7 redenen om uw papieren bezoekerslogboek te vervangen in 2023

Een papieren bezoekerslogboek vervangen door een digitaal systeem is noodzakelijk om zeven redenen: het is inefficient, onveilig bij noodgevallen, schendt de privacy van bezoekers, is vervelend om in te vullen, schaadt uw imago, is niet duurzaam en mist flexibiliteit. Een digitaal bezoekersbeheersysteem lost al deze problemen op.

Toch was het papieren gastenboek in 2022 wereldwijd nog steeds populair. Bij Vizito vinden we dat de tijd van het papieren logboek voorbij is. Dit is waarom:

1. Papieren logboeken zijn inefficient en tijdrovend

Problemen met een papieren logboek:

• Handschriften van tientallen bezoekers ontcijferen is tijdrovend
• Sommige bezoekers vergeten velden in te vullen of geven valse informatie
• Papieren logboeken nemen veel opslagruimte in beslag
• NDA’s en andere documenten moeten apart gearchiveerd worden
• Informatie van meerdere vestigingen is niet gecentraliseerd
• Gegevens van een specifieke bezoeker terugvinden kost veel tijd

Een digitaal bezoekersbeheersysteem lost dit op:

• Geen onvolledige of onleesbare gegevens meer
• Documenten worden digitaal ondertekend bij het inchecken
• Bezoekersgegevens worden automatisch opgeslagen in de cloud
• Eenvoudige toegang tot gegevens van waar dan ook
• Bezoekersrapporten zijn makkelijk te maken, zoeken of analyseren

Lees ook:

Dit zijn de top 10 vaardigheden die elke receptionist nodig heeft.

Met deze ideeen voor uw receptieruimte imponeert u elke bezoeker.

2. Papieren logboeken zijn onveilig bij noodgevallen zoals brand

Bij een noodgeval is het cruciaal om precies te weten wie er binnen is. Papieren logboeken falen hierbij:

• Onduidelijke handschriften, lege velden en onjuiste gegevens
• Onmogelijk om snel te bepalen wie al vertrokken is
• Geen manier om alle gasten tegelijk te verwittigen

Een digitaal systeem houdt uw bezoekers veilig:

• Precieze informatie over wie ter plaatse is
• Nauwkeurige en volledige bezoekersgegevens
• Alle informatie toegankelijk via het dashboard op elk mobiel apparaat
• Waarschuwingen naar alle bezoekers ter plaatse met veiligheidsprocedures
• Gegevens blijven toegankelijk als uw tablet beschadigd raakt

3. Papieren logboeken schenden de GDPR/AVG-privacy van bezoekers

Persoonlijke informatie van uw bezoekers is blootgesteld voor iedereen die na hen uw receptie binnenkomt. Een digitaal systeem biedt uitkomst:

• Alle gegevens worden onzichtbaar voor anderen en veilig opgeslagen in de cloud
• Gegevens zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen
• U voldoet gemakkelijk aan de GDPR/AVG-wetgeving

4. Papieren formulieren zijn vervelend en stresserend voor bezoekers

Het invullen is tijdrovend (vooral bij wachtrijen), stresserend voor gasten die al te laat zijn en onmogelijk als de receptionist er even niet is.

Een digitaal systeem voor bezoekersregistratie biedt:

• Geen wachtrijen meer
• Eenvoudiger invullen met autocomplete en vooraf inschrijven
• Automatische melding naar de gastheer, wat de wachttijd verkort

5. Een papieren logboek schaadt uw professionele imago

Wat zullen bezoekers denken van een slordig, ouderwets papieren logboek dat niet voldoet aan moderne veiligheids- en privacyregels? Met een digitaal systeem maakt u indruk:

• Een professionele check-in ervaring
• Een visueel aantrekkelijk systeem, snel en gemakkelijk in gebruik
• Het signaal dat u een gastvrij en innovatief bedrijf bent

6. Papieren logboeken zijn niet duurzaam en kosten onnodig geld

Traditionele boeken en badges verbruiken veel papier dat gearchiveerd, opgeslagen en uiteindelijk weggegooid moet worden.

Een digitaal systeem helpt u besparen:

• Digitale apps zijn betaalbaar, zelfs voor kleine bedrijven
• Stapels papier zijn niet meer nodig
• U vermindert de hoeveelheid afval in uw bedrijf

Lees ook:

Dit zijn acht acties die alle bedrijven kunnen ondernemen om hun steentje bij te dragen aan het klimaat.

7. Papieren logboeken missen flexibiliteit voor verschillende bezoekerstypes

De benodigde gegevens verschillen per bezoekerstype. Een papieren logboek biedt hier geen oplossing.

Met een digitaal systeem configureert u per bezoekerstype:

• Aangepaste welkomst- en afmeldberichten
• Aangepaste invulvelden
• Welke bezoekers juridische documenten, NDA’s of enquetes krijgen
• Voor welk type een foto en badge wordt gemaakt
• Lay-out, kleuren, afbeeldingen en logo’s naar uw huisstijl

De nadelen van het papieren logboek zijn legio. Tegenwoordig zijn er uitgebreide bezoekersbeheersystemen beschikbaar die uw bedrijf een professionele en moderne indruk geven. Welke keuze maakt u?

Om een idee te krijgen van hoe digitale bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of vraag nu een demo aan om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.