenten maken een gigantisch verschil bij het creëren van een sterke band binnen het team.

Het simpele concept van in één ruimte samen te komen, kan een gevoel van kameraadschap en wederzijds begrip opleveren, dat virtuele interacties moeilijk kunnen evenaren. Door fysiek aanwezig te zijn met teamleden, krijg je een organische uitwisseling van persoonlijke verhalen, ervaringen en interesses, wat de interpersoonlijke relaties en het vertrouwen versterkt.

Als je contact legt met een nieuwe klant of iemand met wie je nog een vertrouwensband aan het opbouwen bent, denk er dan zeker eens over na om een fysieke ontmoeting te beleggen bij een kop koffie of op kantoor om de band te verstevigen.

6. Betere werknemerservaring

Wanneer werknemers elkaar in persoon ontmoeten, roept dat het gevoel op dat ze ergens bijhoren. Ze kunnen op een persoonlijker niveau contact leggen, ervaringen delen en een relatie opbouwen die verder gaat dan alleen maar professionele interacties. De band die zo ontstaat, vertaalt zich vaak in een beter moreel, meer loyaliteit en werktevredenheid.

Persoonlijke ontmoetingen geven werknemers bovendien de kans om rechtstreekse feedback te krijgen, vragen te stellen en onduidelijkheden op te helderen. Dankzij deze tweerichtingscommunicatie voelen werknemers zich gehoord en gewaardeerd.

Terwijl digitale hulpmiddelen vooral gemak en flexibiliteit bieden, voegen persoonlijke interacties een menselijk tintje toe aan de werknemerservaring, wat veel meer voldoening geeft.

Meer weten over de werknemerservaring? Lees ons artikel over de invloed van een positieve werkomgeving op werknemersgeluk.

7. Optimale afhandeling van gevoelige kwesties

Als je gevoelige onderwerpen te bespreken hebt, vereist dat een genuanceerde aanpak. In de meeste gevallen werkt een persoonlijke ontmoeting dan het best. In een fysieke omgeving is het immers makkelijker om empathie, begrip en oprechte bezorgdheid over te brengen - kwaliteiten die digitaal moeilijk te communiceren zijn. Als de gesprekspartners elkaars gelaatsuitdrukkingen en lichaamstaal kunnen zien, is de kans op misverstanden of verkeerde interpretaties kleiner.

Bovendien zorgt de privacy van een persoonlijk gesprek voor vertrouwelijkheid. In deze omgeving kunnen mensen zich veiliger voelen om hun zorgen of gevoelens open te communiceren. In situaties waar vertrouwen en discretie van belang zijn, blijven persoonlijke ontmoetingen daarom de norm.

Vergadertips voor fysieke vergaderingen

Om ieders tijd optimaal te benutten, is het essentieel om ervoor te zorgen dat face to face vergaderingen efficiënt en productief verlopen. Enkele tips:

• Stel duidelijke doelen: Bepaal vóór de vergadering het doel en de gewenste resultaten. Dit zal de discussie sturen en de deelnemers op koers houden.
• Stel een agenda op: Stuur van tevoren een goed gestructureerde agenda rond, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten en zich hierop kunnen voorbereiden.
• Nodig relevante deelnemers uit: Nodig alleen diegenen uit die nodig zijn voor de betreffende onderwerpen. Meer aanwezigen kunnen soms leiden tot langere en minder productieve discussies.
• Start op tijd: Respecteer ieders tijd door de vergadering te beginnen (en te eindigen) zoals gepland.
• Verdeel de rollen: Stel iemand aan die de vergadering leidt, iemand die de tijd in het oog houdt, en iemand die notities neemt.
• Moedig mensen aan om actief deel te nemen: Creëer een omgeving waarin teamleden zich op hun gemak voelen om ideeën te delen, vragen te stellen en bezorgdheden te uiten.
• Beperk afleidingen: Vraag de deelnemers om telefoons stil te zetten en geen laptops te gebruiken tenzij dit nodig is voor de vergadering. Zorg ervoor dat de vergaderruimte bevorderlijk is voor discussie zonder storingen van buitenaf.
• Gebruik visuele hulpmiddelen: Gebruik grafieken, projecties of whiteboards om belangrijke punten te verduidelijken en te benadrukken.
• Blijf bij het onderwerp: Hoewel een zijspoor soms tot waardevolle inzichten kan leiden, is het essentieel de discussie terug te leiden naar de agenda als deze te ver afdwaalt.
• Sluit af met actiepunten: Bekijk voor het einde van de vergadering de genomen beslissingen en wijs taken toe met duidelijke deadlines. Zorg ervoor dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent.
• Vraag feedback: Vraag na de vergadering feedback over hoe het ging. Dit kan inzicht geven in hoe toekomstige vergaderingen nog productiever kunnen zijn.
• Follow-up: Verstuur de notulen van de vergadering onmiddellijk, met een samenvatting van de belangrijkste punten, beslissingen en volgende stappen. Dit dient niet alleen als documentatie, maar zorgt er ook voor dat iedereen na de vergadering op één lijn zit.
• Gebruik een VMS om gasten te verwelkomen: Bij fysieke vergaderingen, zeker met externe deelnemers zoals klanten of partners, is het essentieel om te zorgen voor een soepele verwelkoming. Een bezoekersbeheersysteem verhoogt de veiligheid door bij te houden wie uw gebouw binnenkomt en verlaat en verbetert het professionele imago van uw organisatie. Met een efficiënt inchecksysteem, bezoekersbadges en automatische waarschuwingen dat je gast gearriveerd is, doet een bezoekersregistratiesysteem het hele vergaderproces naadloos verlopen.

Door deze tips toe te passen, worden fysieke vergaderingen meer gestroomlijnd, doelgericht en resultaatgericht, zodat ze waarde toevoegen voor alle deelnemers en de organisatie als geheel.

In ons digitale tijdperk kan het verleidelijk zijn om uitsluitend te vertrouwen op virtuele platforms voor zakelijke communicatie. Maar zoals we hierboven besproken hebben, kan de waarde van fysieke ontmoetingen niet overschat worden. Persoonlijke interacties zijn diepgaander, leiden tot een betere samenwerking en helpen relaties op te bouwen, wat met digitale middelen vaak niet mogelijk is. Hoewel tools als Zoom en Teams hun verdiensten hebben, zouden ze eerder een aanvulling moeten vormen op fysieke bijeenkomsten, in plaats van ze te vervangen.

De integratie van moderne tools, zoals een bezoekersbeheersysteem (VMS), kan de ervaring van persoonlijke interacties aanzienlijk verbeteren. VMS-oplossingen zoals Vizito stroomlijnen de aankomst en het beheer van gasten. De voordelen van traditionele face to face gesprekken worden zo gecombineerd met geavanceerde technologie om de vergaderervaring te optimaliseren.

In het huidige technologische landschap is het vinden van het juiste evenwicht tussen digitale en persoonlijke interacties van groot belang. Ons advies: omarm het gemak van digitale oplossingen, maar onderschat nooit de diepgaande impact van een handdruk, een gedeelde lach of een persoonlijk gesprek.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.