7 redenen om uw papieren bezoekerslogboek te vervangen in 2023

In een tijd waarin bijna alles gedigitaliseerd wordt - van verlichting en temperatuurregeling tot vergaderingen - is het vreemd om nog steeds pen en papier te gebruiken om uw bezoekers te registreren. Zeker wanneer u bedenkt dat uw bezoekersbeheersysteem de enige manier is om controle te hebben over wie toegang krijgt tot uw gebouwen en om te weten wie er op een bepaald moment binnen is.

Toch was het papieren gastenboek in 2022 wereldwijd nog steeds een populaire manier van bezoekersregistratie in bedrijven.

Bij Vizito hebben we besloten dat de tijd van het papieren bezoekerslogboek op is. En dit is waarom:

1. Het is niet efficiënt

Misschien denkt u dat een papieren bezoekerslogboek handig is. Een bezoeker arriveert, u overhandigt hem uw gastenboek, hij vult enkele velden in, en dat is dat. Makkelijk voor u, een kleine moeite voor uw gast, toch?

Wel, nee.

Ten eerste kan het ontcijferen van het handschrift van tientallen bezoekers per dag een uitdagende en tijdrovende taak zijn voor uw receptionist. En dan hebben we het nog niet over het feit dat sommige bezoekers misschien gegevens vergeten in te vullen of valse informatie opgeven.

En wat te denken van het opslaan van al die informatie? Papieren logboeken nemen veel ruimte in beslag. Als uw gasten NDA’s of andere documenten moeten ondertekenen, zijn er nog meer papieren om te archiveren (of verliezen). En als uw bedrijf meerdere vestigingen heeft, is de informatie niet gecentraliseerd.

En ook: hoe kunt u de informatie terugvinden van een bepaalde persoon die uw bedrijf heeft bezocht? U heeft een heel goed archiefsysteem nodig als u niet urenlang al die boeken wilt doornemen.

Een digitaal bezoekersbeheersysteem lost al deze problemen op:

• Geen onvolledige of onleesbare gegevens meer
• Documenten kunnen digitaal ondertekend worden bij het inchecken
• Bezoekersgegevens worden automatisch opgeslagen in de cloud
• Eenvoudige toegang tot bezoekersgegevens van waar dan ook
• Bezoekersrapporten zijn makkelijk te maken, zoeken of analyseren

Terwijl uw gasten zich aanmelden op een tablet en hun gegevens automatisch worden opgeslagen, kunnen uw receptionisten zich richten op hun belangrijkste taak: zorgen voor een onvergetelijke welkomstervaring voor bezoekers.

Lees ook:

Uw receptionist is het visitekaartje van uw bedrijf. Als u op zoek bent naar personeel om uw receptie te bemannen, zult u willen uitkijken naar bepaalde kwaliteiten. Dit zijn de top 10 vaardigheden die elke receptionist nodig heeft.

7 seconden. Zolang hebben mensen volgens de wetenschap nodig om een eerste indruk te vormen. Met deze ideeën voor uw receptieruimte imponeert u elke bezoeker.

2. Het is niet veilig

Zoals we al schreven, is uw bezoekersbeheersysteem de enige manier om te weten wie zich op dit moment in uw gebouw bevindt. Natuurlijk wil niemand dat er brand uitbreekt of een gaslek ontstaat. Maar noodgevallen gebeuren, en in dat geval is het van het grootste belang om precies te weten wie er binnen is.

In noodgevallen zijn papieren logboeken nutteloos. Als u er al aan denkt om ze bij de evacuatie mee naar buiten te nemen, zijn er nog wel wat problemen. Onduidelijke handschriften, lege velden en onjuiste gegevens brengen uw bezoekers in gevaar. Hoe weet u welke gasten al vertrokken zijn, en wie er nog binnen is? En hoe kunt u alle gasten snel verwittigen van wat er aan de hand is?

Dit is hoe een digitaal bezoekersbeheersysteem u helpt uw bezoekers veilig te houden:

• Precieze informatie over wie ter plaatse is en wie al vertrokken is
• Nauwkeurige en volledige bezoekersgegevens
• Alle informatie is toegankelijk via het dashboard, op elk mobiel apparaat
• Een waarschuwing kan verzonden worden naar alle bezoekers ter plaatse, samen met de geldende veiligheidsprocedures
• Als uw tablet beschadigd raakt, blijven alle gegevens toegankelijk

3. Het schendt de privacy van uw bezoekers

Sommige gegevens die u van uw bezoekers vraagt, kunnen vertrouwelijke of gevoelige informatie bevatten. Niet iedereen wil dat zijn naam, telefoonnummer en (bedrijfs)adres voor iedereen zichtbaar zijn.

Toch is dat precies wat er gebeurt wanneer u een papieren gastenlogboek gebruikt. Persoonlijke informatie over uw bezoekers is blootgesteld voor iedereen die na hen uw receptie binnenkomt. Dus als u de privacy van uw gasten wilt beschermen en de GDPR-wetgeving wilt naleven, is een papieren logboek misschien niet de beste keuze.

Het digitale bezoekersregistratiesysteem biedt een uitkomst:

• Alle gegevens worden onzichtbaar voor anderen en veilig opgeslagen in de cloud
• Gegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen
• Privé-informatie is niet zichtbaar voor anderen
• U voldoet gemakkelijk aan de GDPR-wetgeving

4. Het is vervelend voor bezoekers

Het invullen van een paar velden lijkt misschien gemakkelijk en slechts een kleine moeite, maar de meeste bezoekers vinden dit zeer onaangenaam. Het is tijdrovend - vooral als er wachtrijen ontstaan - en kan stresserend zijn voor een gast die al te laat is of niet alle nodige gegevens bij de hand heeft. Het wordt nog erger als uw receptionist er even niet is en uw bezoeker moet wachten om zich aan te melden.

Een digitaal systeem voor bezoekersregistratie heeft verschillende voordelen:

• Geen wachtrijen meer voor het aanmelden
• Het invullen van het formulier is eenvoudiger, met opties als autocomplete en vooraf inschrijven
• De persoon die bezocht wordt, krijgt een melding wanneer zijn gast incheckt, wat de wachttijd verkort

5. Het is slecht voor uw imago

Eerste indrukken zijn belangrijk. Heel belangrijk.

Voor uw bedrijf komt het allemaal neer op de receptieruimte om een goede indruk te maken op uw gasten. Wat zullen ze denken van een slordig en ouderwets papieren logboek, dat niet voldoet aan de moderne veiligheids- en privacyregels? Inderdaad, hiermee scoort u geen hoge punten.

Het is ook verre van logisch: wellicht is uw bedrijf heel modern en innovatief en gebruikt u allerlei IT-apparatuur en hightech tools. Toch is het eerste wat bezoekers te zien krijgen een verouderd, rommelig en onveilig papieren bezoekerslogboek.

Met een digitaal systeem voor bezoekersbeheer maakt u indruk op gasten:

• Een professionele check-in ervaring
• Een visueel aantrekkelijk systeem, dat snel en gemakkelijk in gebruik is
• Het geeft uw bezoekers de boodschap dat u een gastvrij en innovatief bedrijf bent

6. Het is niet duurzaam

Alle bedrijven produceren afval. Zelfs wanneer u slechts een klein bedrijf heeft, is er geen ontkomen aan verpakkings-, voedsel- en papierafval. Een zeer eenvoudige manier om de afvalhoop te verkleinen, is het digitaal beheren van uw bezoekers.

Traditionele boeken en badges zijn duur en verbruiken veel papier. Papier dat moet worden gearchiveerd en opgeslagen, en uiteindelijk wordt weggegooid.

Een digitaal bezoekersbeheersysteem helpt u kosten te besparen en uw ecologische voetafdruk te verkleinen:

• Digitale bezoekersbeheerapps zijn niet duur, zelfs niet voor kleine bedrijven
• Gasten melden zich digitaal aan en gegevens worden automatisch opgeslagen in de cloud: stapels papier zijn niet meer nodig
• Door papierloos te gaan, vermindert u de hoeveelheid afval in uw bedrijf

Lees ook:

Naast papierloos werken, kunnen bedrijven nog veel meer doen om de klimaatverandering tegen te gaan. Dit zijn acht acties die alle bedrijven kunnen ondernemen om hun steentje bij te dragen.

7. Het is niet flexibel

De gegevens die een gast moet verstrekken, verschillen vaak van bedrijf tot bedrijf en zelfs van bezoeker tot bezoeker. Sommige bedrijven vragen hun gasten slechts enkele zeer elementaire gegevens in te vullen, andere hebben - met het oog op de veiligheid - meer vertrouwelijke data nodig.

Soms wordt aan sommige gasten meer informatie gevraagd dan aan anderen. Sommigen moeten misschien een NDA ondertekenen, anderen kan worden gevraagd een identiteitsbewijs te tonen.

Hoe kunt u dit oplossen met een papieren logboek? Het korte antwoord: niet.

Met een digitaal systeem voor bezoekersbeheer - u raadt het al - is het een fluitje van een cent:

• Een digitaal systeem helpt u een aangepaste ervaring te bieden voor verschillende bezoekerstypes
• Aangepaste welkomst- en afmeldberichten voor elk type bezoeker
• Aangepaste invulvelden voor elk type bezoeker
• Bepaal welke bezoekerstypes juridische documenten, NDA’s, enquêtes, … gepresenteerd krijgen
• Bepaal voor welk type bezoeker een foto wordt genomen en een badge wordt afgedrukt
• Toon uw merk door lay-out, kleuren, afbeeldingen, logo’s, … aan te passen. Je kunt gemakkelijk sleutelen aan visuele elementen voordat je ze toevoegt, omdat moderne tools het een koud kunstje maken om achtergronden uit afbeeldingen te verwijderen en in het algemeen allerlei processen te automatiseren.

De nadelen van het verouderde papieren logboek zijn legio. Het is niet efficiënt, het is onveilig en het schendt de privacy van uw gasten, om er maar een paar te noemen.

Tegenwoordig zijn er veel uitgebreide bezoekersbeheersystemen beschikbaar, die uw bedrijf een professionele en moderne indruk geven. Veel bedrijven maken de overstap naar papierloos werken. Toch houden sommige organisaties nog steeds vast aan de traditionele pen en papier. Welke keuze maakt u?

Om een idee te krijgen van hoe digitale bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of vraag nu een demo aan om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer – en onze antwoorden.